ИСТОРИЯ 57: ПРАВИЛО СОВЕЩАНИЙ
Однажды мастер Бу сидел на большом совещании в окружении двадцати уважаемых мужей и женщин. Многие из них блистали различными признаками того, что они успешно конвертируют свою жизненную энергию в социальные атрибуты. Говорил Министр, докладывал один из собравшихся. Остальные с разным успехом скрывали признаки скуки.
Мастер Бу шлифовал ценный для совещаний навык рисования слона, вид сзади. Когда слон стал совершенным, мастер Бу задумался, что же не так с большими совещаниями.
В рамках подготовки больших проектов возникает несколько типичных проблем, связанных с совещаниями.
Большие совещания — самое главное бедствие. Требуется присутствие всех участников. Отсутствие или задержка одного часто приводят к потере смысла совещания. Количество можно минимизировать, но совсем отказаться от многолюдства невозможно. Они необходимы, чтобы не возникло проблем на стыке ответственности разных независимых рабочих групп (например, декораторы и техники, кейтеринг и безопасность).
Программа совещания имеет свойство размываться, охватывать все больше и больше вопросов. Ситуация усложняется еще и тем, что в какой-то момент у всех появляются разные версии одних документов, например тайминга подготовки проекта.
Мастер Бу записал несколько простых правил для организации совещаний.
- Большие совещания. В рамках большого проекта «общие совещания», к сожалению, неизбежны. На больших совещаниях присутствуют представители всех рабочих групп, всех блоков мероприятия. Важно, чтобы никто не парализовал работы каждого из блоков. То есть отсутствие человека, ответственного за совещания внутри блока, может рассматриваться как неизбежная потеря. Работа должна продолжаться без него. И если в вашей власти минимизировать «большие совещания», сделайте это.
- Общие документы. Единственный способ избежать проблемы появления разных версий документов — публиковать их онлайн, с общим доступом и общим процессом редактирования. Например, закрыл вопрос — пометил непосредственно в документе.
- План совещания. Каждое совещание должно начинаться с плана задач, оставшихся с прошлого раза. Пока вы не обсудили более ранние задачи, запрещено обсуждать или добавлять новые пункты.
- Телефоны. Разговоры по телефону во время совещания нужно запретить всем. Чтобы выполнить это требование, нужно минимизировать время совещания, например 20 минут — достаточно, чтобы обсудить текущие вопросы самого большого проекта и без серьезных последствий не отвечать на звонки.
- Регулярность. Периодичность совещаний нужно обсудить в самом начале и придерживаться ее. Люди должны закладывать это время в свое рабочее расписание, планируя неделю и день. Например, 20-минутное совещание рабочей группы — один раз в день и одно большое совещание — один раз в неделю.
