Просмотрите ежедневник или расписание, подсчитайте, как вы расходовали время. Если записи не сохранились, анализируйте свой график в течение двух следующих недель.

Спросите себя:

• какая часть работы выполнена в соответствии с планом, а какая нет;

• насколько точным было ваше планирование, выполнялись ли задачи в установленное время;

• сколько времени было потрачено на рутинные действия, которые можно было перепоручить;

• насколько часто вас отрывали от работы;

• в какие часы вам удается работать лучше всего.

Используйте приведенную ниже таблицу, чтобы определить, какие задачи являются срочными, важными, несрочными и неважными.

Группа A. Срочные и важные задачи

Группа B. Срочные, но не очень важные задачи

Группа C. Несрочные, но важные задачи

Группа D. Несрочные и неважные задачи

Что не позволяет вам использовать время эффективно? Разделите проблемы на две части: «внешний враг» и «враг внутри». «Внешний враг» это внешние факторы, находящиеся за пределами вашего непосредственного контроля, например ошибки или неэффективные действия других отделов, авральная работа или рекламации. «Враг внутри» ваша личная неэффективность, которая означает плохое планирование, неумение выпроваживать непрошеных посетителей, привычка откладывать решение проблем и неприятных заданий.

Чтобы успешно управлять своим временем, удостоверьтесь, что хорошо понимаете свои функциональные обязанности. Также вы должны четко знать, что вы должны делать и чего не должны. Согласуйте с вышестоящими руководителями и нижестоящими сотрудниками свою роль, цели и задачи, порядок подчиненности так, чтобы все знали, чего от вас ожидать. Такое согласование должно быть оформлено документально.

Если вы обнаружили, что проблемные взаимоотношения, претензии и ситуации находятся вне вашего контроля, уделите столько времени, сколько потребуется, чтобы минимизировать ущерб от них:

• подготовьте соглашения об уровнях обслуживания, в которых детально должны быть расписаны все требования отделов друг к другу, повысьте уровень их взаимодействия;

• проанализируйте процедуры подачи жалоб и создайте более эффективную систему их рассмотрения;

• подумайте, нет ли в коллективе таких взаимоотношений, которые могут привести к напряженности и снижению эффективности;

• попросите коллег предоставлять краткие устные и письменные отчеты.

Используйте свое время более эффективно.

• Составьте план действий на неделю вперед.

• Выделяйте утром пять минут на оценку распорядка дня, корректируйте его, если изменились обстоятельства.

• Оставляйте в своем графике определенный резерв времени, чтобы всегда укладываться в сроки.

• Имейте резервный план на случай непредвиденных обстоятельств решите, от каких задач можно отказаться, кого позвать на помощь, а кого следует предупредить в случае возникшей задержки.

• Выделяйте время на отдых и восстановление сил.

• Расположите задачи в порядке значимости. Постарайтесь быть объективным и на первый план поставьте критически важные задачи, а не те, которые вам нравятся.

• Вежливо, но твердо откажитесь от задач, выполнение которых не входит в ваши обязанности.

• Придерживайтесь четких целей и распределяйте время соответственно.

• Определите задачи, выполнение которых может быть поручено другим лицам.

• Внимательно выбирайте тех, кому поручаете работу. Это знающие и компетентные сотрудники? Есть ли у них время? Есть ли у них желание? Не обидите ли вы кого-нибудь?

• Удостоверьтесь, что даете точные инструкции, чтобы поручение было выполнено хорошо.

• Вовлекайте окружающих в реализацию проекта и распределяйте нагрузку.

• Научите и подчиненных эффективно распоряжаться своим временем.

• Наметьте выполнение самых важных дел на то время суток, когда вам лучше всего работается.

• Разделите сложную задачу на части, с которыми легче справиться.

• Избавьтесь от ненужных внешних раздражителей. В случае необходимости попросите секретаря не соединять вас со случайными абонентами, найдите другое место, где вы можете спокойно поработать, или повесьте табличку «Не беспокоить» на дверь кабинета (сотрудники должны знать, что это означает).

• Если дома у вас тихая и спокойная обстановка, можете иногда работать и там.

• Вместо письменных запросов общайтесь с людьми. Это позволит быстро получать ответы и своевременно принимать решения.

• Не перепрыгивайте с задания на задание сконцентрируйтесь на решении конкретной задачи.

• Компонуйте схожие задачи.

• Если вы чувствуете, что устали или зашли в тупик, сделайте перерыв или переключитесь на другое занятие.

• Аккуратно сохраняйте отчеты. Они должны быть соответствующим образом рассортированы (файловая система). Это позволит быстро найти нужную информацию и сэкономить время.

• Используйте современные технологии, но только если они реально могут помочь.

• Снизьте объем бумажной работы и устраните дублирование.

• Определите, есть ли необходимость присутствовать на всех запланированных встречах. Проверьте качество организации намеченных вами встреч.

• Оцените схему своих передвижений. Может быть, надо отказаться от необязательных поездок или хотя бы сократить их количество?

Перерабатывать не надо. Это контрпродуктивно, может стать причиной стресса и негативно сказаться на эффективности использования времени (над чем вы так упорно работали). Как бы хорошо вы ни были организованы, в сутках всего 24 часа, часть из которых придется выделить на собственные нужды. Обязательно выделяйте минут десять на чашку чая или прогулку в парке, проведите час в спортивном зале. Попытайтесь установить баланс между работой и личными делами.

Время на качественное, без помех обдумывание рабочих вопросов (например, при разработке планов или практической стратегии) имеет большое значение. Если вы работаете в открытом, без перегородок, офисе, следует поставить на свой стол флажок, который будет сигнализировать, заняты вы или нет.

• при наличии неотложных дел тратить время на маловажные вопросы;

• откладывать решение назревающих проблем;

• забывать о выделении времени на личное развитие;

• пренебрегать интересами семьи, общественной деятельностью или забывать об отдыхе.