Управляйте информацией, избегайте перегрузки

В данном контексте «информация» рассматривается как устная, письменная, официальная и неформальная коммуникация в самом широком смысле. Эффективно справляться с валом информации помогают разнообразные навыки, включая организацию и передачу информации.

Широкополосный доступ в Интернет невероятно увеличил возможности получения данных, еще больше усложнив при этом выбор качественной и ценной информации. Менеджерам следует ограничивать количество сведений, к которым они имеют доступ на своем уровне, установив баланс между внешней, общей, публичной (например, новости бизнеса, экономики и политики) и специализированной, частной информацией утилитарного значения из внутренних источников. Слишком большой объем информации порождает чувство тревоги и неуверенности, а ее дефицит может привести к неэффективному принятию решений, управлению на основе предположений и неприятным последствиям для бизнеса.

Только строгий, информированный и последовательный подход к отбору и оценке информации позволяет контролировать ее поток. В предлагаемом ниже чек-листе рассматривается структурный подход к контролированию все возрастающего потока информации. Этот перечень предназначен для тех, кто имеет дело и должен справляться с большой информационной нагрузкой.

Люди по-разному справляются с тем или иным количеством информации. Очень важно оценить тот объем данных, который именно вы можете освоить в любое время и без особого напряжения. Определите, какими способами вы пользуетесь для сохранения различных сведений. Вы делаете записи или просто запоминаете? Способны вы ли в уме соединять разные блоки информации или нуждаетесь в помощи более формальных систем, например указателя для поиска соответствующих сведений? Имейте в виду, что информация может поступать по запросу (при поиске) или случайно (в разговоре с коллегой) и что оба этих способа важны и необходимы.

Если вы постоянно перегружены поступающей информацией, регулярно выделяйте время на ее анализ. Придерживайтесь установленного графика.

Оцените:

• сколько времени есть в вашем распоряжении;

• насколько гибко вы можете его использовать;

• сколько времени может быть потрачено на обработку информации;

• как вы работаете отрывает ли вас от работы каждый раз поступление электронных сообщений.

Сосредоточьтесь на текущих задачах, иначе просто утонете в море информации, которую вы накапливаете и храните «на всякий случай». В информационной политике очень важно определить цели и приоритеты: рассортируйте информацию на категории «нужно иметь», «желательно иметь» и «иметь не обязательно». Сконцентрируйтесь на том, что надо знать, а не на том, чего хотелось бы. При нехватке времени количество информации следует сократить; впоследствии можно будет его увеличить.

Информация, которую «надо иметь», должна:

• соответствовать намеченным целям;

• быть ориентирована на задачи;

• иметь отношение к потребностям;

• соответствовать конкретной поставленной задаче;

• обеспечивать знания и понимание в целях успешного продвижения дел.

Информация, которую «желательно иметь», должна:

• оказаться полезной хотя бы в течение одного дня;

• быть интересной, пусть и не имея непосредственного отношения к делу.

Информация, которую «иметь не обязательно»:

• без труда найдется по запросу;

• не нанесет никакого вреда в случае утери.

Существенное значение на каждом этапе контроля информации имеет выбор способов доступа к ней и ее распространения. Невнимательное отношение к источнику информации может стать причиной искажения или переизбытка данных. Все источники информации расходуют ваше время по-разному:

• библиотеки требуют время на разбор и сортировку печатных материалов;

• базы данных и поисковые интернет-службы предоставляют сотни ссылок, из которых надо выбрать соответствующие, на что требуется немало времени;

• интернет-порталы и сообщества обещают дать все необходимое по теме, но в результате вы сталкиваетесь с валом неотредактированной информации;

• сообщение в сотни страниц, ради удобства посланное по электронной почте, придется распечатать на принтере.

Преимущество библиотек состоит в том, что информация в них систематизирована. С осторожностью относитесь к источникам, в которых отсутствует системная организация.

С осторожностью подходите к выбору источника, иначе придется иметь дело с массой низкокачественной информации, которую потом будет трудно отсортировать. Помните о своей цели и твердо придерживайтесь критериев отбора. Изучите источники и определите, как их использовать. Впоследствии вам будет легче найти нужную информацию.

Мы либо имеем дело с информацией сразу же после ее поступления, поскольку должны действовать на ее основе, либо:

• передаем ее кому-то еще, в том числе чтобы переложить проблему на другие плечи вместо ее решения (если только получатель действительно не нуждается в этой информации);

• оставляем на потом: это означает, что вы заняты разбором огромного объема неупорядоченной информации и не можете получить немедленную пользу от затраченных усилий (ведь не всю нужную информацию можно найти даже в крупнейших электронных библиотеках);

• избавляемся: как правило, руководствуясь здравым смыслом и практической целесообразностью.

Ответы на изложенные ниже вопросы должны помочь в определении правильного курса действий.

• Нужны ли мне эти сведения сейчас? Можно ли их использовать в текущем проекте?

• Из какого источника они поступили? Является ли этот источник авторитетным, надежным и заслуживающим доверия?

• Можно ли запросить их? Если сведения не получили, можете ли найти их сами?

• Эти данные предполагаемые, доказанные или сомнительные? Имеют ли они прямое отношение к делу?

• Надо ли их сохранить? Смогу ли я получить их снова в случае необходимости?

• Стоит ли передавать их кому-либо еще?

Мы не знаем, чего мы не знаем. Изучая новые материалы в надежде отыскать новые идеи, вы вдруг обнаруживаете, что все это уже известно и не может добавить ничего нового к сумме имеющихся знаний, хотя, возможно, и позволяет убедиться, что вы в курсе всех новинок.

Важно понять, как часто это происходит и как часто вам попадается достойная внимания и ценная информация. В результате вы сможете разработать собственные правила 80/20. Опираясь на свои проверенные/лучшие/надежные/передовые источники, вы сможете отсекать кучу ненужной или дублирующейся информации.

Часто разговор лицом к лицу полезнее тысячи служебных записок и отчетов и позволяет сэкономить массу времени. Возможно, именно ваши коллеги наилучший источник информации. Но и их сведения следует подвергать надежным экспертным проверкам. Экспертами могут выступать специалисты, специализированные библиотеки, данные государственных или финансируемых государством учреждений, справочные службы. Если вы хотите разобраться в новой теме, раздобудьте итоговый отчет, дайджест или список из заслуживающего доверия источника. Это поможет вам добраться до того, в чем вы действительно нуждаетесь.

Во многих организациях есть «стражи» хорошо информированные люди, обладающие прирожденным талантом налаживать связи. Они помогут отобрать и отфильтровать информацию. Если у вас нет своего «привратника» заведите такое знакомство.

• отпишитесь от ненужных внешних и внутренних почтовых рассылок;

• попросите коллег готовить только краткие отчеты и только по неотложным вопросам, например, в виде одностраничных коммюнике;

• отправьте ненужные послания обратно или в корзину;

• проследите, чтобы те, кто помогает вам в отборе информации, также не были перегружены.

• выработайте собственные процедуры сканирования, например отбор информации по источнику;

• не тратьте время на изучение сотен страниц документов, используйте специальное программное обеспечение для сортировки содержания по степени значимости;

• не пересылайте полезные, на ваш взгляд, сведения всем подряд, предоставляйте их только тем, кто точно, как вы знаете, в них заинтересован;

• не игнорируйте клавишу Delete. Это быстрый, хотя и бесповоротный способ борьбы с мусором;

• если важная информация поступает к вам из Интернета, рассмотрите возможность получать ее в виде ленты новостей, вместо того чтобы тратить время на самостоятельный поиск нужных сведений;

• не спешите подписываться на различные открытые форумы или сообщества, где любой пользователь имеет свободный доступ к комментариям.

• становиться рабом потерявшей смысл рутины;

• терпимо относиться к информационному мусору;

• работать с одним бумажным документом больше одного раза.