Глава 11
Ценность времени
Мне кажется, что одно из важнейших понятий в нашей профессии – это чувство времени, а порой и его нехватки. Ведь мы часто говорим: «Жаль, что в сутках всего 24 часа».
Когда мы особенно ощущаем важность уходящих часов? Наверное, когда до исполнения проекта остается совсем немного времени, а мы не успеваем закончить пресс-релиз, медиаплан, подготовить рассылку, когда окончательно не выверены огрехи в сценарии и нам кажется, что список контактов мог бы быть несравненно больше.
Имея возможность близко общаться с нашими прославленными спортсменами, мы часто обсуждали обостренное чувство времени, ведь порой именно доли секунды отделяют серебряную медаль от золотой, а тяжелые травмы дают потерю спортивной формы на месяцы и годы.
Ценность часов или дней прекрасно знают редактора наших любимых ежедневных и еженедельных изданий и, конечно, люди, работающие на телевидении. А если говорить об Интернете, то создается впечатление, что он либо опережает время, либо программирует его…
Говоря о важности времени, можно привести множество примеров из жизни, например, зачастую ценность месяца определяется волнением матери, родившей ребенка на месяц раньше срока, важность минут – испугом и растерянностью человека, опоздавшего на поезд, важность секунд – радостью и шоком того, кто чудом избежал катастрофы. Для нас, специалистов в области связей с общественностью, ценность секунд – в умении вовремя сориентироваться, когда мы даем интервью на телевидении или наш голос записывают на диктофон для радиопередачи. Естественно, речь идет о прямом эфире…
Ценность часов для меня определяется полетом на самолете, когда у меня есть возможность еще раз скорректировать выступление перед большой аудиторией. Ценность минут – возможностью сделать мгновенный апдейт презентации, которая будет озвучена в ближайшее время, создать новые слайды и перенести несколько фотографий с мероприятия, которое только что состоялось. Обычно это создает позитивное настроение аудитории, люди сразу же с улыбкой говорят всеми любимую фразу: «Утром в газете, вечером в куплете»…
А представьте владельца бизнеса, на территории которого только что прошел день добрых дел, когда он видит фотохронику этого дня не как участник, а как эксперт со стороны. Очень часто генеральные директора партнеров потом говорят мне: «А в следующий раз мы с вами добавим еще вот это…» То есть они мало того, что соглашаются еще раз провести День донора, они хотят сделать его максимально красивым и креативным. Ценности двух компаний объединяются, что поистине прекрасно. И мы видим, что решили все эти самые волшебные минуты.
Невольно вспоминаются знаменитые строчки из песни к кинофильму «17 мгновений весны» с потрясающими словами Роберта Рождественского на музыку Микаэла Таривердиева. В чем-то это инсайт пиарщика о ценности времени…
Не думай о секундах свысока.
Наступит время, сам поймешь, наверное, —
Свистят они, как пули у виска,
Мгновения, мгновения, мгновения…
У каждого мгновенья свой резон,
Свои колокола, своя отметина,
Мгновенья раздают кому позор,
Кому – бесславье, а кому – бессмертие…
Мне всегда кажется странным, что у некоторых коллег на рынке свободный график работы, масса времени, которое удается тратить на себя. В этом случае я вспоминаю диалог из книги «Приключения Алисы в Стране чудес»: «Что ты хочешь?» – «Я хочу убить время». – «Время очень не любит, когда его убивают…»
И это правда… Время очень жестоко к тем, кто его бездумно расходует, и всегда дает возможность уместить в краткие мгновения очень много всего интересного и полезного тем, кто с большим уважением относится к планированию.
Что же такое время для меня? Пожалуй, совмещение тех ценностей, которые приобретались на разных временных отрезках. Основа – это прошлое, в котором я с детства училась рассчитывать и расходовать время равномерно, то, что наши родители называли «правильный режим». Это тяжелое, но и благодатное время обучения в старших классах, которое позволило совместить и учебу в школе, и занятия с преподавателями из лучших университетов после уроков. Здесь и была заложена основа работоспособности, наградой за которую стало поступление в один из лучших вузов Москвы. Позднее этот опыт пригодился мне в середине 2000-х годов, когда надо было совмещать учебу в двух университетах и работу с высоким результатом.
Знания и компетенции, полученные в прошлом, всегда становятся основой будущего. Именно от того, как в прошлом мы расходовали наше время или, наоборот, инвестировали его в будущее, зависит то, как в настоящем мы смотрим в будущее. Планируем ли мы его, стараемся ли организовать «под себя» или просто плывем по течению, разгребая веслами текущие дела.
Немного практики… Планируя грядущее мероприятие, например, пресс-конференцию, мы, опираясь на прошлый многолетний опыт, уже знаем, что для хорошей подготовки нам потребуется не менее четырех недель, чтобы все успеть вовремя. А рассчитывая более значимый проект, мы закладываем на подготовку уже как минимум полтора месяца. Прошлый опыт помогает нам не только планировать подготовку, но и поминутно расписывать сам ход презентаций.
Вспоминая прежние ивенты, мы с вами понимаем, где речи были слишком затянуты, где ролик был запущен не к месту, и сами создаем сценарий, близкий к идеальному. Сейчас подготовка поминутного сценария в MS Excel занимает очень мало времени, потому что учитывается прежний долгий опыт. Но предыдущий опыт мало поможет нам в выступлении с новой презентацией, это отдельная креативная работа, однако опыт подскажет, что любая новая работа потребует не менее 10 прогонов репетиций.
Кстати, мы должны уважать не только свое время и время нашей компании, но и расписание других людей. Поэтому, приглашая медиапартнеров на круглый стол, мы предупреждаем их минимум за две недели, а если это заграничный пресс-тур, то за два-три месяца с тем, чтобы собрать лучший пул журналистов, организовать покупку билетов и визовую поддержку, чтобы партнеры могли завершить необходимые дела перед отъездом.
Планируя провести совместный День донора, мы начинаем обсуждать с новыми партнерами будущий проект не менее чем за четыре-шесть месяцев, так как его реализация требует консенсуса на всех уровнях. А здесь уже задействовано время руководителей не только среднего, но и высшего звена.
И, конечно, хотя работа специалиста по связям с общественностью связана с креативной составляющей и мы считаем себя людьми творческими и увлекающимися, есть такие вещи, которые нельзя себе позволять. И главное среди них – это опоздание, которое мы списываем на некий креативный сумбур и творческий беспорядок. Кстати, я заметила, что наши звездные послы добрых дел, прославленные спортсмены, никогда не опаздывают. Спорт прививает им целеустремленность и уважительное отношение ко времени!
Существует и еще одна интересная особенность планирования и реализации проекта. Очень часто вы и ваши коллеги воспринимаете время по-разному. На одном из тренингов преподаватель попросил группу закрыть глаза и открыть их тогда, когда, по мнению участников семинара, пройдет ровно одна минута. Эксперимент стал очень интересным для всего коллектива. Минута у всех оказалась совершенно разной. У кого-то (я отношусь именно к этим людям) она пролетела за 45 секунд, а кто-то открыл глаза на второй минуте и даже на третьей.
Вот так, каждый по-своему, люди чувствуют время, поэтому, планируя мероприятие, в которое вовлечено несколько сторон: агентство, ваши коллеги из разных отделов, подрядчики, – не ограничивайтесь исключительно датами дедлайна, лучше сдвигайте его на несколько дней вперед (постарайтесь, чтобы никто про это не узнал ☺). Есть люди, которые в понедельник знают, что проект надо сдать в пятницу, но они будут тянуть до четверга, думая, что пятница – это очень растяжимое понятие. Такими темпами задача и к следующему понедельнику не будет решена.
А еще, зная, что время для всех течет по-разному, лучше делать контрольные звонки и просматривать промежуточную работу, чтобы быть уверенными в том, что все идет по графику. Потому что в срыве все будут обвинять друг друга, а отвечает все равно руководитель отела. Так лучше все проверить. Ведь вы уже вооружены главным знанием ☺.
Хотите, раскрою маленький секрет? Иногда, планируя будущее, вы чувствуете, что не хватает силенок, навыков, компетенций. И вам кажется, что в работу надо углубиться еще сильнее. «Авотинет», – как пишут в Интернете. Конечно, ресурсы и позитивные эмоции надо откуда-то черпать. Расслабьтесь, выйдите погулять, отвлекитесь, сходите вечером в кино или на выставку, а затем вернитесь и представьте, что вы уже в будущем и ваша презентация (семинар, пресс-конференция) прошла чрезвычайно успешно. Вам аплодируют! Нарисуйте себе эту картинку наполненности, убедитесь в том, что вам это под силу, а теперь садитесь и пишите план. Поверьте, делать его будет намного веселее!
Приведу пример. Ценность и скоротечность времени я особенно остро ощущала во время подготовки одного из крупнейших и наиболее известных проектов – «Марафона «Технология Добра», или «Корабля добрых дел». Данное мероприятие было задумано достаточно давно, идея витала в воздухе, но решение о том, что проект будет претворен в жизнь, было принято за минимальное количество времени до старта. Несмотря на то, что в годовой план LG проект был внесен как очень вероятный еще в начале года, сама интеграция компании в мероприятие потребовала не только максимально быстрого согласования со всеми стейкхолдерами, но и принятия большого количества решений.
Какие ресурсы помогли мне в этот раз? Тот факт, что в прошлом году интеграция в проект похожего масштаба была уже проведена и он был признан на всех уровнях, включая штаб-квартиру корпорации, как наиболее успешный. Фактически, прошлое, умение посещать один город за другим, проводя ночи в дороге, ценный опыт предыдущего проекта (поезда) помогли в настоящем и стали работать на будущее.
Несмотря на майские праздники и очень короткий срок, отведенный на подготовку, к проекту присоединились также и наши бизнес-партнеры – компании «Эльдорадо» (по всей России) и DOMO (в Казани). Что способствовало этой столь скорой интеграции больших компаний, которые также должны были пройти многие этапы согласований? Также прошлый опыт, ведь «Эльдорадо» сотрудничало с нами во время реализации проекта «Поезд молодежи», проводило совместный День донора на День святого Валентина, а менеджеры компании DOMO незадолго до этого организовали вместе с нами совместный День донора сразу после Всероссийского дня донора в Казани. Так, успешное прошлое породило новые инициативы в области мероприятий и коммуникаций в настоящем и будущем!
То же самое относится и ко Дню донора, прошедшему в Сочи в конце января. Город был занят предстоящими важнейшими спортивными событиями, студенты не учились, так как большинство из них готовились стать волонтерами, врачи также были заняты подготовкой всего необходимого. Именно поэтому проведение праздника добра в этот период, с одной стороны, очень почетно, но с другой стороны – сложно, так как есть множество факторов извне, которые могут повлиять на ваше мероприятие. Добавим сюда дороговизну билетов, сложности размещения в гостиницах города, непростую логистику и транспортировку, загруженный график наших послов донорского движения. Но если очень стараться и прилагать максимум усилий, делая все зависящее от вас, можно всего добиться.
А сейчас позвольте привести еще одну цитату из «Приключений Алисы в Стране чудес». «Кто это там, в кустах?» – поинтересовалась Алиса. «Чудеса», – ответил Чеширский Кот. «А что они там делают?» – спросила она, слегка покраснев. «Как и положено чудесам – случаются».
Так вот, если бережно и с уважением относиться ко времени, то чудеса не преминут случиться, а в нашем общем понимании – это успешное мероприятие, проект, коммуникационная кампания или просто выступление!
Итак, мы видим, что прошлое и будущее связаны между собой, и отношение ко времени, заложенное в прошлом, может иметь непосредственное влияние на будущее.
Кстати, время также платит нам добром. Если уважительно относиться к нему, события будут развиваться плавно, как вы и планировали, что абсолютно точно понравится вашим стейкхолдерам!
