Глава 6
.
Упорядочивание процесса
Текущая работа
Система штрафов
Мы уже говорили о штрафах, а теперь побеседуем о том, что этому сопутствует.
У некоторых руководителей применение штрафных санкций к сотрудникам вызывает затруднение. Например, они не знают, в какой форме брать штрафы за опоздание.
Естественно, деньгами. Вычитайте из зарплаты в конце месяца. Назначайте сотрудникам минимальную зарплату, а все остальное пускай будет премией. Это нужно, чтобы обойти запрет на прямое штрафование, ведь теперь вы не штрафуете, а просто не даете премию.
Сегодня ваша задача — преодолеть в себе этот страх и дискомфорт: если человек откровенно косячит, смело его штрафуем.
Внедрите систему штрафов и сообщите о ней своему помощнику.
То есть если сотрудник что-то не сделал или допустил ошибку, налагайте штраф в определенном размере. Это надо четко описывать, как правила дорожного движения, где все регламентировано.
Нельзя наказывать просто так, потому что вам это взбрело в голову. Ваша задача — прописать серьезные ошибки, за которые вы будете наказывать деньгами.
Например: взимайте 100 рублей за незначительные ошибки, 300–500 — за средние, 1000 — за крупные. И приведите примеры таких ошибок и соответствующих им штрафов. Система штрафов — отрицательная мотивация, которая тоже нужна.
Организация работы личного помощника
Дайте помощнику задание сделать что-нибудь чужими руками.
Это может быть нечто мелкое, простое. Постепенно начинайте развивать и использовать его умение управлять другими людьми.
Почти из любого человека можно вырастить более-менее нормального управленца.
Можете поручить помощнику что-то реализовать с помощью удаленных помощников или фрилансеров.
Главное, чтобы ваш заместитель начинал уже сейчас учиться управлять чужими руками. В первый раз получится не так, как нужно, он обязательно наступит на какие-нибудь грабли. Но это нормально, ведь некоторое время назад вы сами это делали.
Хорошие и плохие фрилансеры
Что делать, если вас подставляют фрилансеры, сдают работу с плохим качеством? Как следствие, клиенты не укладываются в сроки, и вы лишаетесь определенной суммы денег. Старайтесь нанимать качественных фрилансеров.
Попробуйте привлечь более дорогих исполнителей. Вплоть до того, что выберите на http://www.free-lance.ru ТОП-5 работников по вашей теме и попробуйте нанять кого-то из них.
Это обойдется вам дороже, но если вы выиграете в качестве, все будет отлично. Когда вы пытаетесь нанимать самых низкооплачиваемых специалистов, в итоге переплачиваете значительно больше. Они не сдают работу вовремя, и вам приходится либо искать нового исполнителя и терять кучу времени, либо самому переделывать, от чего становится только хуже.
Еще один вариант — попробуйте сбросить задачу на компанию, которая этим занимается. Если же и она подводит, нужно методом проб и ошибок найти партнеров, которые соответствуют вашим требованиям.
Решение простое: из десятка исполнителей вы найдете одного толкового. Пробуйте сотрудничать с разными людьми, пока не найдете относительно нормальных.
Система контроля поручений
Мы уже говорили о том, как работать с этой системой. Повторим основы и скажем, что делать в результате введенного контроля.
Итак, вы вносите в систему (мы взяли «Мегаплан») задачи для сотрудников, которые необходимо реализовать. Далее заставляете своих подчиненных писать туда собственные задачи самостоятельно.
Просто говорите им, как они должны действовать, чтобы вам не пришлось тратить время на это самому. Вы озвучиваете каждому сотруднику определенную задачу. А подчиненные обязаны сами занести ее в планировщик от вашего имени или поставить вас аудитором.
Единственное, что требуется от вас, — завести для них аккаунты в системе. Это надо сделать один раз, а дальше они смогут работать сами.
Далее начинайте требовать ежедневного отчета о продвижении задач — что было сделано, какой результат достигнут.
Если сотрудник не выполнил запланированное, можете смело требовать отчета и штрафовать. Если люди никак не отчитываются, у них будет отличное оправдание — «забыли» (и это будет казаться достаточным). А когда вы требуете ежедневного отчета, отмазаться гораздо сложнее.
Бухгалтерские задачи
Разберитесь, как работает ваша бухгалтерия. В Интернете можно найти бухгалтерский сервис «Мое дело» (http://www.moedelo.org), где все операции делают за вас. Ваша задача — взять из интернет-банка выписки и импортировать их в сервис.
Дальше будет формироваться отчетность. Более того, вы можете настроить сдачу отчетности в налоговую через Интернет с помощью этого сервиса. Вам почти ничего не придется делать самостоятельно.
Стоимость такого сервиса — несколько тысяч рублей в год. Это хорошая возможность, ведь дополнительно вам дают консультации. Если что-то непонятно, обращаетесь к специалисту сервиса.
Так вы можете передать ведение всей бухгалтерии (конечно, если она у вас достаточно простая). На «Моем деле» также подсказывают сроки, у них есть календарь. Когда заходите туда, вам все показывают — когда, что, сколько, куда платить налоги, когда сдавать отчетность. Есть пошаговые инструкции, как все это делать. Очень качественный сервис, попробуйте им воспользоваться.
Разработка стратегии
При помощи матрицы генерации каналов продаж вы должны разработать новые направления бизнеса и найти варианты увеличения дохода. Если этого не сделали, обязательно начинайте продумывать уже сейчас.
Если вы новичок, берите новый проект и запускайте его чужими руками. Сразу ищете руководителя, который будет полностью вести задачи. Он будет это делать под вашим присмотром, но всю техническую часть исполнять без вашего участия.
Так вы переходите от аутсорсинга мелких задач к делегированию целых проектов. Разумеется, придется обсуждать план, корректировать его, обучать помощника. Но все равно проектом будет заниматься другой человек.
Продвинутые должны поручить подготовку требований помощнику. Расскажите человеку о проекте, поставьте задачу описать план действий и т.д. Чем качественнее подготовка, тем больше шансов, что вы получите хороший доход.
Задача для монстров — делегировать новый проект полностью. Это относится и к найму сотрудников. То есть берем человека, и дальше он полностью тянет проект, лишь изредка совещаясь с вами.
Планерка
В конце недели вы должны провести планерку. Не обязательно созывать всех фрилансеров, аутсорсеров и работников. Берите список дел, который составили в начале недели, и смотрите на результат.
Проанализируйте, что сделано, а что нет. Узнайте, когда все будет завершено, разберите всякие нюансы. Все дела недели должны быть разобраны.
Монстры должны всем фрилансерам и помощникам выдать план работ на следующую неделю.
Список задач
Некоторые крупные дела не так просто выполнить. Человек должен быть высокоорганизованным, но таких мало. Проще всего разбить крупное дело на мелкие задачи и составить расписание, что в каком порядке следует выполнять. В идеале у исполнителя ежедневно должно быть не больше трех задач. Расписание может быть оформлено примерно так:
красным выделяете главную задачу, которую сотрудник должен обязательно сделать;
желтым помечаете второстепенное дело, которое следует выполнять вторым;
зеленым помечаете дополнительное задание, к которому следует приступить только при наличии времени.
Такое расписание можно сделать каждому работнику на всю неделю.
Список дополнительных задач
Для тех, кто любит оптимизировать, есть интересный способ, когда дополнительные дела идут отдельным списком. Если у сотрудника есть свободное время, он смотрит в него и приступает к выполнению указанных задач.
Бывает такая проблема: человек сделал задание и ждет, пока вы отреагируете. И, следовательно, ничего другого не делает. При наличии списка дополнительных задач такой ситуации не возникнет, и сотрудник все время будет занят. Для этого составьте перечень задач, выполнить которые надо, но руки до этого никак не доходят. И пускай он работает с задачами по списку в свободное время.
Победа над страхами
Вы должны постоянно работать над собой — это очень важно. Надо перебороть свои страхи. От резкого рывка в бизнесе большинство людей отделяет не что-то внешнее. Причина не в глупости помощников и фрилансеров, не в давлении конкурентов, не в отсутствии продуктов или денег.
Страшно взять и что-то сделать. Ваша задача — избавиться от таких мыслей.
Задание: прямо сейчас запишите, какие страхи у вас есть в сфере бизнеса. Вы можете бояться того, что:
не хватит средств, не будет денег на зарплату сотрудникам;
люди подведут, придется краснеть перед клиентами и оправдываться;
придется все переделывать за исполнителей;
не получится открыть филиал в другом городе;
не удастся делегировать важный участок работ;
вы вложитесь в дорогостоящую рекламу, а это не сработает.
Запишите все свои опасения. Не бывает, чтобы человек совсем ничего не боялся.
Наверняка у каждого есть какие-то сумасшедшие идеи. Может быть, вы хотите завесить город рекламой, взять кредит на 10 миллионов и вложиться во что-то грандиозное. Или думаете нанять пятнадцать человек и быстро «взлететь» с ними.
Если нет мелких страхов, возьмите что-то масштабное.
Может, вас пугает налоговый инспектор или вероятность интереса со стороны контролирующих органов или бандитов. Некоторые опасаются, что сотрудники выполнят все задачи и нечем будет их занять.
Навстречу страху
Когда обозначили все страхи, их нужно преодолеть. Лучший способ — идти навстречу неизвестному.
Для начала это можно сделать в маленьком масштабе. Например, возьмите кредит на 500 000, а не на 10 миллионов. Наймите пять человек, а не пятнадцать. Если страшно отправить документы в другой город, пошлите не самые важные бумаги или их копии.
Опасаетесь, что не хватит денег на зарплату сотрудникам? Сделайте подушку безопасности. Отложите 100 000–200 000 — пусть лежат на депозите. И вы будете знать, что даже если все пойдет плохо, вы сумеете заплатить сотрудникам.
Если боитесь, что арестуют счет фирмы, подумайте, как уменьшить риски. Например, у вас есть вторая компания, которая будет продолжать работать. Ситуация все равно неприятная, но риск значительно снижается.
Возьмите самую большую идею, которая вызывает в вас страх, и попробуйте ее протестировать в маленьких масштабах.
Когда вы преодолеете страх, будете думать совершенно иначе.
Появится ощущение, что зря вы не делали этого раньше. Это можно сравнить с прыжками с парашютом. Человек первый раз подходит к краю, ему открывают дверь. Он стоит, смотрит в пустоту и думает: «На кой черт я подписался под этой сумасшедшей идеей?» На земле было гораздо лучше!
Зато потом, после прыжка, человек получает незабываемые ощущения. Наступает эйфория, гордость, а самое главное — чувство, что получилось преодолеть себя.
Примерно так же происходит со страхами в бизнесе, когда хочется реализовать крупный проект. Допустим, вы всегда брали заказы на 1000 долларов, а сейчас возьмите и продайте что-нибудь на 50 000 долларов.
Придется много работать на пределе сил, но когда все сделаете, будете чувствовать себя совершенно иначе. Протестируйте идею, которая вызывает в вас страх.
Ваша личная работа
Несмотря на то, что вы все больше дел сбрасываете с себя, у вас есть личная работа. Какие-то участки плана вы делаете сами, потому что считаете их достаточно сложными или ответственными.
Сюда относится развитие бизнеса, переговоры, общение с ключевыми клиентами, обучение своих людей, продажи, поиск решений по новым проектам и т.д.
Ваша задача — взять несколько сложных задач и раздробить на простые элементы. Почти всегда можно разделить что-то объемное на ряд участков. В проекте есть ключевая позиция и много мелких подзадач.
Например, для проведения переговоров надо созвониться, согласовать время, арендовать зал для совещаний, подготовить документы. В процессе самих переговоров надо что-то записывать и т.д. По итогам встречи клиенту требуется выслать какую-то информацию, подготовить договор.
В каждом серьезном деле имеется много простых задач. Их-то как раз можно и нужно делегировать.
Если речь идет о проведении тренингов, существует масса задач по подготовке мероприятия. Их должны делать без вас. Вам следует только приходить, проводить тренинг и уходить.
Мелочами занимаются другие: продажи за столиками, ответственность за проектор, микрофон, звук, регистрацию, раздаточные материалы и т.д. Так вы берете сложную задачу и сбрасываете с себя определенную часть текучки.
Когда Форд придумал конвейер, произошел прорыв. Раньше задачей занимался один мастер. Бригада собирала весь автомобиль. И это было очень сложно.
Когда раздробили процесс на множество участков, один работник стал привинчивать гайки с правой резьбой. Дальше деталь передавали следующему, который привинчивал гайки с левой резьбой. И лишь на самом сложном участке стоял мастер высокой квалификации.
Идеальный проект с точки зрения клиента
Когда вы представляете себе идеальный проект, то не всегда делаете это правильно, потому что описываете процесс со свой точки зрения — точки зрения владельца бизнеса. Допустим, так:
В торговых центрах продается мороженое. Точки постоянно пополняются ассортиментом, организованы доставка и оплата. Регулируется количество товаров, проводятся проверки и т.д.
Компания осуществляет продажу медицинских приборов. Проводятся консультации для клиентов. Продаются приборы через Интернет, есть обучение покупателей и т.д.
Психологический сайт, где люди могут найти различную информацию. Работает команда психологов, которые отвечают на вопросы посетителей. Они разрабатывают курсы, есть несколько помощников, которые планируют тренинги.
Все эти примеры идеальных проектов имеют схожие черты. Во всех говорится только о том, что вы будете получать, чем заниматься. Вы просто описываете процесс — как все выглядит изнутри.
Чтобы идеальный проект выглядел более реалистично, нужно описать его с точки зрения вашего покупателя. Не что у вас будет, а кому вы планируете продавать свои товары и услуги. Без клиентов все проекты мертвы.
Вы должны представлять проблемы людей: зачем они приходят к вам, что получают, как при этом себя чувствуют.
Описать проект с собственной точки зрения — это хорошо, но недостаточно. Это идеальное представление, которое вовсе не обязательно будет реализовано. Опишите проект с точки зрения клиента.
Разберитесь, какие группы клиентов у вас есть, что они ищут, как вы им помогаете. Если затрудняетесь, возьмите для начала одну группу покупателей и опишите ее.
Например, у вас лавочка по продаже утюгов в торговом центре. Описание может выглядеть следующим образом: «Мужчины идут в торговый центр с женами и детьми. Им не особенно хочется это делать. Но жена желает пройтись по магазинам и что-нибудь, возможно, купить. Дети бегают из стороны в сторону, потому что им скучно.
Папа лучше отправился бы на рыбалку или куда-то еще, но все едут в торговый центр. Вдруг они слышат красивую музыку или начинают ощущать удивительный аромат. Обнаруживаются улыбающиеся люди, которые с удовольствием гладят одежду на виду у всех.
Они подходят, смотрят шоу. Рядом толпится много народу, всем интересно. И вот они увидели великолепный утюг. Семейная пара начинает это обсуждать и в конце концов решает купить чудо-утюг.
Муж чувствует вину за то, что вчера пришел поздно или в нетрезвом состоянии. Он покупает жене утюг, чтобы искупить свою вину…»
Так выглядит проект с точки зрения идеального клиента.
Выходной день
Вы должны устраивать себе выходной день и заниматься чем-то интересным. Можете покататься на лошади, сходить на массаж, посетить боулинг. Посетите картинную галерею, выставку бабочек, просто походите по магазинам или отправьтесь на рыбалку.
Многие заметят, что переключиться на режим отдыха очень сложно. В голове постоянно присутствует множество мыслей, и вы все время чувствуете определенный стресс.
Чтобы отдыхать, приходится прилагать усилия. Это в порядке вещей — трудоголику так же тяжело начать отдыхать, как лентяю — заставить себя работать.
В конце концов вы научитесь переключаться и будете наслаждаться возможностью отдыха. В определенный момент даже, не исключено, забудете про окружающий мир.
Если выходной день прошел, а вам кажется, что отдыха было мало, — это нормально. Так и нужно, чтобы отдыха слегка не хватило, — будет стимул идти к следующим выходным дням.
С вами могут произойти интересные моменты. Вы забываете про работу и занимаетесь тем, что нравится. Концентрируетесь на каком-то занятии — стрельбе, бане, верховой езде и т.д. Вдруг в голову приходит мегаидея, и у вас возникает инсайт — озарение.
Так происходит с большинством людей. Если с вами такого не случается, есть несколько причин:
слишком активный отдых;
не до конца переключились;
отдыха было слишком мало.
Бывает, отдыхаете час-два, а организму нужно хотя бы два дня, чтобы замедлиться и переключиться на другую скорость.
Чтобы лучше работать, нужно чаще отдыхать. Это парадокс, но это действительно так.
Многие ежедневно поздно возвращаются с работы, не имеют выходных и работают годами без отпуска. Они даже гордятся этим, но какой в этом смысл?
Встраивайте в жизнь всплески активности и замедления. Иначе не сможете переключаться и быстро становиться активными, чтобы работать в полную силу. Вы должны моделировать такую среду, в которой будете автоматически включать эти навыки.
Полдня на замедление
Завтра как минимум на половину дня запланируйте замедление — это необходимо. Можете использовать субботу или воскресенье, если вам так удобнее. Чтобы нормально отработать неделю, необходимо расслабиться хотя бы на половину дня.
Постарайтесь выполнить замедление в новом для себя месте, потому что это хорошо освобождает голову от всех мыслей. Лучше выбраться на природу или отправиться в другой город. Выделите время для медитации, массажа, джакузи, сна — у каждого свой способ.
Привыкайте отдыхать чаще и продуктивнее. Чем регулярнее вы восстанавливаетесь, тем активнее работаете в другие периоды.
Отдых для души и тела
Небольшое дополнение: вы должны не просто полдня сидеть на каком-нибудь любопытном сайте. Найдите что-нибудь новое, необычное, в идеале — связанное с физическими действиями.
Как-то нам встретилось очень интересное описание: «Я отдыхаю, наблюдая за полоской загрузки, когда что-то скачивается из Интернета». Это не тот отдых, который вам необходим. Сделайте что-то приятное для себя — лучше для тела.
Подойдет сеанс массажа, посещение сауны или плавание. У кого есть временные проблемы с финансами, можно просто поспать днем. Это хороший, но давно забытый рецепт — подремать после обеда.
Что касается кальяна, алкоголя и подобных вещей, от этого стоит воздержаться. Если для расслабления вам требуется внешняя стимуляция, с вами что-то не в порядке. Позаниматься спортом — лучший и куда более полезный вариант.
Если планируете отдых на первую половину дня, советуем до этого хотя бы час поработать. Иначе получится затяжное утро, когда вы до четырех дня сонный ходите по дому. Или сделайте перерыв с обеда и до вечера — тоже хороший вариант.
Поймите одно: перерыв в работе крайне важен. Для этого вы и учитесь выстраивать бизнес чужими руками. Вы освобождаете себя, чтобы взять еще больше работы.
Это нужно, чтобы несколько дней в неделю уделить лично себе, заниматься тем, чем хочется. Кто-то придумает креативный отдых — лепку из глины или занятия медитацией. Кому-то просто захочется пройтись по парку.
Домашние задания
Создайте и внедрите систему штрафов.
Поручите персональному помощнику сделать что-нибудь чужими руками.
Расширьте работу с «Мегапланом»: поручите сотрудникам вписывать туда собственные задачи.
Займитесь аутсорсингом бухгалтерии.
Стратегия:
с помощью матрицы генерации каналов продаж придумайте новые направления деятельности в рамках проекта;
найдите людей на их выполнение;
продвинутые: поручите подготовку и описание проекта помощнику;
монстры: делегируйте проект полностью, включая наем людей.
Проведите планерку.
Монстры: составьте план работы подчиненных на следующую неделю.
Проработайте свои страхи:
запишите свои опасения в области бизнеса и подумайте, как их преодолеть;
протестируйте самую страшную идею на практике в уменьшенных масштабах.
Займитесь своей личной работой:
разбейте сложные блоки на простые элементы;
делегируйте отдельные элементы.
Опишите идеальный проект с точки зрения клиента.
Отдых:
устройте выходной день;
практикуйте замедление.
