Глава 10. Аудиовизуальное оснащение хороших выступлений
– Вам понравился доклад?
– Да, он был хорош.
– А о чем говорил оратор?
– Знаете, больше всего меня впечатлило аудиовизуальное оборудование. При переходе к каждой новой теме докладчик освещал лучами все помещение, а звук был таким громким, что раскатывался по всей комнате. Великолепно!
– Да, но о чем был доклад?
– Ну, я не обратил внимания, но это было очень интересно.
Не думайте, что этот диалог является чистой фантазией. Многочисленные разговоры о визуальных эффектах ведутся так активно, что, в конце концов, все эти эффекты начали заслонять собой истинную причину проведения мероприятия – само сообщение.
Аудиовизуальные средства важны потому, что позволяют аудитории лучше понять ваше послание и запомнить информацию на более долгий срок. При надлежащем использовании эти средства помогают упорядочить изложение материала, представлять информацию в логичной последовательности, а также подчеркнуть самые релевантные темы во время выступления.
Исследования показывают, что если мы излагаем послание устно, через три дня аудитория помнит лишь 10 % от сказанного нами. Однако если это же самое сообщение представить с помощью визуальных средств, то спустя те же три дня аудитория будет помнить 60 % материала, с которым она ознакомилась.
Когда пользоваться визуальными средствами
Первый шаг к пониманию того, когда именно стоит прибегать к помощи визуальных средств, а когда лучше воздержаться, заключается в ответе на такой вопрос: если я включу это приспособление, усилит ли оно, уточнит или дополнит ту информацию, которую я излагаю? Если средство полезно, воспользуйтесь им; если нет, то без колебаний отключите.
Вы уже поняли, что визуальные средства поддержки хороши далеко не всегда. В некоторых ситуациях от них лучше вовсе отказаться.
На основании собственного опыта могу сказать, что если вы готовите доклад с шестьюдесятью изображениями на экране (слайдами, прозрачными слайдами, демонстрируемыми с помощью кодоскопа и т. п.), то лучше уменьшить количество изображений до двадцати или тридцати. Если вы изначально планировали показать двадцать изображений, то лучше ограничиться восемью или десятью. Когда мы используем визуальные средства для каждого пункта своего выступления, мы, с одной стороны, гарантируем, что ничего не забудем, но с другой стороны, превращаемся в рабов сценария и утрачиваем спонтанность и способность к интерактивному взаимодействию с аудиторией.
Лучше работать с меньшим количеством визуальных средств и больше пользоваться той информацией, которая рождается из контекста мероприятия, чем представить все свое выступление в виде иллюстраций и пренебречь эмоциями, рождающимися при общении со слушателями.
Кроме того, будьте очень осторожны со всем этим оборудованием. Помните, что чем с большим количеством аппаратов вам предстоит управиться и чем больше кнопок нажать, тем выше риск того, что вы сделаете ошибку, и все пойдет насмарку. Проявите здравый смысл и выбирайте только те аппараты, с которыми вы обращаетесь уверенно.
Некоторые ораторы используют такое количество оборудования, что выглядят настоящими инопланетянами – головные микрофоны, лазерные указки, пульты (для включения освещения и работы с компьютером), резиновые сапоги, гидрокостюмы, репелленты, отпугивающие летучих мышей… Если бы у них было больше, чем две руки и одна голова, этот список можно было бы продолжать до бесконечности!
Вы сможете лучше применять визуальные средства, если будете помнить, что они нужны лишь тогда, когда усиливают ваше послание, подчеркивают релевантную информацию, уточняют и дополняют самые важные моменты выступления. Таким образом, хорошим является то визуальное средство, которое содействует вашему выступлению, но не заслоняет собой вас как оратора.
Веские причины пользоваться визуальными средствами
1. Сравнение количественных данных. Как правило, слушатели лучше воспринимают числа, если они наглядно представлены: во-первых, в таком виде эту информацию легче идентифицировать, а во-вторых, у слушателей появляется больше времени, чтобы разобраться в ней.
2. Презентация статистических данных. Статистические данные почти всегда подразумевают анализ и размышления, поэтому я и рекомендую иллюстрировать эту информацию с помощью различных наглядных средств.
3. Высвечивание основной информации. Как правило, выступление связано с тем, что содержит некую важную информацию. По этой причине визуальные средства будут хорошим подспорьем и помогут аудитории полностью осознать важность этой информации и запомнить ее надолго.
4. Презентация научных или технических данных. Научная или техническая информация обычно очень сложна и требует серьезной концентрации. Использование адекватных визуальных средств поддержки способствует объяснению и уточнению этих данных.
5. Увеличение способности аудитории запоминать информацию во время выступления. Визуальные средства могут оказать неоценимую помощь, если слушатели должны помнить информацию, изложенную в начале выступления, для того чтобы понять вещи, о которых докладчик будет говорить ближе к концу речи.
6. Облегчение визуализации объектов. Не всегда можно захватить с собой в лекционный зал различные предметы, чтобы слушатели могли взглянуть на них – одни предметы слишком велики, а другие слишком малы. В этом случае проблему можно легко решить с помощью визуальных средств.
Десять основных правил создания хороших визуальных средств
Недостаточно просто изготовить визуальные средства; важно сделать их хорошо, чтобы они оказали вашему выступлению эффективное содействие. Возьмите на заметку следующие рекомендации.
1. Дайте визуальным средствам названия. Давая названия визуальным средствам, вы помогаете слушателям немедленно идентифицировать информацию, которую они видят. Названия должны быть понятными, простыми и состоять всего лишь из нескольких слов. Название пишется сверху.
2. Пользуйтесь заголовками. Разноцветные столбики и линии – это просто столбики и линии, если они не снабжены заголовками.
Для упрощения восприятия чисел округляйте их. Например, если население составляет 15 001 600, округлите его до 15 миллионов, если, конечно, эти 1600 человек не имеют исключительного значения, что маловероятно.
3. Пишите разборчиво. На некоторых визуальных средствах надписи сделаны такими маленькими буквами, что прочитать их могут только те, кто сидит в первых рядах. Остальные останутся в полном неведении относительно происходящего и могут потерять интерес к докладу.
Пишите большими буквами, достаточно большими для того, чтобы их могли прочитать все присутствующие в зале.
4. Ограничьте количество используемых шрифтов. Ваши визуальные средства сохранят единообразие, если на каждом вы будете использовать не более трех различных шрифтов. Чем меньше размер шрифта, тем быстрее можно прочитать буквы.
5. Пользуйтесь короткими предложениями. Каждое предложение должно выражать суть идеи и содержать как можно меньше слов. Обычно достаточно 6–7 слов.
6. Количество строк должно быть небольшим. Если ваше визуальное средство горизонтальное, ограничьтесь 6–7 строками. Если оно вертикальное, строк может быть 8–9.
7. Используйте разные цвета. Используйте, но не злоупотребляйте ими. Поскольку компьютерные программы все облегчают, некоторые люди перебарщивают с цветовой гаммой на своих визуальных средствах.
Для того чтобы подчеркнуть информацию, выбирайте контрастные цвета; если в этом нет необходимости, не употребляйте больше трех или четырех разных цветов в одном визуальном средстве.
8. Одно визуальное средство должно отражать одну идею. Определите главную идею вашего послания и представьте ее.
9. На одном визуальном средстве должна быть только одна иллюстрация. Иллюстрации помогают пояснить ваше сообщение и облегчают его понимание слушателями. Одной иллюстрации достаточно. При необходимости укажите стрелками, как следует читать информацию: горизонтально, вертикально, сверху вниз и т. д.
10. Исключите все, что мешает презентации вашего послания. Уберите всю лишнюю информацию – числа, графики, заголовки, которые могут отвлекать слушателей или затруднять понимание материала. Оставьте только ту информацию, которая облегчит аудитории понимание вашего доклада.
Основные типы визуальных средств
Принимайте решение о том, на каком типе визуальных средств вам стоит остановиться, исходя из цели информации, которую вы пытаетесь донести до слушателей. При наличии подходящих наглядных пособий вы достигнете общей гармонии выступления.
Диаграммы
Этот тип наглядных пособий наилучшим образом годится для ситуаций, когда вам надо привести детали для дальнейшего сравнения, различающиеся по своим характеристикам, временным периодам или географическим регионам.
Гистограммы
Гистограммы следует использовать для демонстрации двух или нескольких переменных, одна из которых обычно показывает время, а другая – количество.
Круговые диаграммы
Круговые диаграммы полезны для идентификации и сравнения различных частей целого. Попытайтесь не делать больше шести секторов. Чтобы выделить важную информацию, слегка приподнимите над кругом соответствующий сектор.
Линейные графики
Линейные графики рекомендуют для показа переменных или тенденций в рамках определенного времени.
Помимо перечисленных выше визуальных средств, существуют также изображения карт, блок-схем, чертежей и взаимосвязей между отдельными элементами.
Самые важные визуальные средства
Мы продолжаем пользоваться кодоскопами, проекторами для слайдов и эпископами, хотя компьютеры превратили это оборудование в наследие прошлого. Эти средства до сих пор широко применяются во время выступлений и всегда могут оказаться полезными.
Однако будьте осторожны, поскольку в зависимости от сферы деятельности использование устаревшего оборудования в качестве аудиовизуальной поддержки может навредить вашему имиджу. Аудитория ожидает, что современный оратор оперирует новейшим оборудованием, и если он не сделает этого, люди могут быть разочарованы и не оценят выступление по достоинству.
Я знал ораторов, которые не придавали ни малейшего значения этим предрассудкам и читали великолепные, живые доклады, пользуясь старыми кодоскопами. Это происходило потому, что они были выдающимися мастерами своего дела, способными пленить слушателей в любом случае. Но это исключение.
Мой друг Флавио Гиковате, например, является одним из лучших докладчиков на конференциях, которого я когда-либо видел. Стоя перед двухтысячной аудиторией, он совершенно естественно раскрыл крошечный лекционный блокнот. Со своим характерным обаянием он пошутил, заметив слушателям, что он знает, что на этом «плакате» никому ничего не видно, но он сделал на нем несколько заметок для самого себя.
Я рассказываю это для того, чтобы показать, что в коммуникации, так же как и в выборе аудиовизуальных средств, не существует таких строгих правил, которые нельзя было бы время от времени нарушать: все зависит от ситуации и стиля оратора.
Что касается лекционных блокнотов, то они, наряду с черными досками для мела и белыми досками для фломастеров, являются превосходным визуальным средством для выступлений перед маленькой аудиторией. Их очень широко используют во время небольших собраний и в учебных классах.
Некоторые советы относительно белых досок и лекционных блокнотов
В повседневной жизни мы обычно участвуем в собраниях малых групп и совершенно естественно используем простейшие визуальные средства. Вот несколько примеров их удачного применения.
• Пытайтесь не говорить, когда пишете. Сначала скажите, а потом напишите, или сначала напишите, а потом скажите. Ясно, что вам никто не запрещает сказать пару слов, пока вы записываете что-то, но приберегите более длинные комментарии на то время, когда будете смотреть на аудиторию.
• Избегайте писать слишком долго, чтобы аудитория не утратила интерес к вам. Чередуйте написание и разговор с аудиторией.
• Когда пишите, всегда стойте сбоку от доски, чтобы слушатели могли следить за тем, что вы делаете.
• Пишите короткие фразы, которые будут усиливать, прояснять и упорядочивать ваше сообщение.
• Заранее спланируйте, что вы хотите написать, чтобы рассчитать размер букв и объем информации.
• Пишите разборчиво, достаточно крупными буквами, чтобы их могли разглядеть все присутствующие.
• Если вы очень нервничаете и у вас дрожат руки, пишите печатными буквами, потому что так вам придется проводить только прямые линии, требующие более твердых движений руки.
• Будьте осторожны и не пишите ручками для лекционных блокнотов на белой доске, потому что у них несмываемые чернила.
Выступления с использованием компьютера
• При подготовке своего выступления работайте в таких программах, как PowerPoint. Если вы не очень искусны в изготовлении слайдов с помощью компьютерных программ, попросите более знающего человека помочь вам или обратитесь к профессионалу. Сейчас очень многие владеют этими программами, и подготовить хорошие иллюстрации стоит не так дорого.
• Следуя рекомендациям, приведенным выше, выберите и изготовьте качественные наглядные пособия.
• Заранее отправьте файл с иллюстрациями для вашего выступления человеку, ответственному за проведение мероприятия, чтобы он проверил совместимость систем и смог организовать ваше выступление.
• Никогда не полагайтесь на везение, если речь идет об иллюстрациях к вашему выступлению; всегда берите с собой оригинал рисунков или CD с копией того, что вы послали в оргкомитет, просто на всякий случай.
• Если проектор и экран можно передвигать, установите их в таком положении, в каком они будут видны всем присутствующим и не помешают вам двигаться по сцене.
• Если есть такая возможность, попросите кого-нибудь помочь вам с компьютером и проектором. Просмотрите текст своего выступления с этим человеком, чтобы показ слайдов происходил синхронно с текстом доклада. (Если вы не можете рассчитывать на помощь знающего человека, сделайте эту работу самостоятельно. Чтобы облегчить себе жизнь, воспользуйтесь пультом дистанционного управления. Если это невозможно, то клавиатура компьютера должна находиться в пределах вашей досягаемости.)
• Встаньте в самое лучшее место, откуда вас будет хорошо видно всем.
• Начинайте с объяснения информации, которую будете обсуждать; покажите слайд, сделайте несколько дополнительных замечаний и уберите информацию с экрана. Если же вам нужно, чтобы иллюстрация оставалась на экране долго, демонстрируя ход ваших рассуждений или подкрепляя ваше послание, пусть слайд проецируется в течение всего этого времени. Неплохо периодически выключать визуальные средства и включать свет в зале, чтобы менять виды деятельности в процессе выступления и фокус внимания аудитории.
• В определенные моменты используйте указку, чтобы показать информацию на экране и сделать свой доклад более динамичным.
• Если вы выступаете после другого докладчика, убедитесь в том, что после него не осталось ничего вроде плакатов, листов из лекционного блокнота и прочих вещей, которые могут отвлечь внимание аудитории.
• Не выключайте свет полностью. Просто приглушите его, чтобы все хорошо видели иллюстрации на экране. Если предстоит большой кусок доклада без визуальной поддержки, попросите кого-нибудь включить свет. Чем ярче, тем лучше – так у меньшего количества присутствующих возникнет желание поддаться дремоте.
Аудиовизуальные средства могут стать мощным и действенным источником успеха выступления. Однако действовать с ними надо осторожно, чтобы они выступали лишь в качестве эффективного средства, потому что – я вынужден повторить это – главный элемент выступления – это сам оратор, и никакие вспомогательные средства, какими бы современным и дорогими они ни были, не должны заслонять его.
