Схема процесса – это изобразительное описание его шагов или задач (рис. 8.4). С помощью прямоугольников или других символов, используемых для отображения шагов/задач, схема показывает, как именно работает процесс и каким образом шаги связаны друг с другом. Поскольку это пошаговое представление формирует общий язык и обеспечивает понимание картины протекания процесса, оно может служить различным целям. Используется ли данный инструмент для документирования стандартного метода выполнения, разработки (проектирования), изучения или модификации процесса управления проектами, границы его применения очень обширны: от момента инициации проекта и до момента его завершения. В этих случаях главная цель, ради которой задействуется схема процесса, – планирование, обеспечение или повышение качества процессов управления, являющихся основными строительными блоками проектов.

Разработка схемы процесса начинается с его «владельца». Вне зависимости от того, является «владельцем» команда или конкретный человек, он должен развернуть действенную процедуру разработки процесса, начав с подготовки необходимой исходной информации.

Рис. 8.4.Пример нисходящей схемы выполнения процесса для проекта разработки продукта

Сбор исходной информации.Чтобы принять надлежащие решения относительно структуры процесса, нужно ответить на следующие вопросы:

•Каково назначение процесса?

•Что говорит заказчик?

•Каковы критически важные входные данные и результаты процесса?

Знание назначения процесса позволяет идентифицировать критически значимые результаты – произведенные продукты или услуги. Например, важным результатом процесса разработки нового продукта, помимо собственно нового продукта, является бизнес-план соответствующего проекта. Поскольку назначение процесса – составить последовательность действий, которая приведет к удовлетворению требований заказчика, необходимо знать, кто именно является заказчиком и чего он требует. В частности, основными заказчиками процесса могут быть руководители высшего звена, заинтересованные в получении бизнес-плана, чтобы принять решение об утверждении или отклонении проекта [12]. Следовательно, очень важно определить критически значимые входные данные и понимать, как они преобразуются в бизнес-план. Один из таких входов – прогноз продаж, который используется для вычисления чистой приведенной стоимости – основной части бизнес-плана. Когда информация о назначении процесса, голосе заказчика, критически значимых входах и выходах становится доступной, границы процесса можно считать установленными. Это фундаментальное предварительное требование для разработки схемы процесса.

Выбор типа и степени детализации схемы проекта.Схемы процесса могут иметь различные форматы, каждый из которых служит своей цели. Следовательно, знание цели или предполагаемого способа использования схемы является определяющим фактором при выборе ее типа. Основная цель, преимущества и недостатки некоторых типов схем описаны в табл. 8.1.

Очевидно, что схема процесса может быть как очень простой (общая схема, показывающая лишь основные шаги процесса), так и в высшей степени детальной (схема развертывания процесса, обозначающая каждое мельчайшее действие и вовлеченных в процесс людей) – рис. 8.5. Кроме того, каждый тип схемы способен быть более или менее детальным – в зависимости от того, насколько нужно детализировать описание процесса для его лучшего понимания. При описании разработки схемы процесса мы сделаем акцент на нисходящем варианте схеме, хотя при необходимости будем упоминать и остальные типы.

Для изображения схем процессов используются различные символы. Например, детальная схема может включать:

•эллипс. Служит для идентификации входов (задач, информации или материалов), необходимых для начала процесса, или результатов, получением которых завершается процесс;

•прямоугольник. Обозначает шаг, задачу или операцию процесса. Входить в прямоугольник могут несколько стрелок, но выходит из него, как правило, только одна;

•ромб. Указывает точку (ситуацию), в которой должно происходить принятие решения;

•круг с буквой, числом или буквой и числом. Показывает точку стыковки в каком-либо другом месте схемы;

•стрелка. Определяет направление или течение процесса.

Нисходящая схема, в отличие от детальной, использует прямоугольники и стрелки. Другие типы схем могут задействовать иные обозначения. Учтите: как только тип схемы выбран, для ее изображения должна применяться надлежащая система обозначений.

Составление схемы процесса.Чтобы построить схему процесса, следует:

•начать с проведения мозгового штурма, целью которого должна быть разработка списка из шести или семи основных шагов, необходимых для преобразования входов в выходы результаты;

•упорядочить шаги согласно логике выполнения, а затем изобразить их в виде ясной последовательности прямоугольников вдоль верхнего края страницы, соединенной стрелками [13];

•разбить каждый из основных шагов на подшаги, которые могут быть перечислены под основным шагом либо заключены в отдельные прямоугольники и соединены стрелками. В приведенном на рис. 8.4 примере мы выбрали первый способ. Таким образом, наличие подшагов позволяет получить более детальную информацию о последовательности задач, которые необходимо выполнить для осуществления процесса.

Метод изображения детальной схемы описан во врезке «Разработка детальных схем путем построения обратной цепочки».

Рис. 8.5.Пример схемы развертывания для выполнения плана проекта

Компания ATT предложила интересный метод разработки детальной схемы процесса –метод построения обратной цепочки.Здесь начать следует с задания результатов и выяснения требований заказчика, а затем, двигаясь в обратном по отношению к естественному ходу выполнения процесса направлении, определить критически важные шаги, необходимые для получения каждого из этих выходов, после чего, достигнув входов, остановиться. Должна соблюдаться описанная ниже процедура [3]:

•выяснить, каков последний существенный подпроцесс, который дает результат (выход) процесса;

•определить, какой вход требуется данному подпроцессу для получения выхода процесса. Убедиться в том, что данный вход действительно необходим;

•идентифицировать источник каждого входа. Весьма часто этот вход является выходом предыдущего подпроцесса, однако иногда может обеспечиваться сторонним поставщиком;

•продолжать движение в обратном направлении, проходя по одному подпроцессу за один раз, до тех пор, пока для каждого входа не будет найден сторонний поставщик.

Когда движение в обратном направлении – от выходов, необходимых заказчику, к входам, предоставляемым поставщиками, – завершено, метод построения обратной цепочки можно применить для составления детальной схемы каждого подпроцесса, что позволит осуществить дальнейшую детализацию общей схемы процесса. На рис. 8.6 приведен пример детальной схемы процесса.

Рис. 8.6.Пример детальной схемы процесса прекращения проекта

Защита процесса от ошибок.Цель работы над схемой процесса состоит в том, чтобы сделать этот процесс эффективным и обеспечить высококачественные результаты логически непротиворечивым и повторяющимся образом. По указанной причине необходимо внимательно изучить полученную схему и представляемый ею процесс, а также ответить на следующие вопросы [6]:

•Шаги процесса четко определены и выстроены в логической последовательности? Есть ли необходимость их переупорядочить?

•Является ли каждый шаг добавляющим ценность? Может ли устранение одних шагов и привнесение других повысить эффективность процесса? Будет ли полезным объединение некоторых шагов?

•Имеются ли какие-то шаги, являющиеся узкими местами и замедляющие процесс? Другими словами, сбалансированы ли возможности всех шагов?

•Какие навыки и ресурсы необходимы для безукоризненного выполнения процесса? Они доступны или их придется заменять теми, которые уже имеются?

•Можно ли использовать какие-либо технологии, способные автоматизировать некоторые шаги и повысить уровень исполнения?

Настойчивый поиск ответов на перечисленные вопросы крайне важен для качества процесса управления проектами. Даже если вы очень загружены повседневными делами, не игнорируйте эти вопросы, иначе пострадает качество процесса.

Процесс управления проектами – это последовательность шагов/ задач выполнения работ для заказчиков, например процессы планирования и исполнения проекта. Управлять процессами – значит разрабатывать, контролировать и совершенствовать их. При разработке стремятся предотвратить проблемы с качеством путем определения надлежащей последовательности шагов/задач, способной обеспечить высокий уровень исполнения. Так, стабильный процесс исполнения проекта определенного типа и размера должен приводить к правдоподобному значению длительности жизненного цикла, в реальности варьирующемуся около некоторого среднего значения, допустим 12 месяцев. При возникновении чрезвычайной ситуации (в частности, при замене менеджера в середине проекта) появляется отклонение от среднего времени выполнения проекта – например, работы растягиваются на 14 месяцев. Устранение таких чрезвычайных ситуаций и поддержание производительности процесса на определенном уровне и есть задача контроля. Однако 12-месячный жизненный цикл может не удовлетворить заказчика. Здесь открывается поле деятельности по улучшению, то есть по поиску способов ускорения выполнения процесса посредством устранения простоев, непроизводительных затрат времени, избыточности, дефектов и ошибок. В результате управление процессом выходит на более высокий уровень качества и производительности путем сокращения жизненного цикла, повышения гибкости и ускорения реагирования на запросы заказчика. В такой ситуации вы способны не только достоверно прогнозировать, что и когда должно произойти в ваших проектах и сколько это будет стоить, но также получить результаты, соответствующие прогнозам.

Определение способов оценивания процесса.Чтобы обеспечить ожидаемый уровень производительности, процессы управления проектами нужно контролировать. Кроме того, может возникнуть необходимость совершенствования процесса, и знание качества является первым шагом такого улучшения. Подобный подход требует установления способов измерения и контроля и задания точек, в которых будет проверяться качество процесса. Предположим, что некая компания для измерения процесса определения содержания использует определяющий индекс проекта (PDI). Этот индекс измеряется в точке, в которой руководство одобряет содержание. Значение PDI (от 1 до 10 баллов) показывает, насколько хорошо члены команды понимают определение содержания.

Когда использовать.В идеале каждый процесс управления проектами должен разрабатываться, подлежать контролю и подвергаться улучшению – тогда данный процесс управляется, а не развивается сам по себе. Схема процесса используется как инструмент процессного управления проектами и является важной составляющей управления качеством (см. врезку «Процессы управления проектами: путь, ведущий к предсказуемости»). Если говорить более конкретно, то проекты должны применять схемы для разработки и улучшения процессов [14]. Как инструменты проектирования они позволяют руководству еще до начала исполнения исследовать и отображать неожиданные сложности, проблемы, избыточности и места, в которых допустимы упрощения и стандартизация [6]. Схему процесса легко использовать для сравнительного анализа фактического и желательного хода процесса с целью выявления благоприятных возможностей по улучшению (см., например, врезку «Процесс состоит из 1000 шагов. Но все ли нужны?»), задавая, в частности, следующие вопросы:

•Каким образом данный шаг/задача влияет на заказчика проекта?

•Можно ли устранить или улучшить этот шаг/задачу?

Время использования.Разработка и улучшение процесса – это задачи, требующие от проектной команды определенных навыков [15]. Тщательное изучение процесса в сочетании с разветвленными взаимодействиями членов команды, участвующих в построении схемы, неизбежно потребует временных затрат, объем которых зависит от границ и сложности процесса. Например, разработка полного процесса управления проектом (подобного показанному на рис. 8.4) в некоей организации, выполняющей в год 10 – 15 проектов стоимостью от 50 тысяч до 1 миллиона долларов, заняла у команды, состоящей из пяти человек, полный рабочий день (не считая времени, затраченного на документирование и описание процесса). В случае больших и более разветвленных процессов может потребоваться больше времени.

Выгоды.Для того чтобы учитывать проблемы, связанные с качеством, команды должны знать, каково предназначение процесса и как он работает. В этом смысле схема процесса помогает при нахождении общего языка и понимании процесса, привлекая внимание к его существенным недостаткам. Акцентируясь на недостатках, «узких местах» и других проблемах, проектные команды могут собирать и изучать соответствующие данные в поисках причин [16]. Как следствие, они способны принимать меры для защиты процесса от ошибок и его рационализации, устраняя не добавляющие ценность шаги [17].

Будучи визуальным представлением работы процесса, схема служит для эффективного информационного обмена, способствующего более объективному отображению и пониманию процесса. В результате члены команд знают, как они вписываются в процесс, кто является поставщиками и заказчиками и как осуществляется взаимодействие, – это помогает улучшить взаимопонимание между участниками проекта. Если – в идеальном случае – члены команды вовлечены в разработку схемы процесса, у них неизбежно разовьется чувство сопричастности процессу, что увеличит их заинтересованность в дальнейшем его совершенствовании. В подобных ситуациях схемы процессов могут стать основной для управления исполнением, обучения персонала и даже написания должностных инструкций.

Преимущества и недостатки.Схемы процессов характеризуются следующими основными преимуществами:

•легкость построения. Даже имея минимальную подготовку, участники проекта могут быстро научиться использовать и строить схемы процессов.

•эффективность визуального представления. Графическое представление делает схемы процессов наглядными, выразительными и четкими.

К числу недостатков схем процессов относятся следующие:

•всегда существует опасность, что схемы станут чрезмерно детальными и сделают процесс более сложным, чем следует. Эта тенденция обычно определяется желанием разработчиков создать совершенный процесс;

•даже не будучи сложным, построение схем процессов может быть времяемким действием.

Вариации.Основная цель, главные преимущества и недостатки пяти различных типов схем процессов описаны в табл. 8.1. Хотя другие типы схем используются уже не первый год, системограммы являются относительно новым инструментом для менеджеров проектов (см. врезку «Схема процесса как руководство по управлению проектами»). Эта уникальность в первую очередь отражается в используемом в них языке. Системограммы идентифицируют агентов, которые являются участниками проекта, вовлеченными в процесс и операции, то есть в задачи, которые будут выполнять агенты. Публика – реципиенты и бенефициарии (стороны, получающие выгоду) – будут использовать результирующие продукты операций, называемые артефактами. Осуществляя связь операций, агентов, артефактов и публики, системограммы визуально показывают динамику сложных процессов при помощи семантики естественного языка.

В некоей компании процесс управления проектами разработки продуктов (PDPM) состоял более чем из 1000 шагов! Эта новость ошеломила команду PDPM, когда она завершила построение схемы процесса, который эволюционировал с момента основания компании, в его естественном виде – «как есть». Все шаги были тщательно проанализированы, а затем поделены на «добавляющие ценность» и «добавляющие только себестоимость». Назначение этих действий было понятным: следовало отделить зерна от плевел, оставив только необходимые, добавляющие ценность шаги и избавившись от ненужных, увеличивающих стоимость. В итоге оказалось, что требуется немногим более 50 шагов. Последствия переработки процесса PDPM были потрясающими: время выполнения 353 типичного проекта уменьшилось с 18 до 12 месяцев. Мораль этой истории проста: процесс управления проектами необходимо разрабатывать, а не пускать на самотек. Разница в результатах будет грандиозной.

Во многих компаниях руководства по управлению проектами служат для документирования и направления политики, целей, стратегий, процедур и процессов, применяемых при управлении. Объем этих руководств, написанных в повествовательной форме, может колебаться от десяти до сотни с лишним страниц [2]. Однако наблюдается тенденция к сокращению объема, что облегчает процесс использования и обновления руководств и делает его менее дорогостоящим. На рис. 8.7 представлен набор специальных схем процессов, называемых системограммами. Системограммы представляют процессы компании наглядно и просто, согласуясь с организационной культурой. Для проектного персонала системограммы являются их языком управления проектами.

Адаптация схемы процессов.В данном разделе рассмотрено множество различных случаев использования схем процессов. Однако, не понимая, какие схемы необходимы для проекта и как они работают, вы не увидите пользы от их применения. Ниже мы предлагаем несколько идей относительно подстройки схемы процесса под конкретные нужды проекта.

Рис. 8.7.Пример системограммы для процесса планирования проекта

Предметом рассмотрения данного раздела являлась схема процесса – визуальное отображение шагов или задач процесса управления проектами. Для того чтобы учитывать проблемы, связанные с качеством, команды должны знать, каково предназначение процесса и как он работает. Схема процесса помогает членам команды добиться понимания процесса и сконцентрировать внимание на его существенных недостатках, «узких местах» и других проблемах, чтобы принять меры для защиты процесса от ошибок и его рационализации, устраняя шаги, не добавляющие ценности. Во врезке «Проверка схемы процесса» перечислены основные соображения, касающиеся ее построения.