Глава 12. Определение своих приоритетов

Умение — это правильное выполнение работы. Эффективность — это выполнение правильной работы.

Питер Друкер

После того как вы составили список конкретных, реальных и достижимых целей, ваша следующая задача — определить порядок шагов по их достижению. К сожалению, правильно расставить приоритеты не всегда легко. Должны ли вы, например, поставить долгосрочную профессиональную цель выше долгосрочной духовной или поместить среднесрочную семейную цель выше среднесрочной социальной?

Работая, бывает трудно определить, за какие из нескольких, требующих неотложного внимания заданий нужно браться в первую очередь. Как сказал мне один руководитель с ноткой отчаяния в голосе: «Все, что я делаю, — важно!»

Если вы столкнулись с подобной дилеммой, пусть вас немного утешит тот факт, что вы не одиноки. Опрос более 1300 менеджеров, в том числе более 500 президентов и вице-президентов компаний показал, что отсутствие расстановки приоритетов распространено очень широко. Несмотря на очень длинный рабочий день, управленческая деятельность занимала менее его половины. Остальное время оказалось занято скорее «деланием», чем руководством.

Подсказки лучших

Мартин Тэйлор, вице-президент Hanson Trust

«Самая серьезная проверка организации времени — выбор приоритетов. Вы должны решить, за что можете позволить себе взяться, а за что — нет. Легко связать себя обязательством сделать что-либо в течение шести недель просто потому, что это кажется далеким будущим. Но по мере приближения оговоренного срока вы начинаете осознавать, что у вас скопились другие, более важные дела. Поэтому вы должны быть дисциплинированны в отношении своих решений».

Так же, как определение конкретных целей — единственный способ обеспечить разумное использование каждой секунды из 168 часов, имеющихся еженедельно в вашем распоряжении, так и расстановка приоритетов — единственный путь, следуя которым вы можете продуктивно и эффективно работать, приближаясь к достижению этих целей.

Как определить приоритеты своих целей

Давайте начнем с путей определения приоритетов целей «Почему», основных причин всех наших действий в жизни. Сюда входят цели, касающиеся:

самореализации;

семьи;

здоровья;

карьеры;

друзей;

духовности.

Вы можете определить приоритеты среди своих целей «Почему», исходя из своих ежедневных действий, ибо высокоприоритетные для вас цели всегда предпочитаются целям, менее приоритетным. Вот пример того, что я имею в виду. Представьте, что после месяцев переговоров вы стоите на пороге заключения крупнейшей сделки в своей жизни. Вы находитесь на пути в аэропорт, чтобы встретить клиента, который только что прилетел исключительно ради того, чтобы подписать этот контракт, и должен через час улететь обратно.

Заключите эту сделку — и вы будете на верном пути к вершине служебной лестницы. Вам дадут ключ от туалетной комнаты руководящего персонала. На ежегодной конференции коммерсантов вы получите специальную награду. Все, начиная со старшего управленческого персонала, будут восхищаться вашим умением. Как только вы прибываете в аэропорт, звонит ваш мобильный телефон. Это звонит из больницы ваш партнер. Ваш одиннадцатилетний ребенок сильно пострадал в автомобильной катастрофе. Ребенок ранен, испуган и в слезах зовет вас.

Вы:

немедленно развернетесь и поедете прямо в больницу, не раздумывая распрощавшись с крайне важным контрактом?

прежде чем отправиться в больницу, все же подпишете контракт?

Перед лицом такой дилеммы ваш выбор четко определит, какие цели имеют больший приоритет: семейные или профессиональные.

Или рассмотрим менее драматическую дилемму. На этот раз вы — честолюбивый бухгалтер, заметивший неувязки в счетах международной компании, где собираетесь сделать свою карьеру.

Вы обнаружили, что крупные суммы денег переводятся за границу, чтобы избежать налогов. Руководитель вашего отдела велит вам забыть об этом и предлагает в качестве награды за молчание быстрое продвижение по службе.

Если вы расскажете обо всем — вашим надеждам о карьере конец. Промолчите — и ваша совесть ни на секунду не оставит вас в покое.

Вы:

будете настаивать на обнародовании обнаруженных фактов?

промолчите и увеличите свои шансы на успех в компании?

Если вы настоите на раскрытии обнаруженных вами фактов — значит ваши моральные соображения явно имеют больший приоритет, чем профессиональные цели. Промолчите — и, возможно, ваша уверенность в себе и самооценка окажутся сильно подорваны. Исследования показывают, что когда мы принимаем решения, противоречащие нашим глубоко укоренившимся целям «Почему», в результате возникает эмоциональный конфликт и высокий уровень стресса, часто ведущий к таким проблемам со здоровьем, как депрессия, беспокойство, язва, высокое кровяное давление и сердечные заболевания.

Поэтому, по возможности, важно постараться, чтобы ваши цели «Почему» совпадали с целями «Что» и «Как».

Составление списка приоритетных действий

Для большинства людей начало нового дня означает встречу с широким диапазоном задач: некоторые из них незначительны и легко решаемы, другие сложны и требуют немалых затрат времени.

Давайте предположим, что типичное ежедневное расписание включает разбор корреспонденции, входящие и исходящие телефонные звонки, ответы на вопросы служащих, переговоры с клиентами, калькуляцию стоимости, неофициальные встречи с коллегами, подготовку отчетов по результатам продаж, подготовку и участие в официальных совещаниях отдела и принятие решений в отношении будущих проектов.

Как решить, за какие дела следует браться в первую очередь, а какие можно спокойно отложить на потом?

Многие приоритеты определяются без вашего участия. Если на 11 часов утра назначено совещание продолжительностью в один час и требующее 30 минут подготовки, значит промежуток времени от 10.30 утра до 12 часов в вашем расписании явно уже будет заполнен.

Однако отчет по результатам продаж, требующий для составления два часа, не потребуется до следующего дня. Поэтому на эту задачу вы можете отвести время между двумя и четырьмя часами дня.

Но предположим, что в это время возникают чрезвычайные обстоятельства, отвлекающие вас от этой задачи. В этом случае вы оказываетесь перед выбором: либо задержаться на работе, либо прийти пораньше на следующий день, чтобы вовремя закончить отчет.

А что же можно сказать в отношении всех остальных моментов вашего рабочего дня — писем, посетителей и телефонных звонков?

Именно здесь оказывается полезным перечень приоритетных действий, что позволяет вам объективно расставить и контролировать приоритеты. Для составления этого списка определите в цифровом выражении от 1 до 3 значение двух факторов, определяющих важность каждого задания, — его срочность и его значение.

Приоритет = Срочность × Значение

Задание с высоким приоритетом одновременно срочное и важное.

Задание со средним приоритетом может быть либо срочным, либо важным, но никогда — и тем и другим одновременно.

Задание с низким приоритетом не является ни срочным, ни важным.

В представленном выше примере «подготовка к совещанию», вероятно, имеет высокий приоритет, так как начинается в 11 часов утра, что делает его срочным, а подготовка и участие в нем являются предположительно важными.

Другие виды деятельности, например, ответ на письма, хотя они и важны, могут быть менее срочными. Например, может не иметь никакого значения, если письма будут отосланы на следующий день.

Составьте список всех своих заданий. При наличии выбора, всегда оценивайте каждое задание, спрашивая себя:

Зачем я это делаю?

Как это поможет достижению моих целей в жизни?

Могу ли я сэкономить время, сделав это иначе?

Не следует ли это делегировать?

Нельзя ли от этого отказаться совсем?

Если работу должны выполнить именно вы, определите ее значение, используя следующую шкалу:

1 = Неважная. Если не будет выполнена, значительных проблем не возникнет.

2 = Важная. Если не будет выполнена, возникнут проблемы.

3 = Существенно важная. Ее необходимо выполнить.

Далее определите ее срочность, используя аналогичную шкалу:

1 = Низкая. Может быть выполнена в любое время.

2 = Средняя. Должна быть закончена на этой неделе.

3 = Высокая. Должна быть выполнена в течение следующих нескольких часов.

Для расчета приоритета задачи перемножьте два значения. Например, очень важная и приоритетная задача получает оценку 3 × 3 = 9. А другая задача, хотя и важная, но не особенно срочная, может получить оценку 3 × 2 = 6.

Чтобы опробовать этот метод, я предлагаю вам выполнить следующее упражнение.

Возьмите полдюжины задач, над которыми работали вчера (ваша Карточка учета времени поможет определить их), и рассчитайте приоритет каждой из них, предварительно оценив их срочность и важность:

Карточка ежедневного учета времени

А. Высокий приоритет: необходимо сделать.

В этот сектор вносятся задачи, получившие оценку 3 как по срочности, так и по важности.Ни за какие задачи из других секторов не следует браться до тех пор, пока не будут решены эти.

Б. Средний приоритет: важные, но не срочные — можно отложить.

В этот сектор впишите задачи с оценкой срочности 1 или 2, даже если по важности они оценены в 3 балла. Сюда можно отнести приведение в порядок документации. Изъятие лишних документов — задача несомненно важная, но ее можно отложить. Обратите внимание, что срочность может быстро меняться: например, при внезапном перенесении сроков.

В. Средний приоритет: срочные, но не важные — можно отказаться от их выполнения.

Вписанные сюда задачи будут иметь оценку срочности 3, а по важности оцениваться в 1 или 2 балла. Многие из этих видов деятельности, хотя и кажутся довольно срочными, в действительности представляют собой ловушки «занятости». Эти проблемы способны повысить уровень адреналина, но их решение вносит незначительный вклад в общую производительность. В следующей главе я объясню, каким образом можно определить, когда такие задачи можно спокойно отсрочить или не браться за них вовсе, а время использовать с большей пользой.

Г. Низкий приоритет: не срочные и не важные — отказаться.

От любых задач, оказавшихся в этом секторе, можно спокойно отказаться, по крайней мере, до поры до времени. По срочности и важности они будут оценены в 1 балл.

Ситуация, конечно же, может измениться, если возрастет их важность или, что бывает реже, их срочность.

Сделайте ксерокопию этой формы, по необходимости увеличив ее, чтобы обеспечить место для всех ваших ежедневных задач.

Теперь сравните заполненную форму с информацией из вчерашней Карточки учета времени и посмотрите, решали ли вы задачи в соответствии с их приоритетами.

Достаточно ли вы отвели времени на срочные и важные дела и не было ли слишком много времени затрачено на задачи с меньшим приоритетом?

Стал ли недостаток времени на задачи с высоким приоритетом одним из следствий слишком больших временных затрат на дела с низким приоритетом?

В какое время вы приступили к выполнению Задачи 1 в секторе А?

Не могли или не должны ли вы были начать раньше?

Если да, то каким образом вы можете более эффективно решать подобные высокоприоритетные задачи в будущем? Если вы испытываете какие-либо трудности в определении конкретных путей достижения своих целей, то в этом вам поможет глава 15.