Книга: Набор инструментов для управления проектами
Назад: Схема процесса
Дальше: Заключительные замечания
Аффинная диаграмма
Что такое аффинная диаграмма?
Аффинная диаграмма – это инструмент для эффективной организации информации посредством классификации идей или фактов (рис. 8.8). Она помогает генерировать или собирать большое количество идей или фактов, сортировать их и выделять естественные картины или способы группировки информации [6], что дает команде возможность уменьшить количество основных вопросов и не распылять внимание на огромный объем неструктурированной информации [18].
ПРОВЕРКА СХЕМЫ ПРОЦЕССА
Убедитесь, что схема процесса:
• включает правильно используемые обозначения;
• имеет четко определенные шаги процесса (входы, выходы, задачи, решения и т. д.);
• показывает замкнутые циклы, означающие, что каждый участок пути дает возможность двигаться либо вперед, к следующему шагу процесса, либо назад, к предыдущему шагу;
• отображает точки стыковки, размещенные в нужных местах схемы. Проверьте состоятельность схемы совместно с работниками, также выполняющими задачи процесса. Их суждения следует учитывать для придания схеме процесса окончательной формы.
Рис. 8.8.Классификация идей или фактов
Разработка аффинной диаграммы
Сбор исходной информации.Аффинная диаграмма обычно
используется на стадии проектирования либо при улучшении продукта/услуги проекта или процесса управления проектами. Следовательно, для обеспечения правильного понимания и построения аффинной диаграммы необходимо собрать информацию о контексте, требованиях и процессах проекта.
Определение вопроса.Работа над аффинной диаграммой начинается с поиска ответа на какой-либо ключевой вопрос. Изобразим, например, проект по созданию системы оценки проектов разработки продуктов в компании. Команда определила, что наиболее важным требованием для заказчиков проекта (высшего руководства) является наличие карты балльной оценки проекта – представляемого высшему руководству отчета о ежемесячной производительности (ходе исполнения) проектов. Соответственно ключевым в данном случае будет вопрос: «Каковы основные элементы карты балльных оценок проекта?»
Генерация идей.При помощи интервью с руководителями высшего звена члены команды собирают множество идей, фиксируя каждую на отдельном листке клейкой бумаги. Те сотрудники, которые занимались сбором предложений, зачитывают их вслух всей команде, что стимулирует генерацию дополнительных идей и еще больше увеличивает список (см. рис. 8.8). Листки клейкой бумаги размещаются на стене (можно также использовать лекционный плакат или экран монитора). Часто новые идеи рождаются в ходе мозгового штурма, устраиваемого командой.
Классификация и группировка идей.Каждый член команды группирует листки с идеями согласно логике, размещая их там, куда они вписываются лучше всего. Приветствуются создание новых групп и переупорядочивание уже существующих. Поскольку количество предложений велико, задача осмысления всех идей на первый взгляд выглядит невыполнимой, но по мере устранения избыточностей и объединения похожих вариантов становится более реальной.
Именование групп.Когда все идеи сгруппированы, члены команды должны придумать для каждой такой группы фразу, выражающую основное значение темы. Эти фразы после рассмотрения и внесения необходимых исправлений приобретают статус заголовков, показывающих, что ключевые требования заказчика к карте балльных оценок проекта – это выбор правильных мер хода исполнения, установка правил использования этих мер и принудительное внедрение (см. рис. 8.8). Если группы оказываются слишком большими, полезно разбить их на подгруппы, определив подзаголовок для каждой.
Построение и пересмотр окончательного варианта аффинной диаграммы.Наконец, команда составляет окончательный вариант диаграммы, связав заголовки с группами. В это время все члены команды еще раз внимательно изучают интервью с руководителями и извлеченные из этих интервью идеи. Сравнение с финальным вариантом диаграммы показывает отсутствие необходимости внесения каких-либо изменений, что ранее было неочевидно.
Использование аффинной диаграммы
Когда использовать.Аффинная диаграмма может применяться не только для планирования качества проекта, но и для его улучшения (см. врезку «Советы по использованию аффинной диаграммы»). Преимущество диаграммы как инструмента планирования качества заключается в способности структурировать информацию о требованиях заказчиков к качеству, облегчая и упрощая ее внедрение в разработку продукта проекта и другие процессы [19], в результате чего продукт и процессы больше устраивают заказчика. Эта способность полезна и тогда, когда необходимо структурировать множество вопросов, которые должны быть решены. Кроме того, аффинная диаграмма может применяться в любых ситуациях, где требуется структурирование больших объемов информации, например при восходящей разработке СДР (см. раздел «Структурная декомпозиция работ» главы 5). Особенно полезен этот инструмент в условиях командной работы.
СОВЕТЫ ПО ИСПОЛЬЗОВАНИЮ АФФИННОЙ ДИАГРАММЫ
• Фиксируйте идеи на листках бумаги с клейкой поверхностью. Текст должен читаться с расстояния 2 – 3 м. Используйте лишь несколько необходимых слов, в идеале – глагол и существительное.
• Рассчитывайте на то, что типичная диаграмма содержит от 20 до 30 идей, но не удивляйтесь, если их окажется больше 100.
• Сортировку и группировку выполняйте молча, чтобы не пропустить возможные взаимосвязи между идеями.
• Заводите несколько карточек с одной идеей, если эта идея последовательно перемещается из одной группы в другую. Располагайте эти дубликаты в разных группах.
• Стремитесь придумать такие заголовки, которые отражают суть всех идей в группе.
Время разработки.Небольшой команде, обладающей определенными навыками, на разработку трехуровневой аффинной диаграммы из 15 идей требуется от 30 до 45 минут. По мере увеличения размера диаграммы и численности команды время разработки будет расти.
Выгоды.Поощряя процесс генерации и группировки идей, аффинная диаграмма стимулирует творческий подход, снимает коммуни-ационные барьеры и развивает чувство сопричастности будущим результатам. Такой метод инициирует работу на основе взаимного согласия и позволяет совершить значительные прорывы и преодолеть неспособность к функционированию, характерную для команд, которые столкнулись с чрезмерно большим количеством идей.
Преимущества и недостатки.Такие качества, как простота использования и понимания, а также графическое представление делают аффинную диаграмму наглядным инструментом коммуникации. Однако учтите, что при работе со значительным количеством уровней классификации построение аффинной диаграммы становится весьма времяемким делом.
Вариации.Аффинная диаграмма – это упрощенная форма метода KJ, разработанного в 1960-х годах японским антропологом Кавакитой Джиро (Kawakita Jiro) [6]. В отличие от аффинной диаграммы, метод KJ может включать как идеи, так и факты. Кроме того, процесс уточнения, ведущий к созданию диаграммы, здесь лучше структурирован.
Адаптация аффинной диаграммы.Чтобы получить от аффинной диаграммы максимальную пользу, ее необходимо адаптировать к конкретным нуждам. Ниже приводятся примеры, которые помогут осуществить такую подстройку.
Резюме
В данном разделе мы рассмотрели аффинную диаграмму – инструмент, помогающий генерировать или собирать множество идей или фактов, эффективно классифицировать их и выявлять естественную структуру этой классификации. Когда информация о требованиях заказчика по части качества структурирована, ее легче использовать при разработке и улучшении продукта и процессов проекта. Во врезке «Проверка аффинной диаграммы» описаны ключевые аспекты применения данного инструмента.
ПРОВЕРКА АФФИННОЙ ДИАГРАММЫ
Убедитесь, что аффинная диаграмма включает в себя:
•идеи;
•классификацию идей;
•карточки с заголовками;
•карточки с заголовками, соединенные с действующими группами.
Назад: Схема процесса
Дальше: Заключительные замечания
