Глава 15. Практические советы
Вэтой главе я расскажу о ряде проблем, которые обычно возникают во время моих выступлений в компаниях; я буду основываться на опыте руководящих работников компаний, которые, столкнувшись с этими проблемами в реальной жизни или просто вообразив их себе, спрашивали моего совета о том, как их можно решить.
1. Как пользоваться микрофоном
Трудно представить, каким был бы наш современный мир, если бы в нем не было микрофонов. Микрофоны чрезвычайно полезны. Они позволяют оратору говорить гораздо более естественно и спонтанно, общаясь с большой аудиторией точно так же, как если бы перед ним была пара-тройка человек.
Однако несмотря на массу достоинств, в микрофоне часто видят заклятого врага, и он вызывает панику у некоторых докладчиков, особенно неопытных. Это происходит потому, что они не выполняют некоторые элементарные правила, крайне необходимые для успеха выступления с микрофоном.
После сотен выступлений я могу с полным основанием заявить, что качество звука является решающим фактором успеха.
Давайте посмотрим, что необходимо сделать для того, чтобы эффективно воспользоваться микрофоном.
Микрофон на лацкане и хэдсет
Возможно, вас спросят, собираетесь ли вы пользоваться микрофоном, прикрепленным к лацкану пиджака. У вас возникнет искушение сказать «да», потому что многие подобные микрофоны прекрасно работают. Они позволяют свободно прохаживаться перед сидящими слушателями, оставляя руки свободными для того, чтобы жестикулировать и держать заметки, лазерную указку и другие предметы, которые могут вам понадобиться. Но будьте осторожны: не все модели таких микрофонов имеют одинаковое качество. Могу подтвердить, что большинство подобных микрофонов гораздо хуже передают ваш голос, чем традиционные микрофоны, с проводом или без него, которые мы обычно видим стоящими на кафедре или в руках оратора. Если вы пользуетесь микрофоном, прикрепляющимся к одежде, попытайтесь поместить его максимально близко ко рту, а если вам покажется, что даже в этом случае качество звука оставляет желать лучшего, без колебаний переходите на традиционную модель микрофона, использование которой обычно дает гораздо лучшие результаты. Однако самый лучший вариант – это микрофон, закрепленный на голове, который, как и микрофон на одежде, не ограничивает ваших движений. Поскольку он располагается достаточно близко от рта, он лучше воспринимает и передает голос. Хэдсет хорош еще и потому, что если вы часто выступаете, вам стоит приобрести его для себя. Поскольку эти микрофоны будут не всегда совместимы с акустическим оборудованием в тех местах, где вы выступаете, приобретите также наборы вилок, проводов, адаптеров и т. п. В этом случае вы будете чувствовать себя спокойно и уверенно и сможете хорошо выступить.
Мирофон на стойке
Эта разновидность микрофона требует большего внимания. Она встречается чаще, и ее можно обнаружить во многих лекционных помещениях. Давайте посмотрим, что вы должны делать для того, чтобы избежать проблем и улучшить условия своего выступления.
1. Для начала проверьте, как работает регулятор высоты на стойке. Потренируйтесь, несколько раз опустите и поднимите укосину или рукоятку, пристально наблюдая за всеми особенностями этих манипуляций. Это следует сделать до начала выступления и желательно еще до того, как в зале начнут собираться слушатели. Если можно, посмотрите, как обращаются с микрофоном лекторы, у которых есть опыт выступлений в этом месте.
2. Как только ознакомитесь с механизмом регуляции высоты, проверьте чувствительность микрофона, чтобы выяснить, насколько близко от него вы должны быть. Обычное расстояние составляет 10–15 сантиметров, но все микрофоны отличаются друг от друга, и всегда лучше выяснить это заблаговременно. Если во время тестирования микрофона с вами будет друг или знакомый, попросите его отойти к задней стене помещения и сказать, на каком расстоянии от вас и высоте микрофон лучше всего воспроизводит ваш голос.
3. Когда выясните оптимальную высоту для микрофона, не ставьте его прямо перед своим лицом, иначе аудитория не сможет увидеть вас. Расположите его немного ниже рта, на уровне подбородка.
4. Когда будете говорить, не держитесь за стойку или рычаг микрофона; всегда говорите поверх микрофона, в таком случае он правильно примет ваш голос. Когда обращаетесь к людям, сидящим в дальних углах комнаты или за столом для руководителей конференции (как правило, по одну сторону от стола), поворачивайтесь к ним всем корпусом, чтобы можно было говорить, продолжая смотреть поверх микрофона.
5. Говорите, а не кричите. Ведите себя так, как будто беседуете с маленькой группой друзей. Это не значит, что нужно говорить безжизненным голосом или шептать; придайте речи энтузиазма, но не кричите.
6. Если вам нужно держать микрофон, чтобы ходить по сцене, примените описанные выше принципы; в данном случае не двигайте рукой, в которой держите микрофон, и попытайтесь сохранять некоторую дистанцию между ним и своим ртом.
Настольный микрофон
Настольный микрофон предъявляет те же требования, что и напольный; единственное отличие заключается в том, что обычно он крепится к подвижному рычагу. Регулируя высоту микрофона, делайте это уверенно и начинайте говорить только после того, как установите микрофон в нужное положение.
Если вам предлагают микрофон только тогда, когда приходит ваша очередь выступать, то перед тем, как согласиться или отказаться, проанализируйте ситуацию. Если остальные ораторы выступали без микрофона, а помещение невелико, значит вас смогут услышать даже те, кто сидит в задних рядах, поэтому вы можете отказаться. Если кто-то из ораторов пользовался микрофоном или если вы чувствуете, что размеры помещения и его акустика могут помешать людям нормально слышать вас, возьмите предложенный микрофон.
При наличии технических проблем с микрофоном, которые, как вы подозреваете, исправить не удастся, выключайте микрофон и говорите без него. Не надо никого спрашивать, что они думают по этому поводу. Выступаете вы, и вы отвечаете за успех своего доклада. Микрофон должен помогать вам. Если он не помогает, то лучше обойтись без него.
2. Как выступать на собрании компании
«Боже мой, ну и время выбрали для собрания! Неужели эти пустоголовые идиоты не знают, что я по уши увяз в работе и у меня нет времени даже на то, чтобы черкнуть пару строк?»
Возмущение – это нормальная реакция сотрудников компаний, распространенная гораздо шире, чем мы думаем. Хотя практически все компании устраивают собрания чуть ли не ежедневно, собрания не всегда являются запланированными и нередко проходят очень неорганизованно из-за отсутствия надлежащего руководства. Вопросы, которые можно было бы решить с помощью двух или трех телефонных звонков, нескольких электронных писем или короткой беседы в коридоре, нередко парализуют работу важных специалистов, которые вынуждены сидеть на собрании.
Хорошо спланированные и правильно проведенные собрания могут принести великолепные плоды. Давайте посмотрим, что можно сделать, чтобы собрания компании всегда были продуктивными.
Начните с повестки собрания
Когда дело доходит до собрания, подумайте, так ли уж оно необходимо.
Если вы сделали вывод, что собрание действительно нужно провести, проанализируйте вопросы, которые хотите обсудить, и составьте повестку собрания, руководствуясь приоритетами этих вопросов.
Это может показаться очевидным, но большинство собраний проходит так скверно именно потому, что повестка дня на них отсутствует.
Спланируйте, сколько времени вы собираетесь потратить на каждую тему, чтобы у вас сложилось понимание общей продолжительности собрания. Таким образом, если обсуждение одного из пунктов повестки затянется, вы сможете компенсировать это, сократив обсуждение других вопросов или вообще исключив некоторые пункты повестки.
Разделите собрание на несколько этапов
Следует спланировать каждый этап собрания, чтобы облегчить участие в нем людей, обмен информацией, руководство принятием решений, установить очередность ответов на вопросы и облегчить преодоление разногласий.
1. Заявление. Руководитель должен сделать краткое вступление, в котором будет четко изложена обсуждаемая проблема, цель собрания; собранная информация; все это будет способствовать эффективному участию людей в собрании и поможет достичь желаемых результатов.
2. Обсуждение сути вопроса. После вступления группа начинает обсуждать суть дела, погружается в проблему и предлагает способы ее решения.
3. Решения. Во время дебатов от одних предложений отказываются под весом опровергающих аргументов, тогда как другие оказываются более рациональными и последовательными. Они и ложатся в основу решений, которые будут приняты на собрании.
4. Подведение итогов. Это последняя и одна из самых важных частей собрания, потому что, еще раз повторяя каждое решение, можно устранить любые ошибки или вопросы. Если на этой стадии проблема остается нерешенной, то пришло время продолжить ее обсуждение – до тех пор, пока собравшиеся не найдут выход.
Ведите себя соответствующим образом
Если вы будете вести себя в соответствии с некоторыми базовыми предложениями, то сможете эффективно участвовать в собраниях и создать себе положительный имидж специалиста. Необходимо учитывать ряд важных аспектов.
Поза
Ваша поза является важным индикатором степени вашей заинтересованности вопросами, которые обсуждают на собрании. Если вы лениво развалились на стуле или поставили локти на стол, вас могут счесть безучастным. Покажите свой интерес, слегка наклонившись всем телом вперед, – в этом случае вы будете выглядеть дисциплинированным, бдительным и решительным.
Поскольку количество присутствующих обычно невелико (менее двадцати человек), вы, скорее всего, будете выступать сидя; поэтому ваши жесты должны быть умеренными и сдержанными. Приберегите размашистые жесты для эмоциональных моментов и тех идей, которые хотите подчеркнуть.
Визуальная коммуникация
Визуальная коммуникация важна, чтобы вы могли заявить о себе как участнике собрания, для облегчения усвоения обсуждаемой темы и для того, чтобы видеть, как люди реагируют на ваше послание. Участвуя в собрании, не смотрите в пространство, не отвлекайтесь на детали освещения, украшений на стенах, пепельниц и т. д. – и не рисуйте машинально своей ручкой. Когда слушаете, внимательно и заинтересованно смотрите на человека, а когда говорите, смотрите на всех остальных участников собрания.
Словарь
Мы уже увидели, что правильным является такой словарь, который отвечает запросам аудитории. Если вы находитесь на собрании техников из соответствующего подразделения вашей компании, вы можете пользоваться профессиональным языком, принятым в этой сфере. Если же на собрании присутствуют люди из разных подразделений, то лучше избегать столь специфического технического словаря, чтобы все присутствующие смогли легко вас понять.
То, как вы говорите
Когда вы участвуете в собрании, говорите ясно и обдуманно; излагайте свою точку зрения с энтузиазмом, но всегда с определенной долей сдержанности. Даже если есть разногласия, вы должны оставаться спокойным и собранным и обсуждать свои идеи без излишнего жара, не позволяя эмоциям взять верх над голосом разума.
Предметность
Обычно собрания занимают так много времени, потому что люди говорят о вещах, не имеющих отношения к теме обсуждения. Помните, что когда вы участвуете в собрании, вы должны знать, какова его цель и какие вопросы будут рассмотрены, чтобы вы смогли предметно сформулировать свои идеи, не уходя в сторону.
Подготовка
Ясно, что гораздо легче быть предметным, если вы подготовитесь заранее, до собрания, разложите все материалы по степени важности и предусмотрите возможное сопротивление людей вашим идеям.
Серьезность
Никто не хочет быть чрезмерно серьезным во время собрания, но избыток шуток может препятствовать прогрессу. Используйте юмор в умеренных дозах, сохраняйте присутствие духа и никогда не позволяйте себе насмешек, которые могут унизить или оскорбить ваших компаньонов.
Естественность
Вы не должны пресекать свое естественное поведение просто потому, что пришли на собрание. На некоторых собраниях вы можете испытывать некоторую скованность, но это не причина отказываться от того, как вы поступаете обычно – особенно на рабочем месте, где люди прекрасно знают друг друга. Если вы поведете себя иначе, люди заметят это, что может иметь сокрушительные последствия для поддержки ваших идей и вашего имиджа.
Как проводить собрание
Успех собрания почти всегда зависит от человека, который руководит им. В роли руководителя вы должны стремиться к достижению следующих целей:
• мотивировать каждого активно участвовать в собрании;
• уделить самое пристальное внимание мышлению группы;
• предоставить информацию, необходимую для продолжения дискуссии;
• сделать так, чтобы обсуждение не отклонялось от намеченных целей и возникших проблем;
• поддерживать атмосферу доброжелательности;
• поощрять неформальный тон, но без вульгарности;
• избегать деликатных ситуаций и разбираться с ними;
• демонстрировать надлежащее присутствие духа;
• задавать вопросы, способствующие рождению и разработке групповых идей;
• начать и закончить собрание вовремя;
• избегать личных нападок;
• обеспечивать спокойствие, сердечность и терпимость;
• признавать важность каждого из участников.
Исходя из этих целей, руководитель должен учитывать следующие вещи, касающиеся его роли и поведения.
1. Если человек пришел на собрание, у него должно быть, что сказать. Именно руководитель собрания должен побуждать всех участников проявить активность.
2. Поскольку руководитель занимает высокое положение в организации, он должен сохранять нейтралитет. Если он будет высказывать свое мнение, то все подчиненные (иногда просто ради сохранения своей работы) могут отказаться от идеи высказать то, что думают на самом деле. Поэтому руководитель должен выслушать на собрании как можно больше информации, отвечать на вопросы и поощрять обсуждение заявленной темы, но при этом он должен оставаться нейтральным.
Возможно, у вас, как у некоторых руководителей, при обсуждении серьезных вопросов появляется хмурый вид. Это может напугать подчиненных, они не станут говорить того, что думают, и активно участвовать в собрании, чего хотелось бы вам. Конечно, вы не можете все время улыбаться, говоря о серьезных вещах, но более расслабленное выражение лица может дать хорошие результаты.
Как вести себя в качестве участника собрания
Если вы знаете, как правильно вести себя в качестве участника собрания, то вероятность того, что ваши идеи возобладают, а вы произведете благоприятное впечатление, существенно повышается.
• Когда вам задают вопрос, отвечайте на него твердо, уверенно и убежденно.
• Говорите понятно и с такой скоростью, чтобы люди успевали за вашими рассуждениями.
• Если ваши знания и опыт могут оказаться полезными, просите слова без колебаний.
• Не отвечайте на вопросы, заданные другим участникам собрания, за исключением тех случаев, когда на них не могут ответить, а вы уверены, что ваша помощь окажется полезной.
• Придерживайтесь заданной темы и не ведите параллельных разговоров.
• Когда говорите, смотрите на всех собравшихся; когда слушаете, смотрите на того, кто говорит.
• Не создавайте напряжения, критикуя своих коллег или отпуская неуместные саркастические замечания.
• Если вам нужно опровергнуть какую-то идею, постарайтесь не задеть чувств присутствующих. Опирайтесь на дипломатию и понимание противоположной точки зрения.
• Не доминируйте на собрании; дайте и другим шанс высказаться.
Некоторые люди ошибочно думают, что для полноценного участия в собрании они должны много говорить. В некоторых ситуациях можно принимать активное участие, не говоря ни слова, поскольку внимание, с которым вы следите за дебатами, делаете заметки и просите что-то уточнить, красноречиво свидетельствует о вашем участии.
Если вы полагаете, что должны произнести на собрании хотя бы несколько слов, но не знаете, что сказать, вы можете делать комментарии – желательно одобрительные – относительно мнений других участников. Если вам нечего сказать, то не надо тратить слова на то, чтобы раскритиковать что-то.
Как разрешать деликатные ситуации на собрании
Как поступить с отсутствием интереса
Те, кому неинтересно, остаются безучастными. Они сидят по дальним углам, занимаясь посторонними делами (читают журналы и газеты или рисуют на листке бумаги), демонстрируя полное отсутствие интереса к обсуждаемому предмету.
В этом случае для решения проблемы задайте им вопрос и дайте определенный срок, чтобы они обдумали ответ на него и вернулись обратно.
Как избежать посторонних разговоров
Иногда присутствующие болтают с соседями, обычно на темы, которые не имеют ничего общего с обсуждаемыми на собрании.
Один из способов решить эту проблему – сделать паузу, чтобы эта болтовня оказалась самым громким звуком, а люди ощутили неловкость и замолчали. Если это не сработает, попросите человека высказать свое мнение, чтобы все присутствующие могли его выслушать.
Как контролировать «монополиста»
Такой человек всегда готов рассказать историю или анекдот, высказать свое мнение о чем угодно, он разговаривает громко и смеется. С такими людьми трудно иметь дело; чтобы взять их под контроль, вам надо быть сильной личностью и уделить этому делу пристальное внимание.
Один из вариантов – поговорить с таким человеком заранее и деликатно объяснить ему, что его поведение мешает успешному ходу собрания и активному участию в нем остальных присутствующих. Если это не сработает, попросите его выступить на собрании только тогда, когда подойдет его очередь, и прервите его, если он попробует сказать что-то в другое время.
Как мотивировать молчунов
Люди, хранящие молчание на собраниях, или стесняются, или не уверены, что их присутствие имеет смысл.
Чтобы помочь им активнее участвовать в собрании, просите их как можно чаще высказывать мнение по вопросам, связанным с их сферой деятельности, или относительно предложений других участников. Действуйте тактично, но твердо.
Как нейтрализовать пессимиста
Пессимисты считают, что ничего не сработает, все решения невыполнимы и никто не знает, что надо делать. Во всем они видят только плохое. Если вы попросите объяснить причину их несогласия, то для оправдания своего пессимизма они зачастую смогут привести вам хороший пример для сравнения.
Для решения этой проблемы попросите их просто сидеть, слушать и записывать свои предложения, воздержавшись на какое-то время от высказывания мнений.
Как избежать вмешательства «защитника»
Присутствующие этого типа всегда хотят получше объяснить, что только что сказали их коллеги: «То, что на самом деле Джон имел в виду, когда говорил…» Сначала попросите их дать коллеге высказаться. А затем пусть изложат собственную версию. Спросите выступавшего коллегу, правильно ли это объяснение и что именно он подразумевает.
Как справляться с отступлениями и возражениями
Вы замечали, как люди реагируют на то, что их идеи отвергают или критикуют? Независимо от того, правы авторы этих идей или нет, они преисполняются убежденности и начинают защищаться всеми возможными способами, чтобы их мнение победило. Это случается почти с каждым, независимо от истории его жизни или служебного положения. Это нормальная реакция.
Поскольку это предсказуемое человеческое поведение, высказывать возражения нужно с соблюдением определенных мер предосторожности.
Сослаться на свой собственный пример
Если вы сами пытались делать нечто похожее на то, что предлагает сейчас человек, отстаивающий свою идею, расскажите ему об этом, попытайтесь показать, насколько та идея была важна для вас и как было трудно убедить себя в ее ошибочности. Эта причастность даст вам право говорить на эту тему и продемонстрирует вашу солидарность с коллегой, который после этого с большей готовностью выслушает ваши соображения.
Согласитесь по ряду пунктов
Согласитесь с предложением по ряду пунктов и просто попросите разрешить вам предоставить дополнительную информацию. Это разоружит автора идеи, и он с интересом выслушает вас.
Пример: «Я полностью согласен с предложением Пола, касающимся поведения нашего производственного отдела и отдела продаж. Он совершенно случайно ошибся в приведенных цифрах; он выполнил все статистические расчеты, прочитал отчеты отдела продаж и точно оценил общие перспективы поведения рынка в будущем году. Я просто хотел бы добавить несколько деталей, которые могут помочь при принятии решений». (Пауза, подождите положительной реакции со стороны вашего коллеги.) Я провел одно исследование…» (с этого момента вы можете начать высказывать свои возражения).
Защита человека от недоброжелателя
Если у человека, высказавшего идею, есть враг, а вы согласны с идеей, то выскажите свое мнение до того, как последуют возражения со стороны противника.
Пример: «Я в курсе усилий Пола, направленных на защиту проекта по диверсификации производственной линии компании. Препятствия, которые неожиданно возникли, объясняются действиями специалистов, незнакомых с исследованиями Пола и неспособных оценить его опыт в осуществлении предложенных изменений. Я знаю, насколько серьезна работа Пола, и хочу предложить для рассмотрения дополнительную информацию, потому что знаю, что Пол ставит производительность нашей компании превыше чьих-либо исследований» (здесь можно начинать высказывать возражения).
Высказывая свои идеи в такой форме, вы не заденете ничьих чувств и не вызовете ненужной оборонительной реакции.
3. Что делать, если вы не знаете, как ответить на вопрос, заданный одним из слушателей
Чтобы вы полностью осознали, как можно поступить в такой ситуации, я еще раз перечислю причины, по которым люди задают вопросы:
• неопределенность – они не до конца понимают послание, которое вы несете им;
• жажда знаний – они усвоили предложенную информацию, но хотят узнать о предмете больше;
• желание выделиться – они хотят, чтобы их заметили остальные слушатели, независимо от того, поняли они ваш доклад или нет;
• желание спровоцировать – они хотят возбудить враждебность по отношению к теме доклада или самому оратору;
• желание проверить знания лектора – они хотят убедиться в том, что оратор хорошо ориентируется в предмете.
Существуют различные способы, позволяющие справиться с этими ситуациями, если вы сумеете сохранить спокойствие и идентифицировать причину, побудившую человека задать вам вопрос.
Никогда не старайтесь дать ответ любой ценой, потому что слушатели могут заметить это и перестать верить всему тому, что вы говорите. С другой стороны, не всегда удобно сказать, что вы не знаете ответа на заданный вопрос, потому что это может подорвать ваш авторитет. Многие люди считают, что честное высказывание типа «прошу прощения, но я не знаю» можно считать достоинством человека, но это не всегда так. Единственными людьми, которые могут не беспокоиться по поводу последствий подобных заявлений, являются ораторы, имеющие устоявшуюся и непоколебимую репутацию специалистов в своей области. Если вы не принадлежите к их числу, прежде чем признаваться в собственном незнании, попробуйте воспользоваться одной из описанных ниже рекомендаций.
1. Если вы чувствуете, что человек задал вам вопрос ради демонстрации собственных знаний, с целью выделиться, спровоцировать вас или проверить вашу компетентность, то хороший результат дает такой подход: попросите его поделиться своими идеями. Здесь велика вероятность, что человек сам ответит на свой вопрос. Если он не сможет сделать этого, выдвигайте свои предположения.
2. Если вы видите, что вопрос порожден искренней тягой к знанию, спросите присутствующих, что они думают по этому поводу. Не исключено и даже возможно, что кто-то из зала сможет высказаться продуктивно. И если вы хорошо ориентируетесь в теме, предположение кого-нибудь из слушателей подвигнет вас отыскать необходимый ответ. Даже если никто не даст верного ответа, вы сможете разделить ответственность с группой и предложить присутствующим попытаться найти ответ самостоятельно, сохранив, таким образом, свой имидж.
Если вы чувствуете, что обстоятельства не располагают к использованию описанных выше способов, и считаете, что сможете найти ответ во время выступления, скажите, что вы вернетесь к заданному вопросу позже. Вряд ли кто-то не согласится с вами, а вы выиграете время и сможете найти подходящее решение или поговорить с задавшим вопрос человеком после выступления, в приватной обстановке, и пообещать подумать над проблемой.
Однако если считаете, что все эти способы не приведут ни к чему хорошему, без колебаний признавайтесь, что не знаете ответа.
4. Что делать, если кто-то болтает прямо во время вашего выступления
Однажды, когда я еще ходил в школу, я видел сцену, которую никогда не забуду. Один из моих одноклассников спросил у соседа по парте, что сказал учитель, и был пойман на этом. Учитель велел ему выйти из класса, не слушая никаких оправданий. Это заставило меня впоследствии задуматься над тем, есть ли у оратора право выгонять слушателей за то, что они разговаривают, вместо того чтобы слушать доклад.
Такое право у него есть, но пользоваться им можно только в крайних случаях. Прежде чем предпринимать такие решительные шаги, можно попробовать следующие способы.
1. Начните говорить тише. Некоторые ораторы совершают ошибку и повышают голос, когда слышат шум в аудитории. Это не только не решает проблему, но и усугубляет ее, потому что рождает своего рода конкуренцию, поскольку человек в зале тоже начинает говорить громче. Произнесите громче одно или два предложения, просто для привлечения внимания. А затем начинайте говорить тише, чтобы все присутствующие смогли услышать голос болтуна – это заставит его замолчать.
2. Посмотрите на нерадивого слушателя, продолжая говорить. Если первая тактика – начать говорить тише – оказалась нерезультативной, попробуйте смотреть на болтунов в упор, одновременно говоря тише. Когда те поймут, что вы их заметили, они могут прекратить болтать. В этот момент улыбнитесь или скажите что-нибудь шутливое – это самый приятный и дружелюбный способ покончить с проблемой и двигаться дальше.
3. Прекратите свое выступление. Большинство ситуаций можно разрешить с помощью двух предыдущих методов, но если они не сработают, замолчите и продолжайте смотреть на нарушителей тишины в зале. Весьма маловероятно, что человек будет продолжать говорить, зная, что докладчик остановился и смотрит прямо на него.
4. Попросите их соблюдать тишину. Крайне неприятно, если дело дошло до этого. К этому моменту в воздухе начинает витать некая враждебность, которая не сулит ничего доброго никакому оратору, но если проблема осталась нерешенной, несмотря на все ваши попытки разобраться с ситуацией, без колебаний попросите болтунов замолчать.
5. Попросите их выйти из зала. Это должно быть вашим крайним средством. Вы перепробовали все возможные способы, чтобы ваше выступление проходило гладко, но болтунов не интересует то, что вы рассказываете, и они не испытывают никакого уважения к окружающим. Они представляют собой инородное тело, которое нужно удалить из организма. Попросите их покинуть зал. Перед тем как принимать это решение, убедитесь, что это в вашей власти. Как вы можете удалить из зала человека, если это президент компании, которой вы должны продать свои услуги?
6. Задайте простой вопрос. В этом случае вам больше ничего не остается. Человек продолжает говорить, мешая вашему выступлению, и нет никого, у кого было бы достаточно власти, чтобы заставить его покинуть помещение. Перед тем как сдаться, задайте простой вопрос, имеющий отношение к теме выступления, и попытайтесь увлечь человека вашим собственным ответом.
Если после всех усилий ваши попытки кончились ничем, остается только молиться. И если Бог не поможет вам, то прекращайте говорить и уходите со сцены. Но до этого практически никогда не доходит.
5. Можно ли говорить, держа в руках ручку?
Это может показаться глупым или неважным, но не проходит недели, чтобы кто-нибудь из студентов не спросил меня, можно ли во время выступления держать ручку. Большинство людей утверждают, что им легче и они меньше нервничают, если держат ручку в руках.
Кто я такой, чтобы исключать средство, помогающее людям почувствовать себя увереннее и спокойнее во время выступления? Каждый должен использовать все ресурсы, находящиеся в его распоряжении, чтобы облегчить себе труд. Ясно, что если вы можете говорить, когда ваши руки свободны, ваше выступление, возможно, будет более действенным. Но если вы чувствуете, что с каким-либо предметом в руках вы обретаете уверенность и достигаете лучшего результата, идите и выступайте с чем угодно. Не так давно я обучал одного студента, руководящего работника высшего звена в одной швейцарской финансовой компании, который хорошо выступал только в том случае, если держал в руках ручку. Я перепробовал несколько упражнений без ручки, но безрезультатно. С этим предметом в руках человек просто преображался. В настоящее время он делает превосходные выступления, но всегда с помощью своего маленького психологического костыля. Однако это крайний и редкий случай, поскольку хотя некоторые люди действительно предпочитают говорить, держа ручку или карандаш в руках, обычно их не слишком беспокоит перспектива выступать без любимого инструмента.
Все зависит от контекста
Чтобы выяснить, можно ли держать ручку или какой-то другой предмет во время речи, проанализируйте контекст своего выступления. Например, если вы произносите речь, используя в качестве наглядного пособия белую доску, на которой пишут фломастерами, и держите в руке такой фломастер, то вообще не будет никакой проблемы, потому что этот фломастер – естественный элемент контекста вашего выступления. Если вы должны читать этот же доклад, но в руках у вас будет шариковая ручка, это уже не будет соответствовать контексту (поскольку вы ничего не сможете написать на доске такой ручкой) и может отвлекать слушателей. Однако вы можете держать в руках шариковую ручку, если сидите за столом, потому что ею можно делать заметки и она прекрасно вписывается в общий контекст.
Иногда мы должны говорить и одновременно держать в руках несколько предметов – лазерную указку, микрофон, папку с бумагами и блокнот. Даже если у вас заняты руки, можно сделать доклад, не отвлекая внимание аудитории, если все эти предметы впишутся в общий контекст.
Хотя традиционной указкой пользуются все реже и реже из-за удобства лазерных указок, она еще просуществует много лет. Она является предметом, который представляет собой естественную часть общей атмосферы выступления, однако некоторые ораторы размахивают указкой как дирижерской палочкой, отвлекая тем самым своих слушателей. Показав нужную информацию на доске или экране, положите указку на стол, если вы не собираетесь снова пользоваться ею. Это избавит вас от злоупотреблений указкой и поможет людям сосредоточиться на вашем сообщении.
Помните также, что вы должны сделать все, что в ваших силах, чтобы ваши руки оставались свободными, чтобы никакие предметы не ухудшали качество вашего выступления, если они не являются составляющими контекста.
6. Как избавиться от тиков
Когда я ходил в школу, один из наших учителей был настоящим объектом лотереи для учеников.
В тот день, когда у нас по расписанию были его уроки, никто из моих одноклассников не приносил в класс футбольных билетов, мраморных шариков, волчков, плакатов с голыми женщинами – все делали ставки. Победителем оказывался тот, кто наиболее точно предсказывал, сколько раз этот учитель скажет «Правильно?» за урок. В лучшие дни он мог вставлять это «Правильно?» через предложение. Не нужно объяснять, что ученики были настолько сосредоточены на учительских «Правильно?», что самому предмету внимания почти не уделяли. Мы выходили из класса, совершенно не представляя, о чем же нам только что рассказывали на уроке. Мы должны были идти домой и сами разбираться в предмете, о котором не имели никакого понятия.
Я привожу этот пример, потому мы никогда не забываем своей первой встречи с речевым тиком. Позднее я познакомился и с другими обладателями выраженных речевых тиков, которые могли стать настоящим казино для своих потенциальных учеников.
«Правильно?» – это всего лишь один представитель огромного семейства тиков, к которому принадлежат «ОК?», «Видите?» и «Все понятно?». Говоря о речевых тиках, я буду постоянно упоминать «Правильно?», но все сказанное мной можно отнести к любому из таковых.
Самое интересное, что речевые тики есть у большинства людей, но они просто не осознают этого.
На моих курсах словесного выражения, если я вижу такие тики у своих студентов, я записываю слово-паразит на листке бумаги, складываю его и вручаю «счастливому обладателю», чтобы тактично привлечь его внимание к данному факту. Многие смотрят на меня в удивлении и спрашивают, когда именно в своем выступлении употребили это выражение. Они оказываются застигнутыми врасплох, когда я сообщаю, что они регулярно использовали его на протяжении всей речи. Прежде чем они успевают завалить меня вопросами, я предлагаю им подождать и просмотреть видеозапись их выступления.
Осознание – это самый первый шаг
Осознание того, что у вас есть речевой тик, – это первый шаг к избавлению от него.
Если просмотрев видеозапись своего двухминутного выступления, человек осознает, что он сказал «Правильно?» более десяти или пятнадцати раз, он испытывает сильнейший дискомфорт по поводу своего тика – о котором не знал до этого момента – и начинает немедленно исправлять ситуацию.
На первых порах, поскольку человек произносит «Правильно?» бессознательно, бывает трудно избавиться от этой привычки, что влечет за собой фрустрацию. Однако со временем люди употребляют это выражение все реже и реже, до тех пор, пока не достигают терпимого уровня, составляющего два или три раза за выступление, что можно считать естественным элементом самовыражения.
Выяснить, есть ли у вас речевой тик, очень просто. Запишите свой разговор по телефону. Сделайте это тогда, когда можете вести себя во время разговора естественно, без напряжения. Результат может удивить вас: возможно, вы кандидат на удаление тика из речевой коммуникации.
Не превращайте утвердительные предложения в вопросительные
Возможно, одной из самых важных причин возникновения тика является чувство тревоги.
Когда человек чувствует опасность и воображает, что его сообщение неинтересно или безразлично слушателям, он хочет получить от аудитории положительную обратную связь и начинает говорить так, как будто постоянно спрашивает своих слушателей:
«Я ясно выражаюсь, да?»
«Верно я говорю, так?»
«Вы поняли, правильно?»
Даже если вы испытываете беспокойство, выступая перед публикой, не показывайте ей свою незащищенность. Всегда говорите убежденно и выражайтесь с помощью утвердительных, а не вопросительных предложений.
Будьте бдительны, и если почувствуете, что вам хочется закончить предложение так, как будто вы задаете кому-то вопрос, постарайтесь сделать это более уверенным тоном. Если, конечно, вы на самом деле не хотите спросить о чем-либо слушателей.
Борьба с тиком
Сделайте усилие, чтобы победить тик и устоять, потому что в противном случае, как только у вас возникнет чувство тревоги и незащищенности, ваш старый враг снова начнет охоту на вас.
Частое употребление вопроса «Правильно?» является настоящим словесным мусором в устной коммуникации, это может отвлекать людей от вашего сообщения и мешать им понять его.
Кроме очевидного вреда, это выражение делает вас в глазах слушателей неуверенным в себе и ранимым человеком.
Это касается не столько самого выражения «Правильно?», сколько подтекста, содержащегося в нем и рождающего у части слушателей бессознательные ассоциации, связанные с образованием, воспитанием, лидерскими качествами, знанием предмета.
Чтобы избавиться от тика, попробуйте следующие техники.
• Запишите свой разговор, чтобы увидеть, не употребляете ли вы слишком часто каких-нибудь слов.
• Пытайтесь постепенно выкорчевывать эти слова из своей речи. Не разочаровывайтесь, если у вас не получится с первого раза – это бессознательная привычка, и чтобы избавиться от нее, вам потребуется время. На первых порах, когда вы будете слышать, как из ваших уст вылетает нежелательное слово, это будет вас раздражать, поскольку происходит без вашего желания. Однако вскоре вы увидите, что все реже используете слово-паразит и что ваши усилия начинают приносить плоды.
• Если вы осознаете, что заканчивая предложение формулой «Правильно?», вы превращаете его в вопросительное, то, если это возможно, повторите предложение с утвердительной интонацией.
Помните также, что иногда вопрос «Правильно?» может быть уместным, если вы действительно хотите уточнить, поняли ли слушатели ваше послание. (Чтобы больше узнать об этом предмете, прочтите книгу американского лингвиста русского происхождения Романа Якобсона «Лингвистика и поэтика», в которой обсуждается фактическая функция речи.)
Это лучший способ улучшить коммуникацию, правильно? Упс!
7. Как лучше всего одеться для выступления
Перед выступлением оратора беспокоит масса мелочей: «Нужно ли мне пользоваться микрофоном в зале такого размера?», «Насколько уместен юмор, ведь аудитория обладает такими-то и такими-то характеристиками, а предмет требует технической информации?», «Что лучше всего подойдет для данной ситуации – написанный сценарий или ментальный эскиз?» Ваши ответы и будут определять разницу между хорошим выступлением и плохим.
Оратор должен принять еще одно решение, которое может стать причиной для волнений – что на себя надеть в данных обстоятельствах. Мало что может быть столь неприятным, как оказаться в центре внимания и испытывать дискомфорт из-за того, что на вас надето. Вы начинаете думать, что аудитория смотрит на вас и критикует ваш внешний вид, а не слушает вашу речь.
Перед тем как мы обсудим, какая одежда является оптимальной для выступления, я хотел бы привлечь ваше внимание к очевидной и банальной мелочи, которую часто упускают из виду, – вашей обуви. Нельзя выходить к аудитории в грязной или изношенной обуви. В моей школе на протяжении многих лет была выставлена на всеобщее обозрение автоматическая машинка для чистки обуви, призванная напоминать, что начищенная до блеска обувь обязательна для всех, кто должен выступать перед публикой. (Между нами – это касается не только тех, кто выступает публично.)
Решая, что вы на себя наденете, учитывайте следующие моменты.
• Ваша профессиональная сфера деятельности. Посмотрите, как склонны одеваться другие специалисты вашей профессии. Все ждут, что мужчина, работающий директором финансовой компании или адвокатом, наденет костюм и галстук; женщина на тех же должностях тоже будет одета достаточно официально. Если же вы спортсмен или спортсменка, то будет совершенно нормально появиться перед слушателями в неформальной одежде.
• Эпоха. Нелепо появляться перед слушателями в старомодной одежде в стиле 1940–1950 годов. С другой стороны, в равной степени странно было бы посмотреть показ мод в Милане по телевизору и уже на следующий день появиться в таком виде, как будто вы только что сошли с борта космического корабля.
• Степень официальности. В идеальном случае вы должны быть одеты в соответствии с обстоятельствами выступления, но если вы беспокоитесь относительно степени официальности, то одевайтесь более формально. Если вы придете в лекционный зал и обнаружите, что остальные одеты в более свободном стиле, вот что вы можете сделать:
а) мужчины: снять пиджак и галстук и закатать рукава рубашки;
б) женщины: хотя в этом случае раздеваться довольно затруднительно, можно убрать некоторые аксессуары и придать себе более расслабленный вид.
• Привычка. Если вы часто покупаете новую одежду, то для важного выступления вы можете попросту приобрести себе новый наряд. Если же приобретение новой одежды не является для вас приоритетом, вам не надо менять свои привычки, потому что необходимость покупки может стать дополнительным источником раздражения. В этом случае выберите что-нибудь красивое из того, что уже висит в вашем шкафу и что вам к лицу.
• Стиль. Независимо от всех прочих факторов, важно надевать ту одежду, в которой вам удобно и которая отражает ваш стиль, – несколько адаптировав ее к требованиям вашей профессии, эпохе и привычкам. Так вы будете чувствовать себя увереннее и произведете впечатление более запоминающейся фигуры. Например, мы часто видим, что футбольные тренеры, сидящие на краю поля, прекрасно чувствуют себя в костюмах и галстуках, даже если столбик термометра поднимается выше отметки в тридцать градусов. Такой наряд им подходит.
8. Подрывают ли авторитет оратора выражения типа «я думаю»?
Некоторые люди сразу же встают в боевую стойку, как только слышат подобные выражения. В аудитории студенты часто поворачиваются ко мне, когда слышат от выступающих выражения типа «Я думаю» или «Я полагаю». Они изумляются: «Но я слышал „Я думаю“! Разве это не подрывает авторитета оратора и не ослабляет его аргументы?»
Другие сразу же начинают критиковать: «Вы думаете или вы уверены?»
Нам стоит проанализировать использование подобных выражений в разных обстоятельствах и решить, подходят они или нет тому посланию, которое мы собираемся нести слушателям.
Выражения типа «Я верю», «Я полагаю», «Я предполагаю», «Я думаю» и многие другие в том же роде на самом деле являются великолепным средством дипломатии, которое позволяет избежать конфронтации с людьми, мнение которых отличается от вашего. Когда я говорю «Я думаю», то между строк сообщаю аудитории, что осознаю тот факт, что другие люди могут думать по-другому, а мое мнение не является единственно возможным. При этом те, кто не согласен со сказанным мной, не чувствуют, что им бросают вызов, и могут, по крайней мере, подготовиться и выслушать без сопротивления альтернативное мнение.
Однако выражение «Я предполагаю» не годится для ситуации, когда вы должны сделать прогноз или предложить решение проблемы, не допускающие возможность ошибки. Для министра, принимающего решение, которое неизбежно отразится на жизни всей страны, недопустимо «предполагать», что данное решение является наилучшим.
Итак, бывают ситуации, когда подобных выражений следует избегать, чтобы не нанести урон процессу убеждения. В других же случаях такие выражения оказывают прямо противоположное действие: они помогают избежать конфликта и убедить аудиторию.
9. Как выступать с докладом на видеоконференции
Видеоконференция – это система, с помощью которой люди, находящиеся в разных местах, общаются в режиме реального времени, при полной передаче звука и изображения.
Это средство позволяет вам разговаривать с людьми из удаленных мест так, как если бы они находились в одной комнате с вами, потому что когда вы говорите, вы видите реакцию своих слушателей и взаимодействуете с ними.
Видеоконференции решили серьезную коммуникационную проблему односторонней передачи звука и изображения, которая раньше не позволяла оратору видеть и слышать то, как реагирует аудитория на его выступление. Благодаря этому методу вы можете наблюдать за поведением людей, слушающих вас, и при необходимости вносить в свою речь соответствующие изменения, как если бы вы все присутствовали здесь и сейчас. Помимо того, что видеоконференция обеспечивает интерактивный режим, она позволяет ораторам из разных мест принимать участие в одних и тех же мероприятиях. Любопытно, что несмотря на все преимущества видеоконференций, многие организации до сих пор предпочитают телефонные конференции (селекторные совещания), поскольку они более практичны, происходят быстрее, а обходятся дешевле.
Участвуя в видеоконференции, выступая или слушая, вы должны готовиться точно так же, как к конференциям, проводимым «вживую».
Подготовьтесь надлежащим образом
О правильной установке и расположении оборудования для видеоконференции следует позаботиться заранее. До начала конференции проведите несколько проверок, чтобы быть уверенными в том, что когда наступит момент вашего выступления, все будет работать идеально. На видеоконференциях всегда возникают проблемы со звуком, поэтому уделите ему особое внимание.
Назначая время проведения конференции, учитывайте разницу часовых поясов и календарные праздники. Необходимо собрать повестки дня из всех мест. Например: видеоконференция, которую организуют представители Австралии, население которой гораздо меньше, чем в Бразилии, интересуется футболом, окажется весьма непродуктивной, если совпадет по времени с Мировым чемпионатом по футболу, в котором выступает бразильская сборная.
Как мы видели, наша одежда может оказать большое влияние на результаты выступления. Поэтому, принимая участие в видеоконференции, одевайтесь в соответствии с важностью мероприятия и с учетом культурных традиций остальных участников конференции. Например, если вы живете на побережье, где люди склонны одеваться более небрежно, и участвуете в видеоконференции с профессионалами с Уолл-стрит, вам лучше одеться так, как принято в их среде.
Вся необходимая информация должна быть у вас под рукой. Совершенно недопустимо прерывать свой доклад и отнимать время людей, занимаясь поисками чего-то нужного вам.
Ведите себя надлежащим образом
Ведите себя правильно, независимо от того, сидите вы или стоите. Если вы сидите, не наваливайтесь на стол и не разваливайтесь на стуле. Позаботьтесь о том, чтобы не выглядеть зажатым, попытайтесь вести себя, как телевизионный диктор.
Если стоите, то не поворачивайтесь постоянно то в одну сторону, то в другую, не переминайтесь с ноги на ногу, постарайтесь не держать руки в карманах, не скрещивайте их на груди и не держите за спиной в течение долгого времени. Ваша жестикуляция должна быть умеренной; слегка перемещайте торс то в одну сторону, то в другую; делайте это так, чтобы люди не заметили ваших движений; вы сможете принять более естественную позу и не будете казаться зажатым.
Смотрите на своих слушателей так, как будто обращаетесь к каждому из них. Эта деталь визуальной коммуникации поможет вам решить две задачи: вы сможете увидеть поведение аудитории и проанализировать, как она реагирует на ваше послание, а зрительный контакт поможет людям почувствовать, что их ценят и что они вовлечены в происходящее.
Особое внимание обратите на выражение своего лица, потому что лицо играет самую большую роль в коммуникации и наиболее бросается в глаза во время видеоконференций.
Примечание. Не застывайте перед аудиторией, беспокоясь о том, что камера не сможет запечатлеть вас нужным образом. Если на мероприятии присутствует оператор, он будет следить за вашими перемещениями.
Если в нормальной беседе так важна выразительность голоса, и поэтому вы стараетесь не говорить монотонно, то в видеоконференции она приобретает еще бо́льшую важность. Хотя это мероприятие обладает всеми преимуществами интерактивного общения, оно тем не менее осуществляется посредством видеокамер, и слушателей гораздо легче отвлечь от выступления.
Говорите настолько естественно, насколько сможете. На видеоконференциях люди нередко ведут себя не так, как в обычной жизни. Если вы участвуете в видеоконференции, постарайтесь действовать как на обычной конференции без видеооборудования. Если вы выступаете с лекцией или речью, представьте, что вы стоите перед слушателями, и ведите себя соответственно.
Независимо от сложности используемого вами оборудования всегда старайтесь выступить максимально хорошо. Помните, что после того как видеоконференция закончится, оценивать будут не оборудование, а вас.
10. Как обеспечить целостность выступления
Как трудно внимательно слушать людей, которые хаотично высказывают свои мысли, не приведя их в должный порядок!
Когда вы думаете, что они вот-вот перейдут к сути, их повествование неожиданно делает крутой вираж, и они начинают вам рассказывать истории о детстве (причем не своем собственном, а детстве их дедушки, который жил еще в Италии). А затем, когда уже пора закругляться, они резко возвращаются к сказанному ранее, повторяют во всех подробностях свои рассуждения, как если бы излагали их впервые, и – сюрприз, сюрприз! – в тот момент, когда должны были бы прояснить важные аспекты обсуждаемой темы, наступает финал. Повествование резко обрывается, оставив у слушателей впечатление недосказанности.
Речь, которая лишена логичной, структурированной последовательности, обычно плохо спланирована. А самое интересное заключается в том, что порядок планирования речи должен отличаться от того, в какой последовательности она будет звучать во время выступления. Это не очень сложно, и вы увидите, что здесь все подчиняется простой логике.
Давайте рассмотрим несколько правил, которые помогут вам хорошо спланировать речь любого типа, начиная от простой беседы и заканчивая выступлением на самой важной конференции.
Не начинайте с начала
Не начинайте планировать свою речь с введения. В конце концов, откуда вам знать, что сказать в самом начале, если у вас пока нет четкого представления о том, что вы вообще будете говорить и каких целей хотите достичь?
Введение следует планировать в последнюю очередь, уже после заключения, когда вы знаете, как будете излагать свое послание и какие препятствия и трудности вам придется преодолевать в ходе изложения речи.
Вы только тогда сможете хорошо спланировать вводную часть, когда будете знать, кем будут ваши слушатели, что они знают о теме выступления и будет ли у них сопротивление по отношению к вам или излагаемой теме.
Следовательно, планируя последовательность изложения своей речи, сосредоточьтесь на предмете, который вы хотите исследовать. Оставьте введение и заключение на потом.
Определитесь с предметом
Первый шаг в планировании хорошего выступления состоит в том, чтобы определить, на каком предмете вы должны сосредоточиться. Как ни удивительно, но многие люди поднимаются на сцену, не имея четкого представления о той теме, на которую собираются говорить. Например, они могут считать, что собираются рассказывать о любопытных колебаниях курсов валют, хотя на самом деле эти колебания являются составной частью более широкой темы – тенденций в экономике.
Как только вы определили предмет своего выступления, структурируйте аргументы, которыми хотите воспользоваться – статистику, результаты научных и технических исследований, диссертации, примеры, сравнительные данные, свидетельства и т. д.
Особая рекомендация: определяя последовательность аргументов, начинайте с самого убедительного и двигайтесь к самому слабому; затем расположите их по возрастающей степени весомости, закончив тем аргументом, который считаете неопровержимым.
А теперь поставьте себя на место слушателей и попытайтесь представить, как они могут сопротивляться вашей аргументации. И приготовьтесь отстаивать свои аргументы.
Продумайте свои цели
Помните, что вы сосредоточены на центральной теме и находитесь на первой стадии планирования. Определив предмет выступления, продумайте его цели. Представляет ли оно решение проблемы? Или просто знакомит слушателей с существующей по данному вопросу информацией?
Когда продумаете цели выступления, вы готовы перейти ко второму этапу планирования.
Облегчите аудитории понимание вашего выступления
То, что вы знаете, какое послание собираетесь нести своим слушателям, не означает, что вашей аудитории тоже об этом известно. Как правило, они находятся в неведении; более того, их нужно направлять, чтобы они поняли то, что должны услышать.
Чтобы облегчить процесс понимания, скажите слушателям, о чем вы собираетесь говорить с ними, и уточните, какие проблемы будут решены в ходе выступления. Если это новая тема, о которой мало что известно, кратко изложите ее предысторию, расскажите, что происходило вплоть до нынешнего времени.
Обратите внимание на то, что все это можно сделать только после завершения первого этапа планирования.
Подготовьте заключение и введение
Теперь вы можете приступить к разработке заключения, поощряя своих слушателей поразмышлять над услышанным или начать действовать на основе того, что вы рассказали им.
И наконец (последнее по упоминанию, но не значению), вы можете заняться подготовкой введения. Только сейчас, зная, в каком направлении будет развиваться ваше выступление, какие препятствия вам придется преодолеть, у вас есть все необходимое для того, чтобы запланировать начало речи, сломить сопротивление аудитории, привлечь их внимание и с первых слов расположить к себе.
Благодаря такому простому процессу планирования, вы сможете лучше структурировать свои мысли и поможете слушателям без всяких затруднений следить за вашими рассуждениями.
Резюме: планирование выступления
1. Определите тему и цели.
2. Облегчите своей аудитории понимание, расскажите, о чем вы будете говорить, какие проблемы необходимо решить, и/или познакомьте их с предысторией обсуждаемого предмета.
3. Подготовьте заключение.
4. Выберите самое подходящее введение.
А сейчас все, что вы должны сделать, – это встать перед аудиторией и начать говорить.
