Книга: Барбара Минто Золотые правила Гарварда и McKinsey. Правила магической пирамиды для делового письма
Назад: Почему именно пирамида?
Дальше: От главного к группам. Порядок подачи идей: строим сверху вниз

Строительные блоки пирамиды

Давно установлено, что разум автоматически вносит порядок во все, что нас окружает. Эта тенденция к упорядочиванию особенно ярко проявляется в стремлении рассматривать последовательность предметов, появляющихся вместе, как совокупность. В дальнейшем из этой формальной связи выводится вполне определенная смысловая, логическая связь. Древние греки, например, были склонны, рассматривая звезды, видеть в них очертания конкретных фигур, образующих созвездия, и не воспринимали отдельную звезду как точку, испускающую свет.
Разум объединяет вместе любые группы вещей, которые воспринимает в качестве сродных, «имеющих общую судьбу» либо потому, что они имеют похожие характеристики, либо потому, что расположены недалеко друг от друга. Рассмотрим, например, эти шесть точек:
Взяты из аналогичных серий, приведенных в «Гештальт-психологии» (Вольфганг Колер, Нью-Йорк, 1970).
Число идей, которое вы можете осмыслить за непродолжительный отрезок времени, ограничено. Предел этот установлен способностями и возможностями нашего сознания. Рассмотрим пример, подтверждающий эту мысль.
Допустим, вы решаете выйти из теплой, уютной гостиной на дождливую улицу чтобы купить отчет о скачках. «Я думаю, что схожу и куплю журнал, — сообщаете вы своей жене. — Нам что-нибудь надо?»
«Как хочется винограда после этой рекламы, — говорит она, когда вы направляетесь к шкафу, чтобы надеть пальто. - Может быть, надо докупить молока». Вы достаете пальто из шкафа, а жена в это время проходит на кухню.
«Дай-ка я посмотрю, достаточно ли у нас картошки. Да, кстати, у нас закончились яйца. Так, посмотрим. Картошку надо купить». Вы надеваете пальто и подходите к двери.
«Морковь тоже! — кричит жена вдогонку. — Немного апельсинов...» Вы открываете дверь. «Масло». Вы спускаетесь с крыльца. «Яблоки». Вы садитесь в автомобиль. «И сметану». «Это все?» — спрашиваете вы и слышите в ответ: «Да, дорогой!»
А теперь, не перечитывая этот возможный диалог, сможете ли вы вспомнить, какие именно продукты просила купить вас жена? Большинство мужчин после такого разговора вернется домой с отчетом о скачках и виноградом.
Главная проблема, с которой вы столкнулись в примере, - как запомнить все нужное? Она напрямую связана с магическим числом семь. Эта фраза «магическое число семь» отчеканена Джорджем А. Миллером в эссе «Магическое число семь, плюс или минус два». Именно в этом труде Миллер указывает на то, что разум может удерживать в кратковременной памяти не более семи предметов в один момент времени. Некоторые люди могут оперировать сразу девятью, в то время как другие -лишь пятью (я сама - увы, только пятью). Еще быстрее мы запоминаем три предмета, но, конечно же, легче всего нам запомнить один.
Это означает следующее. Разум, имея дело с растущим количеством предметов или понятий, как только их число становится больше четырех или пяти, начинает объединять эти предметы в логические группы, категории, чтобы удержать их в памяти. В приведенном выше примере можно было бы легко объединить продукты в категории по отделам супермаркета, в которых они продаются.
Чтобы убедиться в том, как эффективен такой прием, прочитайте список продуктов ниже, разбейте его на группы по отделам. Весьма вероятно, вы обнаружите, что, объединив продукты по отделам супермаркета, запомнили их
ВИНОГРАД АПЕЛЬСИНЫ МОЛОКО МАСЛО
КАРТОФЕЛЬ ЯБЛОКИ ЯЙЦА СМЕТАНА МОРКОВЬ
Если вы постараетесь наглядно изобразить этот процесс, то увидите, как вы подсознательно создаете совокупность пирамидок из логически связанных предметов (продуктов).
Необходимо следовать логике
Чтобы распределить предметы или идеи на легко воспринимаемые группы, необходимо позаботиться о том, чтобы в этих группах они были логически объединены. Смысл разделения на группы заключается не в простом соединении девяти объектов в произвольные наборы из четырех, двух или трех. Произвольное объединение не даст ничего, потому что придется все так же запоминать девять предметов. Вы же хотите уйти от этого числа, подняться над ним, сократить его до трех, то есть до минимально возможного числа групп.
Правильное, обоснованное объединение в группы освободит вас от необходимости запоминать каждый объект в отдельности. Вы запомните только три категории, в которые они входят. Вы начнете мыслить с более высокого уровня абстракции. Но этот более высокий уровень предполагает наличие подчиненного уровня объектов, который находится под ним. А поскольку взаимосвязь между объектами естественна, а не вымышлена, как в случае с упражнением об озере и сахаре, то ее гораздо легче сохранять в сознании.
Все процессы сознания (мышление, запоминание, решение проблем), несомненно, используют приемы разделения на группы и последующее суммирование. Поэтому вся информация в персональном сознании могла бы быть представлена как один гигантский конгломерат, состоящий из связанных между собой пирамид.
Если вы задумаетесь о том, как донести до чьего-то личного сознания ваши соображения, вы сможете понять, что проблема заключается в создании своего рода новой пирамиды, дополняющей уже существующие в этом сознании.
И здесь мы подошли к реальной проблеме коммуникации. Полагаем, вы можете вполне отчетливо «представлять» структуру своего документа. Вы представляете, как и почему объекты объединены именно в эту конкретную структуру. Остается только передать свои соображения другому человеку в ясной форме. Передать ему ваше представление о принципах объединения объектов. Однако вы не можете сообщить все и сразу. Но, как в примере с покупками по совету жены, вы будете вынуждены сообщать информацию последовательно: шаг за шагом, идея за идеей. Наиболее эффективный способ сделать это состоит в том, чтобы сначала представить категории объектов, а затем - сами объекты. То есть выстроить идеи в определенном порядке, а именно - сверху вниз.
Назад: Почему именно пирамида?
Дальше: От главного к группам. Порядок подачи идей: строим сверху вниз