ГЛАВА 17
Эмма и Карлос
Когда мы в последний раз встречались с Эммой и Карлосом (глава 13), они были заняты проблемой, как объяснить сотрудникам своей компании выгоды нового плана по охране здоровья. Помните, Карлос попросил у Эммы несколько дней на подготовку? Теперь он готов.
Карлос начал встречу с обсуждения кинофильмов. Он расспросил команду об их любимых фильмах и о том, какие моменты показались им наиболее привлекательными. После недолгого обсуждения он выбрал фильм, который нравился двум членам команды (остальные с ними согласились), — «Побег из Шоушенка». Карлос использовал этот пример, чтобы ввести первое из основных положений. «Знаете ли вы, что впервые эта история появилась в повести, которую Стивен Кинг написал в 1982 году?» Слушатели озадаченно переглядывались, а Карлос радовался, что попал в точку. Да, ее написал Кинг. Она называлась «Рита Хейуорт и спасение из Шоушенка», а в 1994-м по ней был снят кинофильм (Wikipedia, 2012).
Эмма не выдержала и сказала: «Карлос, все это здорово, но давайте перейдем к заседанию». Карлос улыбнулся в ответ: «Это как раз относится к нашей сегодняшней встрече. Видите ли, до этого момента вся наша работа по объяснению была “фазой Стивена Кинга”. Мы создали текстовую историю, и, как роман Стивена Кинга, наши слова имеют большой потенциал». Он сделал паузу, а затем продолжил: «Но чтобы воплотить этот потенциал, мы должны подумать, как можно адаптировать наше объяснение к другим средствам презентации».
«Значит, мы должны начать все сначала?» — спросил один из членов команды.
«Вовсе нет, — объяснил Карлос, — вы видите, что киностудия взяла историю Стивена Кинга и при помощи визуализации и цвета сделала ее незабываемой. Это стало новой средой, которая по сравнению с написанным текстом оказывает на людей большее воздействие».
Действуя согласно своему плану, он сказал: «Вот об этом мы сегодня и будем говорить. Наши объяснения очень удачные, но, чтобы они стали убедительными для всех сотрудников, мы должны подобрать правильные средства презентации сообщения».
Команде это понравилось. Они будут делать собственный «Побег из Шоушенка»!
Карлос продолжал: «Нужно серьезно подойти к выбору средств презентации. Мы можем использовать новые и старые средства, визуализацию, к тому же их потребуется записать, чтобы разослать всем сотрудникам.
Конечно, можно разослать текст объяснения по электронной почте, наверное, он достигнет цели, но если мы собираемся отнестись к делу серьезно и привлечь внимание, то должны думать по-другому.
Во-первых, нужно подумать о нашей аудитории, потому что это поможет сузить выбор средств. Например, если половина сотрудников не использует на работе компьютер, количество вариантов сократится. Итак, наша аудитория — это сотрудники компании. Что мы о них знаем?»
Команда начала высказывать предположения, а Карлос вносил их в колонку «Ограничения»:
- Они все говорят по-английски.
- Они работают в разных часовых поясах на территории США.
- У большинства есть доступ к компьютерам с подключением к интернету и электронная почта.
- Только половина имеет доступ к внутренней корпоративной сети.
- Большинство включены в текущий план компании по охране здоровья.
- Они очень заняты.
- Они не любят включать дополнительные совещания в свое рабочее расписание.
- Как группа они, вероятно, на уровне шкалы F объяснения относительно нового плана.
«Отличное начало! Посмотрите на этот список, я думаю, что вы понимаете, зачем он нужен. Поняв свою аудиторию, мы сможем сформулировать объяснение».
Карлос подошел к доске и сказал: «Рассматривайте эти предположения как составляющие контейнера, который мы создаем для своего объяснения. Ограничения помогают нам найти собственный путь. Например, если сотрудники находятся в разных часовых поясах, то их трудно собрать, чтобы прослушать выступление CEO».
Карлос обрадовался, потому что в глазах участников группы загорелся интерес. «Чем больше потребностей персонала мы учтем, тем выше вероятность, что наше объяснение привлечет внимание. Давайте это обдумаем».
Команда смогла договориться по поводу нескольких положений, отражавших потребности аудитории. Сотрудники, которым нужно было представить объяснение:
Англоговорящие, скорее всего, включены в текущий план по охране здоровья, но не понимают его. Эти люди очень заняты и ценят, когда обучение проводится в удобное для них время. Они работают в разных часовых поясах. Большинство из них имеют компьютеры и доступ к интернету, но ограниченный доступ к внутренней сети.
Команда решила, что эти заявления соответствуют истине, и Карлос нарисовал на доске обычный контейнер. «Итак, мы создали контейнер для представления объяснений.
Теперь обсудим возможные варианты и посмотрим, что вписывается в этот контейнер. Например, у половины наших сотрудников нет доступа к внутренней сети. Во всех дальнейших рассуждениях мы должны учитывать это условие, иначе объяснение не подойдет». Команда сочла это разумным.
«Теперь настало время для мозгового штурма: нам надо представить все возможные средства для представления объяснения, и вы будете играть активную роль в этом процессе», — сказал Карлос, доставая стикеры. Весь следующий час команда придумывала средства и форматы презентации, которые можно использовать, и пыталась сгруппировать связанные элементы.
Затем Карлос подошел к доске и сказал: «Давайте дадим этим группам названия». После недолгого обсуждения он записал:
- Живая презентация.
- Запись презентации.
- Интерактивные сайты.
- Вебинары.
- Видео.
- Текст.
- Аудио.
Убедившись, что все вошло в список, Карлос приступил к следующему этапу: выбору средств, которые укладывались бы в перечисленные ограничения. Затем он сказал: «Мы должны свести этот список к нескольким вариантам, которые впишутся в наш контейнер. И не забудьте, что мы можем одновременно использовать несколько средств».
«Давайте начнем с аудио: имеет ли смысл объяснять новый план при помощи подкаста или аудиозаписи?» Участники группы отрицательно покачали головами, и Карлос быстро вычеркнул аудио из списка.
«А как насчет текста?»
Эмма сказала: «Уже пытались». Команда согласилась: маловероятно, что занятые люди будут что-то читать, скорее пробегут текст глазами. Но один из участников отметил, что они не должны игнорировать текст, потому что некоторые люди предпочитают его всем остальным видам информации.
«Интерактивный сайт?» Команда вспомнила, что половина сотрудников не имеет доступа к внутренней сети компании, поэтому отклонила и этот вариант.
«Живая презентация?» Команде она показалась эффективной, но они все понимали опасения, которые испытывает большинство людей, когда слышат о презентации менеджера по персоналу. Хорошая презентация могла бы помочь, но заставить людей собраться будет сложно. Кроме того, сотрудники работают в разных часовых поясах, поэтому провести одно большое собрание почти невозможно.
Осталось несколько приемлемых вариантов:
- Запись презентации.
- Вебинары.
- Видео.
Все три соответствуют потребностям аудитории и могут быть использованы для объяснения. Так как текстовая версия сценария уже была закончена, они знали, что могут ею воспользоваться в любой момент.
После перерыва Карлос перешел к следующей фазе. Теперь, когда группа выбрала несколько вариантов, пришло время подумать об изложении в целом.
Что сотрудники должны увидеть? Сколько времени потребуется на просмотр?
Карлос предложил членам команды поставить себя на место рядового сотрудника. «Представьте, что вы заняты работой, но вас также интересует новый план по охране здоровья. Что поможет вам почувствовать себя уверенно? В какой форме вам интересно узнать новость? Что сделает информацию запоминающейся?»
Члены команды сразу предложили первый важный пункт: «Сообщение должно быть коротким, менее пяти минут, и объяснять суть».
«Хорошее предложение, — сказал Карлос и записал его на доске. — Что еще?»
«Не нужно назначать определенное время. Я не хочу вносить его в свое рабочее расписание», — сказал кто-то еще.
«Впечатляет. А как оно должно выглядеть? В каком виде вы бы хотели получить информацию?»
«Только не пункты и мелкие написанные слова на слайде», — все рассмеялись: они хорошо знали, о чем говорили.
«Да, и не пытайтесь сказать сразу все. Просто помогите мне увидеть общую картину». — Карлос записал последнюю идею на доске.
Картина начала вырисовываться, и Карлос подвел итог: «Что если мы сможем взять наше письменное объяснение и представить его сотрудникам так, что оно займет три минуты, будет включать общие идеи, окажется доступным в любое время и не будет иметь пунктов и мелкого шрифта — это понравится?»
Большая часть команды пришла в восторг и хотела сразу же приступить к работе, но были и сомневающиеся, в том числе Эмма и эксперт по плану охраны здоровья.
«Все это замечательно, и я думаю, все может получиться. Но действительно ли мы собираемся объяснить все за три минуты и коснуться только нескольких общих вопросов?»
Карлос увидел возможность вернуться к основной идее объяснения. «Так и есть, и я согласен, что мы могли бы пойти глубже, но я также хочу, чтобы вы не забывали: прежде чем изучать детали нового плана, люди должны увидеть и понять общую картину. Если за три минуты мы сможем заинтересовать коллег, то создадим у них мотивацию узнать больше. Наша цель — заинтересовать».
Затем Карлос вновь обратился к сценарию и попросил команду внимательно его прочитать.
«Вы видите, что объяснение полезно и в таком виде, но мы решили, что эта форма нам не подходит. Как в случае с книгой, которая дала жизнь кинофильму, мы должны представить свои идеи в форме, которая лучше всего подойдет к выбранному средству.
Прежде чем продолжить, я хочу сказать кое-что еще, что поможет нам в этом процессе. Недавно кто-то заметил, что мы не должны забывать о пунктах. Я предлагаю попробовать использовать визуализации, которые вместе со словами создадут другой опыт — еще более эффективный».
Конечно, некоторые члены команды стали говорить, что это отличная идея, но здесь нет ни художников, ни дизайнеров. Никто не умеет рисовать.
Карлос был готов и к этому: ему потребовалось несколько минут, чтобы коротко объяснить команде, что такое визуальное мышление и как очень простые рисунки (такие как показаны ниже) можно использовать для представления информации и решения проблем. Он еще не успел закончить, а команда уже обдумывала, какие диаграммы, карты и временные шкалы можно использовать, чтобы поговорить о новом плане. Они знали, что делать.
Хотя совещание было отложено на день, несколько участников вызвались начать работать над первоначальным вариантом объяснения. При помощи Карлоса они создали образы главных героев истории и общие идеи нового плана. Подыскивая доступные инструменты, они начали экспериментировать с PowerPoint и узнали, как анимировать изображения и сделать так, чтобы они появлялись при определенных словах. Они также узнали, как в PowerPoint записывается голос за кадром, чтобы он звучал во время нужного слайда.
В конце концов они научились использовать инструменты, которые имелись в их офисе, и сделали трехминутную презентацию в PowerPoint, которая действовала почти так же, как видео. Презентация начиналась, голос за кадром давал пояснения, которые сопровождались визуализациями, причем слайды менялись автоматически. Первый вариант не избежал некоторых шероховатостей, но вполне подходил, чтобы поделиться с командой.
Чтобы проверить идею, Карлос решил разослать объяснение команде в том же виде, в каком его получат сотрудники — по электронной почте с вложением. Он даже написал текст электронного письма, который мог произвести впечатление на сотрудников:
Тема: Новый план по охране здоровья — разъяснение за три минуты.
Коллеги,
как вы, вероятно, слышали, компания вскоре собирается изменить план по охране здоровья. Чтобы узнать об этом плане, смотрите прилагаемую презентацию, которая проигрывается как видео и занимает всего три минуты. Она поможет вам понять, в чем состоят изменения и что новый план может означать для вас и вашей семьи. Вы сейчас заняты? Сохраните ее на свой компьютер и посмотрите, когда сможете.
Если вы хотите получить эту информацию в письменном виде, то ниже прилагается ее стенограмма.
Через несколько минут он начал получать отклики от членов команды. «Потрясающе!», « Замечательно!», «Работает!».
Карлос был в восторге. Это был пробный вариант, но теперь стало ясно, что команда находится на верном пути. Он еще раз просмотрел предложения коллег и увидел, что презентация учитывает все ограничения. Она короткая, ее можно посмотреть в любой момент, в ней рассматривались общие идеи, и она не зависит от внутренней сети компании. Кроме того, он использовал визуальные эффекты и формат, которые не применял раньше, что сделало ее еще привлекательнее.
Еще через несколько недель команда была готова. Их визуализации и голос за кадром стали понятнее. В финал презентации они включили призыв к действию: послать электронное письмо своему менеджеру по персоналу, чтобы начать работать с новым планом.
Перед нажатием кнопки «Отправить» Эмма очень волновалась. Хотелось, чтобы все удалось, нужно представить результаты CEO, который требовал, чтобы на план подписались по крайней мере 50 процентов сотрудников.
Щелчок — и письмо отправлено, Эмма и Карлос выдохнули. Эмма улыбнулась и подтолкнула Карлоса.
«Ну, теперь дело за сотрудниками. Будем надеяться, что все будет в порядке», — сказала она. А Карлос не сомневался.
Эпилог
Новое объяснение плана по охране здоровья имело огромный успех. Хотя команде потребовались время и усилия, чтобы создать объяснение, Эмма перевыполнила задание CEO — подписку 50 процентов персонала на новый план по охране здоровья в течение шести месяцев. Но еще важнее было то, что они с Карлосом и командой предложили компании новый метод создания сообщений. Раньше никому из их коллег не приходило в голову сосредоточиться на проблеме объяснений, а значит, ее никто не решал.
Теперь, когда почти все в компании увидели их работу, они с трудом справлялись с потоком запросов на новые объяснения. Все вдруг захотели создать объяснение для своего проекта, а Карлос увидел новую возможность: может быть, он сможет стать руководителем отдела объяснений.
Но он понимал: для этого ему нужно создать действительно хорошее объяснение.
