2. Освобождение мозга от оков на уровне «Я»

Постоянная подключенность, многозадачность, хронический стресс и недостаток сна — все это результаты неправильного использования ИКТ, а иногда и зависимости от них. Изменить плохие привычки очень трудно. На случай, если вам не удастся перебороть их одной только силой воли, в конце этой главы я дам несколько советов, как можно избавиться от стойких поведенческих стереотипов.

2.1. Разрушитель оков № 1: Отключайтесь от ИКТ по несколько раз в день

Самый действенный способ существенно повысить свою интеллектуальную продуктивность — выходить из режима онлайн и выделять себе время для сосредоточенной умственной работы, когда никто и ничто не отвлекает ваше внимание.

Обязательный минимум работы в режиме офлайн для каждого руководителя и профессионала — один час в день. При этом не должно быть помех и отвлекающих факторов. Если даже этот час — роскошь для вас, боритесь изо всех сил, чтобы получить его. Можете забыть про все остальные советы из моей книги, но если вы воплотите в жизнь хотя бы этот один, то будете поражены результатом.

Когда эта книга была почти готова к печати, я наткнулся на описание одного исследования. Оказалось, что оно буквально вторит моей рекомендации: «У участников исследования заметно повышалась продуктивность в дни, когда они специально выделяли один час “спокойной работы”. Люди также сообщали о более значительном прогрессе в тех задачах, которыми они занимались в эти спокойные часы. Результат не был связан с увеличением рабочего времени или с разницей между уровнем стресса, который каждый день разный. Кроме того, участники положительно оценивали этот час спокойной работы и сразу после окончания исследования, и три месяца спустя». (См. Кёниг, 2013 год1.)

Главное правило интеллектуальной продуктивности: «полный офлайн» хотя бы на один час в день.

Такие периоды офлайн крайне важны не только для эффективности умственной работы, но и для вашей способности к творческому мышлению. Вот что сказал Дэн Рассел, один из руководителей Исследовательского центра Almaden компании IBM: «Если вы не выделяете себе ни минуты свободного времени, чтобы повитать мыслями в облаках, то вы по определению не можете придумать ничего нового». Поняв, что он стал рабом электронной почты, Дэн взял за правило проверять почту два раза в день, оставлять свой мобильный телефон в машине, не использовать службы мгновенного обмена сообщениями. Кроме того, он регулярно выделял себе время для спокойной работы в соседнем кабинете2.

Вы должны целенаправленно бороться за такое свободное время, и в этой борьбе все средства хороши. Вы должны быть настойчивыми и даже безжалостными к себе и к окружающим людям, чтобы защитить себя от непрерывного потока неважных и ненужных помех. Наберитесь смелости и добейтесь для себя хотя бы одного часа свободного умственного труда!

Некоторые убеждены, будто они обязаны работать в лихорадочном многозадачном режиме и давать другим людям немедленные ответы и результаты. Как я уже не раз говорил, частое переключение между задачами целесообразно, только когда эти задачи носят рутинный характер: смена видов деятельности поддерживает интерес к работе и ее продуктивность. Другой вариант, когда возможна многозадачность, — если переключение между делами действительно необходимо или неизбежно и вы готовы нести издержки в виде более низкого качества и продуктивности вашей работы. Однако в большинстве случаев «многозадачники» заблуждаются. Это бывает особенно заметно, когда они заболевают, а дела начинают гладко идти своим чередом без их суетливой многозадачности. Тот же результат бывает, и когда «многозадачники» начинают правильно организовывать свою работу, отказываются от роли Фигаро, который «здесь и там»: дела вдруг начинают идти лучше прежнего. Если вы считаете свою ситуацию исключением из этого правила, попробуйте сделать вот что: продолжайте работать в многозадачном режиме, но выделите себе час в день, когда вы можете сосредоточиться на одной задаче, без всяких помех.

Многие профессионалы жалуются, что у них нет времени на правильное планирование своей работы — притом что пункт «правильного планирования» стоит одним из первых в их списке пожеланий. Они сами загоняют себя в беличье колесо: «У меня нет времени, чтобы правильно планировать свою работу. Из-за этого я трачу на работу так много времени, что не успеваю правильно планировать свою работу».

Ни один совет и прием из книг и курсов по управлению временем, повышению эффективности, достижению целей и т.п. не будет работать, пока вы не научитесь отключаться. И пока вы не перестанете быть рабом ИКТ, а превратитесь в их хозяина.

Когда перед вами стоят сложные и ответственные задачи, в решении которых вы не можете позволить себе снизить качество, точность, безопасность, креативность и мотивацию, единственный способ — работать в сосредоточенном, однозадачном режиме.

Прежде всего определите, в какое время суток ваш мыслящий мозг работает лучше всего. Когда я задаю этот вопрос участникам своих семинаров и клиентам на консультациях, выясняется, что многие не знают о себе такого элементарного факта. А все потому, что постоянно распыляются на множество разных дел и никогда не достигают пика эффективности. Если вы тоже не знаете о себе такой важной вещи, выясните ее экспериментальным путем: выделяйте себе пресловутый «свободный час» в разное время в течение дня.

Для большинства людей пик работоспособности мозга приходится на утренние часы, после хорошего ночного сна (см. главу «Оковы для мозга № 3»). Люди вечернего типа или совы наиболее работоспособны вечером. Однако большинство людей — это псевдосовы: они вынуждены работать по вечерам не потому, что в это время наиболее эффективны, а потому, что весь день тратят на низкоэффективную многозадачность и не успевают закончить работу. В последних двух случаях попробуйте начать с того, чтобы выделять себе час офлайн перед сном.

Когда определите, на какие часы приходится пик вашей умственной работоспособности, объявите это время священным, используйте его для выполнения самой важной интеллектуальной работы и не позволяйте НИЧЕМУ и НИКОМУ отвлекать вас. Берегите это время как сокровище. Не позволяйте красть его у вас.

Прежде чем требовать от других людей обеспечить вам свободное время, убедитесь, что вы сможете обеспечивать это требование сами. На всех ваших электронных устройствах есть специальная «освобождающая» компьютерный мозг кнопка «Reset». Если нажать и удерживать ее четыре секунды, гаджеты перейдут в режим защиты мозга, а проще говоря — выключатся. Закройте все программы электронной почты, мгновенного обмена сообщениями и т.п. Отдайте свой мобильный телефон секретарю или коллеге и попросите его беспокоить вас только в случае действительно срочных вопросов. Если вам не хватает решимости полностью отключиться от внешнего мира, заведите второй телефон и давайте его номер ограниченному числу людей, чтобы те могли воспользоваться лишь в экстренных ситуациях (подробнее об этом см. дальше в этой главе).

Если ваша работа требует чтения сложных текстов, распечатывайте их и читайте на бумаге, также в режиме «полный офлайн». Наверное, вы уже сталкивались с тем, что на бумаге вы мгновенно замечаете важные детали или ошибки, которые пропустили на экране. Ваше наблюдение абсолютно верно, и на этом преимущества бумаги не заканчиваются. Исследования показывают: текст, прочитанный на бумажном носителе, усваивается и запоминается гораздо лучше того, что прочитан с экрана. К тому же такой способ чтения более быстрый и менее утомительный3.

Интересно, что инициатива выделять такие часы офлайн для сосредоточенной работы может распространиться с уровня «Я» на уровень «Мы».

В одном из нидерландских министерств, с которым я часто работаю, один очень уважаемый и компетентный эксперт понял, что качество его сложной аналитической работы существенно страдает от постоянных перерывов. Поэтому он решил применить на практике все то, что узнал на моем семинаре. Например, он начал вешать на дверь кабинета табличку «Я буду в вашем распоряжении с 11 часов», стал отключать телефон и электронную почту. Все это заметно повысило качество и эффективность его умственного труда. Поначалу его коллеги были весьма недовольны тем, что уже не могли немедленно получить ответы на свои вопросы. Однако когда эксперт объяснил им, почему так поступает, сотрудники решили последовать его примеру. Так эта инициатива автоматически вышла на следующий уровень, поскольку теперь все сотрудники отдела начали разделять время для сосредоточенной интеллектуальной работы и время для решения текущих повседневных вопросов. В дальнейшем они настолько убедились в преимуществах такого рабочего распорядка, что начали требовать его соблюдения даже от вышестоящего начальства. Например, они выделили специальный номер телефона, по которому руководители могли звонить в отдел лишь в случае самых неотложных дел. И члены команды по очереди дежурили на этом телефоне, чтобы немедленно отвечать на важные вопросы.

Второй очень действенный прием для многих людей — выделять себе 20 минут офлайн в воскресенье вечером, чтобы составить примерный план на неделю: определить самые важные задачи, решить, какие дела можно делегировать другим. Обязательно зарезервируйте себе время для спокойной работы на каждый день.

Затем ежедневно, не позднее чем за час до отхода ко сну, выкраивайте 10 минут на то, чтобы распланировать следующий день и записать план на бумаге. Так архивирующий мозг начнет необходимую подготовительную работу, пока вы спите. И постарайтесь хотя бы час перед сном посвятить занятиям, не связанным с Интернетом, виртуальной коммуникацией и иными плодами ИКТ.

Если вы не в состоянии заставить себя отключаться (то есть у вас развилась сильная привычка или даже зависимость), пожалуйста, очень внимательно прочитайте последний раздел этой главы. Возможно, вам стоит обратиться к психотерапевту или консультанту, специализирующемуся на поведенческой и когнитивной терапии. Как я недавно узнал, существуют даже специальные «лагеря цифровой детоксикации»4, хотя лично я не думаю, что это самый эффективный способ борьбы с гиперподключенностью.

2.2. Разрушитель оков № 2: Правильно организуйте свою работу — сведите многозадачность к минимуму

Если вы — современный руководитель или профессионал, то вряд ли сможете полностью избежать многозадачности. Способность к ней — часть вашей работы. Однако если вы проанализируете ситуации, когда вы работаете в многозадачном режиме, то с удивлением обнаружите: очень многие параллельные дела и вопросы, на которые вы отвлекаетесь, не являются такими уж важными и необходимыми. Постоянная проверка электронной почты — наихудший отвлекающий фактор, если только вы не страдаете зависимостью от ее еще более бесполезных собратьев: социальных медиа и новостных лент.

Правило № 1: Сведите многозадачность к минимуму.

Правило № 2: Отключайтесь, чтобы размышлять.

Правило № 3: Отключайтесь, чтобы отдыхать.

Как вы можете догадаться после прочтения главы о многозадачности, принцип оптимальной организации умственного труда предельно прост: свести к минимуму количество переключений между задачами. Это означает, что вы можете работать в многозадачном режиме, когда это необходимо. Однако вы должны правильно управлять своей работой и не позволять многозадачности вытеснять работу в однозадачном режиме.

Ваша цель — достичь оптимального уровня подключенности и многозадачности. Для 80% людей это означает значительно сократить и то и другое. Вы должны обуздать многозадачность и посадить ее в клетку, или она убьет вашу интеллектуальную продуктивность. Как я объясню ниже, клеткой для этого опасного прожорливого зверя может стать так называемая последовательная пакетная обработка. Во-первых, она позволяет вам возвести вокруг важной работы надежную защиту «Не беспокоить», через которую не может проникнуть монстр электронной почты и другие мелкие помехи-«грызуны». Во-вторых, последовательная пакетная обработка позволяет вам собрать все рутинные и текущие дела в «пакеты» и, таким образом, выполнять их более эффективно.

Разумеется, это не означает, что вы должны тщательно планировать все и вся в своей жизни. Как раз наоборот. Когда вы начнете правильно распределять свое время и силы, быстро и эффективно выполнять самые важные задачи, у вас появится гораздо больше возможностей для творчества, полезного безделья, обучения, новых интересных занятий и развлечений.

Если вы считаете, что всего вышесказанного достаточно для начала активной борьбы с многозадачностью, то можете пропустить следующие два раздела о принципе Эйзенхауэра и принципе Парето и перейти прямо к разделу о последовательной пакетной обработке.

Однако же, по моему опыту, люди сталкиваются с большими трудностями, когда пытаются воплотить этот призыв в жизнь, — потому что им не хватает убедительной мотивации. Гораздо проще отказаться от нежелательного привычного поведения, когда вы четко знаете, что для вас действительно важно и хорошо.

Четкое понимание приоритетов — первое обязательное условие оптимальной организации умственного труда

Принцип Эйзенхауэра

Как я объяснил в главе о многозадачности, лучшее, что вы можете сделать с большинством задач, — это не помещать их в список дел, а открывать ежедневник и смотреть, когда вы можете к ним приступить. Если у вас нет времени на эти дела, отказывайтесь от их выполнения или меняйте «условия» задачи. Но еще до того, как откроете свой ежедневник, вы должны спросить у себя: «Должен ли я это делать, даже если у меня есть время?». Чтобы быстро ответить на этот вопрос, полезно использовать принцип Эйзенхауэра и даже развить у себя «рефлекс Эйзенхауэра». Этот принцип гласит: «Важное редко бывает срочным, а срочное редко бываем важным». Чтобы быть максимально эффективным, вы должны сосредоточиться на важных задачах и грамотно управлять срочными делами.

Большинство людей относятся к электронным письмам, как к важным и срочным делам. Многие даже отвечают на них в течение двух минут после получения5. Как избавиться от этой примитивной и совершенно контрпродуктивной привычки, рефлекса Павлова?

Этот принцип дает вам простую схему:

# 1 Важно и срочно: для достижения высокой эффективности такие дела должны занимать ±20% всего времени.

Например: кризисы, горящие проекты, жалоба от важного клиента…

# 2 Важно, но не срочно: для достижения высокой эффективности такие дела должны занимать ±70% вашего времени.

Например: подготовка к важным встречам, работа над важными проектами, планирование, установление важных отношений, разработка стратегий, реализация стратегических задач и т.д.

# 3 Не важно, но срочно: для достижения высокой эффективности такие дела должны занимать не более ±10% вашего времени.

Например: обед с вашей командой, многие встречи, телефонные звонки, текущие рабочие вопросы…

# 4 Не важно и не срочно: для достижения высокой эффективности такие дела должны занимать не более ±1% вашего времени.

Например: социальные медиа, серфинг в Интернете, 50–80% электронной почты, уборка рабочего стола…

Потратьте по пять секунд на то, чтобы оценить каждую задачу в вашем списке дел и каждую запланированную встречу в соответствии с этой схемой. Вы можете использовать эту же схему, чтобы быстро рассортировать электронные письма по степени важности и удалить большинство из них. Вначале это будет занимать чуть больше времени, чем пять секунд, но с опытом этот навык станет естественным и очень быстрым.

Затем решите, что вы будете делать и когда. Когда вы начнете фильтровать все дела в зависимости от их важности, в конечном итоге вы будете тратить меньше времени и сил на то, что неважно, и станете гораздо более эффективным.

1. Важные и срочные дела делайте сразу.
2. Главный «объект» для вашей интеллектуальной продуктивности — важные, но не срочные дела. Вы должны сразу же наметить для них время в своем ежедневнике, чтобы поработать над ними сосредоточенно, не отвлекаясь. Если вы не внесете эти задачи в свое расписание, то в конце концов они превратятся в важные и срочные. Тогда вам придется выполнять их впопыхах, от чего пострадает качество работы.
3. Если задача не важная, но срочная — откажитесь от нее. Перепоручите ее человеку, для которого эта задача будет интересной, хоть и сложной. Или же выполните ее, завершив все важные дела.
4. Не тратьте силы на неважные и несрочные дела. Отправляйте их в корзину, игнорируйте. Или занимайтесь ими после важной работы, чтобы расслабиться. Как правило, такие пожиратели времени, как социальные медиа и электронная почта, отнимают у вас гораздо больше времени, чем вы планировали. Поэтому, если вы не можете ограничить это занятие 10 минутами, просто запретите себе отвлекаться на него, пока не закончите с важными делами.

Имейте в виду: чем меньше удовольствия вы получаете от работы (удовольствие — очень важная категория!), тем больше вы жаждете развлечений вне нее (развлечения — неважные дела). Поэтому прежде всего выполните упражнение «принцип Парето для удовольствия» (вы найдете его в следующем разделе), чтобы узнать, какие виды деятельности положительно влияют на вашу интеллектуальную продуктивность, а также на получаемое удовольствие.

Кстати, «встречи с самим собой», о которых я расскажу в разделе о пакетной обработке, надо рассматривать как важные дела. Если вы не будете заранее заносить их в свой ежедневник как важные встречи, то неважные дела полностью вытеснят их. И тогда у вас просто не останется на них времени. «Встречи с самим собой» — это дела, которые не заносят в список, но всегда заранее выделяют для них время в ежедневнике.

Основа для применения принципа Эйзенхауэра: четкое понимание своих приоритетов, целей и стремлений

Чтобы применять принцип Эйзенхауэра с максимальной пользой, вы должны четко знать ответы на следующие вопросы:

• Каковы мои приоритеты — не только на работе, но и в жизни в целом?
• Какие виды деятельности удаются мне лучше всего и приносят наибольшее удовольствие?

Удивительно, но многие руководители и профессионалы, с которыми мне довелось работать, не знают ни своих жизненных приоритетов, ни что делает их счастливыми. Вы спросите, какое это имеет отношение к оптимальной организации умственного труда? Дело в том, что она строится на правильном выборе — причем не только в фундаментальных судьбоносных вопросах. Правильно выбрать небольшие повседневные дела, которые соответствуют нашим ключевым ценностям и приоритетам — тоже очень важно. Невозможно стать по-настоящему успешным и эффективным, если вы не знаете, чего хотите в жизни. Это настолько важно, что ВСЕ руководители и профессионалы, с которыми я работал, начинают с размышления о своих жизненных приоритетах.

Знание того, что нужно для счастья, поможет вам:

• гораздо лучше сбалансировать свою работу, личную и семейную жизнь;
• снизить уровень стресса, когда нужно сделать действительно важный выбор;
• не принимать поспешных решений, не обдумав их последствий;
• уменьшить нагрузку, отказываясь от дел, которые не соответствуют вашим приоритетам.

Ваши приоритеты задают направление, по которому вы хотите идти. Удовольствие заставляет вас нестись в этом направлении на всех парах. Когда приоритеты и то, что доставляет вам удовольствие, совпадают, вы получаете максимальные результаты. Иногда такой синергии не происходит, но в этом нет ничего плохого. Например, вы можете заниматься тем, что доставляет удовольствие, но не отвечает вашим приоритетам. Или же вы можете упорно трудиться ради достижения важных целей, но не получать от этого удовольствия. Такие ситуации вполне приемлемы на какое-то время. Хотя если их слишком затягивать, то результаты работы могут не принести вам удовлетворения.

Дальнейшее обсуждение этого чрезвычайно важного вопроса заставит нас слишком далеко отклониться от темы этой книги. Но по опыту я знаю, что многим людям не так-то просто понять, что им надо для счастья. Поэтому я разработал упражнение, которое поможет вам определиться со своими приоритетами и тем, что доставляет наибольшее удовольствие. Упражнение называется «Краеугольные камни счастья» (The cornerstones of happiness). Вы можете скачать его на сайте www.brainchains.org и выполнить как домашнее задание. Чтобы извлечь максимум пользы, лучше всего выполнять его вместе с женой (мужем) или партнером. Распечатайте по два экземпляра страниц с вопросами, ответьте на них, не советуясь друг с другом, а затем проведите выходные в приятном отеле, без детей, электронной почты и телефона. Здесь вы сможете сравнить и обсудить результаты и разработать совместные приоритеты для вашей семьи или пары.

Вдумчивое выполнение этого упражнения требует времени, поэтому выделите себе несколько часов, когда вы сможете спокойно и сосредоточенно поработать над ним, не отвлекаясь на посторонние дела. Потраченное время и силы окупятся с лихвой, потому что позволят вам избежать многих несчастливых дней в будущем.

Однажды я консультировал одного очень успешного менеджера из авиационной отрасли. Он заявил мне: «Моя философия такова: если у вас нет целей, вы никогда не проиграете». На первый взгляд, он придерживался очень гедонистического, адхократического подхода к жизни и с радостью хватался за любую неожиданную возможность. Думаю, каждому из нас нужна здоровая доля такого подхода, чтобы быть гибким и добавлять интереса и увлекательности своей жизни. Однако в ходе нашего общения я выяснил, что в отношении работы, личной и семейной жизни, детей, друзей и даже домашнего хозяйства у этого человека были очень четкие приоритеты, планы и цели. Впрочем, эти цели позволяли ему наслаждаться тем, что есть здесь и сейчас… и не помешали отказаться от весьма перспективного повышения по службе. После того, как мой клиент получил это заманчивое предложение, он вместе с женой выполнил упражнение «Краеугольные камни счастья». Результаты ясно показали, что повышение, на которое с радостью согласился бы каждый, шло вразрез с их семейными приоритетами и целями. Если бы мой клиент согласился на него, оно сделало бы его несчастным.

Четкое понимание того, какая деятельность приносит наибольшую отдачу, — второе обязательное условие оптимальной организации умственного труда

Принцип Парето

Когда вы составите представление о своих приоритетах в работе и личной жизни, надо будет определить, какие виды деятельности важны для вас и приносят наибольшую отдачу. В этом вам поможет принцип Парето. Закон Парето гласит, что 20% ваших усилий обеспечивают 80% всех результатов. И наоборот, 80% ваших усилий обеспечивают всего 20% всех результатов. Не воспринимайте это знаменитое правило 20/80 буквально. Его суть вот в чем: чтобы получить максимальный результат, вы должны определить, какие виды деятельности создают максимальную стоимость и наиболее важны для достижения целей.

Проведите над собой эксперимент: всю следующую неделю попробуйте каждый вечер по дороге домой или после ужина выделять по пять минут на анализ того, что вы сделали за день. А затем решите, что из этого способствовало реализации ваших краткосрочных и долгосрочных целей и приоритетов. Если делать это регулярно, вы научитесь говорить «нет» второстепенным и бесполезным делам, перестанете тратить на них время.

Если вы перегружены работой, уделяйте по несколько секунд оценке каждой задачи, чтобы решить, относится ли она к тем 20%, которые приносят наибольшую отдачу. Если да, выполните эту задачу в первую очередь или запланируйте для нее время в своем ежедневнике. Если нет, забудьте о ней, если только это дело не доставляет вам искреннее удовольствие (об этом мы поговорим чуть позже).

Например, социальные медиа — самый контрпродуктивный и навязчивый отвлекающий фактор. «Проверка соцсетей» не может принадлежать к 20% дел первостепенной важности. Если для вас это приятное времяпрепровождение, выполните приведенное ниже упражнение «Принцип Парето применительно к удовольствию», чтобы разобраться, что дает вам это развлечение. Теперь обратимся к вашей электронной почте. 80% получаемых вами сообщений — неважные или малополезные. Для многих людей 80% их электронной почты — это вообще бесполезный мусор! Поэтому найдите способы свести к минимуму время и силы, которые вы расходуете на этот вид деятельности (советы по работе с электронной почтой см. ниже).

Только для смелых: Парето в квадрате

Если, овладев навыком мышления в духе Парето, вы хотите стать не просто эффективным, а сверхэффективным, попробуйте выполнить смелое упражнение Парето2 (Парето в квадрате) или безжалостное упражнение Парето3 (Парето в кубе) — они приведены ниже. Это поможет вам прийти к удивительным прозрениям насчет того, в чем фактически состоит суть вашей работы.

Начните с простого принципа Парето, согласно которому 20% вашей деятельности обеспечивают 80% результатов. Следующий шаг: возьмите эти 20% видов деятельности и примените к ним принцип Парето второго порядка, согласно которому 4% вашей деятельности (20% от 20%) генерируют 64% всех результатов (80% от 80%). Это потребует от вас углубленного анализа и нестандартного мышления. Как консультант я знаю: многие менеджеры и даже руководители высшего звена бывают поражены тем, что они узнают из этого упражнения.

Затем, если вы достаточны смелы (или просто решили развлечься), примените принцип Парето3. Если 4% вашей деятельности обеспечивают 64% всех результатов, значит, 1% ваших усилий генерирует 50% результатов. Это звучит абсурдно, но доведение анализа до этой предельной точки поможет вам докопаться до сути вещей и по-новому взглянуть на свою работу. Разумеется, это не означает, что отныне вы должны ограничиться только этим 1% деятельности. Просто впредь, когда вы будете решать, как распределить свои драгоценные, но ограниченные умственные ресурсы, вы сможете выбирать среди этих 1, 4 или 20% ключевых задач, которые принесут вам максимальную отдачу.

Упражнение на применение закона Парето особенно полезно для перфекционистов. Ведь, как правило, они тратят 80% своего времени на то, чтобы довести до совершенства последние 20% своей работы. Но обычно для большинства задач вовсе не требуется совершенный результат. Разумеется, если вы работник ИT, то должны на 100% выявить и устранить все ошибки в компьютерной программе. Если вы нейрохирург, то ваша цель — безукоризненно проведенная операция на головном мозге. Но такие случаи — скорее исключения, и велика вероятность, что ваша работа допускает 80%-ный уровень совершенства.

Принцип Парето применительно к удовольствию

После того как вы стали применять принцип Парето к своей работе, я предложил бы вам поразмыслить в том же духе и над удовольствиями. В конце концов, смысл жизни заключается не только в работе, успешной карьере и т.п. Да, у вас должны быть четкие цели и приоритеты, но вам также должно нравиться то, что вы делаете. Какой смысл в работе, если вы не получаете удовольствия от нее? Под удовольствием я подразумеваю не развлечение, а радость самореализации, удовлетворенность, ощущение полноты жизни и счастья.

Обычно вы испытываете удовольствие, когда вам удается справиться со сложными задачами, находящимися на грани ваших способностей. Или когда вы получаете новые профессиональные навыки, учитесь чему-то. Или когда делаете что-то по-настоящему значимое и полезное. Или когда помогаете другим людям. Подумайте, какие 20% ваших усилий приносят вам 80% всего удовольствия от работы, 4% — больше 60% удовольствия, а 1% — больше 50% удовольствия? Когда узнаете это, постарайтесь никогда не жертвовать приятной частью своей работы.

Ну и давайте же наконец поговорим о развлечениях в работе и жизни! Нет ничего плохого в деятельности, которая не приносит удовлетворения в долгосрочной перспективе, но зато вызывает поверхностное и недолговечное чувство веселья. Почему бы вам не поразмышлять несколько минут над тем, какие 20% вашей деятельности на работе и за ее пределами — самые веселые и развлекательные для вас? Что придает радость вашей жизни? После того как «вычислите» эти 20%, вполне можно позволить себе время от времени поразвлекаться.

Однако не тратьте слишком много времени на такие развлечения — особенно если они не приносят чувства подлинного удовольствия и счастья. Эффект таких развлечений очень краткосрочен. Они не создают у вас ощущения полноты жизни, как та деятельность, которая приносит вам настоящее удовольствие и позволяет подолгу чувствовать себя счастливым. Поэтому очень быстро вам требуется следующая «доза» развлечений. Кроме того, многие развлекательные виды деятельности вызывают привыкание, и вам постепенно нужно будет их все больше и больше, чтобы получить тот же «кайф». Самый яркий пример этого — нахождение онлайн. Вы должны строго ограничить время, которое проводите в Интернете. Если не сделаете этого, то онлайн-режим разрушит вашу интеллектуальную продуктивность, сделает вас зависимым и вытеснит из вашей жизни все важное, доставляющее вам подлинное удовольствие.

Принцип Парето применительно к жизни

Любопытно, что большинство людей могут с легкостью применить принцип Парето и даже Парето в квадрате и в кубе к своей работе, но, когда я прошу пойти их еще дальше и поразмышлять в том же русле о своей жизни в целом, они теряются. Я проводил индивидуальные консультации у 100 руководителей и профессионалов. Я работал в группах с более чем 200 менеджерами в INSEAD. Когда я задавал им «простой» вопрос: «Чего вы хотите достичь в своей жизни?», у многих не оказалось ответа. Чтобы помочь этим людям, я разработал специальный инструмент, описанный выше как упражнение «Краеугольные камни счастья». Когда вы узнаете, каковы ваши истинные жизненные приоритеты и что доставляет вам наибольшее удовольствие, вы можете применить принцип Парето к той части вашей жизни, что не связана с работой. Это ваша семья, саморазвитие, здоровье и благосостояние.

Конечная цель: научиться мыслить в духе Эйзенхауэра и Парето, не прилагая специальных усилий

Узнав свои главные приоритеты и цели, вы можете сформулировать цели поменьше — на следующий период: месяц, неделю и день. Как уже говорилось выше, в идеале вы должны каждый вечер решать, что для вас важно сделать на следующий день, — и планировать для этого время. Такую процедуру можно проводить и в воскресенье вечером, составляя план на следующую неделю.

Разумеется, вам не нужно всю жизнь выполнять вышеописанные упражнения на применение принципов Эйзенхауэра и Парето! Эти упражнения обучающие, их нужно выполнять максимально вдумчиво и осознанно. Но когда вы поймете свои подлинные приоритеты, цели и начнете исходя из них строить свою профессиональную и личную жизнь, постепенно мышление в духе Эйзенхауэра и Парето станет для вас естественным и спонтанным. Возможно, вам придется снова выполнить эти упражнения — если обстоятельства вашей жизни вдруг резко изменятся или когда вам покажется, что вы потеряли свои приоритеты и снова стали гиперподключенным, многозадачным, хронически недосыпающим и малоэффективным.

Пакетная обработка как ключевое решение

Помните простой, но показательный эксперимент из первой части книги? Вы должны были написать слово МНОГОЗАДАЧНОСТЬ большими буквами, а затем присвоить каждой букве порядковый номер. Потом — сделать то же самое, только попеременно записывая буквы и цифры? Во втором случае выполнение этого задания заняло у вас на 50–100% больше времени, чем в первом, когда вы использовали метод пакетной (последовательной) обработки.

Выполнение даже такой простой задачи в многозадачном режиме снизило вашу умственную продуктивность на 50%. Не надо быть гением, чтобы понять, как вырастет ваша интеллектуальная продуктивность, если вы перестанете переключаться между более сложными интеллектуальными задачами.

Безжалостно и радикально боритесь с многозадачностью: используйте метод пакетной обработки

В идеале, чтобы достичь максимальной интеллектуальной продуктивности и в полной мере реализовать свой умственный потенциал, вы должны полностью искоренить многозадачность. То есть приступать к новой задаче только после завершения предыдущей. Но для большинства руководителей и профессионалов достижение такого идеала невозможно. В определенной степени многозадачность даже может быть частью их должностных обязанностей. Но, когда вы поймете, насколько контрпродуктивна постоянная подключенность и частое переключение между задачами, вы можете исправить такое положение дел, используя метод пакетной обработки.

Прежде чем начать, вам нужно будет записать в своем ежедневнике бо́льшую часть задач и выделить под них конкретное время. Это позволит вам избежать нарушения сроков исполнения и цейтнотов. Как я уже объяснял в главе о многозадачности, она не только увеличивает время выполнения какого-то дела. Все становится гораздо хуже, если это дело — звено в цепи других заданий и от его результатов зависит работа людей, которые будут выполнять следующий этап работы. Тогда невыполнение задачи в срок нарушает работу всех остальных звеньев этой цепочки. Поэтому когда вас просят что-то сделать, вы должны сначала подумать, сколько времени займет у вас выполнение этой задачи. Возьмите за правило никогда не вносить новую задачу в список дел, а сразу же открывайте ежедневник и смотрите, есть ли у вас свободное время. Если времени нет, лучше откажитесь. Если задание вам дает начальник, опять же откройте ежедневник и проверьте, какие дела вы можете перенести на более поздний срок или перепоручить кому-то другому.

Когда вы ищете время в своем ежедневнике, постарайтесь не дробить задачу на мелкие части и выделяйте для нее такой промежуток времени, чтобы успеть выполнить ее с начала и до конца, или, по крайней мере, разделить ее на большие последовательные этапы. Так вы сможете добиться значительного прогресса и успеете сделать гораздо больше, чем если будете перепрыгивать с одного задания на другое.

Это необходимо сделать, чтобы систематически применять метод пакетной обработки. Такой метод — обязательное условие, если вы хотите добиться действительно высокой интеллектуальной продуктивности и особенно если ваша работа не носит рутинный характер. Последовательная пакетная обработка во много раз эффективнее параллельной многозадачности, при которой надо дробить задачи на мелкие части и постоянно переключаться между ними. Подробно об этом мы говорили в первой части книги. Все дело в особенностях работы нашего головного мозга и, в частности, в специфике переключения контекстов. Многозадачность приводит к значительным потерям времени, эффективности, концентрации, креативности и т.д.

Непрерывная сосредоточенная работа над одним делом в четыре раза эффективнее работы в режиме постоянного переключения между задачами — особенно если задачи сложные или если они относятся к разным областям. 30 минут непрерывной работы в 10 раз эффективнее, чем три раза по 10 минут, чередуемые с другими делами. Не забывайте: каждое переключение между задачами, каждый раз, когда вы отвлекаетесь, каждое маленькое постороннее дело ведет к потере интеллектуальной продуктивности.

Пакетная обработка: превращает поверхностного и рассеянного человека отвлекающегося (homo interruptus) обратно в высокопродуктивного человека разумного (homo sapiens).

Как мы увидим в этой главе, в первую очередь надо применить метод пакетной обработки к электронной почте. Сделать это следует не только по причинам, описанным в главе о многозадачности, но и вот почему. Каждый раз, чтобы открыть электронную почту, вам нужно проделать ряд небольших, но отнимающих время операций. А пакетная обработка почты позволит сократить количество таких операций и сэкономить время. Вы тратите еще больше времени, когда работаете с электронной почтой на телефоне. Ведь вам надо взять телефон, открыть программу электронной почты, иногда даже вести пароль, прокрутить список электронных писем, найти среди них нужное (в процессе этого открывая массу ненужных) и т.д. Работать с электронной почтой в текущем режиме непродуктивно, а делать это на телефоне еще хуже, чем на настольном компьютере.

Возражение, которое я слышу чаще всего: «Но там может быть очень срочное сообщение!» Это типичная реакция зависимого от постоянной подключенности человека, нерациональная реакция, отговорка. Это становится очевидным, когда я спрашиваю: «Сколько электронных писем из полученных на этой неделе нужно было прочитать немедленно, и действительно ли задержка на два-три часа могла бы вызвать реальную проблему?» В ответ я всегда слышу: «Ни одного». Когда я спрашиваю о количестве таких писем за последний месяц, я слышу тот же ответ.

Если люди все равно беспокоятся по этому поводу, я советую им использовать функцию автоответчика. Можно написать дружелюбное уведомление: объясните в нем свой метод работы с электронной почтой. Там же — укажите номер телефона, по которому надо звонить в случае действительно срочной необходимости. Некоторые люди специально покупают второй дешевый телефон для такой экстренной связи. Тем самым за небольшие деньги они обеспечивают себе душевное спокойствие. Главный недостаток такого телефона для экстренной связи — в том, что по нему обычно никто никогда не звонит. Это может нанести удар по вашему ощущению собственной значимости и незаменимости.

И напоследок. Поскольку ничто так не мотивирует людей, как достигнутые успехи6, метод пакетной обработки позволит вам получать большее удовольствие от работы. Ведь каждый раз, выполнив задачу, или важный этап задачи, или же пакет небольших задач (как в случае электронной почты), вы сможете поставить галочку «дело сделано» — и при этом испытать гораздо большее удовлетворение, чем от выполнения маленького фрагмента задачи. Если вы хотите получить еще больше удовольствия, устанавливайте себе вознаграждение за достигнутую цель. Запишите, чего вы хотите достичь в работе над конкретным «пакетом», и пообещайте себе награду, например чашечку кофе или чтение интересной статьи по завершении работы. Но ни в коем случае не связывайте вознаграждение с «экранной» активностью — такой как серфинг в Интернете, компьютерные игры или соцсети. Вы должны давать себе отдых от экранов по причинам, изложенным во второй части книги. Во время перерывов вы должны двигаться, ходить и бегать, даже если эта дистанция ограничивается несколькими лестничными пролетами. Помните о состоянии «тонического оцепенения», в которое может впадать ваш мозг под воздействием сильного стресса. Кроме того, если вознаграждение связано с Интернетом, вы всегда будете тратить на него гораздо больше времени, чем планировали.

Различные способы пакетной обработки для разных видов задач

• Непрерывная работа на одной задачей или логическими частями/этапами задачи
  
  Первый вид пакетной обработки предназначен для сложных интеллектуальных задач, которые требуют максимальной отдачи от вашего мыслящего мозга. Это, например, написание важного отчета, обдумывание важного решения, подготовка к важной встрече, чтение важного документа, изучение важного вопроса, подготовка важной презентации, ведение важного разговора и т.д. Самый эффективный подход — выполнить это дело за «один присест» с начала и до конца, сосредоточенно и не отвлекаясь на посторонние дела (самое главное — сосредоточенно!).

  Размышление требует времени: отвоюйте себе это время.
  
  

  Если задача слишком большая и выполнить ее за один раз не получится, разделите ее на логические части, рассчитанные примерно на 45 минут непрерывной работы. Лучше всего делить работу на отдельные главы, подзадачи, этапы и т.п., которые можно выполнить за один присест. Так вам не надо будет удерживать много информации во временной памяти. Когда выполните очередную часть задачи, не начинайте сразу же проверять электронную почту, а сделайте перерыв. Это позволит вашему архивирующему мозгу упорядочить важную информацию и перенести ее из временной памяти в долговременную (более подробно об этом см. в следующей главе). Вашему мозгу нужны такие перерывы, чтобы переварить и сохранить результаты своей работы. После этого вы можете приступить к следующей части этой задачи или к новому делу.

• Объединение связанных между собой задач в один пакет

  Следующий способ пакетной обработки состоит в том, чтобы объединять задачи из одной области или связанные одной темой в общий пакет, и выделять для работы над таким пакетом непрерывный отрезок времени. Но помните: чем меньше связаны между собой задачи, тем дольше происходят переключения между ними, тем больше устает ваш мозг и тем выше уровень стресса. Вы забываете больше вещей и совершаете больше ошибок. Работа с электронной почтой — яркий пример набора задач, которые часто никак не связаны между собой. Несмотря на это, пакетная обработка электронной почты эффективнее, чем работа с ней в текущем режиме. Старайтесь разграничивать рабочие и домашние дела, поскольку они относятся к разным областям. Если будете смешивать их, серьезные ошибки практически неизбежны (помните о забытых в машинах детях).

• Объединение в один пакет не связанных между собой задач, таких как работа с электронными письмами или рутинные дела

  Третий способ пакетной обработки — объединять разного рода небольшие задачи (чаще всего это работа с электронными письмами) в один большой блок, рассчитанный на 30, максимум 45 минут работы. Выполнять их надо в один заход, пока ваш мозг и ваш компьютер находятся в рабочем режиме. После того, как поработаете с таким пакетом разрозненных задач 30–45 минут, обязательно сделайте перерыв и перекусите (здоровой пищей), чтобы восстановить силы — в первую очередь ментальные. Или же планируйте выполнение такой работы перед обеденным перерывом. Как я объяснял в главе о силе воли и усталости от принятия решений, каждое решение требует определенных затрат ментальных сил, и эти затраты обладают кумулятивным эффектом. То есть множество небольших решений, которые вы принимаете при работе с электронной почтой (даже таких простых, как удалить сообщение или нет), съедают столько же энергии вашего мозга, как и принятие одного важного решения. Кроме того, после 30–45 минут работы в реактивном режиме мозгу нужен перерыв, чтобы вновь переключиться на проактивный режим и приступить к важной работе, встрече или разговору.

  Стоит применять метод пакетной обработки и к рутинным рабочим задачам. Нам всем приходится заниматься делами, которые нам не нравятся. Прежде всего, подумайте, кому вы могли бы делегировать эти дела. В идеале порученные задачи должны быть для этого человека новыми и достаточно сложными, чтобы вызвать у него интерес. Вы можете попробовать поменяться работой со своим коллегой, которому нравится делать то, что не нравится делать вам, и наоборот. Когда у нас нет возможности избежать нелюбимых дел, мы склонны откладывать их на потом — потому что, как правило, они несрочные. Но знание, что на нас висит длинный список таких дел, тяготит нас. А откладывание их выполнения приводит к тому, что эти дела становятся срочными и начинают мешать важной работе. Поэтому я рекомендую вам объединять все «дерьмовые дела» (ДД) в «дерьмовые пакеты дел», как выражался один из моих клиентов, топ-менеджер. Заранее планируйте для них время в своем ежедневнике — например, один час в неделю. Если вы используете сетевой планировщик встреч, назовите это «встречей с ДД», чтобы никто не планировал дел с вами на это время.

  У такого подхода есть ряд преимуществ. Когда на вас сваливается рутинная работа, которой вы не можете избежать, во-первых, не надо ругаться, страдать и переживать — просто откройте свой ежедневник и занесите эту работу в «пакет ДД». Уже одно это позволит вам почувствовать себя намного лучше. Во-вторых, вы сможете временно выбросить мысли о неприятном деле из головы, поскольку знаете, что сделаете эту работу в свое время. В-третьих, когда начнете расправляться с «ДД-пакетами», относитесь к этой работе как к своего рода «расчистке». Ваш мозг переключится в определенный режим, и вы справитесь с рутинной работой гораздо эффективнее. Чем заниматься ДД понемногу каждый день, гораздо быстрее разгребать их все разом, за один заход. Тогда мелкие, но неприятные дела не будут накапливаться и мешать более важной работе. В-четвертых, когда вы выполняете сразу целый пакет ДД за раз, у вас возникает ощущение, будто вы сделали генеральную уборку, и наступает чувство невероятного облегчения. Разумеется, то же самое верно и в отношении пакетной обработки электронной почты.

• Пакетная обработка работы, которую вы берете на дом

  Предположим, что вам удалось высвободить массу времени благодаря разрушению четырех оков мозга, которые тормозили вашу интеллектуальную продуктивность. Но все равно после целого дня в офисе вам приходится работать еще и дома. В таком случае отводите под работу, которую берете на дом, специальное время, и делайте ее всю одним блоком. Постоянной подключенностью дома вы портите семейную жизнь и подаете плохой пример своим детям. Если они находятся в подростковом возрасте, перечитайте главу о гиперподключенности подростков и подумайте, как вы можете помочь им избежать этой зависимости и сопряженных с ней проблем. Покажите им правильный пример: выделите под рабочие дела строго определенное время, а не находитесь все время в состоянии частичного присутствия-отсутствия. Попросите домочадцев не беспокоить вас в это время. А когда разделаетесь с делами, полностью отключитесь от работы и посвятите все свободное время полноценному общению с семьей.

  Если дома вы постоянно находитесь на связи и решаете рабочие вопросы, значит, вы — образец низкоэффективного работника умственного труда (см. главу об электронной почте во второй части книги). Кроме того, тем самым вы показываете, что семья для вас менее важна, чем все, что происходит в вашем телефоне, а это самый ужасный вид фаббинга (то есть оскорбительного поведения, когда во время общения вы уделяете больше внимания своему телефону, чем другому человеку). Очень скоро вся ваша семья последует вашему примеру и начнет уходить в виртуальный мир чаще, чем взаимодействовать с реальным. И помните: когда речь идет о развитии детей и ваших отношений с ними, почтальон никогда не звонит дважды.

Отводите в своем ежедневнике блоки времени под пакетную обработку

Разумеется, под такие пакеты задач необходимо заранее отводить время в своем ежедневнике. Скорее всего, вы пользуетесь внутрикорпоративной сетевой программой-календарем, где каждый может запланировать с вами встречу на любое время и нарушить ваши планы по пакетной обработке. Чтобы этого не произошло, называйте работу над пакетами задач «встречами», и планируйте для них отрезки времени на весь оставшийся год. Многие мои клиенты называют их встречами «ССС» — «совещаниями с самим собой». Один менеджер по управлению качеством называл их «КПВ» — «качественным персональным временем». Кто-то использует шифровку «ВП» — «время подумать», а один топ-менеджер, о котором я упоминал выше, называл их «встречами с ДД».

Многие профессионалы и даже топ-менеджеры жалуются мне, что условия работы и культура в их компаниях не позволяют уменьшить многозадачность. Как правило, это, мягко говоря, полный вздор. Действительно, некоторая многозадачность неизбежна, это часть вашей работы. Однако в большинстве случаев многозадачность не так уж необходима и неизбежна, от нее можно избавиться благодаря самодисциплине, методу пакетной обработки и творческому подходу к работе.

Топ-менеджер одной международной компании пытался реализовать на практике рекомендацию выполнять важную интеллектуальную работу с утра, до чтения электронной почты. В это время его голова не забита текущими вопросами и он может сосредоточиться на важных делах. Поскольку этот топ-менеджер не мог игнорировать электронные письма от генерального и финансового директоров, он решил пометить их послания красным цветом. Однако когда он заходил в почту, чтобы прочитать их, то не мог удержаться от чтения других сообщений. В конце концов он решил эту проблему, задействовав функцию сортировки входящих сообщений. Теперь компьютер автоматически перемещал все входящие письма, за исключением писем от генерального и финансового директоров, в папку «Входящие-2». Теперь, открывая утром почту, топ-менеджер сразу видел только сообщения от руководства. Быстрая проверка этих писем по принципу Эйзенхауэра позволяла решить, какие из них требовали срочного ответа, а какие можно было отложить на несколько часов и обработать вместе с другими посланиями. Таким образом, этот человек успешно перешел на метод пакетной обработки электронной почты.

Полноценные перерывы между пакетами задач — не роскошь, а необходимость

Я искренне надеюсь, что все написанное мной о важности регулярных перерывов для вашей интеллектуальной продуктивности было достаточно аргументированным. Хочу верить, что убедил вас включить систематические перерывы в свое рабочее расписание.

Полноценные длинные перерывы между задачами важны по нескольким причинам. Во-первых, они позволяют нашему архивирующему мозгу упорядочить и сохранить в памяти информацию о предыдущей задаче и подготовиться к новой. Во-вторых, во время перерывов восстанавливаются энергетические запасы мозга. В-третьих, самое главное, такой отдых нужен, чтобы мозг осуществил трудоемкую процедуру переключения контекстов. Отдых абсолютно необходим, если задачи относятся к разным областям — особенно если вам нужно переключиться с размышлений о людях на размышления о вещах. Не проводите две встречи подряд без полноценного перерыва между ними. И ни в коем случае не заполняйте этот перерыв проверкой электронной почты. Никогда не планируйте непрерывную череду встреч или совещаний. Объясняйте своему руководителю, организатору встречи, другим ее участникам или членам вашей команды, почему этого делать нельзя.

В-четвертых, регулярные перерывы очень полезны для здоровья, особенно если вы встаете из-за рабочего стола и двигаетесь. Так что эти промежутки отдыха — не потеря времени, а «инвестиция» в улучшение вашей умственной работоспособности и здоровья.

Если вы не привыкли делать перерывы, возможно, вам придется прибегнуть к некоторым хитростям: например, включить перерывы в свой электронный ежедневник и поставить звуковое уведомление. Если у вас запланированы одна за другой две встречи, установите таймер, чтобы завершить первые переговоры вовремя и успеть отдохнуть перед следующими.

Очень эффективный способ — найти коллегу, готового присоединиться к вашему методу работы. Тогда вы будете напоминать друг другу об обязательных перерывах.

Есть еще один необычный способ, который я обнаружил, — использовать курильщиков. Никотиновая зависимость заставляет курильщиков делать регулярные перерывы. Это единственный плюс вредной привычки. Некурящие (надеюсь, вы относитесь к этой категории разумных людей) могут обратить это себе на пользу, попросив курящих коллег каждый раз звать их с собой на перерыв (но, разумеется, не курить вместе с ними).

Конечно, расписание ваших коллег-приятелей не всегда будет совпадать с вашим, но не идеальные по времени перерывы — это лучше, чем их полное отсутствие.

Самый важный разрушитель оков: приручите монстра электронной почты

Пожалуйста, имейте в виду, что я не специалист по управлению временем или по управлению электронной почтой. Стратегии и тактики, которые я описываю в этой главе, — результат обсуждений с участниками моих лекций и семинаров по стресс-менеджменту, управлению изменениями и способам повышения интеллектуальной продуктивности. Многие из этих идей «протестировали» мои клиенты, которые обращались ко мне за консультациями по разным причинам — начиная от необходимости преодолеть психическое истощение до потребности в развитии лидерских навыков. Показательно, что при обсуждении вопросов, связанных с управлением самим собой и другими людьми, многие очень успешные и высокопоставленные люди называли электронную почту серьезным препятствием на пути к повышению эффективности.

Электронная почта — не столько монстр, сколько электронный Франкенштейн

Надеюсь, вы уже поняли: бо́льшая часть того, что вы делаете в режиме постоянной подключенности, — это неэффективно, не важно, не срочно или вообще ненужно. Поэтому вы должны избавиться от этих вредных привычек, которые растрачивают ваши драгоценные умственные ресурсы. Сделать это не так-то просто, хотя долгосрочное вознаграждение велико. А в краткосрочной перспективе это может не упростить, а наоборот, усложнить вам жизнь. Кроме того, если у вас развилась зависимость от постоянной подключенности, вам будет очень трудно отказаться от краткосрочных вознаграждений. Вот почему прежде всего вам нужно понять, что электронная почта полезна только для обмена информацией и совсем не эффективна для коммуникации и обмена мнениями.

Прежде чем приступить к обузданию своего электронного Франкенштейна, вам следует проверить, нет ли у вас зависимости. Выполните тест, приведенный в главе об электронной почте (во второй части этой книги). Если вы зависимы от постоянной подключенности, вам будет очень трудно измениться и вернуться к высокой интеллектуальной продуктивности. Вы будете придумывать массу оправданий и причин, почему вы не можете работать по-другому. Но, как скажут вам члены организации «Анонимные алкоголики», признание своей зависимости — первый шаг на пути к изменению. Второй шаг — прочитать следующую главу об изменении привычек.

По причинам, детально изложенным во второй части этой книги, постоянное переключение между электронной почтой и другими делами — самый неэффективный способ делать то и другое. Причем больше всего страдают важные дела. Когда вы находитесь в состоянии частичного присутствия-отсутствия, вы не можете полностью сосредоточиться на выполняемой задаче или на предмете разговора. Это заметно снижает качество и продуктивность вашего мышления и коммуникации. Так бывает не только в случаях, когда вы прерываете разговор или важную работу, чтобы «по-быстрому отправить несколько писем», но и когда вы занимаетесь электронной почтой непосредственно перед выполнением важной работы, перед ответственными встречами и разговорами.

Вас может это удивить, но второй жертвой многозадачности становится работа с самой электронной почтой. Работать с ней урывками, особенно на смартфоне, — самый неэффективный и трудоемкий способ это делать.

Ваше лучшее оружие — пакетная обработка

Как было сказано во второй части книги, главный недостаток электронной почты — в том, что она была создана не для двусторонней коммуникации, а для одностороннего распространения информации. Она абсолютно неэффективна как средство быстрой связи, но многие люди почему-то пытаются использовать ее как раз для этой цели, отвечая (и ожидая ответа) на сообщения в течение двух минут. В одной крупной компании 70% электронных писем получают ответы в течение шести (!) секунд. Это не только в высшей степени контрпродуктивно, но и глупо. Это означает, что люди каждые несколько минут отрываются от своих дел, чтобы проверить почтовый ящик и ответить на письма. Тем самым они на корню разрушают свою интеллектуальную продуктивность.

В не очень старые добрые времена, когда Интернет еще не был вездесущим и когда члены семьи еще бунтовали против постоянной подключенности своих близких, многие руководители и профессионалы возвращались из поездок или отпусков и находили в своих электронных ящиках сотни непрочитанных писем. Они садились за компьютер и за два-три часа, а то и меньше, если использовали метод обработки мини-пакетов (подробнее об этом — ниже), успешно разгребали эти завалы.

Если вы работаете с потоком электронных писем в текущем режиме, читая и отвечая на них по мере поступления, эта работа занимает у вас в четыре раза больше времени. Особенно если вы делаете это на телефоне. У вас действительно так много лишнего времени?

Возможность сэкономить эти часы — одно из огромных преимуществ пакетной обработки почты.

В идеале вы должны не только работать с электронной почтой методом пакетной обработки, но и ограничить ее продолжительность. Как это сделать? Первый и самый важный шаг — составить жесткий график работы с электронной почтой. Четырех раз в день обычно достаточно. Запланируйте это время в сетевом электронном ежедневнике, чтобы никто из сотрудников не мог назначить вам встречу на это время. Если вы соблюдаете график и лимиты времени, можно работать с почтой и пять раз в день — здесь нет строгих правил. Поэкспериментируйте, чтобы найти собственное, оптимальное для вас решение. Любопытно, что многие люди, которые перешли от работы с электронной почтой в текущем режиме к пакетной обработке четыре раза в день, обнаружили: на самом деле бывает достаточно трех и даже двух раз в день.

Чтобы ограничить время работы, включайте таймер. И когда раздается звуковой сигнал, немедленно закрывайте программу электронной почты — даже если вы не успели разобраться со всеми письмами. С одной стороны, вы обнаружите, что в этом нет ничего страшного, а с другой стороны — это заставит вас работать на повышение собственной эффективности. Чтобы работать с электронной почтой быстрее, используйте советы и приемы из этой главы.

Когда речь идет о переходе на пакетную обработку — касается ли это электронной почты или любой другой интеллектуальной работы — обязательным условием становится жесткий и даже безжалостный подход. Не бойтесь впадать в крайности. Даже если электронное письмо важное, то с вероятностью 90% оно не срочное. А если дело действительно срочное, люди найдут вас по телефону. Если контрпродуктивные приемы работы с электронной почтой, принятые в вашей компании, идут вразрез с методом пакетной обработки, вы можете закамуфлировать его. Придумайте ему вымышленное название типа «встречи с ДД» — о чем мы говорили выше. Можно использовать и функцию автоответчика на письма. Запишите максимально дружелюбное уведомление, что сейчас вы заняты и сможете приступить к работе с почтой только через несколько часов. Не забудьте указать номер телефона, по которому с вами можно связаться в случае действительно неотложных дел. Хороший способ обеспечить себе душевное спокойствие, о котором мы тоже говорили выше, — завести второй телефон специально для экстренной связи и всегда держать его включенным.

Резкий отказ от наркотиков на сленге наркоманов называется «завязать» или, более образно, «стать холодной индейкой» (go cold turkey). Это самый быстрый и, возможно, лучший способ избавиться от зависимости от электронной почты. Главное — преодолеть начальную стадию с ее «ломкой» — зашкаливающим уровнем тревожности и т.п. Если вы не можете резко ограничить свою подключенность, делайте это постепенно. Проверяйте, на что вы способны. Начните ходить в туалет, к кофемашине или к кулеру без телефона. Затем берите с собой на обеденный перерыв только телефон для экстренной связи. Если не можете сделать даже этого, значит, вы — настоящий наркоман. И если хотите вернуться не только к высокому уровню интеллектуальной продуктивности, но и к реальной жизни, вам надо обратиться за профессиональной помощью.

Когда научитесь находиться в режиме офлайн от пяти минут до получаса без чувства тревоги, постепенно увеличивайте это время. Если необходимо, делайте это маленькими шажками. Даже если вы будете увеличивать это время всего на две минуты в неделю, в конце концов вы достигнете минимальной цели: полчаса подключен/полчаса отключен. Когда вы достигнете этой цели, значительно увеличится и ваша интеллектуальная продуктивность. Она вдохновит вас и дальше ограничивать время, которое вы проводите в режиме подключенности.

Во время работы с электронной почтой приучите себя заниматься только этим и ничем другим. Лучше работать на настольном компьютере с большим экраном. На нем можно удобно развернуть электронные письма, необходимые программы и документы (электронный ежедневник, список контактов, папки с документами, график подготовки проекта и т.д.). Тогда ваш мыслящий мозг переключится в режим работы с электронной почтой, и вы будете поражены, с каким огромным количеством писем вы сможете разобраться всего за 30 минут. Пакетная обработка почты дает вам выигрыш во времени в 25–50%, а также дополнительные бонусы: более высокое качество ваших ответов, меньшее количество ошибок, низкий уровень стресса и, самое главное, — повышение продуктивности и качества умственного труда. Если ваша компания отказывается обеспечить вас большим компьютерным экраном, купите его сами. Это того стоит.

Телекоммуникационные компании и производители смартфонов пытаются убедить вас, что с электронной почтой удобно работать по телефону. Это чушь собачья (заметьте, я стараюсь быть вежливым). Это неудобно и утомительно делать даже на планшете, где половину экрана занимает клавиатура. Сравните свой крошечный телефон с настольным компьютером, у которого хороший большой экран и эргономичная клавиатура. Использовать телефон или планшет для работы с почтой можно только в крайних случаях.

Обработка электронной почты на основе подпакетов или мини-пакетов

Если в вашем ящике скопилось много писем, которые надо обработать, ни в коем случае не пытайтесь разбираться с ними по очереди, одно за другим. Ваша почтовая программа по умолчанию сортирует входящие письма по мере поступления. Если вы начнете обрабатывать письма начиная с последних, то можете пропустить важную информацию в более ранних письмах. Если же вы начнете с обработки ранних писем, то будете делать ненужную работу, отвечая на вопросы и запросы, на которые кто-то уже ответил до вас. Вы будете удивлены, насколько ускорится процесс обработки почты, если вы будете делать это на основе «подпакетов» или «мини-пакетов». В программе MS Outlook на панели инструментов есть кнопка «Организовать». Она позволяет упорядочить почту по теме или по любому другому удобному для вас критерию.

Как правило, чтобы быстро разобраться с большим объемом электронной почты, достаточно рассортировать ее два раза. Например, сначала вы сортируете письма по отправителям и быстро просматриваете их на предмет того, нет ли среди них сообщений от действительно важных людей или организаций. Если находите такие, то обрабатываете их в первую очередь, не глядя на остальные. Следующий шаг: вы сортируете письма по темам, быстро просматриваете и отвечаете только на действительно важные (помните о принципе Эйзенхауэра).

Затем приступайте к обработке остальных писем — но также на основе подпакетов. Используя функцию предварительного просмотра, вы можете быстро составить представление о том, чему посвящен этот конкретный мини-пакет. Так вы сможете сохранять, удалять или отвечать сразу на десять писем зараз.

Разумеется, эффективнее и быстрее работать с электронной почтой на стационарном компьютере с большом экраном, где вы можете найти и развернуть всю необходимую информацию, а не на смехотворном микроэкране вашего смартфона, на котором невозможно развернуть целиком даже одно письмо.

Некоторые люди предпочитают архивировать электронные письма в разных папках или помечать их разными ярлыками. И я до недавнего времени так делал. Но потом понял, что это пустая трата времени, если есть отличный поисковый инструмент. Поскольку даже в последней версии MS Office функция поиска оставляет желать лучшего, я использую программу для поиска информации на жестком диске X1 (также хорошая альтернатива — поисковик Copernic). Теперь я сохраняю все письма в одной архивной папке, а те немногие, на которые не могу ответить немедленно, помечаю флажками. При запуске моя программа электронной почты автоматически открывает список этих помеченных писем (см. об этом ниже).

Внимание: когда вы применяете метод пакетной обработки электронной почты, не переходите по интернет-ссылкам, которые содержатся в сообщениях, — особенно в период «цифровой детоксикации». Вам будет очень трудно устоять перед соблазном начать серфинговать по Интернету, жертвуя сосредоточенной работой.

Почему не следует заниматься электронной почтой, чтобы «не терять времени зря»

Если сейчас вы спрашиваете: «Почему нельзя заниматься электронной почтой во время перерывов, которые выдаются в течение дня?», значит, вы читали эту книгу с электронным гаджетом в руках. Или параллельно занимались другими делами. Или же сразу же перескочили к третьей части, пропустив первые две. Подробный ответ на этот вопрос был дан в главе об электронной почте во второй части моей книги.

Позвольте мне еще раз вкратце изложить основные причины, почему вы должны заниматься электронной почтой в строго отведенное время, а не делать это в каждую свободную минуту.

Микроперерывы, которые многие люди считают «потерянным временем», на самом деле нужны вашему мозгу (и телу), чтобы отдохнуть и восстановить силы (см. раздел о периодическом стрессе во второй части книги). Вы должны использовать эти драгоценные моменты, чтобы расслабиться, а не для того, чтобы подвергать себя очередному низкому уровню стресса, который вызывает работа с электронной почтой.

«Потерянное» время позволяет вашему мыслящему мозгу побездельничать между двумя важными встречами. За это время ваш архивирующий мозг получает шанс переварить информацию, полученную на предыдущей встрече, и подготовиться к следующей.

В «потерянное» время ваш архивирующий мозг может поработать с долговременной памятью, найти нужную информацию, поиграть с ассоциативными связями и подготовить почву для творческих решений.

«Потерянное» время, когда вы едете в лифте в свой офис или в офис клиента, прекрасно подходит не только для отдыха вашего мыслящего мозга, но и для того, чтобы вы могли поздороваться с людьми вокруг вас. Почему бы не завести микробеседу? Почему бы не познакомиться с человеком, который может ехать на ту же встречу? Ведь после короткого дружеского общения у него сложится о вас гораздо лучшее впечатление.

«Потерянное» время ожидания перед встречей — прекрасное время для легких светских разговоров. «Что?! Заниматься пустой болтовней вместо того, чтобы написать пару важных электронных писем?» Да, да и да! Необременительная светская беседа позволит вашему мыслящему мозгу расслабиться, а вашему архивирующему мозгу — подготовиться к встрече. И сохранить важную информацию — если вы прибежали сюда сразу после предыдущей встречи.

Такие светские беседы особенно важны перед важными встречами, когда вы сидите и ждете кого-то из своих визави. Эти разговоры играют роль масла для механизма человеческих взаимоотношений: они становятся гораздо легче, ими можно управлять. А интровертам светские беседы перед серьезной встречей помогут почувствовать себя более непринужденно. Во время непринужденного разговора вы можете услышать сведения «не для протокола», о которых никогда не прочитали бы в электронных письмах. Недавно я узнал, что феномен светских бесед был подвергнут серьезному исследованию. В результате установили, что они оказывают огромное влияние на эффективность встреч и совещаний — причем до такой степени, что руководителям было рекомендовано начинать каждую встречу с нескольких минут светской беседы. Особенно если среди участников есть интроверты7. Вы можете себе представить, чтобы перед важным футбольным матчем тренер разрешал бы членам команды заниматься своей электронной почтой, не разговаривать друг с другом? Кстати, если вы хотите больше узнать о важности «пустой светской болтовни», зайдите на мой сайт www.compernolle.com, в раздел «Free texts to download» («Бесплатные материалы для скачивания»).

Заполнение «потерянного» времени перед встречей или любой важной работой электронной почтой лишает вас подготовительной работы, которую проделывает ваш архивирующий мозг за пределами вашего сознания. Это подрывает вашу способность к концентрации и растрачивает драгоценные химические вещества в вашем мозге, которые необходимы для того, чтобы провести встречу или выполнить работу максимально продуктивно. Это в буквальном смысле истощает вашу силу воли, способность к самоконтролю и принятию решений. Это понижает даже ваш IQ. Так зачем вы это делаете? Или вы думаете, что у вас избыток умственных ресурсов и их можно растрачивать как попало?

Не начинайте день с проверки электронной почты, особенно если вам предстоит сложная или творческая умственная работа

Заниматься в начале рабочего дня электронной почтой — значит с самого утра сковать свой мозг. Возьмите за правило никогда не начинать свой день с проверки электронной почты, особенно если вас ожидает сложная интеллектуальная работа или важная встреча.

Даже не думайте о том, чтобы первым делом открывать почтовый ящик. Это уничтожит вашу способность к сосредоточенной умственной работе на несколько часов и переключит ваш мозг в примитивный реактивный режим. Кроме того, череда небольших и часто не связанных между собой решений, которые вам приходится принимать при работе с электронной почтой, истощат вашу силу воли. Вы устанете от принятия решений, и в результате эта работа перейдет от мыслящего к рефлекторному мозгу — мы уже подробно говорили об этом во второй части книги. Вы можете заниматься электронной почтой только после того, как выполнили всю самую важную и сложную умственную работу, запланированную на этот день.

Идеальный подход для вашего мыслящего мозга — с вечера решить, какую важную умственную работу вы будете делать завтра, и записать это на бумаге. Так вы зададите цель своему архивирующему мозгу. За ночь он пересортирует вашу долговременную память, найдет нужную информацию, поиграет со всевозможными ассоциативными связями и подготовит нужный «материал» для мыслящего мозга. Вот почему, если вы хотите получить максимум от своего мозга, всю самую сложную и творческую работу надо делать с утра. Если же вы начнете утро с проверки электронной почты, то уничтожите бо́льшую часть той подготовительной работы, которую архивирующий мозг проделал за ночь.

Избавьтесь от электронных Сирен, заманивающих вас в почтовый ящик

Песни русалок были такими прекрасными и завораживающими, что ни один моряк не мог устоять перед ними — он направлял лодку на скалы и погибал. Поэтому древнегреческий герой Одиссей заткнул уши своей команды воском и приказал привязать себя к мачте. Благодаря этому он стал единственным человеком, который услышал песни Сирен, но выжил. Если не хотите пасть жертвой Сирен и разбить свою интеллектуальную продуктивность о скалы электронной почты, вы должны стать беспощадным и творческим, как Одиссей.

Избавьтесь от Сирен, которые заманивают вас в почтовый ящик, где ваша интеллектуальная продуктивность разбивается о скалы электронных писем.

• Отключите все визуальные и звуковые уведомления о входящих сообщениях

  На это вам потребуется всего пара минут, а сэкономите вы массу времени и ресурсов внимания. Как было сказано во второй части этой книги, зрительные и слуховые раздражители — очень сильные привлекающие (и отвлекающие) внимание факторы. Поэтому отключите все визуальные и звуковые уведомления на своем телефоне, компьютере и планшете. Оставьте их только на отдельном телефоне для экстренной связи, если у вас такой есть. А теперь на пару минут отложите в сторону эту книгу и отключите их прямо СЕЙЧАС. Если вы этого не делаете — это явный признак зависимости, какие бы причины вы ни привели в свое оправдание. Это значит, что вы не сможете последовать ни одному другому моему совету. Скорее всего, вы нуждаетесь в профессиональной помощи.

  Эти визуальные и звуковые уведомления — и есть те самые коварные Сирены. Они гипнотизируют вас песнопениями и заставляют собственноручно губить свою интеллектуальную продуктивность о скалы электронной почты.

• Не используйте свой почтовый ящик как список дел

  Если вы накапливаете в своем почтовом ящике письма, требующие каких-то действий с вашей стороны, значит, вы создаете «ящик, полный Сирен». Они постоянно будут заманивать вас на скалы и разрушать не только вашу интеллектуальную продуктивность в целом, но даже и эффективность работы с самой электронной почтой.

  Прежде всего, как было сказано в главе о многозадачности, никогда не обещайте сделать то, чего вы не можете сделать вовремя. Никогда не заносите важные задачи в список дел и не оставляйте в ящике письма в качестве напоминания о них. Вместо этого сразу же открывайте свой ежедневник и планируйте для этих дел конкретное время. Если задача недостаточно важна, чтобы заносить ее в ежедневник, тогда зачем вообще тратить на нее время и силы? Если задача состоит в том, чтобы ответить на данное электронное письмо, сделайте это при следующем сеансе пакетной обработки почты.

  Если вам действительно нужен список дел, ведите его в любом другом месте. Но с одним условием — чтобы это не заставляло вас приближаться к электронной почте. Другими словами, никогда не ведите список дел в планировщике задач, который является частью вашей программы электронной почты (исключение возможно, только если у вас достаточно силы воли не заглядывать в почтовый ящик, когда вы открываете список дел). Таким образом вы создаете еще одну Сирену, которая будет разбивать вашу интеллектуальную продуктивность о скалы электронной почты.

• Освобождайте почтовый ящик от любых «поглотителей времени»

  Если в вашем списке отправителей есть те, кто регулярно посылает вам разного рода «мусорную» почту, создайте фильтры, которые будут автоматически переносить письма от этих людей в корзину, в папку «Спам» или в архив. Там вы всегда сможете их найти при помощи поисковой программы, если вдруг возникнет такая необходимость (в 99% случаев она не возникает). В MS Office вам просто нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на письмо и еще сделать два клика, чтобы создать фильтр.

  Отключите все автоматические уведомления от соцсетей, новостных сайтов, блогов и т.п. Не можете заставить себя сделать это? Значит, вы страдаете тяжелой формой зависимости. Если у вас много лишнего времени, которое вам не на что больше потратить, вы можете собирать все эти уведомления в отдельных папках для «поглотителей времени» и затем читать их в свободное время. Некоторым людям такое занятие помогает расслабиться в конце рабочего дня. Что же, и вы можете поступать так, если у вас нет более приятных и интересных способов отдохнуть — например пойти в спортзал, посидеть в кафе в компании (реальных!) друзей или провести время с семьей.

  Если не можете удержаться и все равно заглядываете в папку для «поглотителей времени», хотя решили этого не делать, спрячьте ее как можно дальше. Спрячьте так, чтобы по пути вам пришлось открыть пять-шесть других папок, причем дайте им названия, которые будут предупреждать и ругать вас.

  Вы можете не поверить, но люди, которым удается преодолеть трудный период цифровой детоксикации и освободиться от власти поглотителей времени, обнаруживают, что они не только выходят на совершенно новый уровень интеллектуальной продуктивности, но и начинают более полноценную и счастливую жизнь.

• Не позволяйте вашей офисной программе и программе электронной почты автоматически открывать папку входящих сообщений

  Прежде всего перенастройте программу электронной почты так, чтобы она по умолчанию открывалась на календаре или списке дел (если таковой у вас имеется), а не на папке входящих сообщений. Или, хотя это и опасно приближает вас к подводным скалам контрпродуктивности, вы можете настроить почту на открытие папки «К исполнению» (For Follow Up). Туда будут помещаться все отмеченные вами флажками срочные и важные письма, которые вы не успели доделать в предыдущий раз.

  Как настроить эту функцию в MS Outlook? Откройте меню «Настройки» (2003, 2007) или «Файл» (2010). Выберите пункт «Опции/(Другие)/Расширенные опции». Нажмите кнопку «Обзор» в команде «Начинать с этой папки» и укажите, какая папка должна автоматически открываться при запуске программы. Если вы хотите, чтобы программа открывалась на папке «К исполнению», разверните строку «Поиск папок». Нажмите OK/OK/OK.

  Почтовую программу можно настроить даже так, чтобы она открывала пустую папку входящих сообщений. Это поможет вам избежать искушения начать читать всю почту, когда вам нужно найти конкретное письмо или отправить срочное сообщение, которое никак не может подождать до следующего сеанса пакетной обработки.

  Для этого вам надо создать правило, чтобы все входящие сообщения автоматически перенаправлялись в специально созданную папку «Пакет входящих писем». В результате ваша папка входящих сообщений будет всегда пустой. Если вы все равно не уверены в своей силе воли, рекомендую вам спрятать эту заветную папку за семью замками из каскада папок. Назовите примерно так: «Опасно!!!», «Вы уверены?!», «Только для пакетной обработки!!!» и т.п. Сделайте путь к «запретной папке» максимально трудным и дайте промежуточным папкам самые устрашающие названия. Так вы защитите себя от соблазна проверять входящие сообщения вне отведенного времени.
  

• Заткните себе уши воском и привяжите себя к мачте

  Удачи!

Не отвечайте на электронную почту немедленно и даже в течение часа: ответ в пределах 24 часов — общепринятый стандарт

До сего момента вы могли ссылаться на незнание того, насколько контрпродуктивна постоянная подключенность. Но отныне вы не можете этого делать. Если все вокруг про…ют (простите мне мой французский) свою интеллектуальную продуктивность, немедленно отвечая на электронные письма, это совершенно не означает, что и вы должны делать то же самое! Это абсолютно нерационально, неэффективно, не нужно, неразумно и даже безумно. Так не становитесь жертвой всеобщего контрпродуктивного безумия.

Взбунтуйтесь против такого порядка или, по крайней мере, будьте мудрее других. На самом деле практически не бывает электронных писем, которые требуют ответа ранее, чем через 24 часа. Если кто-то посылает вам такие письма, он идиот. Отправитель должен понимать: для действительно срочных и неотложных вопросов есть телефон. Вот и все.

Если вам не хватает мужества оставлять отправителей без немедленного ответа, используйте автоответчик. Напишите в дружелюбном тоне сообщение, в котором объясните, что для повышения своей продуктивности вы проверяете почту всего три раза в день, и предложите связаться с вами по телефону в случае действительно срочных вопросов. Купите себе второй телефон для такой экстренной связи. Если затрудняетесь объяснить людям причины, по которым вы это делаете, сошлитесь на мою книгу!

Если вы — руководитель (особенно высшего звена), то существенно повысите продуктивность работников умственного труда в вашей компании, если введете правило 24-часового ответа на электронную почту. Правило 24-часового ответа означает, что вашим сотрудникам будет достаточно всего двух сеансов работы с почтой в день, чтобы ответить на все письма. Такое простое правило приведет к массовому и масштабному повышению производительности труда. Ни одна другая мера не способна принести такой результат.

Не пытайтесь использовать электронную почту для коммуникации: применяйте «Правило трех»

«Правило трех» гласит: если вы обменялись с адресатом тремя письмами, а вопрос по-прежнему не решен (или если вы заранее понимаете, что вопрос не может быть решен в трех письмах), позвоните этому человеку, свяжитесь с ним по видеосвязи или назначьте личную встречу.

Не отвечайте на все письма

Многие люди считают, что обязаны отвечать на все письма. Представители старшего поколения могут сохранить эту привычку со времен традиционных бумажных писем, которые чаще всего действительно требовали ответа. Молодые люди научились этому из-за использования чатов и сервисов обмена мгновенными сообщения в Facebook, Twitter и других социальных медиа. На самом деле вы не обязаны отвечать на все электронные письма. Задайте себе вопрос: «Если бы сейчас не было электронной почты, стал бы я брать ручку с бумагой и писать ответное письмо?» Если ответ «нет» или «вряд ли», значит, письмо чаще всего не стоит ответа даже по электронной почте. Как я уже говорил выше, мои исследования показали: от 50 до 90% всей электронной почты — это «внутренний спам» или бесполезный мусор.

Многие профессионалы уже поступают так с групповыми рассылками. Они создают в почтовой программе правило, чтобы все сообщения с пометками «СС» или «копия» автоматически перенаправлялись в специальную папку «Рассылки». Эту папку они проверяют, когда у них есть свободное время — то есть никогда. Если вы боитесь такой радикальной меры, то можете создать автоматические фильтры для писем от определенных отправителей. Есть еще менее радикальный и менее смелый подход: каждый раз, когда вы получаете ненужное письмо, создавайте фильтр, чтобы письма от этого отправителя или на эту тему не попадали в папку входящих писем. Однако лучшее решение — написать вежливый ответ на автоответчике и не делать никаких исключений. Это зависит от того, насколько высокое положение вы занимаете в служебной иерархии, от корпоративной культуры и от вашей решимости.

Вы можете настроить свою почтовую программу так, чтобы все сообщения с пометками «копия» перенаправлялись в специальную папку, минуя папку входящих сообщений. Ради вашего душевного спокойствия компьютер будет посылать их отправителям немедленный автоматический ответ. В нем может быть примерно следующее: «Дорогой корреспондент! На мою электронную почту приходят сотни писем. Если я буду уделять внимание каждому, это не оставит мне времени и сил на более важную работу. Поэтому я читаю только некоторые самые важные сообщения. Так что если присланное вами сообщение носит важный или срочный характер, пожалуйста, адресуйте его конкретно на мое имя или позвоните мне по личному телефону для экстренной связи 123-45-67».

Если же вы считаете, что должны быть в курсе всего в своей организации, или боитесь, что произойдут ужасные вещи, если вы перестанете читать весь этот внутренний спам, значит, мои здравомыслящие советы вам вряд ли помогут. Вам лучше обратиться за помощью к психотерапевту.

Если есть сомнения, удаляйте

Важный совет по обработке электронной почты: если у вас возникает хотя бы малейшее сомнение в полезности электронного письма, удалите его. Если вы не осмеливаетесь это сделать, заархивируйте его. Не тратьте время на складывание таких писем по аккуратно упорядоченным папкам. 99% вашей почты не стоят этих усилий. Переносите письма в одну общую архивную папку одним кликом или удаляйте. В тех редких случаях, когда вам может понадобиться одно из таких сообщений, вы за секунду найдете его в этой папке при помощи программы поиска информации на жестком диске — такой как X1 или Copernic.

Каждый раз, когда вы удаляете электронное письмо, остановитесь и подумайте: не лучше ли потратить еще несколько секунд и создать в почтовой программе правило, которое будет автоматически перенаправлять письма от этого отправителя или на эту тему в корзину или архив. И в будущем вы уже не станете тратить время на подобные письма.

Не забывайте — в случае с электронной почтой почтальон всегда звонит дважды: если вы случайно удалили или заархивировали важное письмо, отправитель перешлет его повторно или свяжется с вами другим способом. Если он этого не делает, значит, письмо изначально не стоило вашего внимания.

Придерживайтесь собственных правил или попросите других людей помочь вам

По моей рекомендации некоторые из моих клиентов завели себе второй телефон для «экстренной связи». Они сообщили этот номер только своей супруге/супругу, детям, начальнику и членам команды и попросили звонить по нему лишь в случае действительно срочных дел. Такой, казалось бы, простой прием поможет вам не отвлекаться и в некоторой степени избавит от многозадачности и информационной перегрузки. А тот факт, что вы сообщите коллегам и начальству номер личного телефона для экстренной связи, покажет, что вы привержены своей работе. Вы будете чувствовать себя гораздо комфортнее и укротите такого опасного поглотителя времени, как электронная почта.

Вообще, вы можете сказать всем, кому считаете нужным, чтобы в случае срочных вопросов они связывались с вами не по электронной почте, а по телефону для экстренной связи. Укажите его номер в подписи к письмам. Она может быть примерно такой: «Я занят работой над проектом X, поэтому вынужден ограничить частоту проверки почты». Один мой знакомый написал так: «Мои внутренние и внешние клиенты требуют моего пристального внимания, поэтому я ограничиваю свою работу с электронной почтой». Если у вас есть «тревожный телефон», вы можете еще больше упростить себе жизнь, добавив фразу: «В случае действительно срочных вопросов, пожалуйста, позвоните или отправьте мне сообщение на мой личный телефон для экстренной связи 123-45-67». Один из моих клиентов написал еще проще: «Чтобы повысить свою эффективность, я проверяю почту всего три раза в день. Если у вас срочный или важный вопрос, позвоните на мой личный телефон для экстренной связи 123-45-67».

Вы можете записать такое же сообщение на голосовую почту и отключать свой обычный телефон, когда заняты важным или трудным умственным трудом.

Недавно я отправил письмо одному из участников моих семинаров и получил интересный автоматический ответ:

Уважаемый (будущий) друг или клиент,

спасибо за ваше письмо!

Я решил радикально ограничить время, которое я трачу на свой компьютер и смартфон.

Это не значит, что я говорю вам «нет».

Скорее, это значит, что я говорю «да» тем вещам, которые ценю больше всего: сосредоточенной работе (в том числе и для моих клиентов), человеческим взаимоотношениям (с реальными людьми) и красоте.

Для нашей оптимальной коммуникации предлагаю:

1. Срочно? Позвоните мне. Я отвечу немедленно, или как только закончу встречу, или смогу припарковать машину (свою жизнь я тоже ценю).

2. Важно? Отправьте мне сообщение на телефон.

Спасибо за ваше сотрудничество! :)

Оскар

Идеальное решение — попросить людей помогать вам в ваших усилиях. Если вы получаете по электронной почте адресованное вам письмо, не имеющее отношения к вашей работе, ответьте отправителю просьбой исключить вас из этой рассылки (если только ваше участие в ней не является абсолютно необходимым). Если вы хорошо знакомы с макросами, то можете при помощи трех щелчков мышью отправить стандартный ответ. Например, такой: «Спасибо за ваше письмо. Однако я не вижу необходимости в информировании меня по этому вопросу. Пожалуйста, удалите меня из данного списка рассылки или из этой группы». Поскольку макрофункции в MS Outlook весьма «недружественны» к пользователям, если только они не знакомы с основами программирования на visual basic, я использую программу Macro Express для создания такого рода макросов. Раньше мне приходилось делать два щелчка мышью, но благодаря функции быстрых действий (quicksteps) в последних версиях MS Outlook теперь мне достаточно одного щелчка. Я нажимаю кнопку «ответить и удалить», а затем могу выбрать один из трех самодельных макросов с шаблонными ответами — от очень дружелюбного предложения до очень резкого требования удалить меня из списка рассылки.

В зависимости от вашего положения в служебной иерархии вы можете любезно попросить или жестко потребовать от других сотрудников сортировать посылаемую вам почту. Единственное, что для этого вам нужно сделать, — это написать соответствующее сообщение на автоответчике в своей программе электронной почты и вставить такой же текст в шаблон подписи.

«Учитывая огромное количество электронных писем, поступающих на мой почтовый ящик, вероятность того, что я пропущу важные и срочные сообщения от вас, увеличивается с каждым днем. Поэтому, пожалуйста, всегда добавляйте код приоритетности в строке “Тема” в адресованных мне письмах: П1 — высокий приоритет, П5 — низкий приоритет. Электронные письма без П-кода будут считаться низкоприоритетными. В случае действительно срочных и важных вопросов лучше связаться со мной по моему телефону для экстренной связи xxx-xx-xx». Этот же прием вы можете использовать для писем, которые посылаете сами.

Если ваше положение в служебной иерархии недостаточно высоко, можете написать похожее сообщение в более дружелюбном тоне или предложить эту идею в качестве эксперимента и пригласить ваших коллег присоединиться к нему. Когда у вас наберется достаточно последователей, создайте в своей почтовой программе правила, которые будут автоматически разносить все входящие письма по нескольким папкам в зависимости от их приоритетности. Затем вы можете использовать программу Awayfind®, чтобы отправлять на свой «личный» телефон уведомление всякий раз, когда в вашем почтовом ящике появляется письмо с высоким приоритетом8. Кроме того, как показывают нижеприведенные истории из реальной жизни, не случится ничего страшного, если вы никогда не будете заглядывать в папки с категориями писем П4 и П5. В тех редких случаях, когда вам может понадобиться информация из такого письма, хорошая программа поиска на жестком диске найдет вам его в считаные секунды.

Даже если вы, опасаясь негативной реакции, не осмелитесь на такие эксперименты, я хочу, чтобы вы поняли: существует множество способов справиться с ежедневной лавиной электронной почты. Вы должны подойти к этой проблеме творчески, решительно. А когда начнете это делать, обнаружите, что реакция на такие действия крайне редко бывает негативной — если она вообще бывает. Скорее всего, другие люди последуют вашему примеру, и, возможно, вашу инициативу подхватит вся компания.

Помогите другим остановить лавину электронной почты

Чтобы полностью обуздать своего электронно-почтового Франкенштейна, вы должны ограничить не только поток поступающих вам писем, но и поток писем, которые посылаете вы сами. Отправляя электронное письмо, задайте себе вопрос: «Если бы почта вдруг отключилась, стал бы я распечатывать это письмо на принтере, чтобы разослать копии всем этим людям, или стал бы звонить им по этому вопросу?» Если ответ «нет», то зачем засорять их почтовые ящики этим электронным мусором? Как мы увидели во второй части книги, главная причина непрерывной электронно-почтовой диареи — неравноправные отношения между отправителем и получателем. В определенном смысле отправитель обладает всей властью, а получатель — его жертва. Вопрос на миллион долларов (в буквальном смысле): как мы можем дисциплинировать отправителей и расширить права получателей? Я не знаю ответа, поэтому многие из моих рекомендаций — скорее методы партизанской борьбы, нежели глобальное решение проблемы.

А по-настоящему конструктивное решение этого вопроса может быть реализовано только на уровне всей компании. Но если вы вместе с коллегами будете соблюдать ряд простых правил, это может кардинально изменить ситуацию к лучшему. Эти рекомендации я включил в раздел об освобождении мозга от оков на уровне «Мы».

Для самых смелых: игнорируйте всю электронную почту

Как показывают нижеприведенные истории из реальной жизни, часто полное игнорирование всех электронных писем, поступающих в ваш почтовый ящик, не вызывает больших проблем. Поэтому, если вы завалены, подавлены огромными объемами электронных писем, вы можете автоматически перенаправлять их все в папку «КУМБСВ» («Когда у меня будет свободное время»). Вы обнаружите, что «КУМБСВ» на самом деле означает «Никогда» и что любую нужную информацию в этой папке всегда можно найти при помощи поисковой программы. Если вы беспокоитесь по поводу возможной негативной реакции, просто придумайте благопристойное оправдание.

Несколько примеров из жизни

Следующие несколько примеров из реальной жизни на первый взгляд могут показаться немного экстремальными. Однако я включил их специально, чтобы показать, насколько смелым, если не безжалостным, вы должны быть в борьбе с электронно-почтовым Франкенштейном.

Много лет назад, в эпоху существования факсов, один руководитель высшего звена взбунтовался против нескончаемой лавины писем в своем электронном почтовом ящике. Он подсчитал, что при его уровне зарплаты обработка такого количества бесполезной почты была сопоставима с заработком четырех его заместителей9. И ведь в эту стоимость еще не были включены альтернативные издержки, то есть стоимость той по-настоящему важной работы, которую он мог бы сделать за это время. Но не сделал.

Тогда мы с этим руководителем провели эксперимент. Он создал в почтовой программе MS Outlook правило, чтобы все письма от внутренних отправителей получали следующий автоматический ответ: «В данный момент я не могу вам ответить. Если письмо, которое вы только что мне отправили, касается важного или срочного вопроса, пожалуйста, перешлите его мне по факсу по номеру 1234» (это был номер факса его секретаря). Он рассуждал так: если кто-то посылает письмо, недостаточно важное, чтобы распечатать его и отправить по факсу, вряд ли его содержание стоит того, чтобы его читал такой высокопоставленный руководитель, как он. В результате ему удалось сократить 80–100 электронных писем в день всего до 3–10 факсов в день! При помощи одного простого сообщения на почтовом автоответчике он освободил себе от одного до полутора дней в неделю для действительно важной работы. Через два месяца он сообщил, что подобная тактика игнорирования внутренних писем не привела ни к одной проблеме.

Один менеджер по работе с корпоративными клиентами, которого я консультировал, перед отпуском попросил отдел ИТ создать для него второй адрес электронной почты. Затем он сообщил этот адрес только своим клиентам, а в первом почтовом ящике включил автоответчик. Теперь все письма от клиентов поступали во второй почтовый ящик, а письма от других отправителей поступали в первый ящик. Там они получали автоматический ответ с указанием номера телефона для экстренной связи, а далее перенаправлялись в отдельную папку «КУМБСВ» («Когда у меня будет свободное время»). То, что менеджер никогда не заглядывал в папку «КУМБСВ», осталось в компании незамеченным.

Еще один менеджер по работе с корпоративными клиентами после отпуска обнаружил в своем почтовом ящике больше 900 сообщений. Он решил, что во время следующего отпуска будет каждый день заниматься электронной почтой, чтобы не накапливать таких завалов писем, однако его жена решительно этому воспротивилась. Я посоветовал ему включить функцию автоответчика и написать сообщение примерно такого содержания: «Поскольку за время отпуска в моем почтовом ящике обычно накапливается от 600 до 1000 электронных писем, существует риск того, что я отвечу на ваше письмо с большим запозданием или же не отвечу совсем. Если у вас действительно важное или срочное сообщение, пожалуйста, перешлите его мне на мой личный электронный адрес [email protected]». Это был дублирующий адрес электронной почты, который он специально создал у своего провайдера. Своим клиентам он разослал такое же сообщение, но с другим дублирующим адресом. Электронные письма с обоих дублирующих адресов автоматически пересылались на его корпоративную почту. За весь отпуск он получил всего пять электронных писем на дублирующий адрес, предназначенный для важных внутрикорпоративных писем. Когда менеджер вышел из отпуска, коллеги с одобрением говорили: «Он настолько привержен работе, что даже сообщил личный адрес электронной почты, чтобы оставаться на связи во время отпуска». Они не знали, что по возвращении менеджер перенес больше 800 внутрикорпоративных писем в отдельную папку «Отпуск», оставив только сообщения от корпоративных клиентов. Затем он потратил 45 минут, чтобы бегло просмотреть эту папку, используя два способа сортировки писем (см. раздел о мини-пакетной обработке почты). Первоначально он планировал более детально разобраться с этой папкой, когда появится время. Разумеется, времени так и не нашлось. И спустя три месяца он понял: из всех этих 800 писем в папке «Отпуск» ему понадобилась информация всего из… 10. При этом он смог уделить больше внимания письмам от важных клиентов.

Наконец, еще одного менеджера, который по возвращении с больничного обнаружил в своем электронном ящике более 300 писем, я убедил провести следующий эксперимент. Надо было прочитать только письма от корпоративных клиентов, а адресатам из внутрикорпоративного списка рассылок отправить сообщение, что в его почтовом ящике произошел какой-то сбой. Поэтому он просит повторно переслать ему все важные письма, присланные в период с 8 по 25 июля. В результате он получил… всего 15 писем! Это значит, что всего 5% присланных ему писем были достаточно важными, чтобы отправители потрудились переслать их еще раз! Почему бы вам не провести такой же эксперимент хотя бы раз и выяснить, какой процент вашей электронной почты действительно стоит вашего внимания?

Как видно из этих примеров, чтобы обуздать электронно-почтового Франкенштейна, нужны творческий подход и мужество.

2.3. Разрушитель оков № 3: позволяйте своему мозгу побездельничать в перерывах между работой и обеспечьте его полноценным сном

Вашему мозгу нужны перерывы

Как было сказано в главе о мыслящем мозге, перерывы между работой важны и нужны. Они позволяют архивирующему мозгу упорядочить и заархивировать полученную информацию, а мыслящему мозгу — отдохнуть, восстановить силы и переключиться между несовместимыми физическим/механическим и социальным контекстами. Поэтому на схеме оптимальной организации умственного труда (рисунок раздела 2.2 этой части книги) «перерыв» — это не просто деталь, а одно из ключевых условий интеллектуальной продуктивности.

Если вы относитесь к числу экранных зомби и все время приклеены к большим или малым экранам, вы уничтожаете то лучшее, на что способен ваш когнитивный мозг. Потому что вашему мыслящему и архивирующему мозгу требуются регулярные периоды «полезного безделья».

Как я писал в главе об особенностях функционирования нашего мозга, наша долговременная память похожа на почти бесконечную базу данных. В ней хранится информация, полученная на протяжении всей нашей жизни. Во время перерывов, когда наш мыслящий мозг отдыхает, архивирующий мозг получает возможность упорядочить эти колоссальные объемы данных, сохранить их в памяти и найти нужную информацию для мыслящего мозга. Даже крысы, с которыми у нас общая бо́льшая часть генома, запоминают новый опыт, только если после сеанса обучения следует перерыв. Исследования показали: во время этих периодов покоя часть головного мозга под названием гиппокамп (она играет важную роль в процессе запоминания) многократно воспроизводит воспоминания об опыте, полученном в течение дня10.

Все истинно великие мысли рождаются при ходьбе.

Фридрих Ницше. Сумерки идолов

В своем сочинении «Сумерки идолов» Фридрих Ницше пишет: «Все истинно великие мысли рождаются при ходьбе». Разумеется, прогулка на свежем воздухе — это идеальный вариант, особенно когда вы занимаетесь сложным, важным и творческим умственным трудом. Но во время перерыва необязательно отправляться на прогулку. Можно просто пробежать несколько лестничных пролетов вверх-вниз, навести порядок на рабочем столе, выпить чашечку кофе, почитать что-нибудь легкое и интересное, поболтать с другими людьми на светские темы, пройтись в буфет, предпочтительно на другой этаж, и т.д. Короче говоря, вам нужно заняться тем, что не требует большого участия со стороны мыслящего мозга.

Защитный механизм для мозга и тела: полноценный сон

Узнайте, сколько сна вам действительно необходимо

Существует 75%-ная вероятность того, что вам требуется не менее восьми часов хорошего сна, чтобы достичь максимального уровня работоспособности своего мозга. Поэтому мой совет предельно прост: восстановите нормальный режим сна. Для большинства руководителей и профессионалов это означает в среднем на один час сна больше, чем они спят сейчас.

Всего лишь примерно 15% людей генетически требуется меньше сна: они чувствуют себя хорошо, поспав всего шесть-семь часов в сутки. Однако более 60% руководителей и профессионалов на моих семинарах и лекциях ведут себя так, будто все они принадлежат к этим 15%. Это нонсенс, и несколько наводящих вопросов неизменно показывают: эти люди вовсе не относятся к числу «неспящей элиты». Просто они обманывают себя, привыкнув к недостатку сна и постоянной сонливости. Если вы тоже считаете, что принадлежите к этим 15%, продолжайте читать дальше.

Если вы думаете, что вам достаточно спать меньше семи-восьми часов в день, выполните тесты, приведенные в главе о сне во второй части этой книги. Вполне вероятно, что вы просто привыкли подавлять тревожные сигналы сонливости. Обратите особое внимание на то, как вы чувствуете себя после нескольких ночей полноценного сна, например, во время отпуска.

Если после прохождения этих трех тестов вы пришли к выводу, что спите достаточно долго и хорошо, то можете просто пропустить эту главу. Или не пропускайте — если вам хочется подробнее узнать, как справиться с джетлагом или последствиями сменной работы.

Если вы знаете, что у вас проблемы со сном, или обнаружили, что страдаете хроническим недосыпанием, сделайте восстановление здорового сна своей приоритетной задачей. Если вы регулярно используете снотворное или транквилизаторы, чтобы заснуть, или же потребляете много кофеина и других стимуляторов, чтобы взбодриться, пожалуйста, прочитайте эту главу. В ней вы найдете много полезных советов и приемов.

При необходимости обратитесь за помощью в клинику сна. Дело в том, что изменить многолетние плохие привычки в отношении сна очень трудно, особенно если вы принимаете снотворное. Не пользуйтесь снотворным: оно вызывает зависимость. Такое решение хуже, чем сама проблема.

Проверьте, если у вас нет патологии сна

Вы регулярно просыпаетесь от удушья? Ваш партнер говорит, что вы громко храпите и иногда перестаете дышать? Вы просыпаетесь по нескольку раз за ночь и утром чувствуете себя совершенно разбитым, даже если проводите в постели достаточно времени? Если вы ответили «да» на эти вопросы, вам следует проконсультироваться у врача, чтобы выяснить, нет ли у вас патологии сна.

Наиболее частая патология — апноэ во сне. Это распространенное заболевание, при котором у спящих людей происходит остановка дыхания на 10 секунд и дольше. Апноэ приводит к снижению содержания кислорода в крови. Вы можете проводить в постели достаточно времени, но испытывать все симптомы хронического дефицита сна из-за его низкого качества. Очень часто апноэ происходит из-за обструкции дыхательных путей, поэтому данное заболевание называют синдромом обструктивного апноэ сна (СОАС).

Вероятность того, что вы страдаете СОАС, возрастает, если вы старше 40 лет, имеете лишний вес, толстую шею и небольшую нижнюю челюсть, большой язык или миндалины, обструкцию носа или хронические проблемы с придаточными пазухами носа (синусами). А также гастроэзофагеальный рефлюкс (заболевание, при котором кислота из желудка попадает в пищевод, иногда вплоть до ротовой полости, что может вызывать боль в груди и отрыжку содержимого желудка) и генетическую предрасположенность (если среди ваших родных есть люди с таким синдромом). Разумеется, СОАС может развиваться и при отсутствии всех перечисленных факторов.

У людей с СОАС — все симптомы, характерные для хронического недосыпания: дневная сонливость, постоянная усталость, забывчивость, перепады настроения, снижение работоспособности и интереса к сексу. Очень часто они также страдают синдромом беспокойных ног (судороги, покалывания, дрожь во время сна), громко храпят и просыпаются с ощущением боли и сухости в горле. Также люди с СОАС часто жалуются на головные боли по утрам.

Если у вас есть смартфон на платформе Android и вы готовы немного повозиться с его микрофоном, то можете проверить свой сон при помощи приложения SleepAp (оно находится на стадии бета-тестирования, и его можно скачать на сайте http://www.sleepapnet.com). Но если у вас есть какие-то из перечисленных симптомов, вам следует обратиться к врачу. Это необходимо сделать, потому что вы подвергаетесь риску развития не только хронического дефицита сна со всеми его тяжелыми последствиями, но и высокого кровяного давления, инсульта, сердечной недостаточности, а также депрессии.

Используйте два сигнала для отхода ко сну

Если тесты показали, что вы спите недостаточно долго, значит, пора использовать сигналы для отхода ко сну. Они так же важны для вас, как и сигналы для пробуждения утром. Вы можете установить один сигнал отбоя по крайней мере за 1 час до сна (в идеале, за 1,5–2 часа), чтобы отключиться от всех гаджетов. А другой — за полчаса до того, как вы должны быть в постели, готовясь отойти ко сну. В идеале и вашему партнеру хорошо бы поступать так же. Когда такая подготовка ко сну станет привычной процедурой, вам больше не придется ждать друг друга.

Когда вы отрегулируете свой режим сна, отключайте кнопку повтора на будильнике и вставайте с постели сразу. Вы будете чувствовать себя гораздо лучше. Впрочем, может быть и исключение из этого правила: установите сигнал будильника на 15 минут раньше, чтобы немного пообниматься со своим партнером, прежде чем встать с постели. Это хорошо отразится на вашей концентрации и бдительности в течение дня и на многом другом, но это уже другая история.

Когда вы начнете использовать такие сигналы для отхода ко сну, ваша интеллектуальная продуктивность заметно улучшится. И, в качестве бонуса, в 9 из 10 случаев также заметно улучшится ваша сексуальная жизнь.

Если вы принимаете снотворное, прекратите это делать

Если вы используете снотворное или транквилизаторы, чтобы заснуть, избавиться от этой вредной привычки будет очень трудно. Но вы должны это сделать, потому что таблетки не помогают, а мешают восстановить здоровый сон. Ниже приведены советы для тех, кто отказывается от снотворного. Начните им следовать, но будьте готовы к серьезным трудностям. Снотворное и транквилизаторы вызывают привыкание, поэтому прекращение их приема сопровождается неприятными абстинентными синдромами — в первую очередь такими, как плохой сон.

Симптомы абстиненции — это явления, которые происходят в вашем теле и мозге, когда вы прекращаете потреблять какое-либо химическое вещество. И вызваны они только тем, что это вещество прекращает поступать в организм. Следовательно, в данном случае остановка приема снотворного сама по себе вызывает проблемы со сном. Поэтому вы думаете: «Я не могу жить без этих таблеток», — и снова начинаете их принимать. Но если любой человек со здоровым сном будет принимать снотворное несколько недель, а затем резко прекратит, у него тоже возникнут проблемы со сном. Но это случится из-за того, что он перестал принимать таблетки, а вовсе не из-за физиологических расстройств сна, которые у него изначально имеются.

Поэтому, если вы «сидите» на снотворном, постарайтесь развить у себя как можно больше здоровых привычек сна (см. рекомендации в следующем разделе). А когда восстановите нормальный режим сна, перестаньте принимать таблетки. Это можно сделать двумя способами. Первый — резко «завязать», как это делают некоторые курильщики, чтобы бросить курить. В течение нескольких дней, и особенно ночей, вам придется перетерпеть ужасные «ломки». Вам могут сниться ночные кошмары, вы будете по многу раз просыпаться за ночь, и т.п., пока ваш организм не вернется к нормальному здоровому балансу. Поэтому лучше всего делать это в начале отпуска или в период, когда вы можете позволить себе ужасно чувствовать себя в течение дня.

Второй способ — делать это постепенно. Попросите своего фармацевта приготовить для вас капсулы со снотворным, содержащие три четверти, половину и четверть вашей регулярной дозы, и постепенно переходите на меньшие дозы. При необходимости это можно делать еще более мелкими шагами в течение более длительного времени. В некоторых случаях, чтобы избежать абстинентного синдрома, мне приходилось просить фармацевта изготовить капсулы с 1/₁₀ регулярной дозы, чтобы мои пациенты отвыкали от таблеток в течение 10 недель.

Как развить здоровые привычки в отношении сна

Существует множество способов восстановить здоровый режим сна. Более подробно я объясняю их в своей книге «Стресс: друг и враг» (Stress: Friend and Foe)11, а ниже привожу в виде краткого конспекта. Даже если у вас нет проблем со сном, вы все равно можете попробовать некоторые из этих советов — и будете очень удивлены тем, насколько лучше вы станете спать (особенно если вам не дает нормально спать маленький ребенок или сменная работа).

• Чтобы восстановить биологический цикл «сон — бодрствование», будьте последовательны: всегда ложитесь спать и просыпайтесь в одно и то же время, даже в выходные дни.
• Если вам нужно выспаться в выходные, ложитесь спать раньше — это гораздо меньше нарушит ваш режим сна и ход биологических часов, чем более позднее пробуждение. А днем спите не больше 20 минут. Как я уже объяснял в главе о сне, потребность отсыпаться в выходные — не только подтверждение того, что вы недостаточно спите в течение рабочей недели, это еще и создает еженедельный социальный джетлаг. Кроме того, увеличение продолжительности сна в выходные дни хотя и уменьшает субъективное ощущение сонливости и усталости, не восстанавливает умственной работоспособности!12
• Если вы не высыпаетесь за ночь, возьмите за правило отключаться от всех экранов (в том числе и микроэкранов) не менее чем за час до сна. Для этого есть две причины. Во-первых, как я писал во второй части книги, большинство взаимодействий с телевизором, компьютером, планшетом или телефоном возбуждают нервную систему. Во-вторых, современные экраны компьютеров, планшетов и телефонов (и голубые светодиодные лампы), направляют свет синего спектра прямо в наши глаза с близкого расстояния и тормозят выработку гормона сна мелатонина. Поэтому первое, что нужно сделать таким зависимым от экранов людям, как мы (да, я тоже отношусь к их числу, потому что допоздна работаю на компьютере, в том числе и над этой книгой), — это отключаться от всех экранов не менее чем за час, а еще лучше за два часа до сна. Займитесь в это время тем, что вам нравится, что вас расслабляет. Если не знаете, чем заняться, и умираете от скуки, найдите силы признаться себе, что страдаете зависимостью. И начните разрабатывать «план лечения», чтобы избавиться от этого болезненного пристрастия и вернуться к реальной жизни.
• Если вы не можете избежать работы на компьютере перед сном, надевайте специальные желтые или коричневые очки, блокирующие синюю часть спектра. Или установите бесплатную программу f.lux, которая подстраивает излучаемый вашим экраном свет под время дня (например, меньше синего и больше красного излучения вечером)13. Но это, так сказать, только повязка на рану, а не лечение.
• Никогда не смотрите на экран ноутбука, планшета или телефона в постели. Не занимайтесь в постели такими делами, как серфинг в Интернете, общение в соцсетях, работа с электронной почтой, компьютерные игры или SMS-переписка. Хорошо помогает расслабиться пассивный просмотр развлекательной программы по телевизору, экран которого находится на большом расстоянии от ваших глаз. Разумеется, здесь тоже есть ряд условий: не затягивать просмотр телепередач дольше установленного вами времени отхода ко сну; избегать программ, вызывающих страх, агрессию или тревогу; не смотреть телевизор в постели. Чаще всего телевизор в спальне — это враг сна. Не спите с врагом, особенно если у вас проблемы со сном. Уберите телевизор из спальни и выключайте его немедленно при втором сигнале отбоя, когда начинаете подготовку ко сну.
• Чтобы восстановить здоровый сон, вам нужны всего две вещи: хорошая кровать и хороший секс. Секс перед сном — это ОК, поскольку вслед за возбуждением наступает глубокая релаксация.
• Если вы используете свой смартфон как будильник, создайте специальный профиль для сна с отключением всех звуковых сигналов и вибраций (30% взрослых и 50% молодых людей регулярно просыпаются ночью из-за звука своих телефонов). Как я узнал от своих клиентов, часто им достаточно взять в руки смартфон и включить будильник, чтобы у них возникла мысль: «Проверю-ка я быстренько почту… всего одно письмо…» И они опять принимаются за свое. Кроме того, лежащий рядом с постелью смартфон соблазняет их начать утро с проверки электронной почты. Поэтому я не рекомендую вам использовать смартфон в качестве будильника. Не держите его рядом с кроватью и вообще уберите из спальни — тем более, если он регулярно будит вас среди ночи. После нескольких ночей без смартфона под боком вы поймете: мир не рухнет, если вы не ответите на несколько поздних или ранних телефонных звонков и сообщений. Кроме того, отказ от телефона в спальне — это символическое заявление для гиперподключенных зависимых. Тем самым они заявляют о серьезности своего намерения завязать — подобно тому, как курильщик, решивший бросить, перестает держать в доме сигареты.
• Существует широко распространенное заблуждение о влиянии на сон алкоголя. Спиртное вызывает чувство сонливости и в первой половине ночи делает ваш сон более глубоким за счет увеличения фазы медленного сна и сокращения фазы быстрого сна. Однако во второй половине ночи, когда алкоголь метаболизируется, наступает обратный эффект, и ваш сон становится очень прерывистым и беспокойным. Таким образом, один (1!) стаканчик спиртного на ночь (= маленькая рюмка ликера или небольшой бокал вина или пива) может помочь вам заснуть. А любая доза сверх этого нарушит качество вашего сна. Если у вас есть проблемы со сном, прекратите потребление алкоголя за 2–3 часа перед тем, как ложиться спать.
• Некоторые травы обладают мягким снотворным эффектом. Исследовать их действие довольно трудно, поскольку обычно они содержат смесь большого количества химических веществ в очень разной концентрации. Самое хорошо изученное природное успокоительное средство — валериана. Другие природные транквилизаторы — ромашка, лаванда, пассифлора и хмель. Однако экстракты этих растений следует применять с осторожностью, поскольку нам мало известно об их возможном токсическом эффекте. Прекрасно зарекомендовало себя «народное» снотворное — стакан горячего молока на ночь. Дело в том, что в молоке содержится аминокислота триптофан, которая используется для производства серотонина — гормона, вызывающего чувство покоя и сонливости.
• Кофеин нарушает нормальный цикл сна — бодрствования. Поэтому, если у вас проблемы со сном, откажитесь от любых кофеиносодержащих напитков за 6–8 часов до сна.
• Если вы не работаете посменно, старайтесь использовать естественное освещение — яркий солнечный свет утром и мягкий сумеречный — вечером.
• В течение дня двигайтесь как можно больше. Если у вас устал только мозг, но не тело, заснуть и спать здоровым крепким сном вам будет сложнее. Пользуйтесь не лифтом, а лестницей; навещайте коллег в их кабинетах вместо того, чтобы звонить им; совершайте в обеденный перерыв прогулки и ездите на работу на велосипеде, если это возможно.
• Прекращайте работу за 2–3 часа до сна, чтобы ваш организм успел метаболизировать гормоны активности (такие как адреналин) и успокоиться.
• Наслаждайтесь сексом. Занятие любовью может быть очень возбуждающим. Но при хорошем сексе, особенно с партнером, с которым вас связывают теплые отношения, ваш организм вырабатывает расслабляющие и успокаивающие гормоны — они обеспечат вам хороший сон.
• Не ешьте вечером слишком плотно и слишком поздно — то есть менее чем за 2–3 часа до сна.
• Не позволяйте домашним животным находиться ночью в вашей спальне и будить вас среди ночи.
• Не бросайте курить, если вы курите. Разумеется, отказ от курения улучшит ваш сон, но вы не сможете бороться с двумя плохими привычками одновременно. Сначала наладьте сон, а потом бросайте курить.
• Положите рядом с кроватью блокнот и записывайте любые самые фантастические мысли и идеи, которые у вас возникают. Используйте для этого ручку со светодиодной подсветкой, чтобы не разбудить своего партнера. Впрочем, вы можете просто довериться своему архивирующему мозгу. Ведь если вы достаточно спите, он проделает всю необходимую работу и запомнит ваши идеи.
• Если вы с трудом засыпаете или просыпаетесь слишком рано, найдите хорошего специалиста. Он научит вас нескольким простым техникам релаксации, но не будет пытаться продать вам как можно больше своих занятий, чтобы научить вас искусству йоги и медитации. Вообще-то медитация хорошо влияет на сон. Однако вам вовсе не нужно становиться продвинутым практиком, чтобы научиться расслаблению.
• Вам нравится играть с гаджетами? Исследователи из Университета штата Вашингтон разработали бесплатное приложение под названием ShutEye — оно поможет вам вернуться к здоровому режиму сна14.

Будьте осторожны с дневным сном

Если вам хочется вздремнуть днем, это, как правило, означает, что вы плохо спите ночью. При достаточном ночном сне вы можете оставаться бодрым весь день, выпивая по чашечке кофе утром и после обеда. Дневной сон частично решает проблему постоянной сонливости, но одновременно служит сигналом: надо больше спать ночью. Запомните: если вы хорошо выспались, вам не нужен дневной сон.

Дневной сон идеально подходит для восстановления физических сил, но он не позволяет нашему архивирующему мозгу хорошо делать свою работу, потому что ему нужно много перерывов в течение дня и полноценный долгий сон ночью15. Ученые исследовали влияние дневного сна на когнитивные функции после недосыпания ночью, но однозначных выводов сделать не смогли, поскольку все зависит от накопленного «долга сна» и продолжительности дневного сна.

Дневной сон дольше 20 минут часто приводит к так называемой «сонной инерции» — заторможенному состоянию с пониженным уровнем бдительности и работоспособности. Судя по всему, дневной сон длительностью 10–15 минут через восемь часов после пробуждения — самый полезный16, он лучше отражается на умственной работоспособности, чем активный перерыв17. Восемь часов после пробуждения — это как раз послеобеденное время, когда происходит естественное снижение температуры тела и бдительности. Это связано не с приемом пищи как таковым, а с особенностями функционирования наших биологических часов. Поэтому, когда вы чувствуете резкое снижение бодрости после обеда — это как раз подходящее время, чтобы вздремнуть. Но не дольше 20 минут.

Если вы с трудом засыпаете ночью, вам следует избегать дневного сна. Если вы поспали днем, особенно позднее, чем через восемь часов после пробуждения, это может нарушить ход ваших биологических часов. Потом вы будете работать допоздна, что еще больше затруднит засыпание.

Используйте ограничения своего мыслящего мозга, чтобы снова заснуть, вместо того чтобы думать и беспокоиться

Многие участники моих семинаров по управлению стрессом жалуются, что им трудно заснуть из-за мыслей и тревог, в основном связанных с работой.

Как я писал в первой и второй части этой книги, наш мыслящий мозг способен заниматься всего одной мыслью и ее контекстом за раз. Это ограничение можно обратить в преимущество, когда мысли о работе мешают заснуть. Поскольку вы можете думать всего об одной вещи за раз, рецепт прост: думать о том, что не связано с работой, — о чем-то расслабляющем или скучном. Старый способ считать овец абсолютно верен: когда вы считаете овец, вы не можете думать или беспокоиться о чем-то другом.

Я использую простые монотонные мантры, которые повторяю, пока не засну: «Я хочу спать… очень хочу спать…» Вы можете придумать собственные убаюкивающие «заклинания».

Если вы знаете упражнения для релаксации — например, постепенно расслаблять все мышцы или вспомнить какой-нибудь приятный эпизод из своей жизни, когда вы были полностью расслаблены, — вы можете использовать этот способ.

Если вы просыпаетесь посреди ночи или слишком рано утром, попробуйте вспомнить свой сон и вернуться в него. Некоторые люди придумывают продолжение сна, иногда с налетом эротики, чтобы им было приятнее остаться в нем.

Короче говоря, вы можете думать о чем угодно, лишь бы это не заставляло вас проснуться, а наоборот, убаюкивало.

Научитесь справляться с джетлагом

Мудрые руководители, профессионалы и политики никогда не ведут сложных переговоров и не принимают важных решений сразу после перелета с джетлагом, если только их расписание (и расписание всех остальных людей) не адаптируется под их «домашнее» время.

Если ваше пребывание в другом часовом поясе короче трех дней, ничего не предпринимайте, по возможности старайтесь сохранить свой привычный домашний ритм. Если же вы будете находиться в другом часовом поясе дольше трех дней, есть несколько способов, которые позволяют уменьшить влияние джетлага. Ниже перечислены рекомендации, составленные на основе исследований в этой области18.

За неделю до поездки:

• Отправляйтесь в поездку отдохнувшим. Хорошо высыпайтесь, а еще лучше — создайте небольшой «запас» сна за эту неделю. Избегайте недосыпания накануне перелета — например, из-за того, что не успели собрать вещи. Это усугубит джетлаг.
• Попробуйте немного «перевести» свои биологические часы. Измените время отхода ко сну, используя воздействие яркого света. Если вы путешествуете на:
• запад: ложитесь спать на 1–2 часа позже, вечером используйте яркий свет;
• восток: ложитесь спать на 1–2 часа раньше (обычно это легче делать постепенно, сдвигая время на полчаса), вставайте раньше, утром используйте яркий свет.
• Если ваше расписание не позволит вам соблюдать идеальный режим света/темноты, надевайте темные очки. Во время вождения можно использовать специальные желтые или коричневые очки, блокирующие свет синего спектра. Почему так важно блокировать его, подробно объясняется во второй части книги.
• Для быстрого решения зайдите на сайт http://www.jetlagrooster.com/about, введите информацию о том, куда вы отправляетесь, о времени отправления и прибытия — и полу́чите простую инструкцию, как вам подготовиться и справиться с джетлагом.

Во время полета:

• Установите на своих часах время вашего пункта назначения.
• Пейте больше воды, чем обычно, чтобы избежать обезвоживания. Хорошая гидрация организма помогает поддерживать правильную температуру тела.
• Избегайте алкоголя и напитков с кофеином.
• Примите мелатонин, если условия вашего перелета соответствуют следующим инструкциям:
• если вы прилетаете ночью, примите небольшую дозу очень короткодействующего снотворного не меньше, чем за шесть часов до прибытия. Поспите в самолете. Не тратьте время на еду и кино, гораздо важнее настроить биологические часы;
• используйте беруши или шумоподавляющие наушники, чтобы заснуть. Простые и дешевые восковые беруши отлично блокируют почти все звуковые волны. Прежде чем покупать дорогие шумоподавляющие наушники, ознакомьтесь с информацией на сайте http://www.noisehelp.com/noise-protection. html и http://www.audiocheck.net/earplugreviews_index.php.

По прибытии:

• Сразу же перейдите на местное расписание, если только ваше пребывание не будет очень коротким. Солнечный свет, правильный режим питания и активности помогут вам перенастроить биологические часы:
• на западе: смотрите на яркий свет в вечернее время;
• на востоке: смотрите на яркий свет утром.
• Некоторые исследователи считают, что, когда мы пересекаем больше восьми часовых поясов, наши биологические часы могут перепутать рассвет и закат, поэтому рекомендуют:
• на западе: первые два дня избегать яркого света за 2–3 часа до наступления сумерек. После этого следует смотреть на яркий свет вечером;
• на востоке: первые два дня 2–3 часа после рассвета избегать яркого света. После этого следует смотреть на яркий свет утром.
• Если вы не выспались во время перелета, все равно перейдите на местное расписание. Если не можете перебороть сонливость, поспите днем не дольше 20 минут. Более продолжительный сон днем затруднит перенастройку ваших внутренних часов.
• Принимайте по 3–5 мг мелатонина в течение нескольких дней:
• на западе: во второй половине ночи;
• на востоке: перед сном.
• При необходимости принимайте снотворное — но не больше трех ночей! Эти препараты вызывают привыкание гораздо быстрее, чем вы думаете.
• Избегайте кофеина во второй половине дня.
• Порция алкоголя (рюмка крепкого напитка или бокал вина) на ночь поможет вам заснуть. Большее количество спиртного помешает адаптации биологических часов.

Как лучше справляться со сменной работой

То, что позволяет минимизировать негативное влияние посменной работы, обычно находится вне контроля самих сотрудников: они не могут установить регулярный, предсказуемый график или ограничить сверхурочную работу. Если смены меняются, люди должны передвигаться «по часовой стрелке»: между сменами должно оставаться достаточно времени, чтобы сотрудники успели отдохнуть, рабочий график должен предусматривать перерывы и даже разрешение на короткий сон и т.п. Все это находится в ведении работодателей. Из экономических соображений и соображений безопасности работодатели должны так организовать посменную работу, чтобы максимально сгладить ее негативное влияние на биологические часы своих сотрудников. Ответственные работодатели понимают все тяжелые последствия сменной работы для человеческого организма, не предназначенного для работы ночью и сна днем. И они могут сделать многое, чтобы облегчить положение своих сотрудников19. (Некоторые из этих советов также могут оказаться полезными для родителей маленьких детей.)

Если постараться хоть немного синхронизировать биологические часы с внешним ритмом жизни, это заметно смягчит негативные последствия для организма20. Люди, работающие по сменам, должны использовать свет и темноту для корректировки своих циркадных ритмов. Во время своего «дневного» рабочего времени (которое приходится на ночную смену) они должны как можно больше смотреть на яркий свет. А в «ночное» внерабочее время — как можно меньше подвергаться воздействию яркого света: например, надевать темные очки по дороге домой и максимально затемнить квартиру, особенно ванную комнату и спальню. Можно использовать дополнительные блокирующие свет шторы, закрывать окна алюминиевой фольгой или черным пластиком. Если вы не можете носить темные очки в свое «ночное время» (например, потому что должны водить машину), можно использовать желтые защитные очки, блокирующие свет синего спектра.

Обеспечьте в спальне хорошую звукоизоляцию, завесив окна и двери тяжелыми плотными шторами (которые тоже хорошо блокируют свет), и попросите членов семьи вести себя как можно тише, а сами используйте наушники для радио и телевизора. Иногда полезно объяснить соседям, что вам приходится спать в течение дня. Используйте восковые беруши. Чтобы привыкнуть к ним, потребуется время, но они очень помогут вам. Отключите домашний телефон, а мобильный оставьте в другой комнате. Купите очень громкий будильник, чтобы не волноваться по поводу того, сумеете ли вы вовремя проснуться. Можно использовать световой будильник, который в определенное время начинает светиться, постепенно увеличивает яркость, имитируя рассвет, и только после этого включает звуковой сигнал. В спальне должно быть прохладно.

Поскольку работающие по сменам люди часто жалуются на проблемы с пищеварением, ешьте на работе, и особенно перед сном, легкую и здоровую пищу. Если на работе вы можете получить только жареную жирную еду со специями, значит, приносите «ланч» с собой. Это должна быть еда с большим количеством овощей (грубые пищевые волокна предотвратят множество проблем) и закуски, лучше всего — фрукты.

Избегайте кофеина, алкоголя, тяжелой пищи и курения, потому что они подрывают качество вашего сна.

Превосходный обзор проблем, связанных с посменной работой, и мер противодействия им содержится в отчете Смита и Истмана21. Вы можете найти советы, посвященные разным типам посменной работы (быстрая ротация, медленная ротация, постоянные ночные смены) в Интернете на сайте www.bupa.au22.

2.4. Разрушитель оков № 4: правильное управление стрессом

Короткий стресс, даже очень сильный, может не подавлять, а стимулировать вашу интеллектуальную продуктивность. Вспомните, насколько сосредоточенным, эффективным и творческим вы бываете, когда вам нужно в срок выполнить важную работу. В состоянии стресса вы обычно чувствуете, что ваше тело мобилизовано для действий, ваш мозг работает на полную мощность, все ваши чувства обострены и вы максимально сконцентрированы на том, что делаете. С другой стороны, когда стресс продолжительный или слишком высокого уровня, он разрушает вашу интеллектуальную продуктивность. Такой негативный стресс — частая причина глупых вещей, которые делают умные люди.

В моей книге «Стресс: друг и враг», ставшей бестселлером, вы можете найти все, что хотели узнать о стрессе, но боялись спросить. В нем множество практических рекомендаций, как поддерживать оптимальное стрессовое равновесие и как правильно управлять стрессом, чтобы вывести свой мозг на максимальный уровень работоспособности.

В этой главе я хочу сосредоточить внимание всего на трех аспектах управления стрессом, которые непосредственно связаны с повышением интеллектуальной продуктивности.

• Как устранить хронический фоновый стресс.
• Как повысить свою стрессоустойчивость.
• Почему необходимо серьезно относиться к ранним предупредительным сигналам и реагировать на них.

Устранение хронического фонового стресса: правильно организуйте свой умственный труд

Хронический фоновый стресс может быть вызван разными причинами, в том числе и неправильным использованием электронной почты. Если вы начинаете день с обработки электронной почты, а потом тратите на нее каждую свободную минуту, это изнуряет ваш мыслящий мозг. Как объяснялось во второй части этой книги, в данном случае речь идет не о некой неосязаемой метафизической энергии, а о вполне конкретной психической и физической энергии. Все эти мини- и микрорешения, которые вы должны принимать при работе с электронной почтой, требуют затрат энергии. Эти затраты суммируются, и в результате у вас в буквальном смысле не остается умственных сил для принятия действительно важных решений. Это особенно верно в случае, если вы, как большинство участников моих семинаров и лекций, не делаете регулярных передышек и пропускаете перерыв на обед. Не забывайте: стресс накапливается. Это значит, что множество мелких стрессов обладают таким же сильным негативным эффектом, как одно сильное стрессовое событие. Кроме того, играет роль не только интенсивность стресса, но и его продолжительность. Длительный низкий уровень стресса может быть даже более разрушительным, чем единичный интенсивный стресс.

Когда вы откажетесь от хронической суетливой многозадачности и перейдете к правильной организации умственного труда, вы почувствуете, насколько снизился у вас уровень негативного стресса и насколько положительно это отразилось на вашей интеллектуальной продуктивности и вашей жизни в целом.

Повышение стрессоустойчивости

Чем сильнее вы натянете лук, тем быстрее и дальше полетит стрела. Насколько сильно вы можете натянуть лук, зависит от его эластичности. Следовательно, вопрос «Как я могу повысить свою устойчивость к стрессу?» может быть более актуальным, чем вопрос «Как я могу снизить свою нагрузку?». В моей практике я предпочитаю говорить о «стрессовой эластичности» или «стрессоустойчивости», потому что, как мне кажется, это передает более динамичный характер такого состояния, нежели статичная «сопротивляемость к стрессу». Конечно, в идеале следовало бы снизить нагрузку и таким образом избавиться от стресса. Но все мы понимаем, что высокие требования неизбежны в нашей работе, да и вообще в жизни. Более того, это необходимое условие для роста и развития. Следовательно, если вы повысите свою стрессоустойчивость, то выиграете.

Ваша персональная устойчивость к стрессам зависит от вас не в полной мере. Отчасти она обуславливается наследственными, биологическими и физическими факторами — такими как генетические особенности, проблемы во время беременности и родов, заболевания в детском возрасте, воспитание в семье и в дошкольных/школьных учреждениях, а также ранние физические и эмоциональные переживания. Они определяют ваши возможности в преодолении стрессовых ситуаций. На пианино нельзя играть, как на скрипке, а концерт Моцарта нельзя исполнить на игрушечном музыкальном инструменте. Но в правильном контексте даже на игрушечной флейте можно сыграть важную партию в симфонии, и это будет звучать очень хорошо. Поскольку вышеперечисленные факторы находятся вне вашего контроля, нет смысла о них беспокоиться. Лучше сосредоточиться на том, что вы реально можете исправить и улучшить.

В значительной степени ваша стрессоустойчивость зависит от вас. Более того, вы можете сознательно развивать и повышать свою способность справляться со стрессом. Важнейшую роль в этом играет то, как вы оцениваете стрессовую ситуацию и свою роль в ней. Вы должны понимать, что именно ваше восприятие (зачастую основанное на когнитивных шаблонах и искажениях) определяет бо́льшую часть ваших эмоциональных и поведенческих реакций в стрессовых ситуациях. В идеале вы должны уметь преодолеть и устранить негативные мысли, если они подрывают вашу устойчивость к стрессу. Вот некоторые из базовых установок, которые усиливают вашу стрессоустойчивость: восприятие изменений как возможностей для роста и развития; ощущение контроля над своей жизнью; приверженность своей работе и семье; четкие жизненные приоритеты и реалистичные цели.

Безусловно, важную роль играет и образ жизни. Не забывайте, что мозг — часть вашего тела. Об этом было известно уже древним римлянам, которые говорили: «В здоровом теле — здоровый дух». Для высокой и устойчивой интеллектуальной продуктивности вам нужно здоровое тело. Для этого вы должны хорошо разбираться в механизме стресса, а также следить за своим весом, есть здоровую пищу, достаточно спать, не курить, отказаться от стимуляторов и транквилизаторов, не увлекаться кофеином и алкоголем, получать удовольствие от работы, иметь чувство юмора, знать и практиковать хорошие методы релаксации и правильно организовывать свою работу, избегая цейтнотов. Об этом подробно рассказывается в моей книге «Стресс: друг и враг».

Очень помогает стрессоустойчивости хорошая социальная поддержка. Буквально сотни научных исследований свидетельствуют о важности «сети социальной поддержки». Это создает два интересных парадокса:

• чем вы эгоистичнее, тем больше внимания вы должны уделять окружающим вас людям, потому что хорошие отношения с ними — лучшее, что вы можете сделать для повышения собственной стрессоустойчивости;
• чем меньше у вас времени и чем больше работы, чем более высокий уровень стресса вы испытываете, тем больше времени и сил вы должны посвящать общению с другими людьми.

Парадокс в том, что в состоянии стресса многие ограничивают общение. Но на самом деле качественные социальные взаимодействия помогают лучше справляться со стрессом. Так же люди склонны поступать и с другими вещами, от которых зависит их стрессоустойчивость, — со сном, здоровым питанием, физическими упражнениями, потреблением алкоголя и т.д. В трудных ситуациях, когда надо хорошо высыпаться, вести здоровый образ жизни и снимать стресс физическими упражнениями, они поступают с точностью до наоборот.

Предупрежден — значит вооружен: признаки, предупредительные сигналы и сигналы тревоги

Чтобы правильно управлять стрессом, вы должны знать, какие сигналы подает именно ваш организм, предупреждая вас о стрессовом состоянии, и какие в этом случае надо принимать меры.

Состояние стресса всегда сопровождается определенными признаками. На стрессовые ситуации реагирует не только тело, они влияют на ваши психологические функции и поведение. Стресс может быть превосходным стимулятором и мобилизовать вас для действий: ваши мышцы начинают работать более эффективно, выносливость и иммунитет повышаются, чувствительность к боли снижается, пищеварительная функция замедляется, чтобы сохранить энергию, и силы расходуются гораздо рациональнее. Если вы занимаетесь умственным трудом, ваш мозг работает на полную мощность, вы более внимательны, сконцентрированы, креативны и т.д.

Когда стресс рискует перерасти в негативный, эти нормальные признаки превращаются в неприятные сигналы. Ни один из этих признаков как таковой нельзя назвать плохим или тревожным. Чаще всего это нормальные временные симптомы стресса. Вы можете игнорировать их или воспринимать как свидетельство того, что вы живете на пике своих возможностей или даже чуть выше. Вам действительно не нужно беспокоиться о них слишком сильно. Даже если вы работаете сверх пика ваших возможностей, вы все равно можете чувствовать себя хорошо.

Однако эти нормальные признаки становятся важными предупредительными сигналами, если они не прекращаются с окончанием стрессовой ситуации или если вы испытываете их очень часто или постоянно. Это значит, что негативный стресс стал проблемой. Необходимо отнестись к этим сигналам серьезно и постараться выяснить, о чем они вас предупреждают. Внимательное отношение к ним, особенно когда они только появились, часто позволяет предотвратить развитие более серьезных симптомов негативного стресса. Таких, которые выходят за рамки этой книги.

Восстановление стрессового равновесия

Есть два основных способа восстановить стрессовое равновесие — уменьшить нагрузку и увеличить/улучшить ваши ресурсы. Поскольку ваш главный ресурс — это вы сами, важно внимательно относиться к своему состоянию и заботиться о себе. Вы также должны улучшить свою социальную поддержку и усилить чувство контроля над своей жизнью. Поскольку здоровый стресс — это периодический стресс, необходимо ввести регулярные полноценные перерывы для отдыха и восстановления умственных и физических сил. Чем выше уровень стресса, тем дольше должны быть эти перерывы. Наконец, вы должны понимать, что ваше стрессовое равновесие — вещь индивидуальная, и именно то, как вы относитесь к ситуации, предъявляемым к вам требованиям, к вашим ресурсам, социальной поддержке и степени вашего влияния, определяет разницу между негативным и позитивным стрессом.

Все эти правила управления стрессом и множество других практических рекомендаций, методов и приемов описаны в моей книге «Стресс: друг и враг». Она доступна на сайте www.brainchains.org.

Управляйте локальными стрессами, пока они не переросли в общий стресс

Если вы будете обращать внимание на осанку и эргономику при работе на компьютере, планшете или смартфоне, то сможете предотвратить мигрени, боли в кистях, руках, плечах, шее, спине. Главная трудность — в том, что вам необходимо проявить усилия и силу воли до того, как у вас появятся серьезные проблемы — такие как хроническая травма от повторяющейся нагрузки (repetitive strain injury). Ничто не напомнит вам о том, как важно держать осанку и делать регулярные перерывы — до тех пор… пока не станет слишком поздно. Поэтому начните принимать меры — во всяком случае, как только у вас появятся первые легкие симптомы. Ведь хронические травмы от постоянной нагрузки снижают вашу трудоспособность и с трудом поддаются лечению. Это становится очень серьезной проблемой для людей старше 50 лет, потому что наши связки и сухожилия с возрастом теряют свою эластичность.

Самый легкий, простой, эффективный (и чаще всего игнорируемый) способ избежать таких локальных стрессов и проблем — делать регулярные перерывы. Если вы, как и я, забываете о времени, когда погружены в работу, используйте таймер на телефоне или одно из множества бесплатных приложений, например, http://free-countdown-timer.com. Они будут напоминать вам о регулярных перерывах.

Многие компании уделяют много внимания эргономике рабочего места. Но люди часто пренебрегают ею, когда работают дома. При этом оборудовать эргономичное рабочее место в домашних условиях стоит не так дорого, основные правила можно найти в Интернете или в специальном буклете, который прилагается к вашему компьютеру. Но вы в него, скорее всего, никогда не заглядывали23. Если хотите более глубоко изучить этот вопрос, посетите веб-сайт http://www.ccohs.ca/oshanswers/ergonomics/office/, прочитайте статью Майкла Зонне24 или посмотрите методику «Быстрой оценки офисной эргономики» (ROSA)25. Все это касается использования профессиональных настольных компьютеров. Правила эргономики при работе на ноутбуке, планшете и смартфоне тоже хорошо известны, но люди почему-то всегда ими пренебрегают26. Вот несколько основных советов и рекомендаций:

• Не смотрите подолгу вниз на телефон, экран или клавиатуру. В таком положении ваша шея работает как плоскогубцы с длинными рукоятками, она сдавливает позвонки и межпозвоночные диски в шейном отделе. Не стоит недооценивать силу этого давления, особенно когда оно действует долгое время.
• Как я уже говорил во второй части книги, ради здоровья собственной спины, плеч, шеи и головы, не работайте с ноутбуком на коленях — разве что очень короткое время! Чтобы уменьшить нагрузку, найдите способ установить экран на правильной высоте. Если нет стола, положите на колени какую-нибудь коробку или свой портфель, а сверху поставьте ноутбук. Найдите такой угол наклона экрана, чтобы вам приходилось как можно меньше сгибать шею. Если вы все же сели за стол, чтобы поработать с ноутбуком, поставьте его на коробку или на специальную стойку, чтобы поднять экран на уровень глаз, и используйте отдельную клавиатуру (они стали очень дешевыми). Если ваш ноутбук совсем маленький, купите отдельный экран, самый большой из тех, что можете себе позволить, и используйте его с ноутбуком. Планшеты — это развлекательные гаджеты, а не инструменты для длительной работы. Если хотите использовать планшет для работы, купите специальную подставку, отдельный экран, клавиатуру и мышь.
• Чтобы свести к минимуму напряжение, ваша задняя поверхность головы и верхняя часть спины должны находиться практически в одной плоскости. То есть примерно в том положении, которое принимают солдаты при команде «Смирно!», с немного приподнятым подбородком. Чтобы почувствовать такое правильное положение шеи, попробуйте походить по комнате с книгой на голове. Ваши плечи должны быть расслаблены и опущены. Если это не так, сделайте перерыв и внесите необходимые эргономичные корректировки. Иногда такое положение головы не очень удобно для ваших глаз, поскольку им лучше смотреть немного вверх, поэтому вам нужно найти компромисс27.
• Установите экран прямо перед собой на расстоянии вытянутой руки — так, чтобы ваши глаза находились на середине экрана или немного выше. Чтобы найти самое удобное положение для шеи, сядьте прямо и поперемещайте голову вперед-назад, пока не почувствуете наиболее комфортное и расслабленное положение. Затем отрегулируйте высоту экрана, чтобы вам было удобно смотреть на него из этого положения.
• Не сутультесь, избегайте позы «планшетного горбуна». Когда ваша макушка, шея, позвоночник и седалищные кости выровнены вдоль одной вертикальной линии, ваша верхняя часть тела находится в нейтральном положении — так от мышц и сухожилий требуется минимум усилий. В таком положении наше тело чувствует себя очень комфортно, если только ему не надо находиться в нем неподвижно долгое время. Чем больше вы отклоняетесь от этой линии, тем больше напряжения создаете. Если ваши бедра расположены не горизонтально полу, поставьте ноги на подставку, скамеечку, папку или что угодно другое, чтобы обеспечить поддержку нижней части спины.
• Когда вы занимаетесь своим смартфоном, держите его выше — так, чтобы видеть его экран, немного опустив глаза, но не сгибая шею. Не скрючивайтесь над ним в позе горбуна.
• Одна из самых важных вещей, которую вы можете сделать для своей шеи, если вам приходится много работать на компьютере, — научиться печатать вслепую. Вы получите здоровую шею и сэкономите массу времени, потому что этот способ гораздо быстрее, чем традиционный «менеджерский» стиль печатания двумя пальцами. Выигрыш очевиден. В процессе работы над этой книгой я сам обратил внимание, насколько небрежно я стал печатать. Поэтому я не поленился улучшить свои навыки при помощи бесплатного приложения Tipp1028.
• После того как вы научитесь слепому методу печати, вам больше не придется смотреть на клавиатуру, сгибая шею. Если купите большой экран, то на него можно вывести всю необходимую информацию и разместить ее рядом с текстом, над которым вы работаете. А если будете использовать бумажные документы — то устанавливайте их на специальном держателе на уровне экрана.
• Если вам приходится много писать, используйте систему распознавания речи. Я установил себе программу Dragon29, но пока не нашел времени, чтобы научиться с ней работать. Вот закончу книгу и займусь этим более серьезно. Существует простое приложение для преобразования речи в текст для продуктов Apple, а также дешевые приложения Dragon для планшетов и ноутбуков на Windows7.
• Тренируйте мышцы шеи, верхней части спины и плечевого пояса. Делайте упражнения. Только не те очень ограниченные и повторяющиеся движения, которые вы совершаете при работе за компьютером. Выходите за эти рамки! Мне нравится пилатес30, но в Интернете можно найти множество других комплексов, которые подойдут именно для вас. Если у вас болит шея, попросите физиотерапевта научить вас специальным упражнениям для укрепления глубоких мышц шеи.
• Ваши глаза тоже подвержены стрессу. Мне стало намного комфортнее работать за компьютером после того, как я купил хорошие компьютерные очки. Глаза стали уставать гораздо меньше, а я перестал щуриться. Во второй части книги я писал: когда вы смотрите на экран, то моргаете намного реже, чем обычно. Это приводит к сухости и раздражению глаз. Поэтому меньше щурьтесь и больше моргайте.
• Практически в любой компьютерной программе можно увеличить размер шрифта. Всегда используйте комфортный для вас размер. Однако подобное трудно сделать на смартфоне, и это еще одна важная причина ограничить его использование.

2.5. Сохраните жизнь себе и другим людям: никогда не используйте телефон и другие ИКТ во время вождения

Что касается использования телефона во время вождения, то тут все ясно и просто: никогда не пользуйтесь телефоном и любыми другими ИКТ за рулем. Добавить тут нечего. Разумеется, вы не должны ни на что отвлекаться во время вождения. А поскольку телефон — самый распространенный и опасный отвлекающий фактор, отказ от его использования за рулем поможет вам избежать множества аварийных ситуаций. До того как вы прочитали эту книгу, вы могли ссылаться на незнание, но теперь вы в курсе, почему делать это необходимо.

Работая над этой книгой, я ознакомился с результатами многочисленных исследований. С тех пор я полностью отказался от телефона за рулем и стал гораздо внимательнее относиться к другим отвлекающим факторам. Когда я звоню человеку на номер его мобильного телефона, то всегда спрашиваю: «Вы за рулем?» Если человек отвечает «да», я интересуюсь, когда можно перезвонить. Или, если мы хорошо знакомы, говорю: «Перезвоните мне, когда приедете на место или остановитесь». И немедленно отключаюсь. Я не хочу услышать звук аварии в момент, когда звоню своему другу или клиенту.

Если вам не хватает смелости совсем отключить телефон, включите функцию голосовой почты и положите аппарат подальше от себя. Вы всегда можете припарковаться через 15, максимум 30 минут после того, как услышите звонок. Вы можете поставить на голосовую почту заставку, в которой в дружелюбном тоне объясните, что в целях собственной безопасности и безопасности других людей не отвечаете на звонки во время вождения. Вы перезвоните, как только у вас появится возможность.

В начале моего собственного периода цифровой детоксикации мне приходилось полностью отключать телефон, потому что любой звук и вибрация отвлекали меня и заставляли нервничать. Но теперь я совершенно спокоен, когда звонит мой телефон. А когда у меня появляется возможность, останавливаюсь и проверяю голосовую почту.

Для своей кампании «Главное — вождение! Переписка может подождать», AT&T разработала приложение DriveMode (www.att.com/drivemode). Его надо скачать и активизировать. Тогда в ответ на входящие сообщения оно будет автоматически уведомлять отправителей, что адресат в настоящее время находится за рулем и не может ответить. Это похоже на функцию автоответчика в электронной почте31. Разумеется, слабое звено здесь — человек, который должен активировать это приложение. Так что лучшее приложение — то, которое автоматически отключает телефон, как только автомобиль начинает движение. Если вы понимаете всю опасность использования телефона за рулем, но не можете преодолеть свою зависимость, воспользуйтесь такими программами, как DriveScribe, iZup, Cellcontrol (кроме смартфонов работает и с другими устройствами), tXtBlocker или SafeCell. Они помогут вам обеспечить необходимую безопасность. Эти сервисы используют GPS телефона, чтобы определить, когда вы начинаете движение, и блокируют его до тех пор, пока вы не остановитесь. Эти программы автоматически отвечают на звонки и сообщения, уведомляя ваших абонентов, что вы находитесь за рулем. Если вы все равно используете телефон во время вождения, они могут отправить сообщение вашему «куратору» (раздел об изменении привычек вы сможете прочитать ниже) или родителю, чтобы проинформировать его о вашем поведении.

2.6. Разрушитель оков вне вашего контроля: дружественный к мозгу офис

Если условия в вашем офисе не способствуют высокой интеллектуальной продуктивности, вы вряд ли что-то сделаете с этим. Разве что объединитесь с коллегами и попытаетесь повлиять на высшее руководство. Чтобы помочь вам убедить других, я написал на эту тему брошюру. Ее можно бесплатно скачать на моем сайте www.brainchains.org. Вы можете распечатывать ее, распространять и использовать любые ее части с одним лишь условием — указывать источник: «Brain-Hostile Open Offices: The Fifth BrainChain» by Theo Compernolle MD., PhD at www.brainchains.org.

Как сократить враждебное влияние офисов открытого типа

В этом разделе я опишу несколько приемов, которые придумали изобретательные люди, которые вынуждены были заниматься сложным и ответственным умственным трудом в офисах открытого типа.

Если вы принадлежите к поколению миллениума, вам может нравиться оживленная и суетливая атмосфера открытых офисов. Скорее всего, вы даже уверены, что она не мешает интеллектуальной продуктивности и креативности. В таком случае можете пропустить этот раздел. Но имейте в виду, что все исследования однозначно доказывают: вы заблуждаетесь (см. первую часть этой книги).

• Сделайте передвижную перегородку или целый «кубикл» из картона с каким-нибудь «ячеистым» звукоизоляционным покрытием снаружи. В идеале можно обсудить эту идею с коллегами и пригласить их присоединиться к вашим усилиям, чтобы повысить свою интеллектуальную продуктивность и уменьшить усталость.
• Используйте табличку «Не беспокоить» или более дружелюбную «Пожалуйста, не беспокойте меня сейчас. Я буду в вашем распоряжении с 11 часов утра».
• Если хотите купить затычки для ушей или наушники, сначала ознакомьтесь с их характеристиками — начиная от дешевых берушей до очень дорогих шумоподавляющих наушников — на сайтах http://www.noisehelp.com/noise-protection.html и http://www.audiocheck.net/earplugreviews_index.php. Например, я узнал, что некоторые виды дешевых берушей из воска и хлопка превосходно блокируют все шумы. Наушники с пассивной изоляцией ушного канала тоже хорошо защищают вас не только от низкочастотного гула самолета, но и от всех звуковых волн — как и более дорогие шумоподавляющие наушники.
• Многие люди думают об этих вариантах, но не осмеливаются ими воспользоваться из опасения, что такое поведение сочтут антисоциальным и оскорбительным. Интересно, что, когда участники моих лекций и семинаров по моему совету обсуждают эту проблему с коллегами, обычно выясняется, что большинство из них тоже страдают от шума, но не осмеливаются использовать наушники. Тогда они договариваются делать это всем вместе. Стоит отметить, что у наушников есть еще одно преимущество — они подают окружающим ясный сигнал: «Не беспокоить».
• Некоторые люди используют маскирующие шумы — белый, розовый или серый, — которые скрывают другие звуки и помогают сосредоточиться32. Некоторые специально включают их в своих наушниках. Другие достаточно смелы, чтобы включать их через колонки в своих кубиклах… если у них есть такая роскошь, как кубикл.
• Но, во-первых, подобрать правильный маскирующий шум очень трудно, поскольку частоты, как мы их слышим, не всегда соответствуют частотам, которые испускает источник. Были проведены эксперименты с белым, розовым и серым шумом, которые показали: серый шум в наибольшей степени соответствует тому, как наши уши воспринимают различные звуковые частоты.
• Во-вторых, эффект маскировочного шума зависит от качества нашего слуха. Пожилым людям, которые с возрастом стали хуже слышать, или молодым, которые испортили себе слух передозировкой децибелов, требуются другие маскирующие шумы, нежели людям с хорошим слухом.
• Третья проблема — в том, что эффект маскирующего шума зависит от громкости звука, который маскируется. А его громкость все время меняется, иногда эти звуки совсем затихают. Поэтому когда в офисе становится тихо, а маскирующий шум включен на такую громкость, чтобы заглушить звуки офиса, эта маскировка сама превращается в раздражающий фактор. Системы, которые автоматически подстраиваются к уровню окружающего шума, пока находятся в стадии разработки.
• В-четвертых, играют роль индивидуальные психологические различия. Интровертам нужно полное отсутствие фонового шума или музыки. Некоторые экстраверты, наоборот, лучше работают при небольшом фоновом шуме. Поэтому они так любят слушать музыку, когда занимаются скучной работой33. В целом офисный шум негативно отражается на тех и других. Но интроверты страдают больше34. Некоторые интроверты не переносят даже маскирующих шумов.
• Если вы хотите поэкспериментировать с маскирующими шумами, попробуйте начать с генератора http://mynoise.net/NoiseMachines/whiteNoise-Generator.php, разработанного инженером-акустиком доктором Стефаном Пижоном. С помощью этого генератора вы можете создать собственные маскирующие шумы, которые соответствуют качеству вашего слуха и особенностям шумового загрязнения в вашей рабочей среде. Если вы нашли или сгенерировали хороший маскирующий шум, то можете включать его через наушники или колонки.
• Как бы там ни было, маскирующий шум — не панацея, он не позволяет решить проблемы шумового загрязнения офисов открытого типа.
• Сделайте все возможное, чтобы добиться перепланировки офиса.

Единственное решение этой проблемы, разумеется, в том, чтобы убедить вашего работодателя: офисы открытого типа — абсолютно контрпродуктивны. Обвинять своего непосредственного начальника бесполезно, поскольку в этом вопросе он беспомощен, как и вы, хотя и имеет отдельный кабинет. Лучше всего объединиться с коллегами и потребовать улучшения своих рабочих условий.

Лучший момент для этого — когда появляются слухи о строительстве нового офиса. Вы должны воспользоваться этой возможностью и сделать все, чтобы компания по незнанию не построила еще один «разрушитель» интеллектуальной продуктивности.

Другой, хотя и более сложный путь, — мобилизовать трудовой коллектив и добиться перепланировки офиса. Возможно, к вашим требованиям присоединятся директор по персоналу, директор по безопасности и охране труда, совет трудового коллектива или штатный врач.

В качестве первого шага вы можете разослать мою бесплатную брошюру (или выдержки из нее) руководителям компании. Вы можете не беспокоиться об авторском праве, только давайте ссылку на источник: «Brain-Hostile Open Offices: The Fifth BrainChain» by Theo Compernolle MD., PhD. www.brainchains.org.

Если обращение к ответственным за ваш офис руководителям не дает результатов, начните партизанские действия: «забывайте» копии этой брошюры рядом с копировальными аппаратами, кофемашинами и кулерами. «Случайно» добавляйте ее в качестве приложения к электронной почте, рассылаемой большим группам сотрудников. Подойдите к вопросу творчески.

Если и это не работает, у вас есть три варианта:

• Поискать другую работу в офисе, более комфортном для работников умственного труда.
• Смириться со своим офисом, хотя интеллектуальная продуктивность в нем низкая, а уровень стресса и усталости — высокий. По возможности старайтесь улучшать свои личные условия труда, а для этого используйте приведенные выше рекомендации.
• Организовать восстание работников умственного труда, как это делали работники физического труда в прошлые века. Те восставали против нездоровых условий работы на фабриках и добивались их улучшения.

Правильно организуйте свой умственный труд дома

Сегодня все больше и больше работников умственного труда стараются найти возможность работать дома. И дело не только в преимуществах гибкого рабочего графика, но и в том, что многие современные офисы совершенно не приспособлены для выполнения трудной и сложной интеллектуальной работы. Поэтому люди стараются их избегать.

Когда вы работаете дома, не забывайте, что здесь — мягкая, эмоциональная, построенная на человеческих взаимоотношениях атмосфера. А работа — это жесткая, контрактная культура. Дома у вас нет начальства, контрактов, деловых встреч, жестких рабочих графиков, бонусов и штрафов. Если вы не установите четких границ и будете смешивать эти две очень разные сферы вашей жизни, то «жесткая» работа всегда будет побеждать с точки зрения времени, а «мягкая» домашняя культура всегда будет мешать ей в эмоциональном плане. Я часто наблюдаю такую ситуацию, когда работаю с людьми, которые ведут семейный бизнес35.

Правильная организация работы дома имеет большое значение. Когда только появилась такая тенденция: позволять сотрудникам полностью или несколько дней в неделю работать «на удаленке», многие продвинутые компании прилагали серьезные усилия, чтобы помочь своим людям создать хорошие домашние офисы. Теперь, когда работа на дому фактически стала нормой, компании редко помогают сотрудникам организовать рабочие условия дома. Вот несколько полезных рекомендаций:

• Не пытайтесь совмещать домашние и семейные заботы с работой — будет страдать и то и другое. Помните, что мозг дольше всего переключается между задачами, которые относятся к очень разными областям — таким как работа и дом. Но вы знаете решение: пакетная обработка и строгое разграничение этих двух областей.
• Когда вы работаете дома, члены вашей семьи, друзья, соседи и даже домашние животные не считают это настоящей работой. Они уверены, что вас можно отвлечь в любой момент. Объясните им ситуацию, установите строгие правила и четкие границы (в первую очередь для самого себя) и строго их соблюдайте.
• Оптимальный вариант — создать дома отдельный рабочий кабинет или, по крайней мере, рабочую зону. Выберите для этого самое спокойное место в доме, где меньше всего отвлекающих факторов и желательно с красивым видом из окна. Вполне вероятно, что вы будете проводить здесь по многу часов. Будьте изобретательны. Можно использовать чердак, садовый сарай или часть гаража (вы важнее вашей машины). Не устраивайте домашний офис в спальне, потому что это может испортить вам сон.
• Побалуйте себя: зайдите в магазин офисных товаров и купите красивые функциональные вещи. Качество рабочей среды очень влияет на качество вашего умственного труда, на ваше стрессовое равновесие и удовольствие от работы — не надо недооценивать этот момент. Купите удобный стол и эргономичное кресло, а также самый большой компьютерный монитор, который только можете себе позволить. Вы будете проводить на своем рабочем месте очень много времени, поэтому сделайте его комфортным. Прочитайте главу о локальных стрессах, где я объясняю, почему об эргономике нужно думать заранее, а не когда у вас появляются болезненные симптомы. Если вас отвлекают какие-то звуки, используйте маскирующие шумы.
• Составьте рабочий график и соблюдайте его. Установите четкое время для работы с электронной почтой, для телефонных звонков, домашних дел и перерывов. Секрет высокой интеллектуальной продуктивности и дома, и в офисе кроется в методе последовательной пакетной обработки — я описывал его выше. Обязательно выделяйте отрезки времени, когда вы можете поработать спокойно и сосредоточенно, ни на что не отвлекаясь. В эти часы надо отключить электронную почту, телефоны и даже дверной звонок.
• Отложите серфинг в Интернете и соцсетях до тех пор, пока не сделаете всю запланированную работу. Не используйте Интернет как способ расслабиться во время перерывов. Виртуальный мир быстро затягивает, поэтому каждый раз вы будете тратить на него гораздо больше времени, чем планировали, — тем более, что дома вас никто не контролирует. На работе так не получится: там увлекаться интернет-серфингом и соцсетями не дадут коллеги, которые наверняка заметят, что вы подолгу развлекаетесь в Интернете. А дома лучше использовать выход в Интернет как награду за хорошую работу в течение дня… если, конечно, вы не знаете более интересных и приятных способов отдохнуть.
• Если вы будете надевать рабочую одежду, качество и продуктивность вашей работы будут намного выше, чем если вы останетесь в пижаме или спортивном костюме.
• Наконец, если вы работаете в гостиной, обязательно выключайте телевизор. Умственный труд и телевизор несовместимы. Если вы считаете себя исключением, то вы заблуждаетесь и, скорее всего, не читали первую часть этой книги.

2.7. Поддержка интеллектуальной продуктивности: как превратить плохие привычки в хорошие

Чтобы избавиться от плохой привычки, надо первым делом убедиться в том, что она плохая. Такому убеждению я посвятил первую часть этой книги. Поскольку я счел, что моего личного мнения будет недостаточно, чтобы доказать вам пагубность всех обличаемых мной привычек, я потратил пять лет на изучение результатов многочисленных научных исследований в этой области. Я надеялся склонить вас на свою сторону с помощью множества убедительных научных фактов. Если мне удалось это сделать, то вам остается помочь своему уникальному, целенаправленному и креативному мыслящему мозгу одержать верх над молниеносным, примитивным и реактивным рефлекторным мозгом. Представьте, что ваш внутренний взрослый сражается с вашим внутренним ребенком, который всегда стремится получить мгновенное удовлетворение и не учитывает долгосрочные последствия.

Формирование привычки: друг и враг вашей интеллектуальной продуктивности

То, насколько трудно вам будет взять под контроль свою подключенность, многозадачность, распорядок работы и режим сна, зависит от того, как глубоко укоренились эти привычки или зависимости.

Как я писал во второй части книги, формирование привычек — очень мощный и полезный механизм. Он помогает освободить наш мыслящий мозг от выполнения рутинных задач. Если бы у нас не появлялись привычки, мы бы, например, не могли думать во время письма. В начальной школе нас интенсивно обучали письму, в результате чего оно стало автоматическим навыком, привычкой. Оно перешло под контроль рефлекторного мозга и освобождает наш мыслящий мозг для раздумий.

С другой стороны, этот механизм настолько хорош, что избавиться от сформировавшейся привычки очень трудно. Даже если вы не ездили на велосипеде много лет, стоит вам сесть на него, и вы сразу же вспомните этот привычный навык. Невозможно забыть и такие привычные навыки, как ходьба, плавание, чтение и т.д. Как будто привычка спит в вашем мозге и теле и просыпается, как только в ней возникает необходимость. Особенно трудно изменить привычки, которые сопровождаются выработкой в нашем головном мозге «вознаграждающих» (то есть доставляющих удовольствие) химических веществ. В этом случае привычка может перерасти в зависимость.

Подключенность и многозадачность — это просто плохие привычки. Но ваша цель — не искоренить их полностью из своей жизни, а вернуть их в продуктивные и здоровые рамки. Уверен, что некоторые из советов и приемов, описанных в этом разделе, помогут вам в этом.

Если же от вознаграждающих химических веществ, вырабатываемых в вашем мозге, у вас развилась зависимость, то вам придется приложить серьезные усилия, чтобы избавиться от нее. В некоторых случаях даже потребуется обратиться за профессиональной помощью. Преодолеть такую привычку-зависимость будет очень трудно, и вы будете искать всевозможные оправдания, чтобы не делать этого. Первый важный шаг на пути к освобождению — признать, что вы зависимы. Но, как показывает опыт движения «Анонимные алкоголики» (извините за горькую, но правдивую аналогию), сделать это необходимо.

Когда предприниматель Николас Холлэнд приехал в одну из развивающихся стран с очень плохим качеством связи, он был раздражен, что поток маловажной электронной почты блокирует ему доступ к важным письмам. Это стало для него прозрением. Холлэнд вдруг понял, сколько времени тратит на электронную почту. Вернувшись домой, он полностью отключился от электронной почты и нашел другие способы коммуникации36.

Возможно, вы не сможете последовать его примеру. Но, как вы узнали из предыдущих историй и как еще узнаете из историй, которые я расскажу чуть позже, многие руководители и профессионалы успешно обуздали своего электронно-почтового Франкенштейна. Однако для этого им пришлось принять радикальные меры.

Внимание: изменение привычного поведения поначалу вызовет стресс и может снизить вашу эффективность

Осознание того, что именно разрушает вашу интеллектуальную продуктивность, и сильное желание избавиться от плохих привычек поначалу могут только ухудшить ситуацию. До сих пор вы могли ссылаться на незнание. Вы вели себя невежественно, но не знали, что можно делать по-другому. Если же после прочтения этой книги вы продолжите про…ть (еще раз извините за выражение) лучшее, на что способен ваш мыслящий мозг, то вы будете осознавать это. И из-за этого будете чувствовать себя гораздо хуже, чем раньше.

К тому же, когда вы начнете целенаправленно освобождать свой мозг от оков, первое время вы можете чувствовать себя ужасно. Дело в том, что вы прекратите удовлетворять разного рода невротические потребности: потребность ощущать себя важным и незаменимым, стремление быть в курсе всего, желание всем угождать и т.п.

Часто на первом этапе избавления от плохой привычки вы можете стать не более, а менее эффективным. Как игроку в гольф, который учится новому удару, или офисному сотруднику, который осваивает продвинутое программное обеспечение, вам необходимо пройти обучение. Для этого потребуется много желания и усилий… пока новое поведение не станет полезной привычкой, приобретенным автоматизмом — и не перейдет в ведение рефлекторного мозга. С этого момента такое поведение будет требовать минимум усилий и мыслей, поскольку станет естественным и спонтанным. Вы будете совершать действия, не задумываясь, станете бессознательно компетентным. И ваш рефлекторный мозг, возможно, даже сформирует новые полезные подпрограммы и автоматизмы.

Но есть одно исключение в трудоемком процессе развития новых навыков, которое немцы называют Aha-Erlebnis или «ага-переживание». Это внезапное озарение, прозрение37, которое может быть настолько сильным, что меняет наше поведение в одно мгновение. Если подобное уже случилось с вами, когда вы читали вторую часть моей книги, то это замечательно! Если нет, продолжайте читать дальше.

Создайте условия

Доверяйте другим и делегируйте

Многие руководители получают слишком много электронной почты, потому что они плохо делегируют ответственность другим сотрудникам. У столь нелюбимых всеми помешанных на контроле микроменеджеров обычно самые переполненные почтовые ящики. То же самое можно сказать и о профессионалах-неруководителях. Им не хватает уверенности в себе и доверия к другим людям. Иногда они страшатся даже мысли о том, что все может отлично работать и без них. Они хотят чувствовать себя нужными и незаменимыми. В конце концов их способ работы действительно делает их незаменимыми, но это обходится в слишком высокую цену для них самих, их коллег и компании. Никакие приемы, советы и средства не помогут им остановить лавину электронной почты и избавиться от перегрузки, пока они не начнут доверять другим, не приобретут уверенность в себе и не изменят основные мотивы своего поведения.

Однажды я консультировал 40-летнего менеджера одной крупной международной ИТ-компании. Его направил ко мне директор по персоналу, который подозревал, что этот менеджер находится на грани психического выгорания. На первой же консультации менеджер пожаловался, что ему ежедневно приходится перерабатывать огромное количество электронных писем, поэтому ему хронически не хватает времени на основную работу. В то же время отзывы его коллег и подчиненных свидетельствовали: его главный недостаток — микроменеджмент и нежелание делегировать полномочия другим.

В первую очередь мы решили сосредоточиться на делегировании. А также на нехватке уверенности в себе и доверия к людям — эти барьеры стоят в основе всех других проблем. Интересно, что после первоначального периода резкого повышения стресса все симптомы психического выгорания исчезли сами собой — мы даже не успели приступить к стресс-менеджменту. Еще одним сюрпризом стало то, что менеджер сократил поток получаемых писем до одной трети (!) от прежнего количества — опять же без каких-либо усилий в этом направлении. Просто он повысил доверие к своим коллегам и сократил микроменеджмент. Это привело к тому, что люди стали посылать ему меньше писем. Ведь раньше большую часть почты составляло согласование каждого незначительного шага или инициативы. Благодаря нескольким рекомендованным мной приемам этому человеку удалось сократить количество почты до одной пятой от первоначального объема. Но если бы он не изменил своего фундаментального отношения к работе и к людям, эти тактики сокращения потока почты не сработали бы. Просто потому, что они были бы для него неприемлемыми.

Посмотрите прокрастинации в глаза

Каждый раз, когда вы выходите онлайн, спросите себя: «Какую важную, но менее приятную работу тем самым я пытаюсь отсрочить?» Электронная почта — идеальное убежище для людей, которые избегают высокоприоритетных задач, — для прокрастинаторов. Хотя моя книга — не о прокрастинации, все-таки соблюдение нескольких базовых правил поможет вам существенно повысить интеллектуальную продуктивность.

Если причина в том, что ваша работа вам не нравится и поэтому вы пытаетесь сбежать от нее в более увлекательный виртуальный мир, есть два выхода:

1. Узнайте, что доставляет вам настоящее удовольствие. Выполните упражнение на применение принципа Парето (я описывал его выше) к вашим источникам удовольствия в работе и жизни.
2. Если это не поможет, найдите другую работу, которая доставит вам больше удовольствия. Однако есть опасность: если ваш единственный источник удовольствия — постоянная подключенность, то ни одна работа не даст вам настоящего удовлетворения.

Сила воли необходима, чтобы начать, но недостаточна, чтобы добиться успеха

Избавление от глубоко укоренившейся привычки требует немалой силы воли. Как я уже объяснял во второй части книги, очень утомительно противостоять непрерывным искушениям, источник которых находится на расстоянии вытянутой руки или у вас в кармане. Вот почему так важно создать условия, в которых подобные соблазны будут сведены к минимуму. Когда курильщик пытается «завязать», ему не следует ходить с пачкой сигарет в кармане. Когда человек сидит на диете, ему нельзя набивать шкафы и карманы сладостями. Когда вы хотите избавиться от привычки к постоянной подключенности, вам не следует держать телефон на расстоянии вытянутой руки.

Как я уже говорил, я испытал все это на себе, когда купил первый смартфон. Очень скоро я начал проверять электронную почту и другие сообщения едва ли не каждые пять минут. Когда я понял, насколько это контрпродуктивно, то запретил себе это делать. Но мысль о гаджете все время сидела у меня в голове. Будучи экспертом по управлению стрессом, я понял, что постоянная борьба с соблазном вызывает у меня хронический низкий уровень стресса. Однако искушение и напряжение полностью исчезли, когда я перепрограммировал свой телефон — теперь добираться до электронной почты надо было через четыре клика. Помогло и то, что я стал достаточно смел, чтобы регулярно полностью отключать свой телефон. На то, чтобы запустить его, ввести пин-код и т.д., мне требовалось целых 50 секунд. В то время я еще не знал: то, что я постоянно противостою искушению проверить свою электронную почту, понемногу истощает мою силу воли. В результате у меня в буквальном смысле не оставалось сил на принятие более важных решений. Только позже, уже в процессе работы над этой книгой я узнал результаты многочисленных исследований. Они свидетельствовали о биологической ограниченности наших ресурсов силы воли, самоконтроля, мышления и принятия решений.

Когда одна из моих клиенток осознала, насколько контрпродуктивна постоянная подключенность, она начала использовать одну сторону своего рабочего стола для работы в режиме онлайн, а другую — для выполнения важной умственной работы в режиме офлайн. На вторую сторону она перебиралась, оставив на первом конце стола ноутбук и телефон, переключенный в беззвучный режим. Она легко могла повернуть к себе ноутбук, но никогда этого не делала. Такого минимального разграничения рабочего пространства оказалось достаточно, чтобы избавиться от привычки к постоянной подключенности. Теперь, когда эта женщина встречается с людьми в своем кабинете, она уже не разговаривает с ними из-за стола с открытым ноутбуком. Она садится напротив них и отключает звук на всех своих электронных гаджетах.

Таким образом, не рассчитывайте только на свою высокую мотивацию. Поначалу вам действительно придется опираться в основном на свою силу воли. Но вы должны создать все условия, чтобы избавить себя от лишних искушений и как можно быстрее превратить новое, более продуктивное поведение в очередную полезную привычку. В течение дня ваша сила воли претерпевает несколько спадов. Когда вы устаете, особенно в конце рабочего дня, вы вполне можете сорваться. Ниже я привел некоторые полезные методики, которые помогут вам достичь цели с наименьшими усилиями.

Знания, стратегии и тактики для изменения очень плохих привычек

Около ста лет назад группа ученых-психологов отошла от ненаучных теорий (которые не подтверждались опытным путем) вроде психоанализа и иже с ним о том, почему мы ведем себя так, как ведем. Эти ученые начали искать объективные научные подходы к объяснению человеческого поведения.

Исследователи назвали это направление «бихевиористской теорией» от английского слова behavior — «поведение». И исключительно на нем они вначале и сосредоточились. Однако затем они также стали изучать ментальные модели и эмоции, сопровождающие поведение. Они сделали тысячи исследований и опубликовали тысячи научных работ, оставив нам богатые научные знания о самых эффективных способах изменения поведения. А в процессе этой научной работы название их метода было изменено на «прикладной бихевиористский анализ» (прикладной анализ поведения).

Модель ABC и дневник ABC

То, как происходит формирование и изменение поведенческих привычек, показывает простейшая модель АВС. Это сокращение от английских слов Antecedent, Behavior, Consequence — антецедент (предшествующее событие), поведение, последствие. Иногда эту аббревиатуру расшифровывают как активизирующее событие (триггер), поведение (привычка) и вознаграждение.

Очень коротко — вот в чем суть этой модели: когда мы хотим изменить привычку, нам надо определить, что именно провоцирует такое поведение и какое вознаграждение оно приносит. Затем мы можем устранить этот триггер или вознаграждение, или то и другое вместе. Или же можем оставить триггер и вознаграждение, но изменить поведение, с которым они связаны.

Анализ ABC

Хороший способ начать борьбу с глубоко укоренившейся привычкой — вести дневник. Но записи не должны быть пространными и повествовательными, делайте их в лаконичном Twitter-стиле.

Каждый раз, когда вы повторяете привычную модель поведения, открывайте дневник и записывайте обстоятельства, при которых это произошло, что вы сделали и что получили в результате.

Можно достичь более глубокого понимания, если записывать также предшествовавшие этому поведению мысли — в одной колонке с триггерами или отдельно. Таким образом, вы можете выявить ментальные шаблоны, которые на первый взгляд кажутся логичными, но на самом деле не имеют под собой рациональной основы.

Недавно я работал по программе личностного развития с одним финансовым директором. Он полушутя посетовал, что в стрессовом состоянии ест слишком много шоколадных батончиков, которые продаются в автоматах по всему офисному зданию. В результате в периоды стресса он легко набирал до 20 кг лишнего веса и так же легко сбрасывал их во время отпуска. Его анализ ABC выглядел так:

Мы проанализировали и обсудили нескольких десятков записей в дневнике директора. И выяснили, что тяга к сладкому была ранним предупредительным сигналом о том, что его стрессовое равновесие нарушилось (= триггер) и ему необходимо делать регулярные перерывы. Это знание значительно помогло моему клиенту, но… он не перестал злоупотреблять сладким. От батончиков его не отвлекали даже фрукты, которые он стал держать в своем кабинете, чтобы избежать перекусов нездоровой едой.

Тогда мы решили посмотреть на эту привычку с точки зрения вознаграждения. Мы обнаружили несколько видов вознаграждения: сахар давал быстрый прилив энергии, поход за батончиками к автомату позволял оторваться от компьютера, поболтать с людьми и расслабиться. Последние причины объясняли, почему директор так и не начал есть фрукты: калории сами по себе были недостаточным вознаграждением. Тогда директор начал оставлять фрукты не в своем кабинете, а в приемной на первом этаже как угощение для всех. Теперь, когда мой клиент чувствовал потребность в сладком, он вставал из-за компьютера (= вознаграждение), выходил из кабинета (= вознаграждение), шел по офису (общение с людьми = вознаграждение), спускался на три этажа (физическая активность = вознаграждение), ел фрукты (удовлетворял потребность в калориях = вознаграждение), возвращался в кабинет (физическая активность = вознаграждение) и продолжал работать (восстановление работоспособности = вознаграждение). Неожиданным бонусом стало то, что через несколько недель компания поставила рядом с «шоколадными» автоматами бесплатные корзины с фруктами.

Еще один мой клиент обнаружил, что обычно он выходил в Интернет, когда чувствовал себя несчастным или подавленным. Для другого таким триггером была скука. Эти триггеры преодолеть было труднее, чем в ситуации с финансовым директором и шоколадками. Во-первых, как я объяснял во второй части книги, пребывание онлайн стимулирует центры удовольствия в нашем мозге. В результате любая деятельность, которая приводит к пониженной выработке дофамина (такая как выполнение важной умственной работы), становится менее интересной. Во-вторых, когда человек зависим от Интернета, то скука или подавленность во время работы может быть симптомом абстиненции. А когда он выходит онлайн, его организм вырабатывает очередную «дозу» дофамина, неприятные симптомы абстиненции исчезают… и порочный круг укрепляется.

Выход онлайн → дофамин → удовольствие → возвращение к сложной умственной работе → снижение уровня дофамина → симптомы абстиненции: плохое настроение, упадок сил, снижение концентрации, скука → выход онлайн → …

Вы можете использовать этот метод, чтобы лучше понять, когда и почему вы выходите онлайн. В примере, приведенном ниже, клиент уже после нескольких записей в дневнике осознал негативные последствия своего поведения. Такое происходит часто: дневник позволяет объективно взглянуть на собственное поведение.

После анализа ABC (с помощью дневника или без него) легче решить, что вы хотите сделать — заменить только само привычное поведение и сохранить триггеры и вознаграждение нетронутыми, или же изменить триггеры или вознаграждение тоже. Помните, что ваша цель — как можно быстрее превратить новое поведение в новую привычку, чтобы больше не приходилось каждый раз задействовать силу воли.

Изменение компонента B (поведение/привычка) в модели АВС

Заменить плохую привычку хорошей, сохранив при этом все триггеры и вознаграждения, намного легче, чем полностью избавиться от привычки. А если нежелательное поведение не заменить новым и хорошим, старая привычка будет возвращаться.

В вышеописанном случае любитель батончиков мог бы оставить все как есть: просто брать яблоко, относить его к автомату и съедать там — как он привык делать с шоколадом.

Изменение компонента А (триггера) в модели АВС

В главе «Оковы для мозга № 1» я описал эксперимент физиолога Павлова. Он сформировал у подопытных собак условный рефлекс: звон колокольчика (то есть совершенно не связанный с едой стимул) вызывал у животных повышенное слюноотделение. Важно выяснить, что является таким «колокольчиком» для вашей плохой привычки. С каким раздражителем, событием, ситуацией или обстановкой эта привычка бессознательно связана? Само по себе попадание в такую ситуацию или обстановку может «возбуждать» эту привычку или вызывать чувство, которое послужит таким триггером.

В том же примере финансовому директору помогло то, что он начал есть фрукты в приемной, а не рядом с «шоколадными» автоматами. Ведь автоматы были слишком сильными раздражителями и могли спровоцировать повторение негативного поведения.

С другой стороны, не всегда нужно точно выяснять, что именно является «активизатором», триггером плохой привычки — например, такой: прервать важную умственную работу, чтобы проверить сообщения на телефоне.

Вы можете использовать механизм формирования условных рефлексов, открытый академиком Павловым, в своих интересах — и не только избегать триггеров, «заставляющих» вас выходить онлайн, но и создавать триггеры, которые будут подталкивать вас к сосредоточенному умственному труду. В идеале вам следовало бы использовать разные помещения для выходов онлайн и для умственной работы. Но, как правило, сделать это нереально, поэтому вы можете облегчить себе вхождение в «режим умственного труда» при помощи небольших ритуалов. Ими может стать запуск приложения, отключающего вас от Интернета, установка таймера, выключение телефона (или передача его на хранение помощнику, коллеге). Наконец, можно вывесить табличку «Не беспокоить» на дверь или на стену вашего офисного кубикла и т.д. Когда вы проделаете это несколько раз, у вас сформируется рефлекс Павлова. Он будет переключать ваш мозг в режим умственного труда, как только вы вывесите табличку «Не беспокоить», перейдете в другую комнату и т.п.

Чуть выше я рассказывал о женщине-руководителе, которая использовала одну сторону рабочего стола для работы онлайн, а противоположную — для сосредоточенной умственной работы и разговоров с людьми. Так вот, она воспользовалась как раз этим механизмом. Благодаря ритуалу перемещения с одного конца стола на другой она переключала свой мозг из режима подключенности и многозадачности в режим однозадачности.

Еще один специалист работал в режиме онлайн только в своем кубикле. Когда ему нужно было сделать важную или сложную умственную работу, он уходил в тихое помещение без компьютеров. И телефон он с собой не брал — оставлял его у коллеги.

Этот же метод поможет вам избавиться от еще одного вида оков для мозга — тех, что связаны с недостатком сна. Если у вас проблемы со сном, вы должны использовать свою спальню, только чтобы в ней спать и заниматься сексом. Ничего другого в ней делать нельзя — особенно работать. Для этого есть ваш домашний кабинет. Соблюдая эти правила, вы выработаете у себя условный рефлекс: когда будете заходить в спальню и ложиться в постель, ваш мозг будет расценивать это как мощный «павловский» триггер для отхода ко сну.

Изменение компонента C (последствия) в модели АВС

Если хотите изменить последствия или вознаграждение, то можете использовать очень действенный принцип Примака38. Этот проверенный метод родители всего мира используют на протяжении многих веков: «Если съешь хотя бы две ложки шпината, получишь десерт». Принцип гласит: если менее вероятное/менее желательное поведение систематически подкрепляется более вероятным/более желательным, то менее вероятное поведение становится более вероятным.

Замените шпинат «отключением и сосредоточенной умственной работой», а десерт — «выходом в Интернет», и вы получите эффективный метод. Если вы зависимы от постоянной подключенности, разрешайте себе заходить в Интернет только после 15 минут сосредоточенной работы. Затем можете понемногу увеличивать время до вознаграждения.

Самое прекрасное, что с вами может случиться: новое поведение может стать настолько вознаграждающим само по себе, что вам не потребуются другие стимулы. Во многих случаях главной наградой для руководителей и профессионалов становится так называемое «состояние потока». Это состояние, когда они работают на пике своих умственных и творческих способностей. Благодаря этому они успешно и быстро выполняют самые сложные интеллектуальные задачи, становятся более эффективными и получают больше свободного времени на личную жизнь.

Успех любого плана действий на 90% зависит от его исполнения и доведения до конца. Ниже вы найдете описание еще несколько простых методов и приемов. Я узнал их за несколько десятилетий работы психотерапевтом, а затем — когда я в роли консультанта и тренера помогал людям менять свое поведение. Чем глубже укореняется привычка, тем изобретательнее вы должны быть в борьбе с ней.

Используйте самовознаграждение и самонаказание

Когда я говорю участникам своих семинаров, что они должны вознаграждать и наказывать сами себя за то или иное поведение, это обычно смешит их. Они считают, что таким способом можно воспитывать детей или дрессировать собак, но не отучать от привычек таких взрослых и умных людей, как они. Однако когда они пробуют этот метод на себе, то выясняют, что он очень эффективен.

Подходите к вознаграждениям и наказаниям творчески, но помните, что они должны быть действенными. Ведь весьма вероятно, что вы гораздо больше зависите от нежелательного поведения, чем думаете. Это может показаться смешным, но сто с лишним лет исследований в области изменения поведения показывают: такой подход очень эффективен.

Например, кладите в копилку определенную сумму каждый день, когда вам удается придерживаться своего плана. Потом вы сможете купить на эти деньги то, в чем раньше отказывали себе. И наоборот, каждый раз, когда вы срываетесь и забываете об интеллектуальной работе ради Интернета, — кладите такую же сумму денег в другую, «неприятную» копилку. Деньги из нее вам придется пожертвовать благотворительной организации, чья идеология, цели и методы работы… вам не очень нравятся.

При помощи самовознаграждения и самонаказания вы меняете последний компонент С (последствия) в модели ABC. Поэтому эти вознаграждения и наказания не должны быть пустышками, они должны быть действительно значимыми для вас и способными повлиять на ваше поведение. Пока старая привычка приносит больше немедленного вознаграждения, чем новая, вы ничего не измените. Важно также, чтобы поощрения и наказания следовали по возможности быстро: вы должны получать вознаграждение за желательное поведение не через месяц или год, а каждый день.

Например, не обещайте себе: «Если я буду вести себя так-то, я куплю себе этот дорогой портфель», а скажите: «Если я буду вести себя так-то, каждый день я буду откладывать определенную сумму и через 60 дней “хорошего поведения” куплю себе дорогой портфель».

Если хотите ввести штраф за каждую минуту «несанкционированной» работы с электронной почтой, не устанавливайте его на минимальном уровне, например, в 1 доллар. Сумма должна быть значимой, чтобы воспринималась как наказание.

Не обещайте себе: «За каждый день, что я сдержу свое обещание, я буду класть в копилку 1 доллар — и в конце концов куплю то изысканное красное вино, о котором давно мечтаю». Пообещайте весомую для себя сумму: не меньше 25 долларов за каждый день успешного поведения.

Когда один из моих клиентов обсудил идею вознаграждения и наказания со своей женой, та предложила ему за каждый день “хорошего поведения” откладывать определенную сумму. Через 50 дней он купил дорогой односолодовый виски для своей коллекции. А за каждый день нарушенного обещания он отдавал такую же сумму жене. Пять таких «штрафов» — и мой клиент был обязан вести супругу в кино по ее выбору.

Этот пример показывает, как можно наказание сделать беспроигрышным, выбрав в качестве него некое полезное дело — в нашем случае поход в кино с женой. Другой пример полезных наказаний: за каждую «просроченную» минуту работы с электронной почтой добавлять по пять минут на важную умственную работу; или звонить двум людям вместо того, чтобы посылать им электронные письма; или на 15 минут дольше играть с детьми; или пробегать один лишний километр и т.п. Фантазия подскажет вам еще немало вариантов.

С другой стороны, можно использовать такие же конкретные, но не «выигрышные» наказания: например, за каждую уступку старой привычке лишать себя стаканчика алкоголя на ночь. Или класть значимую для себя сумму в копилку, а потом жертвовать эти деньги на благотворительность.

Один из моих клиентов, набожный католик, решил за каждое нарушение новых правил жертвовать деньги любимой благотворительной организации. Но обнаружил, что это наказание не работало, потому что каждая его ошибка, можно сказать, способствовала благому делу. Поэтому мы изменили его «контракт»: он должен был жертвовать такую же сумму другой благотворительной организации, чью работу он ценил, но чья идеология ему абсолютно не нравилась.

Ведите журнал

Еще один простой, но эффективный метод — вести журнал. Каждый раз, когда вы отвлекаетесь от важной работы, делайте пометку в журнале и продолжайте работать дальше. Многим людям такие записи помогают наглядно увидеть ситуацию.

Также можно призвать на помощь технологии. Джо Хруска и его команда разработали отличный инструмент RescueTime (https://www.rescuetime.com). Он автоматическом режиме отслеживает вашу активность в Интернете и затем предоставляет отчет о вашей эффективности. Стандарты этой эффективности вы устанавливаете сами.

Потратьте пять минут на анализ

Также очень простой, но очень эффективный прием, способный помочь, какой бы подход вы ни использовали, — каждый вечер по пять минут обдумывать и оценивать свое поведение за день. Чтобы не забывать это делать, лучше связать такой анализ с конкретным местом. Например, это можно делать по пути с работы домой, когда вы проезжаете первую АЗС на дороге или первую железнодорожную станцию, если едете на электричке.

Это нужно делать ежедневно по ряду причин. Во-первых, чем быстрее на поведение была получена обратная связь, тем скорее вы его измените. Во-вторых, если вы отклонитесь от своих новых правил, то сможете принять срочные меры, прежде чем плохая привычка снова возьмет верх. В-третьих, если хотите изменить свое поведение с другими людьми, такой анализ позволит вам в течение суток исправить сделанное.

Например, если вы осознаете, что отправили электронное письмо по вопросу, который следовало бы обсудить лицом к лицу, вам будет легко исправить это на следующий день. Просто подойдите к этому человеку и скажите: «Извините, вчера я отправил вам письмо по электронной почте. Но это очень важный вопрос, поэтому нам лучше обсудить его лично». Однако чем больше времени пройдет с момента отправки письма, тем труднее вам будет так поступить.

Найдите себе куратора

Мой любимый совет, проверенный на ста с лишним руководителях и профессионалах, которых я консультировал: найдите себе так называемого куратора. Обычно это самый действенный способ встать на путь изменений и не сойти с него.

Поделитесь своим планом по изменению нежелательного поведения с человеком, которому доверяете. Попросите его поправлять вас сразу же, как только он увидит, что вы поддались старой привычке. Как минимум такой куратор должен регулярно напоминать вам то, что вы обещали сами себе. Однако, как показывает мой опыт, такой человек может стать действительно важным помощником. Он будет поддерживать вас и воодушевлять на успех.

Вы также можете уполномочить вашего куратора решать, заработали вы свое вознаграждение или наказание или нет. Если вы менеджер, то можете выбрать куратором одного из членов своей управленческой команды.

Мой клиент, руководитель семейной компании, решил избавиться от вредной привычки: когда начало деловой встречи задерживалось, он тратил это время на электронную почту, вместо того чтобы непринужденно общаться с другими партнерами. Этому человеку никак не удавалось изменить свое поведение, пока он не обратился за помощью к двум своим коллегам. Он попросил их подавать незаметный знак, который означал: положи телефон и поговори с нами.

Дома вы можете привлечь к собственному перевоспитанию не только свою супругу/супруга, но и детей. Они с удовольствием будут налагать на вас наказание, когда вместо общения с ними вы будете прилипать к своему экрану. Вы удивитесь тому, насколько интересные идеи наказаний может придумать даже шестилетний ребенок.

Привлеките других к своей инициативе

Но лучше, если вы не только найдете личного «куратора», но и привлечете к своей инициативе как можно больше людей из своего окружения.

Если вы руководитель, введите в своей команде новые правила. Например, такие: «За каждый телефонный звонок или звуковое уведомление во время совещания виновный угощает всех бутылкой шампанского» или: «Каждый раз, когда кто-то будет использовать планшет для каких-то целей, кроме ведения деловых заметок, он будет класть в общую копилку 30 долларов. Собранные деньги пойдут на оплату ежегодного праздничного ужина».

Объясняйте как можно большему количеству людей, чего вы пытаетесь достичь, попросите их о помощи. Например, дайте понять своим коллегам: вы не хотите, чтобы вас беспокоили по пустякам. Подробно объясните, почему. Постарайтесь убедить как можно больше коллег последовать вашему примеру. Например, если у вас отдельный кабинет, закрывайте дверь и вешайте табличку: «Просьба не беспокоить. Я буду в вашем распоряжении с __ часов». Если хотите, можете добавить и разъяснение, как это делал один из моих клиентов: «Мне очень нужно сосредоточенно поработать над важным делом. Огромная просьба не беспокоить. Я буду полностью в вашем распоряжении с 11 часов». Другой мой клиент ссылался на меня: «Мой консультант по эффективности Тео Компернолле рекомендовал мне выделять время для сосредоточенной умственной работы. Именно этим я занимаюсь до 14 часов». Не позволяйте разного рода политкорректным соображениям — например, о необходимости «держать двери открытыми» — мешать вам. «Держать двери открытыми» — это определенный тип отношений на работе. И он не зависит от того, открыта дверь вашего кабинета или закрыта, когда вы заняты. Все мы знакомы с руководителями, чьи двери в кабинетах никогда не закрываются. Но при этом они почему-то не удосуживаются подробно поговорить с нами и прислушаться к нашему мнению.

Одна из моих клиенток, вынужденная работать в контрпродуктивном офисе открытого типа, сделала вот что. Она принесла на работу складную ширму и загородила ей свой стол. То есть создала импровизированный кубикл. На ширму она вешала табличку: «Занята важной работой. Просьба не беспокоить до __ часов» — и сосредоточенно работала, предварительно надев хорошие шумоподавляющие наушники. Поначалу коллеги смеялись над ее идеей. Затем о ширме узнали все сотрудники компании и на общем собрании попросили эту женщину объяснить причины такой «чрезвычайной меры». После этого все больше людей стали следовать ее примеру.

Аналогичным образом вы можете поступить и со своей электронной почтой: всегда использовать автоответчик. Создайте несколько автоматических сообщений, написанных в добродушном, может быть, даже шутливом тоне. Объясните, почему вы так поступаете. Если хотите, сошлитесь на меня или на эту книгу.

В одном офисе открытого типа работало много умных и активных молодых людей. Как следствие этого, там царила невероятно шумная атмосфера. Тогда группа сотрудников стала приносить на работу мотоциклетные шлемы и надевать их в знак того, чтобы их не беспокоили. К сожалению, руководство компании никак не отреагировало на этот красноречивый сигнал. Затем пошли жалобы от клиентов: тем не нравилось, что во время конференц-звонков в офисе стоит ужасный шум, который мешает разговору. Некомпетентное руководство приняло меры: оно… установило по углам офиса специальные телефонные будки, из которых сотрудники могли вести сложные деловые переговоры.

Это яркий пример того, насколько невежественным, черствым и глупым может быть руководство, которое не понимает или не желает понимать простую вещь: неграмотно организованное рабочее пространство вредит интеллектуальной продуктивности и психическому состоянию сотрудников. В таком случае единственный выход — бунт! Будьте смелыми и креативными.

Используйте напоминания

Когда я предлагаю людям использовать разные памятки, поначалу они считают этот совет глупым и ненужным. Но потом обнаруживают: он работает.

Памятками могут быть самые разные вещи: стикеры на телефоне или на компьютере, заставка на экране со словами: «Тебе правда больше нечем заняться?», метафорическая статуэтка на рабочем столе, плакат на стене, рисунок ребенка и т.д.

Одна моя клиентка, партнер в юридической фирме, решила избавиться от дурной привычки использовать телефон за рулем. Но все же, садясь в машину, она часто забывала отключать его. Когда раздавался звонок, она не могла удержаться и брала трубку. Тогда она попросила дочку сделать для нее рисунок-напоминание. Девочка нарисовала на стикере принцессу в розовом платье с телефоном в руках, а чуть ниже написала: «Мамочка, пожалуйста, подумай о нас». Когда ее младший брат узнал об этом, он тоже сделал рисунок — ужасного динозавра, нападающего на мамину машину. Благодаря этим двум стикерам на приборной панели моя клиентка больше никогда не забывала отключать телефон.

Можно использовать и специальное приложение, которое засекает время пакетной обработки и напоминает о том, когда пора отключиться. Удобно устанавливать таймер (например, http://free-countdown-timer.com) перед любой работой. Но особенно важно делать это перед началом работы с электронной почтой и вообще перед любым выходом онлайн. Потому что люди почти всегда проводят в виртуальном мире гораздо больше времени, чем планировали.

Обратитесь за помощью к технологиям

Людям так сложно взять под контроль свои отношения с виртуальным миром, что на рынке компьютерных приложений даже появилось специальное направление. Если хотите узнать, на что вы тратите свое время онлайн, можете использовать программу ManicTime (http://www.manictime.com): она будет автоматически отслеживать вашу онлайн-активность. Лично мне больше нравится приложение RescueTime (https://www.rescuetime.com). Эта программа не только следит за тем, как вы проводите время в Интернете, но и с учетом обозначенных вами целей и критериев рассчитывает эффективность вашей работы. А затем подробно отчитывается: прогресс у вас или наоборот. Опираясь на эти результаты, вы можете вознаграждать или наказывать себя. Вы даже можете делиться этими результатами со своими товарищами или устроить соревнование. Более того, это приложение может блокировать доступ к сайтам, которые пожирают больше всего вашего времени. Еще оно оповещает, когда продуктивность вашей работы онлайн падает ниже установленного вами уровня. Если вам необходимо отслеживать время нахождения онлайн в целях оплаты, приложение делает и это.

Если вы боитесь пропустить важные электронные письма, например от своего босса или ключевого клиента, то можете установить приложение Awayfind39. Как только в вашем электронном ящике появится письмо от указанного вами отправителя, приложение отправит на ваш мобильный телефон уведомление. А вы тем временем сможете расслабиться и не проверять почту каждые пять минут.

Как я уже говорил, очень удобно использовать в почтовой программе функцию автоответчика, чтобы в ответ на все входящие письма автоматически отправлялось сообщение. Его содержание может быть приблизительно таким: «Спасибо за письмо, но я смогу прочитать его только в определенное время. В случае действительно срочных вопросов мне можно позвонить или отправить сообщение на личный мобильный телефон для экстренной связи». В почтовой программе Gmail можно установить приложение Inboxpause (http://inboxpause.com). Оно временно приостанавливает поток входящих писем и извещает отправителей, что вы сможете прочитать их письма чуть позже.

Если вас надо насильно оградить от ваших главных поглотителей времени — соцсетей и новостных сайтов — то это с успехом сделают программы LeechBlock®, Freedom® или Anti-Social®. Теперь, если вы захотите прервать важную работу и принять очередную «дозу» виртуальности вне установленного времени, вам придется перезагрузить компьютер. Кроме того, вам придется признать тот унизительный факт, что вы страдаете зависимостью и, вероятно, нуждаетесь в профессиональной помощи — если хотите вернуться к реальной жизни и нормальной интеллектуальной продуктивности.

Найдите другую работу

Иногда причиной постоянной подключенности может быть невежественный начальник, который считает, что подчиненные должны быть на связи круглые сутки и даже в выходные дни. Причиной может быть и корпоративная культура, где электронной почте придается слишком большое значение. Если у вас именно такой случай, начните открытую дискуссию, переубеждайте людей, распространяйте выдержки из этой книги — словом, не смиряйтесь с тем, что вашей интеллектуальной продуктивности и психическому здоровью наносится вред. Взбунтуйтесь или найдите себе другую работу. Вы все равно не сможете полностью реализоваться в компании, которая поощряет убийц интеллектуальной продуктивности.

Тут стоит сделать оговорку. По моему опыту, такие жалобы на компанию часто бывают преувеличением. Просто сотрудники так пытаются оправдать свою зависимость от постоянной подключенности. Во многих случаях, когда руководители и сотрудники начинали управлять своей электронной почтой более эффективно, их усилия вызывали только одобрение и никакой негативной реакции.

Если у вас нет зависимости, а вы просто не любите свою работу и ищете развлечений в виртуальном мире, найдите другую работу. Жизнь слишком коротка, чтобы пить плохое вино.