ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ПРОЦЕДУР

Глава 5. ЭФФЕКТИВНОСТЬ:

УПРАВЛЕНИЕ ОПЕРАТИВНЫМИ ПРОЦЕССАМИ НА ГОССЛУЖБЕ

В бизнес-среде распространено мнение о госслужбе как стабильной, упорядоченной, рутинной деятельности, где все отлажено за сотни лет, все планомерно и предсказуемо, а люди уходят с работы строго в 18:00. Это представление чрезвычайно далеко от истины.

В разных госструктурах и на разных должностях рабочие процессы могут быть организованы по-разному. Но в целом сотрудники, и особенно руководители, в госорганах работают много, интенсивно, в условиях жесткого контроля сроков, частых изменений планов, мощного потока документов, постоянных «новых вводных» со стороны руководства.

При этом государственные органы нередко генерируют значительное количество лишних документов, бессмысленных совещаний, ненужных отчетов. В результате теряется управляемость и самые благие инициативы и разумные планы вязнут в болоте согласований, размытой ответственности, бюрократических нестыковок.

Поэтому эффективный тайм-менеджмент на госслужбе, постоянное повышение операционной эффективности — это гораздо больше, чем просто вопрос правильной организации рабочего времени. Это один из самых существенных факторов управляемости, без которого государственная машина обречена на пробуксовки и работу вхолостую.

Контроль исполнения поручений

Над любым чиновником висит дамоклов меч, именуемый «контролем исполнения». Знаком он и сотрудникам крупных корпораций, особенно государственных; в малом и среднем бизнесе встречается намного реже. Многие эксперты говорят об «управлении по поручениям» как серьезной проблеме наших госорганов: вместо размеренной реализации основных функций чиновник вынужден «отрабатывать» поручения, нередко носящие стихийный, несистемный характер.

Любое сколько-нибудь значимое поручение ставится на контроль: в меньшинстве госорганов в бумажном формате, в большинстве — в системах электронного документооборота (СЭД). В определенный срок от исполнителя ожидают «закрытия» поручения. При этом крайне важно не только исполнить задачу, но и своевременно об этом отчитаться соответствующим документом: официальным письмом, служебной запиской и т. п.

Критически важен «уровень контроля», на котором стоит поручение. Понятно, что вопрос, «стоящий на контроле» Администрации Президента, заместителя федерального министра или начальника департамента региональной администрации, — это разный уровень ответственности.

Для того чтобы справляться с потоком поручений, эффективному госслужащему, помимо работы с корпоративной системой электронного документооборота, крайне важно поддерживать собственную систему обзора и контроля всего, что ему поручено, а если у него есть подчиненные — то и всего, что поручено им. Для такого обзора используются и программные продукты (Outlook, Lotus и т. п.), и бумажные ежедневники.

Николай Николаевич Николаюк, заместитель руководителя департамента мониторинга предпринимательских инициатив, АНО «Агентство стратегических инициатив по продвижению новых проектов»:

«В случае если вы конечный исполнитель и вы понимаете, что даже бессонной ночи вам не хватит для того, чтобы уложиться в срок по поставленной задаче, то запросите дополнительные ресурсы у руководства. Невыполнение задачи гораздо хуже, чем перебороть страх и самолюбие и запросить дополнительные ресурсы.

В условиях аврала лично я всегда вспоминаю, что человек как личность растет именно в стрессовых ситуациях, поэтому нужно воспринимать такие моменты как вызов, который способен поднять вас на новый уровень, преподать новый опыт. Ведь каждый из нас может вспомнить ситуации в своей работе, когда то, что раньше ему казалось авралом, сейчас может быть решено гораздо быстрее и качественнее.

Как правило, стрессовые, авральные ситуации возникают нечасто, имеют цикличный характер: квартальный отчет, форум, совещания и т. д. Поэтому по возможности нужно уметь предвидеть подобные ситуации и быть готовым к ним. “Руководить — значит предвидеть”. Если же аврал имеет систематический характер, то нужно посмотреть, правильно ли вы организовали свою работу».

Напишите нам на и получите бесплатно комплект электронных материалов, полезных для настройки личного контроля поручений и гибкой системы личного планирования. В поле «Тема» сделайте пометку «Книга Госслужба: запрос материалов»; в тексте письма укажите ФИО, должность, организацию, город, мобильный телефон и e-mail.

Планирование в условиях изменений

У госслужащего в среднем больше руководителей, чем у сотрудника бизнес-организации, и эти руководители нередко более директивны в своем планировании. Поэтому чиновника могут вызывать одновременно на несколько совещаний, сбивая ему спланированный рабочий график. При этом в госорганах в среднем меньше, чем в бизнесе, распространена хорошая практика сверяться с календарями подчиненных, прежде чем приглашать их на какое-либо совещание, особенно выездное.

Поэтому один из ключевых факторов выживания для госслужащего — гибкое планирование. Оно предполагает значительные — не менее 30–40 процентов рабочего времени — резервы на непредвиденное в плане рабочего дня. Полезно также проактивно относиться к внешним событиям — уточнять, состоятся ли запланированные совещания именно в то время и в том составе участников, как предполагалось. Ведь секретари высоких руководителей далеко не всегда успевают предупредить всех участников совещания об изменениях.

«Большинство командующих проигрывают битву, еще не выходя на поле боя, — объяснял Гай Марий юному Цезарю. — Конечно же, ты должен наметить план того, что намерен сделать, на куске пергамента ночью накануне сражения в своем командном шатре, но не рассматривай этот план как жесткое руководство к действиям.

Всегда помни: что бы ты ни планировал и как бы ни был сложен твой план, будь готов изменить его в одно мгновение ока! И вот еще одно жемчужное зерно мудрости, мальчик. Составляй план как можно проще. Простые планы работают всегда лучше, чем тактические монстры, потому что ты, полководец, не можешь осуществить свой план, не воспользовавшись цепочкой команд. И эта цепочка команд становится тем слабее, чем ниже и дальше от командира она тянется».

Естественно, эффективное планирование дня невозможно без наличия четких целей на долгосрочные и среднесрочные периоды — год, месяц, неделю… Как выстроить систему долгосрочных целей и направить повседневные планы на достижение этих целей, описано в главах «Целеполагание» и «Планирование» в книге «Тайм-драйв: как успевать жить и работать».

Юрий Афанасьевич Чайка, министр правительства Хабаровского края:

«На год я планирую и в состоянии вести пять-шесть масштабных приоритетных задач одновременно. Новые “вводные” стараюсь прогонять через призму этих задач. Периодически необходимо встряхиваться и возвращаться к запланированному, проходит своеобразная корректировка».

Бумажные ежедневники

Несмотря на распространенность различных программных продуктов для управления задачами, бумажный ежедневник по-прежнему является эффективным и надежным инструментом, который многие госслужащие используют для повседневного планирования.

Ежедневники, в отличие от программных продуктов, хороши эмоциональностью, материальностью, «кинестетичностью», недостижимыми в электронном виде. Некоторые руководители просматривают вечером или утром электронный планировщик и формируют из него «бумажный» план на день в ежедневнике. Другие распечатывают дневное расписание из электронного планировщика и делают на нем пометки в течение рабочего дня, вечером актуализируя электронную информацию.

Владислав Олегович Бармичев, заместитель директора департамента инвестиционной политики и развития частно-государственного партнерства Минэкономразвития России:

«У меня есть таблица Excel, в которой перечислены все долгосрочные задачи, а временные отрезки — по полмесяца до конца года. За каждой закреплен конкретный человек. Для каждого сегмента я пишу, что планируется сделать, а также красным цветом — важный этап, например внесение проекта законодательного акта в Правительство России.

Регулярно — раз в неделю, иногда реже по отдельным проектам — я сверяю с исполнителями соблюдение сроков. Если понимаю, что отставание вызвано необъективными причинами, то принимаю меры для того, чтобы догнать сроки. Благодаря этому долгосрочные задачи реализуются не в последние месяц или, упаси боже, неделю, а постепенно и согласно графику.

Для краткосрочных задач, со сроком от одного дня до недели, я использую ежедневник. Получил задачу — сразу назначил исполнителя либо выполнил задачу сам».

Электронные планировщики

Существуют тысячи программных продуктов для планирования времени и управления задачами. В большинстве государственных органов для корпоративного тайм-менеджмента используются два основных решения: Microsoft Outlook либо IBM Lotus Notes. В них есть все необходимое для эффективного личного и командного тайм-менеджмента: календари, в том числе возможность видеть календари коллег, подчиненных; задачи, которые можно группировать по тематическим категориям, срокам, исполнителям; контакты.

В последнее время в связи с актуальностью вопроса импортозамещения некоторые госорганы переходят на отечественные программные продукты, которые решают задачи корпоративного тайм-менеджмента. Как весьма работоспособную и при этом экономичную с точки зрения бюджетных затрат платформу, внедренную в ряде госорганов, упомянем «Битрикс», сертифицированную компетентными российскими силовыми структурами на соответствие требованиям информационной безопасности.

Стоит отметить, что у «Битрикс» есть облачная реализация, «Битрикс24», имеющая в том числе бесплатный тарифный план для небольших команд. Некоторые руководители среднего звена в госорганах заводят себе и своим подчиненным такие облака для легкого и быстрого управления проектами и задачами. Это решение также удобно для различных рабочих групп, комитетов и т. п., куда входят сотрудники разных ведомств. Разумеется, в таких облачных решениях не стоит обмениваться конфиденциальной информацией.

Внедряя корпоративный стандарт тайм-менеджмента в администрации одного из российских регионов, мы обнаружили парадоксальную ситуацию. Политика информационной безопасности была настолько жесткой, а применяемые ИТ-инструменты настолько негибкими и неудобными, что заместители губернатора вели свои календари и обменивались документами, в том числе конфиденциальными, в Gmail, на радость всем разведкам мира. Хотя при должной квалификации ИТ-службы стандартные корпоративные Outlook или Lotus могут прекрасно сочетать удобство удаленной работы с требованиями информационной безопасности. Кстати, в Государственной думе обсуждалась инициатива — запретить госслужащим пользоваться заграничными облачными сервисами, но законом она не стала.

Участие в совещаниях

Значительную часть рабочего дня многих чиновников занимает участие в самых разнообразных совещаниях. К сожалению, на них часто приглашают весьма широкий круг участников для решения столь же широкого круга вопросов. Получается, что нередко ради 10–20 минут, которые касаются круга задач приглашенного, ему нужно провести пару часов на совещании плюс, весьма возможно, потратить время в ожидании.

Опытные чиновники дают несколько рекомендаций по эффективной работе на совещаниях.

1. Всегда готовиться глубже и шире, чем требуют формально заявленные вопросы повестки. Владеть ситуацией по неожиданно возникшим вопросам — хорошее свидетельство профессионализма.
2. Заранее продумывать вопросы, которые можно затронуть и решить в кулуарах. Совещания далеко не всегда начинаются вовремя, и минуты ожидания — прекрасная возможность завести новое полезное знакомство или решить какие-то вопросы с уже знакомыми участниками совещания.
3. Иметь с собой в бумажном или электронном виде рабочие материалы, которыми можно позаниматься в минуты ожидания.

Игорь Александрович Бухлаев, глава администрации, г. Лермонтов:

«Мой метод работы с совещаниями по “неудобным” вопросам — заранее определить сложные, неудобные вопросы и сработать на опережение; провести совещание по менее значительным вопросам и на этом совещании провести предварительную подготовку к решению неудобных вопросов. Желательно привлечь возможных оппонентов на свою сторону или подтолкнуть их к проявлению инициативы решения этих вопросов. И уже на следующем совещании официально ставить на повестку “неудобные” вопросы».

Один из первых госслужащих — читателей книги:

«На особенно важные совещания в Администрации Президента, Правительстве РФ и т. д. довольно сложно пронести ноутбук, это требует отдельных трудоемких согласований. Однако айпады пропускают беспрепятственно. Поэтому я перешел на ноутбук-трансформер, экран которого можно вынуть и превратить в планшет, а клавиатуру оставить в машине. Сотрудники Федеральной службы охраны пропускают этот планшет беспрепятственно, приравнивая к айпаду. Я же имею с собой привычную рабочую среду с Windows и всеми необходимыми файлами. Это позволяет и легче “поднять” дополнительные материалы на совещании, и эффективно заполнить минуты ожидания плодотворной работой».

Организация и проведение совещаний

Совещания — одна из серьезнейших тайм-менеджерских проблем для любого госслужащего. На госслужбе значительно чаще, чем в бизнесе, можно встретить затянутые совещания с явно избыточным кругом приглашенных.

Опытные аппаратчики, руководители подразделений, отвечающих за подготовку совещаний высших руководителей, рекомендуют несколько простых приемов, повышающих эффективность совещаний.

1. Повестку, список вопросов к совещанию, упорядочивать по убыванию приоритетности вопросов. Тогда лучшее время и силы будут потрачены на главные вопросы.
2. Позаботиться о том, чтобы участники совещания получили повестку и рабочие материалы заблаговременно. Следить за реалистичностью объема материалов.
3. Обязательно протоколировать совещание, даже если этого формально не требуется. Однако не обязательно создавать протокол в виде тяжелого многословного документа. Самый простой протокол — это краткий e-mail, «резюмирующее письмо» со списком решений совещания, разосланное всем участникам.

Из современных техник управления совещаниями, крайне редко применяемых в госорганах, отметим выведение протокола совещания на экран, чтобы его все видели, — так формируется общее однозначное понимание принятых решений. Также гораздо реже, чем в бизнес-организациях, используются доски или флипчарты, на которых можно рисовать фломастером схемы, картинки и т. п.

Один из важнейших аспектов планирования совещания — оценка: нужно ли оно именно в формате совещания и именно в таком составе? Можно ли обойтись видеоконференцией? Или, возможно, достаточно нескольких писем и кратких телефонных разговоров? Можно ли обойтись меньшим количеством участников? Или сгруппировать вопросы так, чтобы отпускать «уже не нужных» участников по ходу совещания?

Николай Николаевич Николаюк, заместитель руководителя департамента мониторинга предпринимательских инициатив, АНО «Агентство стратегических инициатив по продвижению новых проектов»:

«Для сокращения количества совещаний очень полезно использование мессенджеров — whatsapp, viber и т. д. Ими пользуются многие госслужащие, от вице-премьеров и министров до рядовых сотрудников. Мы в рамках нашего департамента также активно пользуемся whatsapp. Например, иногда вместо совещаний создаем чаты по конкретным темам-задачам, по выполнении задачи чат удаляется. Получается удобнее и быстрее, чем почта, и позволяет общаться более эмоционально и свободно, зачастую с юмором, что не приветствуется в формате почты.

Кроме того, часто использую whatsapp, сидя на совещаниях с руководством. Очень удобно: совещание еще идет, а вы уже даете поручения (подготовка письма, уточнение информации, запрос информации…) или запрашиваете нужные материалы (сканы, номера писем, контакты кого-либо и т. д.). Для этого есть постоянный чат с самыми надежными коллегами-друзьями».

Владислав Олегович Бармичев, заместитель директора департамента инвестиционной политики и развития частно-государственного партнерства Минэкономразвития России:

«Если я провожу совещание сам, то обязательно перед началом готовлюсь, восстанавливаю те аспекты, которые мог забыть. На совещании я должен не читать с листа, а понимать картину. Бумага нужна для деталей. Кроме того, важно понимать цель совещания и роль присутствующих. Свои совещания стараюсь проводить быстро и по существу, а в конце всегда подводить итоги. При необходимости сделаем и протокол, чтобы участники не забыли, о чем договорились.

Всегда полезны уместные шутки. Мне нравится, когда между делом люди на совещаниях смеются над хорошей шуткой. Это разряжает обстановку и делает обсуждение более легким.

Когда мы занимаемся подготовкой совещаний у руководства, то наша задача — убедиться, что все пришедшие имеют одинаковые материалы, актуальные версии документов. Важна и техническая сторона: таблички с именами участников расставлены на правильных местах; повестка и рабочие материалы распечатаны; список участников актуален».

Работа с электронной почтой

К счастью, в последние годы в государственных органах электронная почта используется все активнее. Действительно, часто электронное письмо «в рабочем порядке» оказывается более быстрым и эффективным, чем отправка официального документа по формальным каналам. Но у этого явления есть и обратная сторона: почты становится все больше, в ней все легче «утонуть».

Евгений Петрович Стружак, первый заместитель руководителя департамента территориальных органов исполнительной власти города Москвы:

«Рекомендую выделять в течение дня определенное время для работы с почтой. При этом научиться сортировать письма, выделять те из них, которые требуют первоочередной обработки. Далее — определить письма, ответ на которые может быть направлен в течение нескольких дней, и запланировать дату и час, когда вы сможете к ним вернуться».

Существует несколько простых рекомендаций, касающихся работы с электронной почтой.

1. Значимые устные договоренности после встреч, телефонных разговоров и т. п. фиксировать кратким «резюмирующим письмом». Времени это занимает немного, зато исключает разночтения и конфликты в будущем. Кроме того, письмо легко превратить в задачу и поставить на контроль в личной системе контроля задач.
2. Следить за актуальностью поля «Тема», его соответствием сути письма. В темах использовать ключевые слова — названия проектов, контрагентов и т. п. — в именительном падеже. Это существенно облегчает поиск нужных писем, их фильтрацию и сортировку.
3. Внятно обозначать, что именно требуется от адресата. Например, письмо с темой «К сведению», пустым содержанием и приложенной служебной запиской на 20 мегабайт вряд ли обрадует получателя.
4. Обращаясь к руководителям, формулировать предложения и варианты действий, а не проблемы. Руководителю в таком случае легче принять решение и дать оперативный ответ.
5. Использовать личную систему сортировки писем в подпапки, цветовой раскраски входящих писем, использования флагов «К исполнению» и напоминаний, которые можно ставить на письма.

Александр Христофорович Бенкендорф вспоминал: «Императрица Мария Федоровна [мать императора Николая I], несмотря на обширность своих занятий, никогда не позволяла себе лечь спать, не ответив на все полученные письма». Нужно учесть, что в круг ее «обширных занятий» входило создание и курирование многочисленных благотворительных учреждений, которые впоследствии так и называли: «Ведомство императрицы Марии Федоровны».

Сам император Николай I, работавший по 14–16 часов в день, однажды жестко одернул одного из небрежных в переписке подчиненных следующей резолюцией: «Вы, кажется, забыли, что я привык читать, а не просматривать присылаемые бумаги».

Много других интересных подробностей о государственном управлении в этот период можно найти в книгах серии «Жизнь замечательных людей»: «Александр I», «Николай I», «Бенкендорф» и «Аракчеев», упомянутых в .

Эффективный секретариат

Хорошо организованный секретариат экономит руководителю огромное количество времени. А эффективное решение вопросов, требующих внимания и участия высоких государственных руководителей, подразумевает умение грамотно взаимодействовать с их секретариатами.

Подробное описание работы секретариата государственного деятеля выходит за рамки нашей книги. Отметим лишь, что в хорошо настроенных секретариатах обычно внедрены и работают несколько важных функциональных блоков:

1)-контроль оперативных поручений руководителя;

2)-планирование рабочего графика руководителя;

3)-управление контактной базой руководителя;

4)-работа с бумажными и электронными документами;

5)-подготовка и отслеживание результатов совещаний;

6)-решение организационно-бытовых вопросов: командировки, выездные встречи и т. п.

Напишите нам на и запросите статью «Организация работы государственного руководителя высшего звена», написанную специально для этого издания личным помощником одного из таких руководителей. В поле «Тема» сделайте пометку «Книга Госслужба: запрос статьи о работе секретариата»; в тексте письма укажите ФИО, должность, организацию, город, мобильный телефон и e-mail.

Непрерывное обучение

Обучение эффективного руководителя, а в особенности государственного служащего, ни в коем случае не заканчивается получением диплома о высшем образовании. В XXI веке технологические и управленческие изменения происходят чрезвычайно быстро.

Одной из причин жизнеспособности китайской модели государственного управления, существующей уже более 5000 лет, несмотря на все завоевания, революции, перевороты и т. д., считается огромное внимание, традиционно уделяемое образовательному уровню чиновников, в частности системе экзаменов. И в древности, и в наше время большинство государственных должностей в Китае невозможно занять, не сдав определенный экзамен. Используются также сложные системы оценок, аттестаций и т. д.

Ли Куан Ю в своих знаменитых мемуарах «История Сингапура — из третьего мира в первый» так описывает эту систему:

«Один бывший партийный активист объяснил мне, как Отдел кадров КПК отбирает наиболее талантливых людей. На каждого работника заведено персональное дело, которое начинается с табеля начальной школы и содержит не только оценки, но также характеристику преподавателя, оценивающего его поведение, черты характера и отношение к делу. Каждая ступень карьеры сопровождается отчетами руководителей и коллег.

При каждом повышении по службе, перед назначением, все кандидаты проходят аттестацию. В высших эшелонах пирамиды власти существует ядро численностью 5 000–10 000 человек, которые были тщательно отобраны и отсеяны Коммунистической партией Китая, а не правительством.

Чтобы удостовериться, что эти оценки верны, специальная инспекционная комиссия из центра посещает провинции и города, оценивая лиц, проходящих аттестацию, а также интервьюируя активистов, перед тем как повысить их. В случае возникновения разногласий вопрос рассматривается в Пекине. Отбор ведется тщательно и всесторонне».

На госслужбе существуют определенные требования к регулярному обучению и повышению квалификации.

Раз в три года госслужащие проходят аттестацию, в ходе которой аттестационная комиссия оценивает результативность работы на занимаемой должности, отсутствие нарушений законодательства и т. п. Возможны четыре результата аттестации.

1. Чиновник соответствует занимаемой должности и рекомендуется к включению в кадровый резерв на более высокую должность.
2. Соответствует занимаемой должности.
3. Соответствует должности, но при условии дополнительного обучения, повышения квалификации.
4. Не соответствует занимаемой должности.

Кроме того, для присвоения очередного классного чина нужно проходить квалификационный экзамен.

Таким образом, сама структура карьерного роста на госслужбе стимулирует получать дополнительное образование, проходить различные курсы повышения квалификации и т. п. Кроме того, госслужащих можно все чаще видеть на бизнес-тренингах и бизнес-семинарах, которые дают полезные знания и навыки, даже если на бизнес-тренинге не выдается диплом государственного образца.

Некоторые чиновники побаиваются обучения, стесняются признать, что не владеют каким-то навыком или технологией. Как будто учиться чему-то значит потерять лицо, показать, что ты чего-то не знаешь, что ты некомпетентен! Интересно наблюдение на этот счет Ицхака Адизеса, всемирно известного эксперта по управлению и реформам, сделанное им в Калужской области.

«Общаясь с вашими коллегами, я был поражен. Моя практика работы в крупных российских компаниях показывает: если на тренинге присутствует топ-персона, все остальные ведут себя очень тихо: сдержанно, может быть, даже скованно. В Калуге такого на тренинге не случилось, хотя топ-персона в вашем лице там была. Поначалу я волновался, что все будет так же, как в типичной российской компании. Никто не говорит и слова, все напуганы. У вас все были открыты, дружелюбны, смеялись. Никто не боялся. Это был очень приятный сюрприз. За это я очень благодарен, ведь это облегчило нам наши обучающие задачи.

Также мы были обеспокоены тем, захотят ли люди говорить. Согласно нашему опыту, русские сотрудники корпораций разговаривают неохотно. Здесь, в Калуге, все разговаривали. Также обычно, когда мы начинаем обсуждать проблемы корпорации, вытягивать все трудности на поверхность, лидер начинает нервничать, ему это не нравится. Вы были очень расслаблены, говорили: давайте сюда все проблемы, давайте разберемся. Это очень хороший знак. Это действительно объясняет, почему Калуга так преуспевает. Потому что вы освободили свою энергию и энергия ваших людей не закрыта, энергия направлена туда, куда ей положено». (Из книги А. Д. Артамонова «Вариант успеха».)

Работа с деловой литературой

Важнейшей частью развития эффективного руководителя яв­ля­ется чтение бизнес-литературы: книг по эффективному управлению, переговорам, клиентоориентированности, тайм-ме­недж­мен­ту и т. д.

Эффективные руководители на госслужбе используют в числе прочего простой способ «внутреннего обучения». Выделяют один-два часа раз в неделю, в наименее «беспокойное» время, например во вторую половину дня пятницы. В это время руководитель проводит с подчиненными небольшую обучающую сессию на основе какой-либо деловой книги. Главы книги распределяются между сотрудниками, и на следующей образовательной сессии каждый из них делает краткий доклад по содержанию прочитанного, с привязкой к задачам и потребностям организации.

Таким образом, за неделю прорабатывается одна полезная книга по какой-либо управленческой технологии. Итоговые 40–50 качественно проработанных деловых книг в год — очень мощная «прививка эффективности».

Величайшее значение образованию придавалось в Византийской империи, которая в течение столетий была центром культурной и научной мысли Европы. Самым старым университетом в Европе считается Болонский (XI век). Однако, как отмечает Ф. Успенский в «Истории Византии», в Константинополе император Феодосий II еще в 425 году основал императорское высшее учебное заведение — ученую коллегию профессоров для преподавания риторики (латинской и греческой), словесности, философии, юридических наук.

Для университета были назначены особое здание и штат служащих, а также учреждены библиотека и коллегия каллиграфов для переписывания рукописей. Отдельные профессора сразу и каждый профессор по 20-летней выслуге получали чин графства первой степени, уравнивающий их с губернаторами провинций. Денежное содержание профессоров и почести, воздаваемые им во время императорских приемов, соответствовали их высокому рангу в государственной иерархии.

«Слепая» печать и скорочтение

Есть несколько навыков, освоение которых существенно повышает личную эффективность госслужащего. Один из полезнейших — слепая десятипальцевая печать. Работа госслужащего практически всегда предполагает создание большого количества документов, существенный объем формальной и неформальной переписки. Владение слепой печатью не просто механически ускоряет эту работу — оно дает качественно новую свободу самовыражения в письменной форме.

Научиться слепой печати можно за две-три недели, уделяя час-полтора в день работе с программой-тренажером. Из популярных программ упомянем «Соло на клавиатуре» и .

Наталья Игоревна Ларионова, руководитель департамента развития малого бизнеса и конкуренции Минэкономразвития России:

«Осваивала навык слепой десятипальцевой печати еще в школе: это была профессиональная подготовка. У меня даже есть профессия секретаря-машинистки второго разряда. При этом это были какие-то самые первые книжки-тесты, чуть ли не под копирку распечатанный самиздат. Машинки были механические, поэтому сейчас многие говорят, что очень сильно на клавиши жму, эта привычка осталась. Когда печатаешь, совершенно не думаешь, на какую клавишу нажимать, это действует “на автомате”. Навык очень помогает в повседневной работе».

Еще один полезный навык — скорочтение. Он сложнее в освоении, чем десятипальцевая печать, но сильно облегчает жизнь госслужащего. Ведь госслужащему приходится иметь дело с огромным количеством письменных документов, и скорочтение может существенно облегчить эту работу. Владеющие скорочтением госслужащие чаще всего рекомендуют для освоения этой технологии книги и обучающие продукты известного эксперта в данной теме Олега Андреева.

Нетворкинг

Чрезвычайно важны для эффективного чиновника навыки нет­воркинга — установления и поддержания деловых контактов. Мы в основном суровый северный народ, и нам не всегда бывает просто познакомиться с новым человеком на деловой конференции или большом совещании. Однако этому необходимо учиться, чему посвящено значительное количество книг.

Важная часть нетворкинга — поддержание личной контактной базы. Полезно вносить рабочие контакты в единое электронное хранилище, будь то Outlook, «Битрикс», Gmail, Evernote или что-то еще. Для быстрого внесения контактов существуют программы, сканирующие и автоматически распознающие визитные карточки. Стоит отмечать дату и обстоятельства знакомства с человеком: эта информация бывает полезна в дальнейшем.

Полезно отметить день рождения и другие важные для человека даты. Если у руководителя есть секретарь, работа с контактной базой, как правило, делегируется секретарю.

Один из чиновников — первых читателей книги:

«Исключительно важна этика общения с другими госслужащими. Важно сознательно и последовательно выстраивать отношения с коллегами из других госорганов. Ведь Газпром не визирует свои документы в Роснефти, а вот сотрудник Минэкономики в Минфине визирует. И если вы не сумели выстроить конструктивных и неконфликтных отношений с коллегами из других ведомств, решение ваших задач может существенно осложниться».

Владение английским языком

Свободное владение английским языком — обязательный для эффективного современного чиновника навык по нескольким причинам.

Во-первых, без знания английского все сложнее работать на многих госдолжностях, предполагающих общение с иностранными инвесторами и специалистами, а также с коллегами-госслужащими из других стран.

Во-вторых, владение английским языком открывает доступ к огромному объему информации: книгам по управлению, еще не переведенным на русский; бесплатным лекциям и семинарам лучших профессоров на сайтах ведущих мировых университетов; качественной экономической и политической аналитике и т. д.

В-третьих, многие страны дальше нас продвинулись в развитии сервисного подхода к госуслугам. Если госслужащий разрабатывает сайт региона, информационный буклет по каким-либо государственным сервисам, презентацию этих сервисов для граждан и т. д., всегда полезно начать с изучения иностранных аналогов.

Инвестиционный портал Гонконга, сайт миграционной службы Новой Зеландии, сайт «Создай бизнес в Нью-Йорке — 10 лет без налогов» и подобные источники информации могут быть крайне полезны для улучшения государственных сервисов и подачи информации о них. Некоторые из таких полезных сайтов упомянуты в .

«Здесь [при прохождении таможни] были англичане, немцы, французы, греки, итальянцы, люди других национальностей. К моему великому удивлению, офицер полиции, совсем молодой человек, обращался к каждому пассажиру на его родном языке и отвечал англичанину по-английски, немцу по-немецки и так далее, ни разу не перепутав национальности. Вероятно, как кардинал Анджело Май, он говорил на всех языках. Когда настал мой черед, он отдал мне паспорт и сказал с самым чистым парижским произношением: «Вас уже давно ждут в Санкт-Петербурге». Вместе с паспортом мне была вручена бумага на трех языках, перечислявшая формальности, которые предстояло выполнить при въезде в град царей».

Освоению английского очень помогает чтение популярной бизнес-литературы, обычно отличающейся достаточно понятным и доступным языком, и просмотр хороших фильмов и сериалов в оригинале. Несколько таких сериалов, посвященных госуправлению и политике, а также ряд полезных книг, еще не переведенных на русский язык, упомянуты в .

Анатолий Дмитриевич Артамонов, губернатор Калужской области, в книге «Вариант успеха» (см. в ):

«У меня английский занимает 10–12 часов в неделю. Говорить с инвесторами на специальные темы по-английски еще пока не очень здорово, но могу. Сегодня без знания языка развивать как бизнес, так и регион невозможно. Английский — это современный бизнес-язык. Без его знания мы не принимаем в некоторые ведомства, например в представительство Калужской области при Правительстве РФ в Москве, в Министерство экономического развития, в аппарат губернатора».

Стресс-менеджмент и правильный отдых

Любая управленческая работа связана с повышенной ответственностью, а значит высоким стрессом. В особенности это касается работы госслужащего, регламентированной строгими дисциплинарными рамками, жесткими сроками исполнения, зачастую необходимостью взаимодействовать со сложными в общении людьми и т. д. Для выживания в этих непростых условиях полезно использовать несколько простых приемов, которые помогают бороться с разрушительными последствиями стресса.

Краткие перерывы на отдых в течение рабочего дня, например пять минут в час или 10 минут в полтора часа; в любом случае не реже чем раз в два часа. Во время этих перерывов обязательно нужно переключиться. Не сидеть в интернете, пусть даже нерабочем, не оставаться на рабочем месте. Стоит пройтись, подышать, сделать упражнения для глаз, полить цветы и т. п. Если есть такая возможность, можно выйти на балкон или на улицу. Инвестиции времени в такое короткое, но интенсивное переключение окупаются гораздо меньшим уровнем усталости к концу рабочего дня, более свежей головой и более адекватными управленческими решениями.

Контроль дыхания и мышечных «зажимов». Наши реакции на стресс биологически обусловлены. В кустах кто-то зарычал — животное сжалось, «уменьшилось», затаило дыхание. При этом выделился адреналин, который поможет быстро убежать.

Полезно проверять себя на эти реакции в стрессовых ситуациях: на конфликтных совещаниях, при выговорах от руководства, общении с неадекватным посетителем и т. д. Сжаты челюсти? Голова вдавилась в плечи? Скрючилась спина? Нужно расправиться, расслабиться, восстановить дыхание. После стрессовой ситуации нужно подвигаться, пройтись пешком: выделившийся адреналин нужно израсходовать.

До и после стрессовых ситуаций полезно восстанавливать дыхание, например с помощью упражнения «дыхание 4–2–6–2». На четыре счета (то есть неторопливо считая мысленно от 1 до 4) делаем глубокий медленный вдох; на два счета задерживаем дыхание с полными легкими; на шесть счетов медленно выдыхаем; на два счета задерживаем дыхание с пустыми легкими. Можно повторить три-четыре раза; астматикам и людям с другими дыхательными нарушениями предварительно проконсультироваться с врачом. Это же упражнение, кстати, помогает быстрее заснуть.

Стоит заметить, что в состав обслуживающего персонала высоких правительственных делегаций, которые ведут жесткие напряженные многочасовые переговоры, как правило, входят профессиональные массажисты. То же самое касается команд поддержки борцов за олимпийское золото, мировую шахматную корону и т. д.

Один из чиновников — первых читателей книги:

«Если ваша работа предполагает большое количество стрессов, обязательно найдите возможность хотя бы раз в месяц посещать профессионального массажиста.

Профессиональный массаж отличается от массажа, доступного в фитнес-клубах и на курортах, тем, что в первые несколько занятий вам будет очень больно. Разбивать зажимы и блоки, накопившиеся в вашем теле за долгие годы, — серьезная и болезненная работа, ничего общего не имеющая с “расслабляющим массажем” спа-салонов. Хороший критерий для поиска профессионального массажиста — наличие у него опыта работы со спортсменами».

Введение повторяющихся дел в ритм. Классическая антистрессовая рекомендация — сформировать четкий определенный ритм для повседневных дел: подъема и отхода ко сну, прогулки с собакой, чтения детям на ночь и т. д. То же самое касается рабочих задач. Когда это возможно, стоит привязывать к одному и тому же времени выполнение сходных задач: проверку почты, подписание документов, проведение рутинных планерок и т. п.

В частности, очень важен ритм физических нагрузок. Святые отцы-аскеты в сирийских и палестинских пустынях говорили, что лучше читать одну молитву «Отче наш», но без упущения каждое утро и каждый вечер, чем сегодня прочитать за ночь всю Псалтирь, а потом на неделю забросить молитву. Тот же принцип применим к физическим нагрузкам. Лучше неукоснительно ежедневно выделять 5–10 минут на простой комплекс упражнений, который можно делать дома, чем нерегулярно «выбираться» в спортзал. Впрочем, регулярно и неукоснительно посещать спортзал или делать пробежку вокруг дома еще лучше.

Владислав Олегович Бармичев, заместитель директора департамента инвестиционной политики и развития частно-государственного партнерства Минэкономразвития России:

«Для себя я определил три фактора борьбы со стрессом: любовь к работе, климат в коллективе, личные антистрессы.

Любовь к работе: делай то, что любишь. Если не любишь то, что делаешь, то обязательно меняй что-то в своей работе. Проси у руководства новые задачи, выискивай их сам, ищи вместе с сотрудниками. Пусть это будет даже один-два проекта, которые “блестят” для тебя на горе из рутины, но именно они доставляют тебе особое удовольствие в работе. Когда работа не устраивает в принципе, то ее нужно срочно менять.

Климат в коллективе. Нельзя устранить “нервную обстановку”, если в твоем коллективе, особенно по твоей вине, климат хронически упаднический. Для меня важно создавать максимально комфортную обстановку для работы, и этого можно добиться без постоянных “тычков” в сотрудников, без морального давления на них. Если климат комфортный, сотрудники понимают, что делают, зачем, в какие сроки, то и отношение к любым новым задачам, срочным, сложным, у них другое.

Личные антистрессы — то, что помогает тебе устранять избытки внутричерепного давления. Для меня это встречи с друзьями и общение с сыном, спорт — я играю в волейбол, регулярно езжу на велосипеде, занимаюсь в тренажерном зале, — научно-популярная и историческая литература, хобби. Мое нынешнее хобби — это рисование. Я с некоторых пор рисую для себя, и почти каждый день. Это ощутимо дает отдых голове от повседневных мыслей и забот».

Отправить