Шаг 6

Повышение емкости информационных продуктов

Короче, Склифософский!

Не думайте, что слово «дефицит» осталось в советском прошлом. За преодоление «товарной недостаточности» мы заплатили немалую цену — теперь мы, как и все мировое бизнес-сообщество, живем в дефиците времени и дефиците внимания. СМС-формат — одно из ярчайших проявлений этого дефицита. Даже электронные письма сегодня чаще похожи на телеграммы (СМСки), чем на литературные послания. А в книжных магазинах уже можно купить «романы в СМСках». Технологии, в общем-то, позволяют писать и длинные сообщения (мобильный почтовый клиент есть на всех современных телефонах) — но нам некогда, да и «грузить» читателя объемной информацией сегодня считается дурным тоном.

Современный бизнес-сектор вполне осознает проблему дефицита времени: учебники по тайм-менеджменту стоят в рейтингах бизнес-литературы на первых местах. А это значит, что деловое сообщество понимает, с какими сложностями оно столкнулось, и пытается преодолеть их.

Дефицит внимания — он же ограниченность психофизиологического ресурса человека — пока еще осознан не так широко. Но борьба за этот ресурс уже ведется сегодня на передовой информационного общества.

Экономя время, мы пытаемся за меньшее его количество выполнить большее число операций. Экономя внимание, мы стараемся в меньшем сообщении передать больше информации.

Как в ограниченное по объему сообщение (СМС, письмо, записку, доклад и т.д.) вместить как можно больше информации? Об этом мы поговорим в «Шаге шестом», завершающем вторую часть книги.

Структура сообщений

Чувствуешь логику?

Лучший способ оптимизации текста (письма, СМС-сообщения, доклада и т.д.) — это создание в нем четкой структуры. Все с этим согласны, но как же часто, когда дело доходит до белого листа (либо открытого окна письма или документа), мы «зависаем» на несколько минут в тяжких раздумьях. А между тем есть простые способы преодолеть «творческий кризис».

Если вы точно знаете, о чем должно быть письмо, но никак не можете вылить свое знание «на бумагу», напишите в девственно чистом электронном документе четыре вопроса: Что? Для чего? Благодаря чему? Что еще известно? Теперь под этими вопросами фиксируйте те факты, которые собирались изложить. Когда добавить к написанному будет уже нечего, сотрите вопросы и изучите получившийся текст. Возможно, он потребует некоторого редактирования, возможно, вы решите переставить местами некоторые фрагменты или вообще выбрать другую нить повествования (функции «вырезать» и «вставить» помогут вам в этом). Но в любом случае вы уже не забудете основные факты и даже, возможно, четче расставите приоритеты. Далее останется только литературно обработать итоговый текст — и вы получите готовое письмо с четкой и безупречной логикой.

Чем-то такой подход (текст как ответ на четыре ключевых вопроса) напоминает детскую сказку «Каша из топора». Заканчивается все тем, что вопросы (топор), оказываются ненужными, поэтому в конце концов мы их из текста (котелка с кашей) вынимаем — пригодятся в следующий раз.

Описанный подход — предельно упрощенная реализация научного метода информационной работы. Называется он «метод объектно-документального анализа (МОДА)». В 1980-е годы его создал российский ученый Ю.С. Гузев для более удобной работы с огромными потоками информации в ВИМИ (Всесоюзный институт межотраслевой информации) и ВИНИТИ (Всероссийский институт научно-технической информации). Метод опирается на принципы объектного программирования, и четырем упомянутым вопросам соответствуют Надобъекты (ответ на вопрос «Для чего?»), Объекты («Что?»), Подобъекты («Благодаря чему?») и Связанные объекты («Что еще известно?»). Так возникает аббревиатура НОПС, а действия по приведению информационных продуктов к такой структуре называются НОПС-форматированием.

Запомните название этой процедуры (НОПС-форматирование) или четыре ключевых вопроса, и вам станет намного проще создавать качественные и логичные тексты, а также обрабатывать информационные продукты, созданные другими людьми. НОПС-формат, кстати, можно использовать и как «интеллектуальный знаменатель», сводя к единому представлению информационные кванты, разбросанные по разным источникам, т.е. копируя и вставляя в электронный текст фрагменты из разных документов.

Детальное описание технологии МОДА не укладывается в формат данной книги. Профессиональный информационный работник сможет извлечь для себя немало пользы, ознакомившись с ней подробно. Для этого можно, например, прочитать книгу «Info-драйвер: Как выжить в мире информации».

Но рядовому пользователю будет вполне достаточно и рассмотренной выше «верхушки айсберга». Потенциал даже такой упрощенной модели намного выше, чем может показаться из-за ее видимой простоты.

Проверяйте собственные тексты (письма, доклады, заявления и т.д.) на наличие ответов на ключевые НОПС-вопросы, и вы увидите, как будет меняться в лучшую сторону качество создаваемых вами продуктов.

Есть, кстати, и другой способ «поймать музу», подходящий для любителей творческой свободы и противников систем. Как мы помним, мозговой штурм — бизнес-процедура, столь любимая многими руководителями, — предусматривает фиксацию любых поступающих идей при полном отсутствии критики. Для успешного создания текста, когда «муза нейдет», эту практику можно перенести с коллективного на индивидуальный уровень.

Откройте текстовый файл (или шаблон письма — но обязательно без указания адреса, чтобы ненароком не отправить промежуточный продукт адресату) и дайте себе какое-то время на фиксацию любых мыслей при отсутствии какой бы то ни было внутренней критики. Очень многие люди после десяти минут такой работы получают целый массив текста. Как минимум от него можно оттолкнуться в дальнейшей работе, а как максимум его остается всего лишь грамотно отредактировать.

Оба приведенных примера — написание по НОПС-шаблону и индивидуальный мозговой штурм — показывают нам, что электронный текст отличается от печатного своей «пластичностью». Это своего рода глина или пластилин, из которого можно до самого последнего момента лепить требуемое произведение — «сушить» (ужимать) текст или дополнять (расширять) его, менять местами фрагменты и т.д. Но приучить себя воспринимать электронный текст как глину не так-то просто.

Получали ли вы письма, заканчивающиеся словами «Забыл представиться, меня зовут Вася»? Мне, например, доводилось. И каждый раз я думал, что Вася мог бы перенести свое представление в начало текста и не извиняться. К слову, ответственный подход к тексту обязывает внимательнее относиться к полученному результату и хотя бы раз перечитывать итоговый продукт. Ведь, как известно, «вылетит — не поймаешь», а «вылетает» текст электронного письма в момент нажатия кнопки «Отправить». И с этого момента хотя все сказанное не написано пером, а напечатано на клавиатуре, но топором его все равно уже не вырубишь.

Линейные и нелинейные тексты

Нить повествования

Чуть выше мы обсудили, что изменить структуру электронного текста — проще простого, нужно лишь освоить функции редактирования «вырезать» и «вставить». Этот факт меняет традиционное отношение к тексту: в электронном виде это уже не жестко заданная структура, как было с текстом печатным, а глина, из которой можно по собственному усмотрению создавать необходимые в каждом конкретном случае произведения. Таким образом, все информационные единицы (инфокванты) перестают быть жестко зафиксированными и больше не стоят в строгой очередности, помещенные в единый информационный массив. Интуитивно мы чувствуем взаимосвязи этих фактов между собой, понятно также, что один инфоквант может быть связан сразу с несколькими другими информационными единицами. Попробуйте взять лист бумаги и нарисовать структуру, которую математики и лингвисты называют гиперграф, поставив в его узлы инфокванты и прорисовав взаимосвязи между ними в виде линий. Такие рисунки еще называют блок-схемами — текстовые фрагменты в графических боксах здесь соединены линиями.

На этом рисунке мы получаем визуализированную нелинейную сеть идей. Психологи говорят, что такая структура намного ближе к схемам нашего мышления, чем записанная в виде линейного текста последовательность фактов. К слову, если у вас под руками (или в голове) есть такая нелинейная сеть идей, то можно выбрать определенный маршрут и записывать, следуя ему, линейный текст. В итоге получится огромное количество линейных текстов (их можно подсчитать, если оговорить условия «прокладки маршрута» — повторяются ли пункты и т.д.).

То есть на нашей схеме (или в голове) мы имеем «упакованную» сеть идей, которую каждый раз разворачиваем в линейный текст (книгу или документ, заявку или сообщение). И чаще всего мы надеемся на то, что, прочитав этот линейный документ, читатель нарисует у себя в голове — мысленно воссоздаст — такую же нелинейную схему, как у нас. Какие из этого можно сделать выводы?

Во-первых, надо понимать, что любой наш линейный текст — это своего рода двухмерная фотография трехмерного объекта (или одномерная реализация двухмерной схемы). Чтобы точнее передать другим читателям понимание «трехмерного объекта», лучше осознанно изучить его — визуализировать или четко осмыслить нелинейную сеть идей. То есть в сложных и запутанных ситуациях стоит взять лист бумаги и прорисовать нелинейную структуру идей, фактов и мыслей в виде гиперграфа.

Во-вторых, электронный текст (как еще не зафиксированная окончательно линейная реализация сети идей) позволяет изменять структуру сообщения простым редактированием. То есть искать оптимизированные варианты. Иными словами, «гибкий» электронный текст — это подаренное нам современной техникой промежуточное звено между линейными и нелинейными текстовыми структурами. И нелишним будет научиться эффективно (и главное — осознанно) использовать такой подарок.

Все эти удобства вылились в свое время в появление такого инструмента, как гипертекст (учитывая значение греческой частицы hyper — над, сверх — буквально, сверх-текст). Этот электронный формат позволил в большей мере задействовать преимущество нелинейных текстовых структур.

Но еще задолго до второй половины XX века (когда появился термин «гипертекст») авторы рукописных текстов чувствовали ограничения линейных структур и пытались их преодолеть. Главным инструментом такой борьбы были ссылки (отправки к другому фрагменту текста). А инструментом вспомогательным были нарисованные от руки блок-схемы (те самые гиперграфы). В мемуарах писателей можно найти рассказы о том, как сюжеты будущих романов возникали в виде блок-схем.

Наступление века электроники не отменило этих простых приемов, и большинство деловых совещаний или планерок сопровождаются прорисовкой цветных блоков и связующих их линий. Все это отображают на пластиковых досках или флипчартах (планшетах с большими отрывными листами бумаги).

Чаще всего такая работа ведется по наитию. Не зря выстраивание структуры гипертекста считается неформализуемым умением и связывается с мастерством его автора. Тем не менее в эту работу можно (и нужно) вносить некоторые алгоритмы, повышающие ее эффективность.

В рассмотренной в предыдущем разделе технологии МОДА блок-схему из небольших текстовых фрагментов называют объектно-документальной схемой (ОДС) (см. рис. 1, 2, 3). Строят ее по правилам НОПС-форматирования (также см. выше), и для этого созданы специальные компьютерные программы, а также оговорены алгоритмы рукописной работы.

В простом (но от этого не менее эффективном) варианте ОДС рисуют от руки, помещая внутри текстовых блоков фрагменты реферируемого документа и указывая принадлежность к классу информационных квантов и ссылку на источник. В программной — электронной — реализации этой технологии все то же самое можно проделывать в специальном гипертекстовом редакторе, а каждый информационный блок сопровождать еще и прикрепленным текстовым фрагментом или даже любым электронным файлом.

Инфокванты в системе разбиты на четыре класса, реализующих идеи НОПС-форматирования документов. Каждому классу соответствует определенный цвет — в рукописных схемах его задают маркером, в электронной реализации цветовые схемы заложены в интерфейс (см. табл. 1).

В информационном блоке указываются:

• К — класс объектов
• I — надобъекты,
• II — объекты,
• III — подобъекты,
• IV — связанные объекты;
• К_№ — порядковый номер блока в данном классе объектов;
• ИС_№ — порядковый номер информационного источника в списке литературы.

Взяв на вооружение этот несложный принцип, можно значительно повысить эффективность информационной работы. Нарисованные от руки объектно-документальные схемы (гиперграфы, отражающие нелинейную сеть идей) позволяют:

• сэкономить собственные психофизиологические ресурсы. Теперь все факты и взаимосвязи не нужно удерживать в голове — достаточно зафиксировать в ОДС ключевую мысль, ее место в уже существующей сети идей (связи с другими инфоквантами) и ссылку на источник и после этого можно уже не опасаться того, что информация забудется или потеряется;
• более четко и объемно увидеть проблему, изучив визуализированную взаимосвязь фактов. Вспомните правило «7±2» (см. соответствующий раздел «Шага второго»): как только фактов становится больше семи, удерживать их в голове уже не получается, а о связях между ними, число которых растет экспоненциально, и говорить нечего. На схеме же все отражается наглядно и просто — по ней можно путешествовать, продумывая каждое звено в отдельности, но не теряя его связи с общей картиной;
• устроить коллективное обсуждение — мнения ваших коллег и собеседников можно тут же отражать на схеме, вписывая в контекст. Это помогает вести конструктивные переговоры. И подчеркивает уважение к мнению всех собеседников, ведь в качестве источника информации в блок-схеме можно указывать автора каждой мысли (информационной единицы);
• создать информационную базу в виде гиперграфа (нелинейной сети идей), путешествуя по которой, можно намного быстрее и эффективнее создавать производные линейные тексты. Маршрут их будет определяться конкретным запросом, но опираться они будут на накопленную и структурированную фактологическую базу.

Попробуйте применить этот подход на практике — это поможет вам в полной мере оценить его эффективность. Возможно, первое время нововведения будут скорее отнимать у вас силы и внимание, чем экономить их. Но опыт многих информационных работников, решивших «упереться и научиться», показал, что отдача от затраченных на освоение технологии усилий начинает ощущаться очень скоро.

Мономедиа и гипермедиа

О пользе книжек с картинками

В предыдущем разделе мы обсудили один эффективный способ увеличения информационной емкости продукта — переход от линейных текстовых форм к нелинейным (явный или заложенный в концепцию при подготовке документа).

Но существует и второй «концептуальный» способ повышения эффективности информационной работы. Заключается он в переходе от однокомпонентных информационных продуктов к многокомпонентным. Например, «скучный» текст научной книги дополняется иллюстрациями и ярким оформлением, над которыми от души поработал дизайнер. Бизнес-книга дополняется диском с ее же озвученным текстом или даже с видеокурсом.

Те же самые психологи, что ратуют за нелинейность информации, утверждая, что именно в таком виде она хранится в наших головах, говорят, что прямой путь к правополушарному (ассоциативному, творческому) мышлению лежит через дополнение сухого рационального текста живыми и эмоциональными медиакомпонентами. И что именно так можно задействовать скрытые резервы мозга при усвоении информации.

Вот далеко неполный перечень медиакомпонентов, уже задействованных сегодня в науке, бизнес-сообществе и т.д.:

• визуальный компонент:

• – графика (диаграммы, графики, схемы и т.д.);

  – ч/б фотографии;

  – цветная и полноцветная печать (типографская или на цветном принтере);

  – презентации (часто объединяющие сразу несколько компонент);

• аудиальный (звуковой) компонент:

• – музыкальный фон сайтов;

  – новости в виде звуковых роликов, распространяемые через Интернет (подкасты или радиостанции);

  – CD- и DVD-диски с аудиокнигами, прилагаемые к печатным изданиям;

• видеокомпонент:

• – видеозаставки, видеорепортажи, новостные ролики на сайтах компаний;

  – кинофильмы как эффективный носитель рекламы (в виде продукт-плейсмента);

  – видеопособия, виртуальные тренажеры для специалистов;

• тактильная (осязательная) компонента:

• – различное качество полиграфии (визитки, каталоги, книги и т.д.);

  – сувенирная продукция, подчеркивающая особенности бизнеса (например, теплый плед от компании, производящей отопительное оборудование);

• вкусовые и обонятельные компоненты:

• – ароматизация магазинов;

  – пробники парфюмерной продукции, распространяемые вместе с журналами.

Обо всех этих компонентах стоит знать — ведь будущее, несомненно, за гипермедийностью. Но все-таки пока всем этим «медиа» не сравниться по силе влияния со старым добрым текстом. Он доминировал с момента изобретения книгопечатания и сохраняет свои позиции по сей день. Но почему бы не дополнить его другими медиакомпонентами? Ведь современное техническое оснащение вполне позволяет сделать это.

Однако размышления о силе влияния на рынке ауди–видео–осязания–обоняния — удел консультантов по маркетингу. Оставим им их хлеб и ограничимся лишь некоторыми практическими советами.

Начнем с того, что сайт и электронные письма — не менее удобные «разносчики» аудио и видео, чем радиоэфир и кинотеатры. Используйте их по мере надобности, или даже опережая обстоятельства, только не забывайте, что пока не все пользователи Интернета технически (и финансово) готовы получать письма с приложениями по 2–5 мегабайт и загружать интернет-страницы такого же объема.

А вот какие «медиа» не стоит недооценивать, так это графику и цвет. Техническая среда сегодня в полной мере дозрела до того, чтобы задействовать эти компоненты и в случае с простой канцелярской работой, и при подготовке электронных документов.

Работа с бумажными документами будет удобнее, если с «монотонной» канцелярки перейти на цветную. Сегодня в любом крупном магазине офисных принадлежностей можно найти:

• цветные скрепки;
• цветные индексные закладки (их можно клеить на страницы документов и даже делать на них пометки гелевыми ручками);
• цветные папки для документов;
• цветные самоклеящиеся бумажки с напоминаниями (Post It);
• цветные маркеры-выделители, обычные маркеры и гелевые ручки и т.д. и т.п.

Чтобы не изобретать велосипед, можно ввести простую схему, делающую «работу в цвете» понятной, эффективной и удобной. Проассоциируем цвета с основными темами и приоритетами (см. табл. 2) — цветовая маркировка и ключевые вопросы заимствованы из технологии МОДА.

Эти же значения цветов переносим в работу с электронными документами. Ключевые фрагменты писем и документов выделяем, используя (умеренно) цветной текст. Графы таблиц заполняем цветным фоном. В документах выделяем цветовыми маркерами места, требующие доработки или обсуждения. Оперативная система Mac OS и вовсе позволяет помечать цветом по выбору файлы и каталоги — очень удобное решение для творческой работы (к слову, в издательском процессе платформа Mac сегодня задействована намного больше, чем Windows).

Помимо цвета в документах очень эффективными оказываются графические решения. Это могут быть:

• иллюстрации (как цветные, так и ч/б) — такое решение задействует ассоциативное мышление, связывая текст с прилагаемой картинкой. Важно только, чтобы эта связь была однозначной. Поэтому, например, в журналах и газетах под всеми фотографиями и иллюстрациями есть подписи, особенно под изображениями персон;
• графики и таблицы — хорошо, если они дополняют текст. Больше того, они могут замещать целые фрагменты текста, если вы, как его автор, уверены, что графики не будут отсечены от основного документа (например, многие пользователи читают интернет-страницы, используя мобильный Интернет и отключая загрузку графики). Если такой уверенности нет, лучше пусть текст и графика дублируют друг друга, создавая объемность информации.

Даже простое форматирование текста может придать ему более эффектный, читаемый и запоминающийся вид. Выбор абзацных отступов и красной строки; типа, размера (кегля) шрифта; курсива или полужирного шрифта; подчеркивания или зачеркивания и т.д. и т.п. — все это в распоряжении пользователей любого текстового редактора и даже любого современного почтового клиента (HTML-формат создания писем). Все эти меры можно назвать элементами верстки текста. На таком «полупрофессиональном» уровне они доступны любому компьютерному пользователю. Так что присматривайтесь к хорошо оформленным (сверстанным и иллюстрированным) книгам и журналам и заимствуйте удачные решения для ваших документов.

Итак, в борьбе за внимание и память читателей ваших документов хорошую службу вам могут сослужить медиакомпоненты, дополняющие текст (или другой основной медиакомпонент). В случае текстовых материалов, которые на сегодня по-прежнему составляют подавляющее большинство, особенно эффективными оказываются графические и цветовые решения.

Интеллектуальный фильтр информации

Зерна от плевел?

Пожалуй, лучший способ повысить эффективность информационной работы (как, впрочем, и любой другой) — это научиться отделять главное от второстепенного. В современном информационном хаосе этот навык оказывается едва ли не самым ценным.

Вырабатывать такие навыки помогает концепция интеллектуального фильтра. Если не усложнять ее содержание, то можно сказать что: интеллектуальный фильтр (ИФ) — это набор критериев и правил, которые мы применяем, когда из неудобного и объемного информационного массива создаем компактный и легко воспринимаемый информационный продукт.

ИФ может быть использован двунаправленно. Когда мы потребляем информационные фонды (изучаем Интернет, слушаем радио) и, возможно, делаем из них «выжимку» (пишем реферат, аналитическую записку, вырабатываем понимание ситуации) — мы задействуем ИФ на входе. Когда же мы производим информационный продукт — «причесываем» свои мысли и из хаоса в голове рождаем стройное и четкое произведение — мы применяем ИФ на выходе.

Как видим, такая концепция не предлагает коренным образом перестраивать свою деятельность или ее понимание. Высокая ее эффективность обусловлена тем, что она выводит в разряд сознательно практикуемых действий то, что раньше делалось «по наитию». Осознать и регламентировать такие действия — значит повысить эффективность информационной работы. А осознать их стоит, потому что продукты деятельности интеллектуальных фильтров сегодня можно встретить повсюду.

Мнение специалиста (консультанта, аналитика, врача, продавца в магазине) — это продукт действия его интеллектуального фильтра. Причем не всегда идеального, так как на его параметры может влиять не только непрофессионализм, но и экономические соображения (желание продвинуть собственные услуги или продукты компаний-партнеров).

Любые статьи, репортажи и даже аналитические материалы, то есть почти все наполнение каналов СМИ — это также продукт интеллектуальной фильтрации информации. Даже если издательский дом может доказать отсутствие ангажированности, то редакция без редакционной политики — это нонсенс.

Да и любой пересказ ситуации или мнение любого третьего лица о произошедших событиях либо текущих процессах — это тоже продукт интеллектуальной фильтрации информации. Ведь как часто, разобравшись и составив свое собственное мнение о ситуации, мы понимаем, что оно отличается от всех слышанных ранее оценок, многие из которых подавались как истина в последней инстанции.

Какие рекомендации следуют из всего этого?

Во-первых, надо стараться максимально приблизиться к событию в информационном смысле, то есть исключать несколько дополнительных ступеней интеллектуальной фильтрации информации (которые наличествуют в избытке, например, на государственных теле- и радиовещательных каналах или в газетах). Или отказываться от фильтров с сильным искажением информации (каковой может оказаться, например, у ангажированного — политически или экономически — интернет-блогера).

Переводя этот совет в практическую плоскость, можно сказать, что новостные сообщения информагентств — более надежный источник информации, чем новостные передачи федеральных каналов: здесь вы можете сами выбирать источники и темы и избавлены от ненужных интерпретаций. Также можно посоветовать читать деловые газеты крупных и независимых издательских домов — ведь они находятся под пристальным вниманием общества, а также конкурируют друг с другом, поэтому даже ангажированные оценки (если таковые встречаются) они вынуждены максимально соотносить с реальностью.

Во-вторых, не лишним будет прояснить структуру интеллектуального фильтра ваших основных поставщиков информации — например, редакционную политику изданий. Проще всего сделать это, зная исходную информацию и понаблюдав, как ее интерпретирует конкретное СМИ. Но знание исходной информации — прерогатива избранных лиц. Поэтому всем остальным можно попробовать, используя множественность источников информации, максимально точно реконструировать исходные события. И уже это знание позволит оценить степень «искажений», допускаемых разными изданиями.

Конкретизирую совет: лучше быть подписанным на несколько газет и журналов и читать по несколько статей на одну и ту же (важную для вас) тему. Так вы увидите, кто и как трактует описываемые события и на какие отклонения от темы готов пойти ради своей версии.

В-третьих, когда вы сознательно выбираете «информационного подрядчика», проговаривайте и обсуждайте структуру его интеллектуального фильтра. Секретарю или помощнику объясните, какие именно документы или статьи вы считаете важными, какие звонки нужно переводить на вас лично, а с какими разбираться самостоятельно (т.е. отсеивать, отфильтровывать). Нанимая консультанта (брокера, аналитика и т.д.), четко проговаривайте, какой объем информации и по каким критериям надо фильтровать. Ведь если в случае с газетами и телепрограммами вашего потребительского мнения никто не спрашивает, то в ситуации найма информационного подрядчика вы вправе требовать от него выполнения ваших условий.

По большому счету, у вас есть право выбора или право голоса почти во всех случаях «информационного аутсорсинга» (отдачи информационной деятельности третьим лицам). Просто консультантам вы платите напрямую, а газетам и телеканалам — опосредованно. Лишь небольшая часть изданий окупается продажей тиражей — большинство живет за счет рекламного бюджета. Так что, читая (или просматривая) рекламу, вы оплачиваете своим вниманием получение полезной информации. Воспринимайте свое внимание как валюту нового времени и решайте, чьи услуги оплачивать этой валютой, а кому в оплате отказать.

Еще одна рекомендация связана с работой вашего ИФ на выходе. Изучайте правила информационного обмена, принятые в вашей среде. Привыкайте к структуре и терминологии документов, осваивайте формат вашего профессионального информационного пространства. Настраивайте свой интеллектуальный фильтр так, чтобы создаваемые вами информационные продукты соответствовали отраслевым стандартам. Например, чтобы ваш документ, адресованный руководителю, не выглядел как интернет-блог, а интернет-блог на личной страничке не был похож на фрагмент финансового отчета.

Эффективным может быть освоение универсального интеллектуального фильтра — такого, структура которого принята большинством мыслящих индивидов и не трансформируется с изменением по возрастному, профессиональному, культурному и другим критериям. На роль такого универсального интеллектуального фильтра хорошо подходит НОПС-формат (см. первый раздел «Шага шестого»). По сути, процесс НОПС-форматирования входящего информационного потока (или создаваемого информационного продукта) — это и есть работа простого и эффективного интеллектуального фильтра. Если вас заинтересовала идея НОПС-форматирования, попробуйте посмотреть на него именно с такой точки зрения, и это еще более повысит эффективность изученной технологии.

Резюме (Шаг 6)

Мы живем в условиях дефицита внимания и избытка информации. В такой ситуации только качественные информационные продукты — логичные, короткие и внятные письма / документы / речи — имеют шанс завоевать внимание реальных и потенциальных адресатов. Поэтому крайне необходимо научиться такие продукты создавать.

• Во все деловые тексты нужно интегрировать логические структуры. На роль универсального помощника в этом деле может подойти НОПС-форматирование — элемент технологии информационной работы, созданной российским ученым. Он предельно прост в действии и освоении, но при этом дает информационному работнику ощущение надежной опоры.
• С приходом цифрового общества линейные текстовые структуры утрачивают свои доминирующие позиции, уступая место нелинейным сетям идей (самый яркий пример — гипертекст). Текст электронных писем и документов более пластичен, по сравнению с печатным: выбирая маршрут движения по нелинейной сети идей, его можно многократно редактировать, переставляя фрагменты, и получать в итоге новый документ. Научиться воспринимать электронный текст таким образом — значит повысить эффективность работы с ним.
• Цифровое общество позволяет активно использовать и другие средства коммуникации, кроме текста. Цвет, звук, видео приходят в деловую жизнь в виде полноцветных печатных документов, аудиокурсов, анимации и видеороликов. Умело пользуясь всеми этими компонентами, можно повышать информационную емкость создаваемых продуктов. Самыми доступными из подобных средств пока остаются графика и цвет — нужно осваивать их, чтобы делать документы более запоминающимися и удобными для восприятия.
• Помочь в работе с многочисленными информационными продуктами и в создании собственных информационных сообщений может концепция интеллектуального фильтра. Работая на входе или на выходе, являясь универсальным или узкопрофессиональным, интеллектуальный фильтр дает возможность отделить значимую информацию от второстепенной, высвободить ценный ресурс внимания, а также лучше понять суть процессов, протекающих в современных информационных средах.

«Коротко и внятно!» — кто из деловых людей не подпишется под этим призывом к авторам информационных продуктов?! Ну, или хотя бы: «Логично и понятно». Именно таким требованиям должны отвечать сегодня качественные документы. Поэтому нужно изучать приемы их создания, чтобы ваши «произведения» имели все шансы на успех.

Отправить