Приложение 1 Шаги создания вашей личной системы тайм-менеджмента
Дорогой читатель,еще раз вкратце напомню ключевые шаги, которые необходимо сделать для эффективного управления временем. Удачи в применении!
1. Отдых
Потратив минимум «начальных вложений времени», наладьте грамотный отдых в течение рабочего дня и в нерабочее время.
- Сделайте отдых в течение дня ритмичным
- Обеспечивайте максимальное переключение
- Используйте творческую лень
- Повысьте эффективность сна
- Применяйте микросон в течение рабочего дня
- Выделяйте время на «переживание момента»
2. Мотивация
Освойте методы настройки на выполнение сложных задач, для сокращения времени работы над ними.
- Используйте «якоря» для настройки на различные задачи и отдых
- Применяйте «метод швейцарского сыра» при раскачке
- Ежедневно съедайте минимум одну «лягушку»
-Дробите «слонов» на «бифштексы», приближающие к достижению «слона»
- Поощряйте себя «промежуточными радостями»
- Заведите таблицу ежедневных дел, со списком наград за исполнение
- Попробуйте календарик-пинарик
3. Целеполагание
Сформируйте личные ценности и поставте долгосрочные цели, для воплощения мечты в реальность
-Управляйте своей «персональной корпорацией» проактивно
- Расчистите штампы и нарисуйте «ваш день в будущем» -Определите ваши ценности с помощью мемуарника -Сформулируйте личную миссию в форме эпитафии
- Ищите ваше призвание
- Выявите 5-7 ключевых областей вашей жизни
-Сделайте обзорный график жизненных целей по ключевым областям и будущим годам
-Наиболее близкие и понятные цели сделайте измеримыми
4. Мотивация
Настройте личную систему планирования рабочего дня с использованием "жестких" и "гибких" задач, чтобы планировать реалистично и всегда успевать выполнять главное
- Выделяйте 10 минут вечером или утром на создание полной обзорной картины задач на день
- При планировании в ежедневнике используйте разные цвета, закладки, стикеры
- Заведите «стратегическую картонку» - закладку с ключевыми долгосрочными целями
- В плане дня разделяйте жесткие, гибкие и бюджетируемые задачи
- Делайте список гибких задач результато-ориентиро-реалистично и ванным
- Выделяйте 2-3 приоритетные задачи в списке и начинайте работу с них
- При планировании «жестких» встреч закладывайтерезервы
- Согласовывайте с вашими партнерами нормы пунктуальности
- Запасайтесь избыточной информацией, поскольку все пойдет не по плану
5. Планирование
Организуйте контекстное планирование и среднесрочное планирование по методу«День - Неделя» и гарантируйте себе уверенность в том, что вы всегда уложитесь в срок
- Время «фактурно», неоднородно - ловите «кайрос»
- Заведите «контекстные» разделы в ежедневнике
- Для обзора задач всеми сотрудниками используйте доски, разграфленные по «кайросам»
- Используйте технику «День - Неделя» для своевременного вспоминания о среднесрочных задачах
- Применяйте обзорные графики для планирования крупных задач и для контроля регулярных рутинных задач
- Используйте измеритель результата для прогнозирования сроков исполнения крупных задач
6. Планирование
Научитесь отсеивать лишние навязанные дела и выделять ключевые задачи с помощью ясных критериев таким образом, всегда находя время на главное
- Расширьте арсенал ваших «стратегий отказа»
- Приучайте окружающих к твердому «Нет»
- Используйте «здоровый пофигизм» и метод трех гвоздей»
- «Покупайте» время, заменяя вашу г иную работу профессиональной услугой
-Делегируя задачи, создавайте их обзор и используйте активный контроль
- Формулируйте и используйте критерии расстановки приоритетов
- Передавая задачи подчиненным или коллегам, прописывайте в явном виде матрицу критериев-Взвешивайте ваши долгосрочные цели и концентрируйтесь на ключевых
7. Информация
Внедрите техники фильтрации, хранения и оперативного перемещения информации, позволяющие держать ее под контролем без слишком детального «раскладывания по полочкам»
– Спланируйте ритм и методы чтения деловой и другой серьезной литературы
- Отфильтруйте информационный мусор, получаемый из СМИ
- Настройте автофильтрацию электронной почты
- Используйте папки электронной почты как инструмент контроля по технике «День - Неделя»
- «Выращивайте» порядок в документации методом ограниченного хаоса
- Заведите творческую картотеку для материализации мыслей
- Организуйте любое информационное пространство в соответствии со структурой внимания человека
- Выделите на рабочем столе сигнальную область, входящий и исходящий накопители, контекстные лотки иконтрольные лотки по методу «День - Неделя»
8. Поглотители
Используй те техники выявления поглотителей, позволяющие задействовать «валяющиеся под ногами» резервы времени
- Проведите сплошной учет вашего времени в течение 2-3 недель
- Сформируйте 2-3 количественных показателя эффективности и отслеживайте их в динамике
- Планируйте наполнение транспортного времени и времени командировок
- Имейте сценарии реагирования на случай технических форс-мажоров
- Применяйте техники организации совещаний-«Точите топор», используя для этого любые «отходы времени»
9. «ТМ-бацилла»
Донесите «ТМ-бациллу» до окружающих, чтобы они более разумно использовали свое и ваше время
- Предлагая ТМ-идеи вашему руководителю, показывайте их полезность для дела, а не комфортность для вас
-Убеждайте подчиненных в действенности тайм-менеджмента вашим личным примером
-Принудительно внедряя ТМ-техники, делайте это небольшими шагами
-Применяйте небольшие «кнуты и пряники» немедленно
- Используйте пилотные проекты- Предлагайте тайм-менеджмент детям в форме игры, развивая в них «проективный» подход к жизни
10. «ТМ-манифест»
Используйте невосполнимое время вашей жизни в соответствии с осознанными личными ценностями и приоритетами
-Помните, что время необратимо, это «материал, из которого сделана ваша жизнь»
-Поверьте: человек может все, если сильно этого захочет
-Вы - не «винтик». Даже небольшие действия изменяют мир к лучшему
-Развивайтесь, двигайтесь, никогда не останавливайтесь
- Помогите другим найти свои цели и ценности-Изменить мир - возможно. Сделайте первый шагпрямо сейчас
