После того как технология прописана и простроена организационная структура, необходимо разработать организационно-функциональную матрицу (распределить обязанности).

Эта работа нужна руководителю подразделения для того, чтобы получить в наглядной форме срез обязанностей для каждого подчинённого. Получив оргструктуру, мы теперь можем легко сформировать перечень должностей. Далее надо наделить каждую должность ответственностью за выполнение определённых функций.

Делать это удобнее всего в организационно-функциональной матрице, проставляя галочки в месте пересечения функций и должностей.

Данная матрица очень полезна и позволяет выявить недогруженные функциями должности. Особенно это касается заместителей, помощников и др. В итоге мы получим перечень должностей с возложенными на них должностными обязанностями. Отфильтровав крестики по каждому столбцу, можно легко получить перечень обязанностей по каждой должности.

Кроме матрицы функций и должностей линейный руководитель обычно сталкивается ещё с двумя документами в своей работе. Это:

● штатное расписание подразделения (перечень должностей с указанием количества единиц, оклада или почасовой тарифной ставки);

● штатная книга (к вышеперечисленному списку добавляются фамилия, имя и отчество работников, занимающих определенную должность).

Эти документы в большинстве случаев разрабатываются бухгалтерами, и линейному руководителю при вступлении в должность чаще всего приходится с ними только знакомиться.

Итак, оргструктура есть, обязанности распределены, следующий шаг при организации деятельности – это создание должностных инструкций.