Книга: Набор инструментов для управления проектами
Назад: Целевой план
Дальше: Рекомендации для переговоров
Выборка
Что такое выборка?
Данный инструмент позволяет определить представителей фирмы-заказчика, которые могут предоставить ценную и пригодную к использованию входную информацию для разработки ориентированной на потребителя области действия проекта (рис. 4.4). С другой стороны, инструмент помогает избежать встреч с людьми, у которых сведения отсутствуют, или же с теми, кто предоставляет ложную информацию. Не следует путать выборку с сегментацией рынка, которая используется торговыми и маркетинговыми организациями и является количественной по своей природе.
Рис. 4.4.Выборка
Составление выборки
Сбор необходимой информации.На качество выборки влияют два источника информации:
•целевой план;
•организационная схема заказчика.
Назначение целевого плана, задачи и рамки встреч определяют тех людей, среди которых будет вестись поиск наиболее полезных (с точки зрения полноты предоставляемой информации) представителей заказчика. Анализ первоначального выбора претендентов обусловливается данными, содержащимися в организационной схеме заказчика: структура, подразделения, должности и имена.
Определение сегмента заказчика и группы.Инструмент для определения выборки разделен на срезы. Первый срез – самый высокий уровень сегментации. Для внутренних заказчиков это могут быть главные подразделения, бизнес-подразделения, отделы или любые другие группировки, играющие роль главного подразделения. К примеру, на рис. 4.4 первый срез представляет технический и машинный отделы. Они являются основными группами в проекте внутренней разработки и внедрения по официальным документам, учитывающим результаты оценки НИОКР. Для внешних заказчиков в первом срезе находятся сегменты отраслей промышленности или географическое месторасположение. Срез способен представлять целую отрасль или же специфическое приложение, например высокотехнологичное производство, являющееся целевым заказчиком нового проекта (см. врезку «По ту сторону встречи с заказчиком»).
Выбор подсегмента и подгруппы заказчика.После завершения первого среза перейдем к заполнению второго среза подгруппами заказчика. Здесь действует простое правило: каждый заказчик – представитель второго среза должен входить в состав первого. Обратимся еще раз к рис. 4.4. Технический отдел разделен на две группы: группу специалистов и OEM (производители оригинального оборудования). Эти две группы работают над проектами, которые отличаются друг от друга по всем параметрам, как то: природа проекта, тип заказчиков, жизненный цикл, модельная техника и т. п. – в результате к официальным бумагам, учитывающим результаты оценки ОКР, они предъявляют различные требования. Именно эти требования в нашем случае должна усвоить команда проекта.
Выбор представителя.На втором срезе заканчивается работа с группами. Теперь, рассматривая элементы третьего среза, нужно выбрать из групп второго среза представителей заказчика – конкретных людей с конкретными обязанностями, должностями и именами (см. рис. 4.4) – это упрощает процесс отслеживания и налаживания контактов с ними. Итак, мы определили фокус-группу.
ПО ТУ СОРОНУ ВСТРЕЧИ С ЗАКАЗЧИКОМ
Одним из недостатков встреч с заказчиками является их проведение в относительно короткие промежутки времени, в то время как проект может длиться несколько месяцев, а то и лет. За это время требования заказчиков могут измениться [2]. Поэтому в команде проекта необходимо поддерживать заинтересованность и постоянную вовлеченность в процесс, что достигается путем непрерывного поступления информации от заказчика.
Представители заказчика, признаваемые фирмой, называются составом экспертов, илисоветом заказчика[2]. Эксперты, как и следовало ожидать, являются заказчиками проекта, обеспечивая обратную связь при незначительных издержках. Для этого мы просим некоторых заказчиков войти в состав экспертов на период выполнения проекта или на некий промежуток времени, скажем на три месяца. Для уточнения состава совета используется форма определения фокус-группы. Наши заказчики соглашаются встречаться регулярно, чтобы отвечать на специфические вопросы о своих потребностях. Однако следует удостовериться, что такие встречи не сильно обременяют и без того занятых заказчиков, в частности проводить их за обедом.
Встречи с экспертами очень похожи на описанные выше встречи с заказчиками. Здесь также нужны целевой план, фокус-группы и рекомендации для переговоров. Существует множество способов получить информацию от заказчика, причем некоторые не требуют вложений или предполагают минимальные вложения. Все, что нужно, – это выслушать условия заказчика проекта.
Использование выборки
Когда использовать.Выборка применяется как в мелких, так и в крупных проектах. Фокус-группы обычно определяются после того, как основные требования заказчика проекта будут отражены в целевом плане. Для крупных проектов характерны разветвленная структура и перегруженность деталями, а для мелких – простота и отсутствие формальностей.
Время использования.Чтобы подготовить инструмент, обычно достаточно часа, хотя иногда требуется дополнительное время, например на выяснение координат некоторых представителей.
Выгоды.Инструмент позволяет правильно выбрать представителей заказчика, встречи с которыми могли бы дать важную информацию о границах проекта, а также избежать общения с некомпетентными людьми, когда время тратится впустую, а риски проекта увеличиваются.
Преимущества и недостатки.Инструмент легок в использовании и прост для понимания. Однако он не всегда удобен в случае больших долговременных проектов, так как часто неоправданно усложняется.
Адаптация инструмента.Корректировка инструмента для конкретного проекта принесет больше пользы, чем работа с его обобщенной межиндустриальной версией, описанной здесь. Выше представлены некоторые способы подобной подстройки.
Резюме
В данном разделе мы подробно описали способы определения и использования выборки. Инструмент полезен при рациональном выборе представителей заказчика, встречи с которыми могли бы дать важную информацию о границах проекта. Более структурированная в крупных проектах и менее формальная в мелких, выборка обычно подготавливается после того, как определены цели встреч с заказчиками (см. врезку «Проверка выборки»).
ПРОВЕРКА ВЫБОРКИ
Убедитесь, что выборка имеет необходимую структуру, то есть включает в себя:
срез 1 – сегмент или группа главных заказчиков;
срез 2 – подсегмент или подгруппа;
срез 3 – функции, должность или имя представителя.
Назад: Целевой план
Дальше: Рекомендации для переговоров
