Излагайте дело ясно и приступайте к нему, по возможности, сразу после вступительной фразы. Не отнимайте у читателя время. У вас каждый раз должна быть четкая причина, зачем вы вообще это пишете.

Придерживайтесь личной, приветливой и уважительной интонации. Пишите так, словно адресат сидит перед вами. Не напирайте чересчур на технический жаргон, не старайтесь произвести впечатление терминологией. Не пишите в гневе или разочаровании: ваше настроение переменится, а бумага останется. Никого не вините, воздерживайтесь от негативных высказываний о коллегах, во всяком случае, пока не соберете все факты.

Активные формы глаголов предпочтительны.

Активный залог: «Эту книгу написал Стив Силбигер».Пассивный: «Эта книга написана Стивом Силбигером».

Вычеркивайте лишние слова, факты, чересчур длинные фразы. С помощью подзаголовков отделяйте друг от друга разные мысли, чтобы не переползали из абзаца в абзац. Старайтесь уложиться в одну страницу. Дополнительную информацию отправьте в приложение.

Перед отправкой письма прогоните его дважды через программу проверки орфографии и пунктуации. Затем перечитайте его сами.