Книга: Феноменальный интеллект. Искусство думать эффективно
Назад: Хранение знаний
Дальше: Применение знаний
Обработка знаний
Если просто собирать обрывки информации, очень скоро все это превратится в информационную свалку, в которой ничего не найдешь. Мне встречались люди, которые вырезали интересные статьи из газет и журналов. Делали это годами. Все полки у них были уставлены пухлыми папками с вырезками. Некоторые даже переплетали их. Но больше ничего с этими папками не делали. Вырезали, в папку сунули и забыли.
Практическая ценность такой свалки невелика, поэтому мы сейчас будем учиться грамотно работать с собранной информацией.
Для этого сначала разберемся, какие виды информации бывают. Существует пять видов информации, с которой люди имеют дело.
Материальная информация
Самая первая информация – материальная. Это вообще все, что нас окружает. Это материальный мир как он есть, это цвета, звуки, запахи, касания и т. д. Все, что есть в мире, – это материальная информация.
К сожалению, с материальной информацией практически невозможно работать, потому что она все время меняется и теряется. Вот вспышка молнии. Молния вспыхнула, тут же погасла – все. Поэтому нужно как-то сохранить след материальной информации.
Сигнальная информация
Для того чтобы как-то работать с материальной информацией, существуют специальные датчики – преобразователи, которые преобразуют ее во второй вид информации – сигнальную. Это различные звонки, зуммеры, свистки, сирены. Это все то, что указывает, сигналит нам о происхождении и наступлении того или иного события. И особенность сигнальной информации в том, что она уже в наших руках и мы уже можем что-то сделать. Например, если мы хотим сообщить о разряде молнии, можно поставить датчик на молниеотвод, чтобы подать сигнал. Сигнал может звенеть дольше, чем сама молния. Это уже удобнее, но сигнальная информация тоже пропадает. Поэтому люди стали переводить сигнальную информацию в статусную.
Статусная информация
Статусная информация – это информация о состоянии окружающего мира на определенный момент. Фактически, если мы рассмотрим большую часть информации, которая хранится в деловом мире, то это как раз статусная информация. Это счета, накладные, отчеты, диаграммы, индикаторы роста, какие-нибудь отчеты акционеров, распечатки, выписки со счета и прочее, прочее, прочее.
Естественно, сюда же относятся и все новости, пресса. Все это статусная информация. В делопроизводстве статусную информацию часто называют оригиналами. К примеру, две компании заключили договор, поставили печати и подписи. Статус отношений изменился, и новый статус подтвержден оригиналом договора.
В природе есть аналог статусной информации. Например, лужи говорят о том, что прошел дождь. Поваленное дерево говорит о том, что прошел ураган.
Статусной информации очень много. Она все время накапливается, это потоки бумаг. В ней легко потеряться. Для того чтобы этого не происходило, чтобы можно было организовывать, упаковывать и быстро находить данные, существует следующий вид информации – знаковая.
Знаковая информация
Обращаю ваше внимание на то, что в природе знаковой информации не существует. Ее создает человек. Знаковая информация уже требует мыслительной работы. Что такое знаковая информация? Это ярлыки, теги, аннотации, указатели, библиографические карточки, инструкции.
С помощью знаковой информации мы как раз можем быстро обработать статусную информацию и найти то, что нам нужно.
Предположим, в компании каждый день заключаются десятки договоров. Если каждый заключенный договор просто класть в угол комнаты, то для поиска нужного договора потребуется масса времени. Кстати, у большинства офисных работников огромная доля времени уходит именно на поиск нужных документов.
Конечно, из ситуации как-то выходят. Договоры подшивают в папки. На папки наклеивают ярлыки, например: «Январь 2011», «Февраль 2011». Папки кладут в шкаф, на который прикрепляют ярлык «2011 год». Вот это и есть знаковая информация. Теперь, при наличии знаковой информации, найти какой-то конкретный договор от 15 января 2011 года очень просто: шкаф «2011 год», папка «Январь 2011», и дальше идем по календарю.
Эффективным приемом работы со знаковой информацией является группировка. Как только вам стало нужно навести порядок в любом месте, первое, с чего вы должны начать, – это сгруппировать элементы по некоторому признаку и создать правило.
Например, вы решили навести порядок на рабочем столе. Можно сгруппировать все канцелярские предметы по признаку частоты использования:
• канцелярия (требуется часто);
• канцелярия (требуется редко).
Дальше создать правило:
• требуется часто (на правом углу стола);
• требуется редко (в верхнем ящике стола).
Главное – в самом начале заставить себя четко выполнять это правило, и через некоторое время вам уже не придется тратить время на поиск канцелярских мелочей.
Но, конечно, лучшим инструментом работы со знаковой информацией являются компьютеры. Именно для этого они чаще всего и используются. Если договоры хранятся на компьютере, то найти нужный проще простого: достаточно ввести дату договора, или номер, или контрагента, и компьютер отыщет все очень быстро.
Единственное, чего не может сделать компьютер, это понять – а что за договор нам нужен.
Для этого существует последний, пятый вид информации – валентная.
Валентная информация
Это информация, которая нужна для достижения какой-либо цели. В разговорах мы используем эпитеты: «важная, нужная, ожидаемая, искомая, ключевая информация». Валентная информация – это и есть настоящее знание.
На самом деле только эта информация реально ценна для человека. Когда вы подходите к остановке, то вам нужно не все расписание автобусов, а только время ближайшего рейса. Если вы заблудились, вас интересует не подробная карта местности, а именно тот маршрут, который вас выведет.
Арабская поговорка гласит: «Как выглядит кусок хлеба, зависит от того, голодны вы или сыты».
Как только вы меняете цель, валентность информации также меняется. Если вы передумали ехать в другой город, то информация о погоде в нем сразу перестанет вас интересовать.
К валентной также относится секретная, то есть очень важная информация. Причем с финансовой точки зрения валентная информация – это та, за которую платят деньги. Это реально ценная информация.
Все сотрудники компании отличаются по возможности доступа к различным видам информации и по возможности переводить информацию из одного вида в другой.
Самые примитивные и простые должности связаны с работой с материальной информацией. Например, с обязанностью замерять, какая сейчас температура воздуха. То есть чем выше уровень информации, с которой человек работает, тем выше его ответственность, тем больше он получает денег и т. д.
Весь бизнес, связанный с обучением или консультированием, – это фактически продажа валентной информации. Понимание того, как эта информация обрабатывается и что с ней происходит, и является сутью работы менеджмента.
Сравнить различные виды информации можно на таком примере. Допустим, вы долго мечтали увидеть Эйфелеву башню. И вот ваша мечта сбылась. Вы сейчас в Париже, на Марсовом поле, прямо перед Эйфелевой башней. Уже вечер, дует прохладный ветерок. Башня вспыхивает и переливается огнями.
В этот момент на вас обрушивается море материальной информации. Вы видите переливающиеся огни, вдыхаете свежий воздух, слышите музыку, ощущаете траву Марсова поля.
Вы можете набрать номер и позвонить приятелю, чтобы сказать: «Я сейчас в Париже!» Это будет уже сигнальная информация. Конечно, она не сможет передать всей гаммы чувств, но приятель поймет, что вы в Париже и что вам это нравится. Но как только вы закончите телефонный разговор, закончится и сигнальная информация.
В попытках сохранить этот вечер вы достаете фотоаппарат. Когда вы нажимаете кнопку спуска затвора, фотоаппарат делает снимок, то есть создает статусную информацию. Она уже может храниться неограниченно долго.
Приехав домой, вы копируете фотографии на компьютер, но вам нужно как-то их пометить. Или назвать папку «Эйфелева башня», или просто указать дату. Это уже знаковая информация.
Валентная информация появится только в тот момент, когда через много лет вы вдруг захотите посмотреть фотографии из того путешествия. В этот момент вам нужно будет вспомнить, где именно вы сохранили фото. Возможно, для этого вам придется выполнить поиск файла и ввести на компьютере слово «Париж». В результатах поиска уже будет валентная информация.
Определение важности информации
Как же определить, насколько информация важна?
Чтобы понять это, возьмем шахматную партию. Вы обдумываете свой ход. В первую очередь вас интересует тот ход, который ставит противнику мат. Он обладает максимальной важностью.
Допустим, такого хода нет. Вы переходите к просмотру двухходовых комбинаций, потом трехходовых и т. д.
С каждым новым уровнем глубины просмотра ценность отдельного хода снижается. Скоро вы понимаете, что найти выигрышную комбинацию не удается.
Поэтому вы делаете ход для достижения позиционного перевеса. Важность этого хода уже незначительна.
Точно так же в жизни. Вы можете сделать один звонок и заработать миллион – если владеете валентной информацией. Например, знаете, что собеседник собирается купить товар, который у вас есть.
То есть важная информация – это информация, которая позволяет вам добиться максимального эффекта от ваших действий.
Здесь возникает интересный психологический момент. Валентная информация с точки зрения психологии человека выражается в некой эмоциональной окраске того, что он делает. Чем важнее информация, с которой человек работает, тем ему интереснее, тем больше работа его захватывает.
Но есть типовая ошибка, которую совершает множество людей. Они пытаются мыслить на основе второстепенной информации. А иногда и десятистепенной. Для этого стоит только включить телевизор или открыть газету. Но у журналистов свои задачи. Им важно как-то зацепить ваше внимание, поэтому они обожают слова: «Сенсация! Срочно! Кризис! Скандал! Шок!» И каждому событию приписывают жуткую важность. Хотя если открыть газету годичной давности, там будет все то же самое.
На самом деле самая важная для вас информация – та, которая касается лично вас. Поэтому вообще исключите телевизор или газеты из источников новостей. Намного лучше в Интернете подписаться на те источники, в которых вы можете почерпнуть важную для себя информацию.
Но самая ценная информация содержится в вашем дневнике. И самое разумное, что вы можете сделать для улучшения своей жизни, – это ежевечерняя работа с теми фактами, которые вы накопили в течение дня. Вы сразу видите, что именно происходит в вашей жизни и в мире. Анализируйте, что можно использовать. Переводите входящую информацию в конкретные действия.
Газета моей жизни
Чтобы избавиться от давления чужой информации, представьте, что каждый вечер вы получаете газету под названием «Моя жизнь». Она выглядит точно так же, как и любая газета, но все новости в ней так или иначе касаются вас.
На первой странице – самые важные новости. Вы закончили проект, или у вас сошелся пасьянс «Косынка». На второй странице – новости здравоохранения. Здесь приведены рецепты блюд, которые вы ели. Их калорийность. Показатели вашего веса. Какие упражнения вы сегодня делали. Текущие тенденции самочувствия.
Международные новости. Что про вас сказала соседка, и о чем был скандал в квартире сверху.
На последней странице – развлечения. Куда вы сегодня вечером можете сходить отдохнуть.
По сути дела, вы ведь читаете газеты как раз для этого: чтобы найти нечто, важное именно для вашей жизни.
Исследования психологов показывают, что люди, которые просто интересуются своим здоровьем, имеют более высокий иммунитет, чем те, которые о здоровье не задумываются.
Поэтому вы можете организовать себе подобную газету, если подпишетесь только на ту информацию, которая нужна вам, причем нужна именно сейчас.
Повышение ценности знаний
Как же происходит процесс повышения ценности знаний? Когда вы слышите какую-то новость, сразу определить ее ценность невозможно. Поэтому достаточно ее скопировать, чтобы она сохранилась.
Когда вы приступаете к обработке накопленных заметок, то для каждой заметки нужно задавать себе вопросы:
• Что в этом важно для меня?
• Как это повлияет на мою жизнь?
• Как я могу это использовать?
В зависимости от ответов вы добавляете метки или теги, которые позволяют быстро найти эти знания. Например, метки могут быть такие:
• прочитать;
• посмотреть;
• посетить;
• купить;
• в книгу.
Если меток по одной теме оказывается много, можно объединить их и попытаться построить некую модель ситуации.
По мере осмысления информации вы постепенно понимаете, как можно применить ее для своих целей. В конце концов вы получаете картину того, как именно будете использовать эту информацию. Чем яснее и подробнее картина, тем ценнее информация.
В этот момент лучшим вариантом будет построение интеллект-карты. Рекомендую использовать для этого программу Xmind.
Из первоначальных заметок, которые никак не связаны с вами, вы получили видение ситуации, из которого ясно, что нужно делать.
Конечный результат обработки информации – это некоторый алгоритм, или рецепт достижения цели.
И вот здесь и кроется секрет повышения ценности знаний. Вы делаете все правильно, если с каждым новым знанием ваша жизнь становится проще и вы начинаете достигать результатов быстрее.
Поэтому после каждой прочитанной книги, прослушанного курса, просмотренного сайта задавайте себе вопросы:
• О каких новых инструментах я узнал?
• Как они облегчат достижение моих целей?
• Что именно я смогу сделать быстрее и проще?
• Как я это применю прямо сейчас?
Однако по моим наблюдениям, у большинства людей все происходит ровно наоборот. С каждой новой книгой или курсом неразбериха в их головах только растет и жизнь становится сложнее.
Их можно сравнить с туристом, который берет с собой в поход и ролики, и лыжи, и коньки, и байдарку, и ледоруб, и доску для серфинга. И все это на всякий случай.
Накапливать знания просто так бессмысленно. Вместо действий и результатов вы получите безумное количество информации, в которой просто утонете.
Каждый прием, о котором вы узнаете, сразу же нужно пускать в дело.
Назад: Хранение знаний
Дальше: Применение знаний
