Подготовка графических справочников

Этот меморандум был представлен на подпись главе отдела, который занимается подготовкой и выпуском графических справочников. Справочники состоят из графиков, отражающих деятельность компании в самых разных направлениях за предшествующий период: график изменения уровня продаж, график изменения издержек и прибыли и т.д. Они полезны для менеджеров среднего звена, активно использующих их при подготовке презентаций для топ-менеджеров.

Ситуация, которая была описана в меморандуме, складывалась крайне неудовлетворительно. Главу отдела замучили ошибки в графиках. Главным образом они возникали в ходе работы над составлением графиков, а именно:

1.-► 2. -► 3. -►    4.-► 5.-► 6.-► 7.-► 8.

Сбор Систематизация Ввод    Работа на Компьютер    Проверка Составление Архиви-

данных данных.    данных в    компьютере вычерчивает    узловых справочных рование

Обработка компьютер    графики    точек книг для

их для    графиков использования графиков в презентациях

Ошибки могли возникнуть во время сбора и ввода информации, исходные показатели часто были неполными или представлялись не вовремя. Графики обрабатывались с опозданием, так что не хватало времени исправить замеченные ошибки. Но даже если графики были абсолютно точны, когда подшивались в сводные справочники, новая проблема все же возникала. Ее порождали сами менеджеры-заказчики: по каким-либо соображениям они могли внезапно решить, что график необходимо изменить, чтобы он стал понятнее или изображал выгодную для презентации тенденцию. В этих случаях менеджеры даже не информировали отдел, работающий над графиками, о предполагаемых или внесенных изменениях.

Рассматриваемый нами отдел отвечал за выпуск четырех справочников. По скольку при выпуске одного из них для сбора информации использовался супермощный компьютер, руководитель отдела рассудил, что с этой же целью его можно использовать и для других справочников.

Система генерирования графиков

Передача    Ввод

цветных    дополнительной

графиков на    информации

анутрисе геаые    в эти локалшые

устройства    компьютеры компьютеров отделов

В конце концов, руководитель решил, что наиболее удобной была бы сис тема вроде следующей:

-► 4.

Предполагаемая система

Передача данных нап[)пмую в корпортивный компьютер

Изменения, вноси- L мыс менеджерами-!

заказчиками во время презентаций!

Ситуация = В данный момент мы отвечаем за выпуск справочников.

Затруднение = Существуют некоторые проблемы, с которыми мы сталкиваемся из-за передачи данных.

Вопрос    =?

Ответ    = Это существующий процесс выпуска справочников.

Этот блок - описание системы генерирования графиков (вывод на локальные компьютеры) и соответствующие проблемы.

Проблемы являются следствием неэффективности процесса, который необходимо улучшить, устранив лишние этапы. Когда вам будет удобно, можем ли мы обсудить лучшие варианты?

Глава отдела попросил своего лучшего помощника написать доклад высшему руководству, которое знало об этой проблеме, дабы убедить начальство в необходимости изменений. В итоге появился документ, приведенный на рис. 35.

В документе говорилось приблизительно следующее:

1.

-> 2.

3.-

5.

Компьютеры

создают

графики

Ввод информации

обработанной

компьютерами

отделов, в главный

компьютер

компании

Обработка а суперкомпьютере данных для построения графика

Статистическая^ проверка точности графиков

Сведение графиков в спрашнные| книги

Кому:

От кого:

Тема доклада: Сроки и процесс выпуска графических справочников.

Как вы знаете, ответственность за производство четырех справочников с графическими материалами перешла от Департамента корпоративного планирования к Департаменту финансового анализа. Цель этого доклада — очертить основные задачи/проблемы, которые возникли вследствие передачи дел.

Процесс производства

Чтобы отчетливо обрисовать эти задачи, коротко опишем этапы существующего ныне процесса подготовки и выпуска справочников. Они таковы:

1.    Сбор данных. Основными источниками данных являются внешние доклады отфилиалов («отчетные формы»), внутренние документы подразделений и устная информация, поступившая по телефону.

2.    Обработка данных для построения графиков и схем. Включает в себя руч-ные подсчеты, сведение данных на суперкомпьютере (генерация исходных графиков). Например, сведение 13 показателей доходности, издержек, процентных показателей (реклама и маркетинг как % от нетто-продаж).

3.    Переводданных в формы, доступные для обработки компьютером. Отдел Джона Бренана обрабатывает и заносит исходные данные в требуемые форматы и уточняет их с учетом вновь поступившей информации. В процессе используется одна компьютерная страница для каждого графика, но обычно в график включаются в среднем две единицы новых данных — ре- альные данные и сводка по 13 показателям. После построения графика эта форма возвращается для обновления в единую базу данных для построе- ния цветных графиков и схем.

4.    Проверка данных. Контроль за корректностью данных и точностью подсчитанных показателей.

Задачи

Основная задача - наладить целостную систему контроля, охватывающую процесс целиком: от получения исходных данных до выпуска цветных графиков. Перенос ответственности на аналитический отдел только усложнил проблему, так как теперь в процесс подготовки потребуется ввести еще одного сотрудника. Он станет очередным слабым звеном в фрагментированном процессе.

Чтобы доказать это, очертим процесс подготовки справочников и связанные с ним проблемы. Основные подсчеты для подготовки справочников требуют обработки больших массивов данных для построения более чем 13 графиков для каждого отдельного региона и потому хранятся в главном компьютере компании.

Основными источниками данных для корпоративной базы справочников являются данные филиалов и отделов, которые поступают в главный компьютер из местных сетей. Эти данные подсчитываются, обрабатываются и используются для построения графиков. В итоге корпоративный компьютер выдает исходники для цветных графиков. Отдел, занимающийся графикой, вводит данные и распечатывает графики.

Как видно из описания, в процессе участвуют сотрудники филиалов и трех Департаментов компании — планового, аналитического и информационных технологий. Данные в той или иной форме вводятся в компьютерные системы не менее трех раз. Таким образом, мы создали своими руками крайне неэффективную систему и увеличили возможность возникновения ошибок, разбив работу со справочниками на мелкие части и включив в нее слишком много сотрудников.

Вот некоторые проблемы, которые возникли в связи с этими недостатками:

Несовместимость данных за периоды, несовместимость данных, получен ных из регионов.

—    Неправильный подсчет переменных издержек имеющейся компьютерной программой.

Необъяснимые изменения данных, которые были предварительно свере ны и откорректированы.

—    База данных не пополняется или не учитывает вновь поступившую инфор мацию. В результате ее приходится вводить вручную в компьютер в по следний момент.

Обобщенная оценка

Большая часть проблем возникает из-за громоздкости и неэффективности всего производственного процесса. Фрагментация приводит к тому, что ни один сотрудник не контролирует данные с начала до конца. В результате возникают «теневые области» введения данных, ответственность за которые ни на кого конкретно не возложена. Риск внесения ошибок возрастает при переходе от одного этапа в производстве графиков к другому.

Процесс выпуска справочников остро нуждается в «спрямлении» как по отношению к производству конкретных книг, так и по отношению к обработке данных в компьютерной системе компании и подсчету 13 показателей. Персонал, занятый производством справочников сейчас, не может обеспечить эти изменения и полноценное управление процессом в целом.

Когда вам будет удобно, можем ли мы обсудить лучшие варианты?

Кроме неграмотного вступления в этом документе можно обнаружить большое количество и других ошибок: порядок действий в процессе составления графиков описан не полностью, проблемы существующей системы генерации графиков на суперкомпьютере не выделены со всей очевидностью. Но самое главное - нет и упоминания о сути изменений, которые необходимо произвести, чтобы перейти к более эффективной системе подготовки и составления графических справочников.

Несмотря на эти очевидные недостатки и на некорректное определение проблемы, вы можете выделить в представленном документе скрытую идею о действиях, которые необходимо предпринять для исправления ситуации. Следуя «правилам большого пальца», вы бы построили этот доклад вокруг изменений и отстаивали бы ваши предложения, указывая на сравнительные слабости существующей системы и на ее неработоспособность в целом.

Наглядно представив разницу между состоянием «до» и состоянием «после», легко установить в точности, какие именно изменения следовало бы внести:

создать систему, позволяющую передавать данные напрямую на корпо ративный суперкомпьютер,

создать надежные рабочие процедуры для построения графиков на локальных сетевых компьютерах,

возложить на менеджеров, вносящих изменения «в последний момент», обязанность докладывать о них до использования этих изменений на презентациях.

Изложив эти основные соображения, вы сформируете ключевую линию утверждений магической пирамиды (рис. 36). Они необходимы именно на этом логическом уровне, чтобы ответить на основной вопрос доклада: «Какие изменения следует произвести, чтобы в будущем избежать имеющихся ошибок?»

Уже здесь очевиден тот способ, который поможет организовать информацию во Введении таким образом, чтобы читатель сам пришел к указанному выше вопросу. Потенциальному читателю - Большому Боссу - необходимо всего лишь напомнить, что он знает о проблеме, что он просил изложить корректирующие соображения письменно и что именно этому и посвящен данный доклад.

В большинстве случаев, затратив минимум усилий, мы можем удовлетворительным образом обрисовать ситуацию, порождающую проблему, и тот спо-

Рис. 36

Ситуация = Как вы знаете, мы испытываем трудное™ в связи с неэффективной работой системы, генерирующей графики для подготовки презентационных отчетов.

Затруднение = Вы просили критически рассмотреть эту систему и определить, какие изменения необходимо срочно сделать.

Вопрос = (Какие именно изменения необходимы?)

соб, благодаря которому она может быть сравнительно легко разрешена. И то, и другое необходимо нам для написания Введения в документ и для выбора направления анализа.

Однако, анализируя что-либо, вы будете создавать и вспомогательные мыслительные структуры. Сейчас мне бы хотелось рассмотреть некоторые из них.