ГЛАВА 8

Приведение в исполнение

Третья «П» принципа тайм-менеджмента обозначает приведение в исполнение. Если вы составили план действий и определили приоритеты, пришло время действовать. Сначала вы планируете вашу работу, а затем воплощаете рабочий план в жизнь. Однако существуют факторы, не позволяющие нам достичь оптимального уровня при выполнении работы. Я называю их «похитителями времени». Они включают перфекционизм, многозадачность, прокрастинацию, непредвиденные паузы в работе, поиски вещей, (некоторые) встречи, а также ситуации, когда вы тратите слишком много времени на обдумывание вариантов решения. Это отвлекает нас от воплощения своего плана в жизнь. Единственный способ справиться с «похитителями времени» — научиться их распознавать и выработать стратегии, чтобы им противостоять.

Мы должны сконцентрироваться на том, чтобы делать необходимое на приемлемом уровне, вместо того чтобы стараться все сделать идеально. Направляйте свой перфекционизм на то, что действительно первостепенно. Разумеется, вы стремитесь к совершенству, например в таких вопросах, как воспитание детей или подготовка какого-то важного события, потому что они имеют для вас огромное значение. Однако в большинстве случаев стоит сосредоточить усилия просто на том, чтобы адекватно выполнять нужные задачи. Майкл Фокс определил это различие очень образно: «Я стараюсь не путать мастерство с совершенством. Мастерства я могу достичь, а совершенство — это удел Господа Бога».

Воспринимайте старание выполнять нужные задачи на должном уровне как стремление к мастерству, а не к совершенству. Или попробуйте принять на вооружение девиз: «Лучше сделать, чем мечтать об идеале».

Прежде всего, важно понять, почему вы откладываете какие-то дела на потом. На это может быть несколько разных причин:

• отсутствие ясности относительно сроков, ресурсов и стартовой точки;
• желание ощутить адреналин от того, что делаешь всё в последнюю минуту;
• ощущение «неподъемности» задачи;
• недостаток инициативы, чтобы начать что-то делать;
• страх успеха или неудачи и того, как это отразится на вас.

В своей книге Eat That Frog Брайан Трейси пишет: «На работе вам платят и повышают по службе за достижение конкретных, измеряемых результатов. Вам платят за то, что вы вносите ценный вклад, который от вас ожидается. Когда начинают смешивать деятельность и результат, это становится источником одной из самых серьезных проблем сегодня — неспособности выполнять свои обязанности». Когда мы заняты выполнением множества незначительных повседневных задач, на самом деле мы зачастую просто откладываем что-то другое. Мы избегаем работы над крупными проектами или важными задачами, за которые нам платят зарплату. Мы избегаем того, что могло бы стать самым большим нашим достижением. Трейси подчеркивает необходимость работы над тем, что для вас наиболее важно: «Ваша способность выбрать самую важную задачу на данный момент, приняться за ее выполнение и завершить ее быстро и качественно повлияет на ваш успех больше, чем любое другое ваше качество или навык». Если вы выработаете привычку четко выделять приоритеты и быстро (и качественно) завершать важные дела, большинство ваших проблем в области тайм-менеджмента просто исчезнут.

Есть десять различных способов перестать откладывать дела. Я не открою для вас Америку, вероятно, вы уже слышали об этих стратегиях, но стоит повторить их еще раз.

1. Перестаньте делать ненужные вещи. Вспомните о правиле 80:20, где 20% усилий приносят 80% результата. Действительно ли необходимо делать то, над чем вы работаете в настоящий момент? Какие будут последствия, если вы этого не сделаете? Возможно, вам стоит перестать этим заниматься и взяться за то, что реально важно.
2. Мыслите позитивно. Прокрастинация часто связана с негативным восприятием мира, когда вы говорите себе фразы типа: «Я должен…», «Мне нужно…», «Я обязан закончить…» Измените модальность своего внутреннего диалога, и это поможет вам перестать откладывать дела. Говорите себе: «Я хочу…», «Я выбираю…» Перенаправьте свою энергию с откладывания дел на созидание.
3. Сделайте первый шаг. Начав что-то делать прямо сейчас, вы избавитесь от беспокойства и стресса. Как только у вас появляются важные дела, выделяйте время в своем расписании хотя бы на то, чтобы начать решать эти задачи или спросить совета при необходимости. У вас будет шанс справиться с этими делами как можно скорее.
4. Попросите о помощи. Если причиной откладывания дел является отсутствие ясности, иногда просто нужно попросить о помощи. Наставник, руководитель, тренер или другой человек, которому вы доверяете, может помочь вам разобраться в ситуации, подсказать, с чего начать, или предложить шаги для завершения проекта.
5. Разбейте задачу на части. Разделите крупный проект на последовательность более мелких, выполнимых задач. Масштабные проекты не кажутся такими уж большими, если рассматривать их как последовательность небольших шагов. Убедитесь, что вы внесли эти более мелкие задачи в календарь. Не стоит писать, например, просто «Презентация», потому что это не задача. Процесс создания презентации можно представить в виде четких и выполнимых задач: 1) собрать информацию; 2) проработать структуру; 3) создать контент; 4) сделать слайды в PowerPoint; 5) проверить, как все работает. На такую задачу, как «Презентация», необходимо выделить в календаре не меньше двух часов, а столько времени не всегда легко найти. Пять более мелких задач являются функциональными, потому что вы точно знаете, что вам нужно делать. При этом каждая из них по отдельности занимает меньше времени, за счет чего внести их в календарь проще.
6. Следуйте правилу «25 минут». Чтобы уменьшить соблазн отложить выполнение задачи, каждая активная фаза работы по проекту должна занимать не более 25 минут. В основе этого правила лежит «метод помидора» — техники управления временем, предложенной Франческо Кирилло в конце 1980-х. Техника предполагает разбиение задачи на 25-минутные периоды, окончание которых отслеживается при помощи таймера. Каждый такой период сопровождается коротким перерывом. После четырех периодов работы следует более длительный перерыв. Эта техника особенно эффективна при большом объеме работы или при необходимости заниматься тем, что совсем не хочется делать. Когда мы знаем, что будем работать над задачей 25 минут, а как только прозвонит таймер, сможем отвлечься, выполнять работу становится психологически легче.
7. Поощряйте себя. Отмечайте завершение работы над частями проекта и наградите себя за то, что справились с проектом вовремя. Это может быть чашечка кофе, время на то, чтобы заглянуть в Facebook или Twitter, или какая-то более значимая награда. Что бы это ни было, поощрение создаст у вас позитивный настрой и послужит мотивацией для завершения проекта.
8. Устанавливайте сроки и старайтесь их соблюдать. Если вам не установили срок завершения проекта, согласуйте дату или сами установите ее для себя и внесите в календарь. Объявляйте о своих дедлайнах, потому что это обяжет вас к их соблюдению. Гораздо более вероятно, что вы начнете откладывать работу при отсутствии дедлайна. Классический пример такой ситуации — составление завещания. Никто не планирует дату своей смерти, хотя все мы понимаем, что это неизбежно. Большинство людей всячески откладывают все дела, связанные с подготовкой к этому событию. И все же очень важно составить завещание, особенно если у вас есть дети. Вам будет легче с этим справиться, если вы установите для себя дедлайн (например, я закончу составление завещания до 31 декабря). Завершение тех дел, которые вы постоянно откладываете на потом, особенно таких болезненных вопросов, как планирование наследования, освободит вас от гнетущего чувства, что вы ведете себя недостаточно ответственно.
9. Исключите отвлекающие факторы. Вы должны создать для себя позитивную рабочую обстановку, которая способствует продуктивной деятельности. Исключите все возможные отвлекающие факторы. Если вам с трудом дается работа над каким-то проектом или задачей, отвлекающие факторы станут для вас лишь предлогами, чтобы прекратить работу. Интернет, коллеги, всегда готовые поболтать с вами, телефонные звонки, всплывающие извещения об электронной почте — все это способствует тому, что вы начинаете откладывать работу. Исключите все отвлекающие факторы, по крайней мере на 25 минут, и займитесь работой.
10. Свяжите себя обязательством. Один из лучших способов всегда завершать дела вовремя — это иметь делового партнера, с которым вы связаны обязательствами. В своей книге Still Procrastinating: The No Regrets Guide to Getting It Done («Все еще тянете время? Руководство по завершению незаконченных дел») Джозеф Феррари рассказывает историю о профессоре экономики из Гарварда, который платил своим соавторам по 500 долларов каждый раз, когда не успевал закончить обещанную статью или проект в оговоренный срок. Финансовый стимул, несомненно, помогает справиться с прокрастинацией, хотя нет необходимости заходить так далеко. Обычно бывает вполне достаточно, что кто-то следит за тем, как вы выполняете свои обязательства.

Оглядываясь назад, понимаешь, что в Бразилии, где выбор ограничивался двумя вариантами, было очень просто: ты покупаешь либо то, либо это. И гораздо сложнее принять решение о том, что именно купить, когда выбор настолько богат, хотя это и приятно для такого любителя хлопьев, как я. Как бы странно это ни звучало, но до того, как у меня появилось трое детей, отдел с хлопьями был тем местом, где я теряла счет времени. Иными словами, покупка хлопьев превращалась для меня в занятие, которое я условно называю похитителем времени. Вот еще несколько подобных примеров и возможных способов этого избежать.

Результаты исследований по сканированию активности головного мозга свидетельствуют о том, что когда человек выполняет два дела одновременно, то на каждое из них приходится лишь половина его обычной мозговой активности. Таким образом, в случае многозадачности каждое из дел мы выполняем лишь наполовину. Мы физически неспособны делать две работы в одно и то же время: наш мозг не может одновременно концентрироваться на двух разных вещах. Вместо этого у нас происходит оперативное переключение мозговой деятельности между двумя задачами, что приводит к стрессу и потере концентрации, поскольку мозгу требуется какое-то время, чтобы переключиться с одной задачи на другую и вернуть прежний уровень внимания. Многозадачность становится неэффективной и, в конечном счете, контрпродуктивной.

В 2006 году компания Basex провела опрос, в ходе которого выяснилось, что 50% сотрудников во время телеконференций пишут электронные письма или сообщения. Вероятно, вы и сами оказывались в ситуации, когда, разговаривая по телефону, пытались в то же время читать электронную почту. Чем сложнее задачи, над которыми человек работает одновременно, тем выше вероятность допустить ошибку и тем больше времени требуется на переключение с одной задачи на другую. Конечно, есть дела, которыми вы можете заниматься параллельно, например смотреть телевизор и заворачивать подарки или работать и слушать музыку. С музыкой или телевизором это может занять несколько больше времени, но это не столь важно, потому что не приведет к серьезным последствиям. Но вот если вы пытаетесь проверять условия договора во время телефонного разговора с кем-то, существенно повышается вероятность ошибки, которая может сказаться на финансовой стороне вашего бизнеса. Мы только вредим себе, когда стараемся успеть сделать больше за меньшее время вместо того, чтобы делать то, что действительно нужно, в имеющийся у нас период времени.

Многозадачность работает против вас, когда вы пытаетесь слушать свою голосовую почту, параллельно читая электронные сообщения, или во время деловой встречи изучаете документы, не относящиеся к теме встречи. Вместо этого вам необходимо понять приоритеты, определить, какие важные задачи вы должны решить, и выполнять эти первостепенные задачи в порядке очередности. Повторю еще раз: управление временем не означает, что вы выполняете больше дел; это значит, что вы выполняете больше действительно важных дел.

Воплощая в жизнь систему управления электронной почтой, о которой мы говорили в , вы будете проверять свою почту три или четыре раза в день в конкретный момент. Однако это не должно происходить во время разговоров по телефону или деловых встреч. Если у вас появился соблазн заняться двумя задачами одновременно, вы должны либо полностью исключить одну из задач, либо занести ее в ваше расписание. В противном случае вы будете лишь напрасно терять собственное время, работая менее продуктивно, чем могли бы.

Вам могут встретиться результаты недавних исследований, в которых утверждается, что многозадачность может быть эффективной. Однако то, о чем говорится в этих исследованиях, правильнее назвать термином «двухзадачность». Это понятие появилось пару лет назад и набирает популярность среди специалистов по вопросам управления временем. Данный термин означает, что вы начинаете выполнение определенной задачи, и этот процесс продолжается, пока вы переключаетесь на вторую задачу. Вы можете делегировать первую задачу кому-то, кто завершит ее выполнение, пока работаете над чем-то другим.

Том, CFO молодой технологической компании, отличается высокой продуктивностью и стремится к самосовершенствованию. С ним, как и со многими другими моими клиентами, мы работаем не над тем, чтобы повысить эффективность, а скорее над тем, чтобы усовершенствовать его сильную сторону. У Тома довольно широкий круг обязанностей, который охватывает многие области деятель­ности компании. Его способ подготовки к важному заседанию совета директоров стал удачным примером двухзадачности в действии. Он создал структуру того финансового документа, который ему нужно было представить на совете директоров, и его главный бухгалтер внес туда все необходимые данные, в то время как Том занимался подготовкой других документов для совета.

Двухзадачность предполагает, что ваше внимание не переключается постоянно с одного вопроса на другой и обратно — вы запускаете процесс выполнения одной задачи, в то время как работаете над другой. Здесь нет потери концентрации, а значит, нет риска допустить ошибку. Вы запускаете одну задачу, а затем полностью концентрируетесь на работе над другой. Это нельзя назвать настоящей многозадачностью, когда вы пытаетесь параллельно заниматься двумя делами, а ваше внимание постоянно переключается с одного на другое.

Есть несколько способов исключить или сократить внешние отвлекающие факторы, а также минимизировать время, которое вы проводите, общаясь с другими, что тоже мешает вашей работе.

• Закройте дверь. Если вы работаете в отдельном кабинете, закройте дверь, когда вам необходимо сосредоточиться и продуктивно поработать.
• Придумайте ясные сигналы. Если у вас нет двери, которую можно закрыть (все больше компаний сегодня предпочитают, чтобы их сотрудники работали в одном открытом пространстве для лучшей коммуникации и усиления командного духа), тогда придумайте ясные сигналы, когда к вам можно обращаться, а когда не следует беспокоить. Это может быть все что угодно, удобное для вас. Например, вы можете надевать наушники как сигнал, который сообщает окружающим: «Когда я в наушниках, прошу меня не беспокоить». Некоторые компании даже сами приобретают для своих сотрудников наушники, которыми они могут пользоваться на рабочем месте. Это может быть общее правило, действующее в рамках всей компании, или правило, придуманное вами лично, но о котором знают окружающие.
• Повесьте табличку. Прикрепите рядом со своим рабочим местом табличку типа: «Просьба сейчас не беспокоить».
• Выведите человека из кабинета. Если кто-то заходит в ваш кабинет и пытается завести с вами разговор, вы можете быстро и вежливо завершить беседу словами: «Извините, я работаю над проектом. Я загляну к вам чуть позже, и мы сможем поговорить» или: «Может быть, пообедаем вместе?» Если ваш посетитель сел и настроен на разговор, можете встать и направиться к двери: это послужит сигналом о том, что ему пора покинуть ваш кабинет. Пусть он выйдет из кабинета вместе с вами, когда вы направляетесь в «курилку». Можете «выводить» людей из кабинета в буквальном смысле, сопровождая их, или вербально, просто дав им понять, что сейчас вас лучше не беспокоить.

Сложнее справиться с проблемой, когда вы сами слишком часто отвлекаетесь от работы, например постоянно проверяете электронную почту, Facebook или звоните кому-то. Начните относиться к телефонным звонкам так же, как к работе с электронной почтой. Выделите время в течение рабочего дня, когда вы делаете важные звонки или перезваниваете кому-то. Если вы проверяете почту четыре раза в день, можете привязать к этому времени и проверку голосовой почты. Перезванивайте сразу в том случае, если разговор займет не более двух минут. Если это долгий разговор, выберите для него время в расписании. Планируя свои телефонные звонки так, чтобы они не совпадали по времени с периодом максимальной эффективности, вы создаете логику рабочего дня и избегаете лишних отвлекающих факторов. Вы сами принимаете взвешенные решения о том, как строить свой день и планировать время.

Не позволяйте другим похищать ваш самый ценный невозобновляемый ресурс. Когда вас отвлекают окружающие или вы сами отвлекаетесь от работы, вы напрасно теряете время или позволяете другим красть его у вас. Избежать этого можно, создав и закрепив определенный распорядок дня — это один из лучших способов внедрить практику управления временем в повседневный рабочий процесс. Планируйте телефонные звонки на послеобеденное или наиболее удобное для вас время. Если планированием телефонных звонков занимается ваш помощник, четко донесите до него свои предпочтения.

Алекс руководит компанией в сфере маркетинга и связей с общественностью. У него несколько сотрудников. Специфика бизнеса требует, чтобы он ежемесячно созванивался со всеми своими клиентами. Его рабочий день начинается очень рано, он встает около четырех утра и принимается за работу. Примерно в три часа дня он заканчивает, поскольку после двенадцатичасовой погруженности в работу сохранять концентрацию и продуктивность становится сложно. При этом его помощница назначает два или три телефонных звонка ежедневно. Последний звонок обычно планировался на 14:30 или 15:00, когда рабочий день Алекса уже должен закончиться. После каждого звонка ему необходимо было делать записи и фиксировать содержание разговора. Однако к тому моменту он уже слишком уставал, а потому эта задача переносилась на следу­ющий день, когда уже сложно восстановить в памяти детали разговора. Алекс попросил помощницу назначать последний телефонный звонок не позднее чем на 14:00, и ситуация значительно улучшилась. Теперь он испытывает меньше стресса, а необходимость переносить работу на другой день отпала. В исключительных случаях или при работе с международным клиентом Алекс целенаправленно может внести изменения в свое расписание и начать рабочий день позже. Это очень важный переход от той ситуации, когда что-то происходит независимо от вас, а вы на это реагируете и подстраиваетесь, к такому положению дел, когда вы совершаете осознанный выбор, контролируете свой рабочий день и сами распоряжаетесь своим временем.

У вашего рабочего дня нет четких рамок. Разумеется, случаются форс-мажоры, когда приходится постоянно отвечать на звонки или письма, но в большинстве случаев вы занимаетесь не столь важными делами. Сегодня это стало привычным способом ведения бизнеса, потому что у нас больше нет границы между работой и личной жизнью. Многие из моих клиентов-руководителей сначала отказывались воспринимать подобную критику и заявляли, что я не понимаю специфики их работы. Обычно я настоятельно просила их изменить привычный стиль поведения всего на одну неделю. При нашей следующей встрече они признавались, что их продуктивность и удовлетворенность работой резко повысились.

Работа и личная жизнь переплетаются так тесно, потому что мы постоянно находимся на связи. Мы и шага не можем ступить без смартфона и ноутбука. Определяя приоритеты и планируя свои задачи, вы должны четко осознавать, где и когда будете находиться, чтобы полностью посвятить себя этому занятию и не красть время у чего-то другого, более важного. Это один из важнейших уроков тайм-менеджмента: полностью посвящайте себя тому делу, которым решили заняться в данный момент. Если вы отдаете себе отчет в том, на что тратите время и каковы ваши слабые точки, вы уже на пути к повышению своей эффективности.

Самое важное, что вы можете сделать, чтобы быть уверенным, что уделяете большую часть времени действительно важным задачам, — это привести в соответствие то, чем вы занимаетесь, с теми целями, которых хотите добиться.