Перед началом ведения учета рекомендуется заполнить основные справочники, так как на основании справочных данных вводятся различные документы, производится планирование. К справочникам первоочередного заполнения можно отнести: Физические лица, Должности, Графики работы, Виды начислений и удержаний, Сотрудники, Штатное расписание, Параметры расчетов, Бригады. С некоторыми из перечисленных справочников вы уже встречались ранее при вводе документов или заполнении справочников. В разделе познакомимся со справочниками учета персонала более подробно.

В случае использования нескольких графиков работы в организации заполняется справочник Графики работы (рис. 9.1), который открывается с помощью одноименной ссылки на панели навигации вкладки программы Зарплата и персонал.

Рис. 9.1. Справочник Графики работы

В справочник вводится информация обо всех графиках работы предприятия, которые назначаются сотрудникам. График работы может описывать пятидневную рабочую неделю, шестидневную рабочую неделю или график с суммированным учетом рабочего времени. Ввод, просмотр и изменение записей справочника производятся в окне элемента справочника. Для ввода нового элемента предназначена кнопка Создать панели инструментов справочника. Для открытия существующего элемента для просмотра и изменения можно дважды щелкнуть мышью на строке для элемента либо нажать кнопку панели инструментов справочника. В окне элемента вводится наименование графика и присваивается код.

В справочнике Должности хранится информация о перечне должностей сотрудников предприятия. Справочник открывается с помощью одноименной ссылки на панели навигации вкладки программы Зарплата и персонал.

Ввод, изменение и просмотр информации о должности производятся в окне элемента справочника. Информация из справочника используется для заполнения документов и справочников, связанных с учетом персонала и расчетом зарплаты.

В программе информация обо всех физических лицах хранится в справочнике Физические лица, который открывается с помощью одноименной ссылки на панели навигации вкладки Зарплата и персонал.

Справочник является многоуровневым и иерархическим, то есть можно добавлять неограниченное количество групп и подгрупп. Информация из справочника впоследствии выбирается для многих документов, а также для других справочников. Физические лица могут быть как сотрудниками компании, так и контрагентами (продавцами или покупателями). Ввод, изменение и просмотр информации о физическом лице производится в окне элемента справочника (рис. 9.2).

Рис. 9.2. Окно элемента справочника Физические лица

Для каждого физического лица существует возможность указания личных данных: пол, дата рождения, адреса и телефоны и другая информация.

Рассмотрим назначение элементов окна справочника. В поле ФИО вводится фамилия, имя и отчество физического лица. В поле Группа физ. лиц можно выбрать принадлежность данного лица к группе физических лиц, например, к покупателям. В поле Дата рождения вводится дата рождения физического лица, в открывающемся списке Пол – выбирается пол.

В элементах управления вкладки Адреса, телефоны указывается информация о различных адресах физического лица, а также контактный телефон. В полях Адрес для информирования, Адрес за пределами РФ, Адрес по прописке и Адрес проживания указывается адресная информация физического лица. Информация об адресе вводится в диалоге Ввод адреса, который открывается с помощью кнопки выбора полей указания адресов. Для облегчения ввода адресов в диалоге может быть загружен адресный классификатор. При этом поля в диалоге заполняются выбором из классификатора. Загрузить адресный классификатор можно с помощью команды Загрузить адресный классификатор открывающегося списка Все действия диалога Ввод адреса.

Для хранения информации об удостоверении личности физического лица предназначен справочник Документы, который подчинен справочнику Физические лица и открывается с помощью одноименной ссылки на панели навигации окна справочника. Ввод, просмотр и редактирование информации о документе осуществляется в окне элемента справочника. При заполнении информации о документе указывается вид документа, серия и номер, кем выдан документ и дата выдачи.

Дополнительно о физическом лице можно ввести информацию о фамилии, имени и отчестве раздельно в регистре сведений Фамилия, имя, отчество физических лиц. Регистр содержит информацию о ФИО физических лиц, а также историю всех изменений.

Информация о сотрудниках тесно связана со справочником Физические лица. Особенностью учета персонала является тот факт, что один и тот же человек (физическое лицо) может рассматриваться как несколько объектов учета. Примером может служить увольнение сотрудника, а затем повторное устройство на работу. То есть в этом случае два сотрудника, принятые в разное время и в общем случае на разные рабочие места, соответствуют одному физическому лицу. Отметим, что факт приема и увольнения сотрудника оформляется документами. Для хранения информации о сотрудниках предназначен справочник Сотрудники, который открывается с помощью одноименной ссылки на панели навигации вкладки Зарплата и персонал.

При расчете зарплаты работников предприятия и работников организаций в программе используются независимые списки начислений и удержаний. Порядок автоматического исчисления суммы к начислению (удержанию) однозначно определяется указанием для каждого вида начисления и удержания способа расчета.

В справочнике Виды начислений и удержаний хранится перечень всех начислений и удержаний сотрудников, используемых при расчете заработной платы. Справочник открывается с помощью одноименной ссылки на панели навигации вкладки Зарплата и персонал.

Для удобства выбора и хранения значений создаются группы по видам начислений и удержаний. Ввод, изменение и просмотр информации о начислении или удержании производится в окне элемента справочника (рис. 9.3).

Рис. 9.3. Элемент справочника Начисления и удержания

Для элемента справочника выбирается тип с помощью переключателей Начисление, Удержание или Налог. В поле Счет затрат выбирается счет учета из плана счетов, на который будут относиться суммы для данного вида начисления или удержания.

В поле Описание формулы расчета можно просмотреть формулу расчета для данного вида начисления (удержания). Изменить формулу расчета можно в диалоге Форма редактирования формулы расчета, который открывается с помощью ссылки Редактировать формулу расчета. В формулу расчета могут быть включены элементы справочника Параметры расчетов, числа и функции.

Для налога указывается значение в поле Вид налога из справочника Виды налогов. Формула расчета для налога не задается – сумма начисленного налога указывается вручную в документе Начисление зарплаты.

Чтобы в элементе справочника Начисления и удержания появился переключатель Налоги, необходимо установить флажок Вести учет налога на доходы на вкладке Зарплата и персонал диалога Настройка учета. Диалог настроек учета открывается с помощью ссылки Настройка параметров учета вкладки программы Настройка и администрирование.

Начисления могут рассчитываться следующими способами:

• По тарифной ставке (месячной, дневной или часовой) за фактический период действия начисления.

• Сдельно за фактический период действия начисления.

• Процентом от сумм по базовым начислениям.

• Фиксированной суммой.

• Без оплаты.

Удержания могут рассчитываться следующими способами:

• Процентом от сумм по указанным базовым начислениям.

• Фиксированной суммой.

Списки начислений и удержаний, используемые для расчета зарплаты работников организаций, также можно расширять необходимыми начислениями и удержаниями.

Для сохранения, проведения и закрытия окна элемента справочника Начисления и удержания предназначена кнопка Записать и закрыть.

В бригады объединяются сотрудники, коллективно выполняющие определенную производственную задачу. В справочнике Бригады хранится информация о составе рабочих бригад. Справочник открывается с помощью одноименной ссылки на панели навигации вкладки Зарплата и персонал. Значения из справочника используются при формировании сдельных нарядов.

Ввод, изменение и просмотр значений справочника производятся в окне элемента справочника (рис. 9.4).

Рис. 9.4. Элемент справочника Бригады

В поле Наименование вводится название бригады, а в табличной части указывается состав бригады: ФИО и табельный номер. Значения выбираются из справочника Сотрудники.

Для сохранения, проведения и закрытия окна элемента справочника Бригады предназначена кнопка Записать и закрыть.