Войти в систему
Войти с помощью соц. сетей:
Верните себе рабочее пространство
На этой неделе вы можете:
Необходимое время: от 30 до 90 минут (в зависимости от размера кабинета и количества мебели в нем).
Месяц подходит к концу, и сейчас очень важно завершить запланированную работу. Если не навести порядок во всем кабинете, хаос незаметно вползет обратно и вновь захватит власть. Итак, принимаемся за последнее задание февраля.
Надеюсь, к этому моменту поверхность вашего стола очищена, а содержимое ящиков сведено к минимуму. Теперь настало время заняться мебелью, стенами и полом. Вы готовы к стильному завершению этого месяца?
Взгляните на ситуацию честно. Вот несколько предметов, на которые я предлагаю обратить особое внимание.
Стол
Не слишком ли он мал или велик? Если вы работаете в крупной компании, нельзя ли попросить стол более подходящего размера?
Что творится под столом? Надеялись, что я не спрошу об этом? Попробую угадать. Там стоит коробка с различными предметами, которые вы не забрали домой, с которыми не можете расстаться или просто не знаете, что делать? Пора принять решение. Коробки с хламом у вас под столом говорят не в вашу пользу. Похоже, страх мешает вам изменить свою жизнь.
Стул
Он должен хорошо поддерживать поясницу. Когда часами работаешь за компьютером, это критически важно. Вам ведь не хочется заполучить туннельный синдром, растяжение шеи и быструю утомляемость глаз? Ваше тело — ценный дар. Обращайтесь с ним бережно!
Если ваша компания обеспечивает сотрудников лишь стандартными стульями, помните, что подушки на сиденье, под спину позволят сделать рабочее место более эргономичным. С их помощью можно трансформировать свой стул! Если вы невысокого роста, заведите подставку для ног, чтобы ослабить давление на спину.
У вашего стула есть колесики? А есть ли под ним пластиковый коврик, который позволяет легко выезжать из-за стола? Если вы делаете это с трудом, день будет тянуться дольше, а удовольствия от работы вы получите гораздо меньше. Подобные мелкие неприятности способны вызвать целый поток негативных эмоций, который может вылиться, к примеру, на вашего коллегу.
Компьютер
Проверьте, под правильным ли углом (таким, что позволяет избежать растяжения мышц шеи и утомления глаз) стоит ваш монитор? Эргономична ли ваша клавиатура? К такого рода клавиатурам надо некоторое время привыкать, зато они спасут от растяжения мышц запястья.
Стулья для посетителей
Мне часто приходится сталкиваться с проблемой избыточного числа стульев для гостей в офисах. Если ваше рабочее пространство не слишком обширно, приносите стул, только когда он нужен, а затем уносите. Лишние же стулья верните. Если стул превратился в полку для ненужных вещей, скорее избавьтесь от него.
Полки и книжные шкафы
Нужны ли вам полки, шкаф, стойка для принтера и факса? Или пора избавиться от этих предметов? Есть ли в компании человек, который занимается подобными вопросами? Узнайте и сделайте все в соответствии с правилами своей компании.
Стены
В плане по улучшению офиса отдельным пунктом должны быть стены. Если на них ничего не повесить, будет создаваться ощущение, что вы только что въехали и пока не имеете к пространству никакого отношения. Что говорят правила вашего офиса? Если стены положено оставлять голыми, есть ли у вас на столе место для личных предметов? Часто один-два предмета помогают нам индивидуализировать пространство, поставить на нем своего рода личную печать. Если вы любите, чтобы рядом с вами были семейные фотографии, можно воспользоваться цифровой рамкой — одно такое устройство заменяет любое количество обычных рамок с фотографиями, которые, возможно, стоят сейчас в вашем кабинете.
С другой стороны, если увешать весь кабинет плакатами и фотографиями, это будет угнетающе действовать на психику. Эти предметы вам дороги? Тогда оставьте минимальное их количество на работе, а остальное заберите домой. И ежемесячно (или, если угодно, реже) меняйте «экспозицию».
Помните: чем меньше декоративных элементов на стенах и вообще в кабинете, тем лучше. Цель — создать обстановку, лишь напоминающую домашнюю, а не воспроизводящую ее до мелочей! Приглядитесь к кабинетам коллег, которых уважаете, и следуйте корпоративной культуре.
Офисная доска
Нет ли рядом с вашим столом доски, увешанной старыми меморандумами и записками? Приведите ее в порядок. Вообще-то правильно пользоваться ею — настоящее искусство, потому что по способности собирать всякий мусор доска вполне может соперничать с дверцами холодильников.
Корзина для мусора
Соответствует ли корзина объему вашего рабочего пространства? Не слишком ли она велика?
Свет
Тип освещения, используемого на рабочем месте, определяет способность концентрироваться, ясно мыслить и продуктивно работать. Но об этом часто забывают. Один из моих любимых клиентов — офис-менеджер Стив, за последние 15 лет работавший в нескольких риелторских компаниях, — подтверждает, что свет крайне важен. Флуоресцентные лампы, светящие с потолка, могут раздражать глаза, поэтому Стив пользуется лампой настольной. Разумеется, это актуально только в том случае, если ваша компания разрешает сотрудникам приносить на работу личные электроприборы. И, конечно, у вас на столе должно быть место для такой лампы.
Вещи вашего предшественника
Если бывший хозяин вашего рабочего места оставил после себя папки и файлы, не стесняйтесь — просмотрите их. И если захотите — смело ими пользуйтесь. Возможно, эти материалы помогут вам глубже вникнуть в работу. А когда вникнете — без сожаления выбрасывайте папки, которые больше не нужны. И, кстати, не забудьте избавиться от личных вещей предшественника. Знали бы вы, сколько у меня клиентов, чье рабочее пространство наполняют вещи людей, которые никогда за ними не вернутся.
Факсы, копиры, сканеры, принтеры и бумага обычно располагаются в центре офиса. Каждый раз, когда нужно отправить факс, скопировать документ или взять распечатку, сотрудникам такого офиса приходится вставать из-за стола. А почему бы эти дела не объединить и не выделить для них специальное время, чтобы не скакать весь день туда-сюда? Помните: меньше шагов — больше времени!
А если сложилось так, что и какие-то из этих устройств, и бумага стоят у вас на столе, задумайтесь: нельзя ли их куда-нибудь переставить? К примеру, принтер можно поместить на отдельную стойку. И туда же отправить факс. А сканер — вы действительно так часто им пользуетесь, что он обязательно должен быть под рукой? Кстати, я недавно приобрела многофункциональное устройство, совмещающее в себе и факс, и сканер, и принтер. Такой аппарат позволяет сэкономить и деньги, и место.
Держать под рукой большое количество бумаги тоже неразумно. Если рядом с вами лежит больше двух пачек — существует риск, что вы отнимаете место у более важных вещей. Не лучше ли вернуть излишек бумаги на склад или оборудовать в офисе специальное место для расходных материалов? Такое место может радовать глаз — как холодильник, набитый продуктами. Если же вы работаете дома, купите недорогой шкаф и поставьте его в чулан (если, конечно, у вас он есть).
Подавляющее большинство людей, открыв пачку офисной бумаги, так и оставляет ее в упаковке. Но есть другой вариант: снять обертку и положить бумагу в специальный поддон. Запасную же бумагу можно хранить в только что назначенном на эту должность шкафу для расходных материалов или в тумбе стола.
Есть ли у вас шредер? Если в вашей компании не принято уничтожать бумаги, попробуйте убедить руководство в том, что это необходимо. Идеальный вариант — общий, закрывающийся на замок ящик в центре офиса. Именно так все чаще и чаще поступают в большинстве компаний по продаже недвижимости, в которых я бываю. Этот ящик периодически опустошает профессиональная шрединговая компания. Такая практика позволяет офисам избавиться от тонн бумаги, не тратя на это времени. Рост производительности труда обычно покрывает затраты на услуги шрединговой компании. И не забывайте о факторе безопасности — он и вовсе бесценен.
Свои занятия я обычно начинаю со следующей фразы: «У меня две новости: одна — хорошая, другая — плохая. Хорошая заключается в том, что каждый из вас уже организован. Более того, у каждого есть система. И вы подчиняетесь этой системе так, как подчиняются своей вере религиозные фанатики». Аудитория смотрит на меня широко раскрытыми глазами. Я почти слышу, что они думают: «Ну нет, Реджина, вот тут ты ошибаешься!» Не ошибаюсь. И вот вам плохая новость: одни системы порождают хаос, другие создают рабочую атмосферу.
Вы забиваете всяким хламом ящики стола? Это и есть ваша система! Я хочу, чтобы вы заменили ее новой, в соответствии с которой будете абсолютно осознанно класть вещи на место, а не бросать их где попало.
Вот несколько советов, которые помогут сохранить проделанную вами работу по организации офисного пространства:
Поддерживайте порядок, а не хаос. Затраты по времени одинаковы, так что выбор за вами. У всех системы время от времени соскальзывают в хаос. Не паникуйте по этому поводу. Возможно, вы были слишком заняты работой. Прелесть системы, при которой все вещи находятся на своих местах, в том и состоит, что порядок в рабочем пространстве наводится в считаные минуты. В этом месяце вы решили, где что должно лежать у вас в кабинете. Теперь остается только воссоздавать разработанную вами же систему.
Работа, выполненная вами в феврале, — это фундамент будущих перемен. В марте вы создадите систему важнейших документов, которая станет основным элементом вашего рабочего пространства. Неделя, а вместе с ней и месяц подошли к концу. Пора задуматься о том, чем вознаградить себя за успехи в труде!
ПЕРВАЯ НЕДЕЛЯ
Посмотрите на свой рабочий кабинет со стороны, чтобы понять, что вам необходимо и чего вы хотите от этого пространства.
ВТОРАЯ НЕДЕЛЯ
Вы узнаете о Волшебной формуле, которая преобразует хаос в порядок. Начнем с ящиков стола.
ТРЕТЬЯ НЕДЕЛЯ
Расчищаем завалы на рабочем столе, чтобы вы могли наслаждаться чистотой и порядком.
ЧЕТВЕРТАЯ НЕДЕЛЯ
Выявляем все предметы, которыми вы пользуетесь редко, пользовались в прошлом или вообще никогда не пользовались (от офисных досок до сканеров), и избавляемся от них.
Войти с помощью соц. сетей: