После того, как заполнена личная карточка, как правило, формируется личное дело работника. Прямой обязанности иметь указанную совокупность документов, касающихся работника, для работодателя – коммерческой организации не установлено, но исходя из практики кадрового учета, это является удобной формой хранения необходимых сведений о работнике. Перечень документов, приобщаемых к личному делу, как правило, определяется лицом, отвечающим за ведение кадрового учета, самостоятельно. Обычно в личное дело работника включаются:

– личное заявление о приеме на работу;

– фотография;

– копия паспорта;

– копия страхового пенсионного свидетельства;

– копия свидетельства о присвоении ИНН;

– копия свидетельства о рождении ребенка;

– копия документа о заключении (расторжении) брака;

– аттестационные листы;

– копия документа об образовании;

– копия приказа о приеме работника на работу;

– копии иных приказов по личному составу, касающихся работника

– иные документы (копии документов) на усмотрение работодателя

На обложке указывается номер дела (как правило, соответствует табельному номеру работника), фамилия, имя, отчество работника, дата принятия на работу (дата начала дела), указывается пустая графа для даты увольнения работника (даты окончания дела), срок хранения дела – 75 лет.