Совет № 29
Объединяйте дела

Предположим, вам нужно выпечь дюжину маленьких кексов в гофрированных формочках. Вы будете печь их по одному? Конечно, нет! Но, к сожалению, многие люди подходят к своей работе именно так. Они совершают пару звонков, переключаются на составление письма, снова говорят по телефону, потом работают над деловым предложением клиенту и т. д. Все мы так или иначе работаем так. В результате мозг постоянно без нужды «переключает передачи» и теряет время при каждом таком переключении.

К счастью, с этим легко справиться. Нужно загореться желанием изучить свой распорядок дня и решить, какие из ваших задач можно объединить. Вот с чего стоит начать.

• Начните с очевидного. Звонки, электронные сообщения и текущая бумажная работа – главные кандидаты на объединение. В большинстве случаев они могут быть гораздо эффективнее решены вместе, чем по отдельности. Посмотрите на свой календарь и поищите другие рутинные задачи, которые могут быть объединены. Проявите сосредоточенность и поставьте себе задачу сэкономить рабочее время. И вы обязательно отыщете еще минимум несколько подобных групп.

• Устанавливайте лимиты времени. Установите сроки, за которые вы должны справиться с группами одноплановых задач. Это позволит вам сосредоточиться на том, чтобы двигаться вперед без остановок и проволочек. В течение каждого рабочего дня выбирайте для себя определенный временной промежуток, когда ваш персонал и администратор офиса не будут вас беспокоить. Они могут помочь вам экономить время при выполнении задач.

• Будьте усидчивыми. Когда вы начинаете работу над группой задач, примите твердое решение не отвлекаться, пока вы их не выполните. Это поможет вам сосредоточиться и сделать вашу работу быстрее.

• Установите для себя «день совещаний». Быстро справиться со всеми совещаниями, например, недели просто, если организовать специальный «день совещаний». Если к тому же вам удастся назначить их с минимальным интервалом, то это поможет сохранить необходимый настрой. Высока вероятность того, что эти совещания пройдут конструктивно. Если условия вашей работы не позволяют применить такой метод, то можно установить «день, свободный от совещаний».