Как побудить людей составлять описи
«Моя компания проводит обучающие семинары и практикумы. У нас постоянно возникают недоразумения относительно доставки учебных материалов. Слишком часто инструктор, прибыв в офис клиента, открывает коробку с материалами и обнаруживает, что чего-то не хватает. То раздаточных материалов, то бейджей. Я хотел бы, чтобы сотрудники составляли опись того, что лежит в коробке, прежде чем выносить ее из здания. Как можно заставить людей поступать таким образом?»
Лучшие мотиваторы: привычки, игры разума, потребность в принадлежности и сила историй.
Привычки
Присоедините использование описи к существующей привычке. Проанализируйте привычки своих сотрудников. Что они обычно делают автоматически? Возьмите одну из этих привычек и присоедините к началу или к концу привычной процедуры составление описи. Например, если каждый раз, начиная упаковывать материалы, они заполняют адресную форму для доставки, добавьте к этой привычке процедуру составления описи содержимого.
Игры разума
Используйте тяжелые папки. Вы можете задействовать тактильные ощущения, выбрав что-то тяжелое для того, чтобы поместить туда опись. Опись в тяжелой папке приобретет больший вес и будет рассматриваться как нечто важное.
Потребность в принадлежности
Сделайте составление описи командным делом. Люди будут охотнее заниматься составлением описи, зная, что это дело всей команды, а не одного конкретного человека. Если это возможно, приводите статистические данные о том, как команда использует описи.
Используйте синхронизацию мозга. Призывая сотрудников к составлению описей, делайте это лично или в крайнем случае по телефону. Не используйте почту. Необходимо, чтобы мозг сотрудников синхронизировался с человеком, который говорит им о необходимости составления описей.
Воспользуйтесь подражанием. Если вы хотите, чтобы люди занимались составлением описей, подайте пример.
Используйте яркую подачу. Люди склонны делать что-то, услышав страстный призыв. Возможно, составление описи не слишком зажигательно, но если это позволяет наполовину сократить количество допускаемых ошибок, можно рассказать об этом персоналу достаточно эмоционально.
Используйте социальное соответствие. Если вы знаете, что в других компаниях или другими людьми используются аналогичные описи, расскажите об этом. Будет еще лучше, если вам удастся пригласить кого-то из них, чтобы они рассказали вашим сотрудникам о том, насколько составление описей помогло им в работе.
Сила историй
Прикрепите описи к уже существующему у сотрудника образу. Если ваши сотрудники считают себя аккуратными и добросовестными, прикрепите описи к этому образу: «Я знаю, что вы ответственный человек. Составление описи поможет вам поддерживать порядок в делах».
Если сотрудники не имеют образа, соответствующего описи, вам следует способствовать созданию такого образа. Попросите их начать с чего-то менее значительного, чем составление описи. Пусть для начала они сделают что-то такое, что заставит их думать о себе как об ответственных исполнителях. Например, в течение недели выполняют лишь один из этапов составления описи («посчитайте количество раздаточных материалов, прежде чем упаковать их в коробку, и убедитесь, что это количество соответствует числу обучающихся»).
Попросите их каждый раз проверять буквально каждый пункт описи, подписывать ее и вкладывать в упаковочную коробку. Заставляя людей писать от руки и ставить подпись, вы повышаете их чувство ответственности.
