После того, как все необходимые документы представлены работнику, как правило, предлагается написать заявление о приеме на работу. Для того чтобы в дальнейшем избежать различных несоответствий между волеизъявлением работника и предлагаемыми условиями работы (неточная формулировка должности, дата принятия на работу, неправильное написание наименования организации и т. д.) работнику, как правило, предлагается определенный образец, на основании которого он пишет заявление. После написания заявления работником оно может передаваться руководителю организации или лицу, имеющему полномочия принимать работников на работу для визирования. Однако указанная процедура не является обязательной и служит лишь для того, чтобы лицу, осуществляющему кадровый учет, иметь письменное подтверждение руководителя организации о принятии данного кандидата на работу и определении условий его работы.

После того, как заявление о приеме на работу написано и завизировано руководителем (если такая процедура предусмотрена в организации) рекомендуется внести сведения о работнике в журнал учета работников. Данная последовательность действий при приеме кандидата на работу выбрана не случайно, поскольку внесение соответствующей записи в указанный журнал позволяет присвоить работнику, прежде всего, табельный номер, необходимый для оформления других документов по кадровому учету, а, кроме того, определить номер трудового договора.