Остановите бумажный поток
Советую вам не тратить время зря, ибо оно стремительно, как стрела, и неудержимо, как река.
Юн-Мин. Пять домов дзен
Рабочее пространство во многом напоминает человеческое тело. Это то, что все видят. Но если есть наружная сторона, значит, есть и внутренняя. Внутренняя сторона кабинета — мир папок, шкафов и ящиков стола, ваш метод работы с документами. На прошлой неделе вы занимались организацией стола и отложили некоторые бумаги. Теперь мы найдем для них дом.
Бумага порабощает нас по трем главным причинам. Самая распространенная из них — наша неспособность сразу принять решение. Мне доводилось учить организованности топ-менеджеров, которые боялись сделать ошибку и потому хранили все, что только можно. Ирония судьбы в том, что «хранить» — это ведь тоже решение. Благодаря ему вы теряете ценное пространство, чувствуете себя неуютно в собственном кабинете, ничего не можете найти. Хаос мешает вам думать. Любое задание изнуряет и вызывает чувство вины. Потерянные документы вызывают депрессию. Но можно ведь работать и по-другому.
Вторая причина накопления бумаги — отсутствие логичной системы ее обработки. Вам нужна система хранения входящих документов до того момента, когда они понадобятся. Создать эту систему быстро не удастся, но зато ее преимущества очевидны.
Вы экономите время. Его больше не придется тратить на поиск документов.
У вас появляется больше пространства. После расчистки завалов наконец-то можно использовать поверхность стола в соответствии с ее предназначением — для работы.
Возрастает производительность труда. Когда лишняя бумага исчезнет, вы обнаружите, что мысли стали стройнее. Беспорядок создает некое подобие шума, и, когда он стихает, есть возможность направить все силы на решение стоящих перед вами задач.
Вы экономите деньги и ресурсы. Теперь нет нужды распечатывать все новые и новые копии документов просто потому, что вы каждый раз не можете их найти. Деревья скажут вам спасибо.
Наконец, третья причина появления бумажного водопада может заключаться в том, что вы попросту слишком устаете и разобраться с ним нет сил. Если вы недосыпаете, не успеваете сделать утреннюю зарядку и неправильно питаетесь, ваш мозг недополучает энергию и ясность мысли теряется. Газировка, чипсы и четыре часа сна в сутки — такой режим не способствует продуктивной работе. Адекватный отдых и здоровый рацион — ключевые факторы, определяющие способность быстро принимать решения.
Нередко, проработав с клиентом четыре часа, я замечаю, что его глаза начинают стекленеть. Из человека словно выпускают воздух, он больше не в состоянии принять здравое решение. Лечится это так: прогуляйтесь и съешьте что-нибудь. Когда у меня в крови снижается сахар, толку от меня тоже никакого. Позаботьтесь о себе: вам ведь еще нужно успеть насладиться успехом, который принесет возросшая эффективность работы!
В этом месяце вы делаете шаг на новую территорию — обретаете контроль над внутренней стороной рабочего пространства.
ИСКУССТВО ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ
Да, принятие решений — это своего рода искусство, важнейший навык, эдакий пропуск в мир свободы и высокой производительности труда.
Как-то я работала с практикующим врачом, который остался у меня в памяти как лучший ученик из тех, что пытались освоить навык, о котором мы говорим. Когда принялись за работу, я предупредила, что будем разбираться с каждым листком бумаги в отдельности. Наш врач взял со стола первый попавшийся листок, уверенно заявил, что он ему не нужен, и... положил обратно. «Если этот листок не нужен, зачем его хранить?» — осторожно поинтересовалась я. Доктор был сбит с толку. «А что же мне еще делать с этой бумажкой?» — спросил он. «Например, выбросьте ее», — ответила я.
Он побелел, сглотнул слюну и… бросил листок в мусорное ведро.
На его лице было написано: «А что, если я ошибаюсь? Вдруг окажется, что он все-таки нужен?» Но к концу дня уже выбрасывал бумаги как одержимый. Мы заполнили ненужными документами, занимавшими место в его кабинете, несколько больших мешков. У моего клиента началась, как я это называю, организационная лихорадка. Когда вы заболеете ею, поймете, о чем идет речь. И ваши коллеги тоже. Вы начнете выносить из кабинета горы мусора, а они станут спрашивать: «Господи, да где же ты все это хранил?» А вы будете думать: «Главное — не где, а зачем?!»
Принимать решения со временем станет все легче.
ДОМАШНЯЯ И РАБОЧАЯ ПРИВЫЧКА НЕДЕЛИ: СКАЖИТЕ «НЕТ»
Ежедневно хотя бы раз говорите «нет». Делать это можно по-разному. Вот несколько примеров.
Пришло электронное письмо, тема которого вас не интересует? Скажите ему «нет» и нажмите клавишу Delete.
Получили спам? В корзину его, причем немедленно, не открывая и не читая всю эту чушь, до которой вам нет никакого дела.
Пришла голосовая почта от кого-то, кто, как вам известно, любит поговорить по телефону? Напишите вежливое электронное письмо, вместо того чтобы перезванивать. Скажите «нет» тем, кто тратит ваше время попусту.
Жизнь предоставит вам немало возможностей сказать «нет» — от звонков, на которые лучше не отвечать, до приглашений выпить пива после работы, которые лучше не принимать. Возможно, вы обнаружите, что нажать клавишу Delete гораздо легче, чем сказать кому-то «нет», потому что в последнем случае ваш желудок почему-то скручивается узлом.
И не забывайте тренироваться дома. «Нет, Джонни, в это время ты уже должен лежать в кровати». «Нет, Мэри, я не разрешаю тебе идти на вечеринку, ты все еще наказана». «Извини, дорогой, но в выходные мне нужно разработать новую систему документооборота, так что придется тебе навестить родителей без меня». Возможностей тренироваться, как я уже сказала, будет множество.
