Ошибка 34

Не управляет своим временем

Истинно велик тот человек, который сумел овладеть своим временем!

Гесиод

Стыдно не идти, а нестись по течению и в водовороте дел спрашивать, опешивши: «Как же я сюда попал?»

Луций Анней Сенека

Думаю, большинству из вас эта ситуация покажется знакомой.

Начинается новый рабочий день. С утра или с вечера вы записали себе в бумажный ежедневник или в электронный календарь (кому как нравится) план своего дня и список дел. Вы приезжаете в офис, включаете компьютер, открываете свою электронную почту. Начинаете читать письма и отвечать на них.

Параллельно звонят офисный и мобильный телефоны, к вам подходят коллеги и сотрудники с вопросами. Вы даже не успеваете заметить, как наступает обеденное время. Наконец вы можете сделать передышку, а после обеда заняться решением тех срочных дел, которые у вас возникли в результате встреч, писем и звонков, сделанных сегодня в первой половине дня.

В конце дня вы смотрите на свой список дел и понимаете, что из всего этого сделано совсем немного или вообще ничего.

Не волнуйтесь, не вы один такой. По статистике, большинство управленцев успевают сделать за день максимум 30 % запланированных ими дел.

Работа предпринимателя не в том, чтобы проводить свои дни в режиме реагирования на внешние раздражители.

Многие мне скажут: но это же и есть работа.

Нет, дорогие мои!

Работа предпринимателя не в том, чтобы проводить свои дни в режиме реагирования на внешние раздражители – письма от сотрудников, звонков от клиентов и партнеров.

Работа предпринимателя – это организовывать работу и управлять изменениями в компании, которые направлены на достижение успеха фирмы и вашего лично.

Да, в начале предпринимательского пути, при построении и развитии компании, вам придется все делать самому. Ответов на электронные письма, звонков и встреч с клиентами не избежать. Стремитесь как можно быстрее вырваться из ежедневного водоворота. Проблема в том, что даже когда в компании уже есть сотрудники, владелец бизнеса продолжает неэффективно тратить свое время и занимается не своей работой.

В чем заключается работа предпринимателя? Как достичь эффективности?

Может быть, мы слишком много себе планируем и надо меньше ставить задач на день?

Есть несколько основных элементов работы, которые поглощают практически все наше время: встречи, звонки и электронная почта.

Давайте разберем каждый из них по отдельности. Познакомьтесь с ними получше – это враги вашей предпринимательской эффективности.

Чем меньше писем вы пишете, тем меньше получаете.

Электронная почта

Электронная почта – самый главный враг предпринимателя. Никогда не отвечайте на почту в режиме онлайн. Каждый раз, когда вы реагируете на сообщение о приходе письма и начинаете его читать, вы отвлекаетесь от другой работы и теряете минимум 10 минут. Потом вам приходится снова вникать в суть вопроса, с которым разбирались перед приходом письма.

Отводите на проверку почты и ответы на письма четко определенное время в течение дня. Я делаю это три раза. С 11 до 12 часов, в 16 часов и последний раз – перед уходом с работы – в 19 или 20 часов.

Хорошее правило для работы с почтой: чем меньше писем пишете вы сами, тем меньше получаете. Прежде чем садиться за письмо, подумайте, а надо ли его вообще писать.

Может быть, просто подойти и решить вопрос в процессе разговора, или написать sms, или сделать звонок?

Это намного быстрее.

Если вы снизите объем вашей переписки хотя бы на 20 %, то получите большое количество дополнительных рабочих дней в год.

Например, если вы пишете в день около 50 писем, то это 10 дней. А если – 100, то целых 20. Это практически один дополнительный месяц в год!

И вы не обязаны его тратить на работу. Можно просто отдыхать в эти дни:).

Чтобы получатели ваших писем лучше понимали, чего вы от них хотите, измените качество ваших писем, используя следующие простые правила:

– Заголовок письма должен отражать главную тему сообщения. Никогда не отправляйте письма без темы.

– Если в результате переписки смысл письма меняется, изменяйте тему в ответе.

– Будьте кратки. Люди не читают длинных писем.

– В первых строчках должна быть раскрыта тема письма и то, чего вы хотите от получателя.

– В конце письма, перед вашей подписью, всегда должен быть призыв к действию.

– Прежде чем ставить в копию человека, хорошо подумайте, зачем вы это делаете, нужно ли ему быть в курсе этого письма.

– Перед тем как отправить письмо, всегда проверяйте текст на предмет ошибок и неточностей.

Помните, вы прежде всего предприниматель, а не оператор электронной почты.

Встречи

Соглашайтесь только на те встречи, которые действительно продвинут вас вперед к достижению ваших целей. Лучше отводить на встречи определенные дни в неделю и настаивать, чтобы встречались с вами именно в эти дни.

Например, понедельник у меня – день встреч со всеми сотрудниками. Среда и утро четверга – с партнерами во всех компаниях, а вторая половина дня – с клиентами.

Перед каждой встречей всегда формулируйте ее цель. Задайте себе вопрос: «Какого результата я хочу добиться в результате этой встречи?»

После встречи задавайте себе вопрос: «Я достиг того, чего хотел?»

Соглашайтесь только на те встречи, которые действительно продвинут вас вперед к достижению ваших целей.

Телефонные звонки

Если вам позволяет ваша текущая работа, рекомендую не отвечать на звонки по вашему мобильному и держать телефон в режиме «без звука». Раз в час или в два проверять, кто вам звонил, и отвечать на пропущенные вызовы, выделяя на это определенное время. Таким образом, как и при работе с почтой, вас не будут прерывать. Вы сможете делать важные дела, не отвлекаясь. И сэкономите уйму времени.

Предпринимателю так же важно знать, чего ему делать не стоит, как и то, на что необходимо тратить время и силы.

Прежде чем взяться за любое дело, согласиться на встречу, отвечать на письмо и звонок, задайте себе вопрос: «То, что я собираюсь сейчас сделать, приведет меня к реализации моих целей?»

Вы должны четко представлять цели своей компании на год и квартал и, исходя из них, принимать решения. Цели служат вам своеобразным фильтром для отбора всех поступающих предложений.

Как ставить цели компании?

Проводите ежегодно и ежеквартально сессии планирования с партнерами и коллегами. Принимайте планы и следуйте им. Здесь нет ничего великого.

Во всех своих компаниях я использую концепцию ТОП‑5 на год и квартал. Это пять главнейших задач, которые максимально приблизят компанию к успеху в этом квартале и году.

А дальше получается следующее.

Начинает работать фильтр целей, через который вы просеиваете весь входящий поток информации – звонки, письма и предложения о встречах.

Например, одна из ТОП‑5 задач в этом квартале – провести реорганизацию отдела продаж. В эту задачу входят такие затратные по времени дела, как подбор новых сотрудников, организация для них тренингов, написание регламентов работы отдела, разработка новой системы мотивации и другие подобные задачи, требующие временных затрат.

Вы открываете почту и видите, что ваш поставщик предлагает вам встретиться и обсудить текущие дела: объемы продаж, скидки и условия работы.

Что делать?

Отказывайтесь от встречи, переносите ее или делегируйте кому-нибудь ее проведение. Ваше время ограничено. Вы можете достичь ваших главных целей на год и квартал, только отказавшись от выполнения других вещей.

Вы должны сами выстраивать правила общения.

Да, в результате применения этих подходов многим вы покажетесь не очень приятным в общении и неотзывчивым человеком. Если вы все еще сомневаетесь, то задайте себе вопрос: вы хотите всем понравиться или быть успешным предпринимателем?

И то и другое одновременно, к сожалению, невозможно.

Руководство к действию

✓ Посетите курсы или прочитайте книгу про управление временем.

✓ Разработайте методику управления своим временем, которая подходит именно вам, исходя из специфики вашей работы.

✓ Попробуйте хотя бы один день не отвечать на электронную почту и мобильный телефон в режиме реального времени. Посмотрите, что из этого получится.

✓ Приучайте постепенно свое окружение к вашим правилам управления временем.