Информационные встречи называются по-разному – презентации, совещания, сводки новостей, брифинги и т. д.

Их основная функция – обмениваться необходимой информацией. На протяжении всей истории человечества такой обмен происходит намного более эффективно в группе, нежели один на один. Средневековые горожане собирались на рыночной площади, чтобы послушать объявления и важные новости. Сейчас, когда информация доходит до нас в письменном виде, в звуковом и видеоформате, не столь важно встречаться, чтобы узнать, что Столетняя война только что началась или что Черная Смерть нанесет визит в следующую среду.

Теперь, когда у нас хватает средств, чтобы следить за последними новостями, мы можем и должны быть очень разборчивы в вопросе, когда проводить информационные встречи и зачем.

«Информация – не знание», – сказал Эйнштейн, имея в виду, что информация сама по себе не столь важна. Слово «информация» предполагает «формирование», и я бы предположил, что в этом и заключается основной смысл встречи: сформировать данные (сырые, объективные факты) в смысл. Или, другими словами, настоящая информационная встреча создает в вашей организации общее понимание.

В век переизбытка информации такие встречи будут проводиться все чаще и чаще и будут переполняться второстепенными деталями. Поэтому важно понять цель встречи и включать только необходимую информацию.

Кроме того, помните, что на встрече делятся многими видами информации.

Данные – это лишь один ее вид. Когда люди собираются, чтобы послушать своих боссов и коллег, которые делятся информацией, они обращают внимание не только на то, что сказано, но и на поведение, тон, энергию, на язык тела тех, кто говорит. Как вы делитесь информацией, влияет на восприятие информации.

«Наш бизнес прогорает», – говорит директор с потной верхней губой, и аналитики понижают рейтинг ААА компании.

«Настали нелегкие времена, действительно нелегкие», – говорит бьющийся за свое дело предприниматель с блеском в глазах и получает легкие денежки.

Если вы считаете, что самое главное в информационной встрече – просто проинформировать, подумайте-ка еще разок. На самом деле вы делитесь информацией, чтобы:

• создать атмосферу доверия;

• дать четкие указания;

• выявить опасность;

• команда или компания стала успешнее.

Очень сложно не приглашать людей на встречи, если они уже привыкли их посещать. Это я называю «Синдромом дядюшки Вернона».

Такой есть в каждой семье. Он скучный, грубый и источает легкий запах пестицидов, но, тем не менее, как-то так выходит, что вы никак не можете не пригласить дядюшку Вернона на свадьбу.

Чтобы уточнить, кого нужно пригласить на информационную встречу, задайте сами себе четыре вопроса:

• С учетом цели собрания, какая информация является для вас ключевой? (Подчеркиваю: ключевой.) То есть без чего нельзя обойтись и какой информацией можно поделиться только в формате встречи?

• Кто непременно должен это знать? И кто должен получить информацию в первую очередь, т. е. не может быть проинформирован после встречи ее участниками?

• Почему это так важно для вас, для них и для дела?

• Какие грозят потери, если встреча не состоится?

Те самые люди, которые обычно жалуются на переизбыток совещаний, часто ходят на информационные встречи, ведь «надо узнать, что вообще происходит».

Информационный туризм – ныне частое явление в организациях, не в последнюю очередь потому, что сохраняется мнение: «знание – сила». Убедитесь, что те, кого вы приглашаете на информационную встречу, действительно нуждаются в ней, а не просто почувствуют себя важнее оттого, что там побывают. Выдайте им одну из тех VIP-карточек, которые я рекомендовал напечатать выше, и отошлите их туда, откуда они пришли.

Важно решить, будет ли эта встреча для ввода данных или для вывода, то есть должны ли участники получить информацию или же вы хотите получить информацию от них.

«Вводные» встречи обычно длятся недолго. Если вы заметили мамонта и хотите поделиться этим с коллегами, вам всего-навсего нужно собрать их вокруг себя и сказать им об этом. Информационную встречу такого типа можно провести за несколько минут.

Если вы хотите собрать информацию от работников, организуйте форум: пусть лучше все сидят в кругу, чем формальными рядами. Это упростит обмен информацией.

Главный вопрос, который вы должны задать самому себе: «PowerPoint – да или нет?» А если «да», тогда «Как часто его использовать?». PowerPoint – классический пример программы, которая сберегает рабочее время и заставляет нас больше работать.

PowerPoint был разработан для Mac (что удивительно) взамен трудоемких слайдовых презентаций, над которыми люди корпели раньше. Программа и сработала, и не сработала. Сейчас стало намного, намного проще делать слайды. Теперь слайдов МИЛЛИОНЫ, и они застопоривают продвижение работы.

Эдуард Тафт – ученый-политолог, который обожает информационные графики, а вот PowerPoint – его кровный враг. Вот его основные (конечно же, не все!) нарекания к этой программе, и с ними не поспоришь:

• Эта программа нужна скорее для самоубеждения презентующего, чем для обучения аудитории.

• Она заставляет аудиторию воспринимать информацию в линейной последовательности, а вот если раздать печатный материал, читатели могут листать его и соотносить элементы в свободном порядке.

• У этой программы не самый лучший дизайн и…

• она поощряет упрощенное мышление.

Тафт зашел еще дальше: по его мнению, именно PowerPoint и его неправильное использование в NASA стал и главной причиной срыва запуска космического корабля «Колумбия». Ученый считает: миссия сорвалась оттого, что главная инженерная информация находилась в маленьких под-под-под подписях внизу слайда вместо его центра.

Так что, если вы фанат слайдов, будьте аккуратны. PowerPoint может убивать. И даже если вы никого не убьете, то его излишнее использование может привести к тому, что ваши коллеги захотят убить вас.

Когда я встречаю клиента с мутным взглядом фанатика PowerPoint, я всегда рекомендую три вещи:

1. Используйте слайды в качестве поддержки, но не повторяйте на них то, что вы говорите.

2. Используйте картинки, где это возможно, с минимумом текста (если он вообще понадобится).

3. Если вам нужен PowerPoint для того, чтобы вы ничего не забыли, а не для того, чтобы аудитории было легче воспринимать, тогда поверните проектор так, чтобы слайды отображались на задней стенке. В таком случае вы видите свой проект, а аудитория видит вас.

Вы даже можете попробовать восхитительно простую технику, которая поможет превратить презентации PowerPoint в настоящие представления, называемые «печа-куча». Разработанная парой пресытившихся PowerPoint программистов из Токио, Марком Дитхэмом и Астрид Клейн, «печа-куча» (что по-японски значит «болтовня») позволяет докладчику выложить все свои аргументы, используя лишь 20 слайдов. Ничего особенного, подумали вы. Фишка в том, что каждый слайд автоматически запрограммирован на 20 секунд. Если вы не укладываетесь во время, слайд все равно переключается. Это делает презентацию очень энергичной, аудитория наслаждается не только содержанием доклада, но и напором докладчика. Кроме того, в любом случае презентация займет 6 минут 40 секунд – даже если болтун еще лопочет.

Если вы интересуетесь свежими идеями о том, как обмениваться информацией, то продолжайте чтение.

Информационные встречи часто выходят менее интересными, чем они могли бы быть. Причина – в скучном способе обмениваться информацией.

Основные способы обмена информацией определяются:

• социальным статусом в компании (у кого выше, тот и начинает);

• громкостью (самый громкий выигрывает);

• случайностью (создается «обычный» чат, где все общаются и надеются узнать необходимую информацию).

Когда я проверял в последний раз, я записал 27 вариантов обмена информацией на информационной встрече. Вот десятка лучших. Я не считаю, что какой-то из этих способов лучше других, и рекомендую использовать каждый раз новый способ. Тогда уж точно самая рутинная встреча не покажется заурядной.

Мой друг тренер Ричард Джейкобс () знает по-настоящему интересный способ обмена информацией в начале командной встречи. Ричард говорит, что астрономы, где бы они ни были, могут видеть только «свой» кусочек ночного неба. Чтобы увидеть полную картину, им необходимо делиться информацией. Ричард в начале встречи просит каждого участника поговорить немного про свой «кусочек неба». Этот способ отлично работает для обмена информацией и укрепления связей между собравшимися.

На по-настоящему хорошей информационной встрече не делятся второстепенной информацией, ведь ею можно обменяться по-другому (с помощью электронной почты, телефона и т. д.). Хорошая встреча не превращается в:

Этот способ годится только для тех коллег, которые слишком заняты или слишком ленивы и потому не могут прочесть доклад заранее. Только их и надо кормить с ложечки.

То есть медленное изложение информации, которую слушатели могли почерпнуть в другом месте, – только для того, чтобы показать, насколько вы хорошо владеете материалом.

Разговоры ради разговоров. Если вы или ваши коллеги любите наслаждаться звуками собственного голоса, купите-ка диктофон. Тем более он есть в большинстве смартфонов. Запишите себя, когда вы толкаете умную речь, и слушайте в свободное время в машине или в самолете. Но не тратьте наше время.

То есть повторное прокручивание информации, которую работники уже знают. В 1980-х Уильям Титас и Гарольд Стассер, два психолога из США, которые изучали коммуникацию в группе, выяснили, что большая часть того, что обсуждается на встречах, уже была известна членам группы. Переработку вторсырья ораторы затевали не потому, что заботились об охране окружающей среды, но чтобы укрепить свои позиции в группе. В этом больше политики, чем обмена информацией.

Используя этот способ, можно заставить аудиторию увязнуть в деталях, зато вы ослепите всех своим знанием предмета.

Очень часто путают два понятия: «Я хочу поделиться информацией» и «Я хочу высказать свое мнение». Чаще всего это происходит у начальства.

Это ловкий способ неверного использования информационной встречи, который серьезно подрывает организационную культуру. Вот как это работает. Босс говорит: «Давайте дополнять друг друга, тогда мы узнаем, что происходит». Чего он хочет добиться на самом деле: «Я притворюсь, будто делюсь информацией, но на самом деле вытяну ее из вас, и тогда я буду выглядеть отлично перед своим боссом». Это может разок и сработать, но как только до всех дойдет, что происходит на самом деле, люди перестанут выдавать важную информацию.