Правильно используйте время, не упускайте ни одной возможности.
Уильям Шекспир
В последнее десятилетие в некоторых корпорациях США для повышения производительности стали активно использовать методику «модулей времени». Она дает определенные преимущества и для планирования нашего времени не только на работе, но и дома.
Методика ограничивает время, в течение которого вы занимаетесь конкретной задачей. Вместо того чтобы работать над ней до ее завершения, вы трудитесь определенное время, например полчаса, а затем переключаетесь на другую задачу.
Считается, что главное преимущество методики «модулей времени» — усиление способности человека к сосредоточению и повышение производительности. Согласно закону Паркинсона, чем больше времени мы получаем для выполнения какого-то задания, тем больше времени на него тратим. Когда у нас есть ограниченный «модуль времени», мы находим пути для активизации и выбираем приоритеты так, чтобы уложиться в лимит. При этом мы лучше сосредоточиваемся и не обращаем внимания на посторонние раздражители, трудясь более производительно. Наша производительность повышается еще и потому, что мы отказываемся от ненужных потерь времени, например просмотра электронной почты, блуждания по сайтам и в социальных сетях. «Модули времени» помогают борьбе с таким злом, как прокрастинация. В рамках модулей мы легче выполняем не нравящуюся нам работу. Когда мы знаем, что должны посвятить какому-то занятию (например, заполнению налоговых форм) ограниченное время, это не кажется нам ужасным. «Модуль времени» позволяет более уверенно сделать первый шаг к выполнению задания. Даже если этим мы оставляем только первую отметку на пути к решению непривлекательной задачи, мы понимаем, что начали двигаться вперед, что побуждает нас продолжать процесс до его завершения.
«Модули времени» также помогают справиться с естественным стремлением к перфекционизму. Когда для выполнения задания у нас есть сколько угодно времени, мы корпим над каждой деталью, стремясь достичь совершенства. Мы даже не замечаем, как затрачиваем на работу вдвое больше положенного времени. «Модули времени» заставляют нас завершать решение задачи независимо от того, достигли мы совершенства или нет.
Большие проекты порой кажутся нам пугающими или невыполнимыми. Методика «модулей времени» позволяет нам разбить их на меньшие по объему и более «подъемные» задачи. Такой подход не только более продуктивен, но и дает нам ощущение, что с решением очередной подзадачи мы продвигаемся к конечной цели. Кроме всего прочего, «модули времени» усиливают творческую составляющую, поскольку помогают на время отвлекаться от конкретного задания, обдумывать детали «со стороны» и возвращаться к нему с новыми подходами.
Наконец, эта методика дает возможность точно оценить, сколько времени вам нужно на выполнение задания или проекта. Это позволяет вам лучше планировать свою работу, соглашаясь на посильные и выполнимые для вас проекты и отказываясь от неважных и нереальных.
* * *
ПУТЬ К УСПЕХУ. ИСПОЛЬЗУЙТЕ «МОДУЛИ ВРЕМЕНИ» В РАБОТЕ
Использование методики «модулей времени» полезно в любой работе: от уборки до подготовки сложной презентации. Вот несколько полезных советов.
Используйте таймеры. Звучит простовато, но не постесняйтесь приобрести таймер, который поможет вам соблюдать планы. Выбирайте то, что вам больше нравится: старинный будильник, таймеры в кухонной технике, мобильный телефон или компьютер. Всегда, когда вы начинаете работу с установленным лимитом времени, трудитесь до тех пор, пока не услышите сигнал. Избегайте соблазна проверять время и работайте, не отрываясь, пока не сработает таймер. Думайте только о том, что он точно укажет вам границы данного «модуля времени».
Выбирайте задания для установки «модулей времени». Вы можете использовать методику при выполнении любых работ или заданий. Но помните, что наиболее эффективна она в следующих случаях: при выполнении заданий, которые требуют дополнительной мотивации, поскольку неинтересны или непривлекательны; при выполнении работ, которые кажутся вам слишком сложными или объемными (например, большие проекты на работе); при выполнении работы, которая может выйти за разумные временные рамки (например, посещение социальных сетей, чтение, просмотр теленовостей или электронной почты).
Устанавливайте оптимальные «модули времени». Устанавливайте «модули», которые соответствуют объему и сложности, а также оптимальны с точки зрения ваших способностей и производительности. Например, если задача кажется вам скучной и неинтересной (скажем, заполнение счетов), установите для нее модуль в 15–20 минут — и она станет менее угнетающей, вы легко к ней приступите. А если задание — часть более крупного проекта и требует значительной концентрации внимания, можно отвести на нее больше времени — от 45 минут до часа, чтобы добиться реального прогресса. Важно, чтобы «модуль времени» соответствовал вашему занятию — был не таким коротким, чтобы вы ничего не успели сделать, но и не таким длинным, чтобы вы «сгорели» при выполнении трудной и утомительной работы.
Исключения. Обычно методика эффективна, но бывают дни, когда даже несмотря на окончание лимита времени вы сохраняете силы и вдохновение для работы. Такие периоды называются «зоной продуктивности». Если при этом вы выполняете не очень привлекательную работу или задания, требующие изобретательности и являющиеся составной частью более крупного проекта, продолжение работы за пределами «модуля времени» может быть полезным. Продлите лимит времени (например, на полчаса), чтобы сделать больше, но старайтесь следить за своей производительностью и не тратить лишнее время, если вы почувствуете, что уже устали. Использование таких особенно продуктивных моментов помогает вам компенсировать минуты, когда дела обстоят не лучшим образом. Разумеется, если вы продлеваете «модуль времени», выделенный на конкретное задание, постарайтесь внести коррективы в ваши планы в целом.
«Модули времени» для других. Встречи с другими людьми и звонки непродуктивны, если они затягиваются либо ваш собеседник или партнер имеет неправильные представления о цене времени. Лучше избегать создания у других людей чувства того, что мы их недооцениваем. Вежливое установление строгих временных рамок для встреч и телефонных разговоров поможет вам сэкономить свое рабочее и личное время. Чем более последовательны вы будете в соблюдении временных границ сами, тем больше их будут уважать окружающие.
* * *
