Ошибка 23

Раздувает штат сотрудников

Работа занимает все отведенное на нее время.

Закон Паркинсона

Идеальная картина ведения бизнеса для большинства предпринимателей – это когда вся работа в компании выполняется наемным персоналом, а ее владелец отвечает только за стратегическое развитие.

Однако, чтобы иметь возможность нанять людей, вы сначала должны сами заработать деньги, чтобы платить им зарплату. На начальном этапе вам придется делать практически все самому. Если, конечно, у вас нет инвестора, готового с первого дня выплачивать зарплату целому офису. Многие стартаперы разыскивают инвесторов, готовых содержать офис и еще платить зарплату владельцу бизнеса, но такие сказочные условия в реальном мире почти не случаются.

Оставьте мечты, будьте готовы работать сами. Только когда вы видите, что развили свой бизнес до такого уровня, при котором сами физически уже ничего не успеваете делать за 12 часов работы в день, и доходы от бизнеса позволяют нанимать сотрудников, пришло время искать людей.

Критерий для найма сотрудника в компанию на этом этапе развития бизнеса таков: сотрудник будет выполнять определенную работу вместо вас достаточно квалифицированно и экономить время собственника бизнеса.

При этом вы будете тратить свое время на деятельность, приносящую максимальный доход вашему бизнесу. В идеале владелец компании, при должном развитии бизнеса, уже не должен отвечать на телефонные звонки клиентов, заниматься закупками и организовывать доставку товаров. Задача собственника – общение с ключевыми и самыми крупными клиентами, разработка стратегии и контроль работы персонала.

Сотрудник будет выполнять определенную работу вместо вас достаточно квалифицированно и экономить время собственника бизнеса.

Владелец малого или среднего бизнеса не может позволить себе роскошь в виде большого количества сотрудников. Это в больших корпорациях или госкомпаниях могут позволить себе держать в штате «младшего помощника младшего аналитика по мерчендайзингу».

В малом и среднем бизнесе вам надо искать способы, чтобы заданные объемы продаж достигались как можно меньшим количеством сотрудников и один человек мог выполнять обязанности нескольких должностей.

Возьмем стандартную позицию секретаря в приемной. В большинстве компаний секретари отвечают на звонки, встречают гостей, а в остальное время сидят в социальных сетях или бродят по интернет-магазинам. Во всех моих компаниях секретари имеют дополнительные обязанности, кроме стандартного приема звонков и посетителей, подготовки кофе и слежения за порядком в офисе. В перерывах между приемами звонков они не ходят по интернет-магазинам (и не красят ногти J), а работают с документами для бухгалтерии. Или обзванивают клиентов компании по специальному скрипту, чтобы узнать их уровень удовлетворенности нашей работой.

В одной из компаний секретарь работает еще и на отдел маркетинга. Она регулярно обзванивает конкурентов, получает от них прайс-листы и коммерческие предложения, на основе которых маркетолог делает отчет о конкурентоспособности цен нашей компании на рынке.

В моей мебельной компании менеджеры по продажам исполняют еще и функции закупки товара, поэтому у нас в штате нет менеджера по закупкам.

Хороший секретарь всегда готов учиться и помогать другим отделам компании, чтобы со временем заняться более интересной работой, нежели делопроизводство. Пользуйтесь этим. Другие секретари вам и не нужны.

Владелец малого или среднего бизнеса не может позволить себе роскошь в виде большого количества сотрудников.

Когда у вас возникнет необходимость нанять нового сотрудника в штат, у вас есть две альтернативы:

• поручить исполнять эти функции кому-то из текущих сотрудников за дополнительное вознаграждение. Это будет значительно дешевле, чем брать нового человека;

• передать эту функцию на сторону (аутсорсинг).

Никогда не отдавайте на сторону бухгалтерию.

Мой опыт. Сторонние бухгалтеры не несут ответственность за цифры и отчетность. Для бухгалтера, которому поручено вести вашу компанию, вы один из 15 клиентов, которыми он занимается. Они ведь даже не подписывают документы, которые готовят. Обычно в случаях передачи бухгалтерии на аутсорсинг бухгалтером в компании остается генеральный директор. Он подписывает все документы и отвечает за их правильность.

Однажды наступит день, когда вы поймете, что персонал разросся до такой степени, что вы уже просто не помещаетесь в офисе. Держитесь до последнего, но не переезжайте, чтобы не нести дополнительные расходы. Купите столы поменьше, переставьте мебель, организуйте временные рабочие места, когда за одним столом могут работать несколько человек. Вам будет выгоднее потратить немного денег на профессионального дизайнера, который вам сделает правильный план расстановки мебели, и купить новые столы меньшего размера или другой формы, чем влезать в новые расходы по аренде или, хуже того, тратить деньги на переезд.

Мое правило – расширять площадь офиса только тогда, когда каждый день в течение месяца все сотрудники будут мне говорить о том, что им так уже невозможно работать. И если я сам увижу, что такая ситуация с рабочими местами влияет на качество работы компании.

С чистой совестью нагружайте своих сотрудников новыми обязанностями. У них точно есть время.

Когда ваши сотрудники начнут говорить вам, что они ничего не успевают и у них нет времени на дополнительные обязанности, помните: согласно исследованиям, сотрудник на работе занимается именно работой, то есть своими должностными обязанностями, всего около 30 % времени.

Вдумайтесь в эту цифру!

Любопытно, что они делают в остальное время? Я не знаю. Но только не работают на вашу компанию. Вот хотя бы один из фактов. Покупки в интернет-магазинах в три раза чаще совершают с рабочего компьютера, чем из дома.

Поэтому с чистой совестью нагружайте своих сотрудников новыми обязанностями. У них точно есть время!

Если объем работы все же больше, чем возможности персонала, наймите нового сотрудника. Зарплата относится к категории постоянных расходов, которые не зависят от объема продаж. Взяв на работу человека, вы должны уже в начале месяца обязательно выплачивать ему зарплату, несмотря на то, выполнен план продаж или нет.

В подавляющем большинстве компаний основная часть расходов – это заработная плата сотрудников и сопутствующие налоги. В компаниях сферы услуг, особенно в IT-бизнесе, зарплата может составлять до 90 % всех расходов компании.

Прежде чем нанимать нового сотрудника, ответьте, можно ли решить те задачи, которые он будет выполнять на своей должности, с помощью применения технологий?

Под технологиями я имею в виду внедрение программного обеспечения, которое автоматизирует работу людей и будет экономить время на работу. Если использовать современные технологии, один человек сможет выполнять работу двух или трех сотрудников.

Вспомните Генри Форда и его замечательный конвейер. После того как процесс сборки машин разделили на простейшие операции, Форду удалось сократить персонал и увеличить качество изделий.

Также рабочее время существенно экономится, когда все рабочие операции и функции сотрудников описаны с помощью бизнес-процессов. Для этого вам нужно разложить все процессы в вашей компании, такие, как продажи, закупки, доставки, на отдельные составляющие. Четко описать, что необходимо делать на каждом этапе, кто отвечает за данный этап и в каком месте переходит ответственность с одного сотрудника на другого.

Когда каждый сотрудник четко знает свои обязанности на определенном этапе, он тратит намного меньше времени на их выполнение. В результате один человек, вооруженный технологиями, четко зная свои обязанности, может выполнять работу, на которую в обычной ситуации требовалось несколько человек.

Конечно, проще всего нанять нового человека, чем делать достаточно нудную работу – садиться и разбираться в бизнес-процессах своей компании.

Возьмем опыт моего знакомого предпринимателя.

Так сложилось, что сама бизнес-среда заставила его внедрить технологии и бизнес-процессы, что существенно сократило затраты на персонал. Он решил попробовать себя в международном бизнесе и открыл компанию в Германии. Компания занималась производством и дистрибуцией расходных материалов для офисной оргтехники.

Через год в компании начали расти обороты. Количество ежедневных отгрузок товара увеличилось, и штатный кладовщик перестал справляться.

Как бы мы поступили в такой стандартной ситуации в России?

Конечно, наняли бы еще кладовщика. Его зарплата, например в Москве, составит 30 тысяч рублей в месяц. И это достаточно небольшие расходы даже для компании малого бизнеса.

Но в Германии ситуация совершенно иная. Зарплата и сопутствующие налоги там намного больше. Также в этой стране более жесткие законы, которые регулируют отношения сотрудников и работодателя. Поэтому компенсации при увольнении существенно выше, чем у нас.

Сделав все расчеты, наш предприниматель понял, что ему накладно нанимать нового человека на склад. Выход был один. Автоматизировать отгрузки товара таким образом, чтобы один человек справлялся с возросшим объемом работы.

На это пришлось потратить месяц. Понадобилось детальное описание всех бизнес-процессов, касающихся работы склада. Все этапы и операции по отгрузке были задокументированы, и каждый сотрудник, связанный с приемом и отгрузкой товара, четко знал свои обязанности и сферу ответственности.

Спустя еще год, когда обороты выросли еще больше, процессами приема и отгрузки товара по-прежнему успешно управлял один сотрудник, а владелец компании сэкономил около 40 тысяч евро чистой прибыли в год, которые бы потратил на зарплату и налоги.

Конечно, проще всего нанять нового человека, чем делать достаточно нудную работу – садиться и разбираться в бизнес-процессах. А потом еще и внедрять их. Это одна из причин, почему многие предприниматели раздувают свой штат.

Удивительно видеть, как в небольшой компании в бухгалтерии работают три или четыре человека. А ведь годовая зарплата даже самого простого сотрудника бухгалтерии, включая налоги, составит 600 тысяч рублей в год. И это расходы из вашей чистой прибыли!

Внедряйте в своей компании обучение сотрудников новым навыкам. Большинство сотрудников из тех, кто хочет расти и развиваться, будут только рады изучить новые навыки. Всегда преподносите им такую работу как возможность карьерного роста.

Правильность такого подхода доказывает и большое количество опросов. Сотрудников различных компаний спрашивали, что они больше всего ценят в своей работе. Большинство опрошенных в первой тройке ответов поставили возможность получения новых навыков и развития себя как профессионала.

В обучении дополнительным навыкам, так же как и во всем, конечно, следует знать меру. Не стоит просить менеджеров по продажам в свободное время заниматься уборкой офиса и таким образом экономить на услугах клининговой компании:).

Очень наглядный показатель того, эффективно ли вы нанимаете людей из года в год, – это значение чистой прибыли вашей компании на одного сотрудника в год. Для расчета этого показателя возьмите вашу прибыль за предыдущие годы и разделите на количество сотрудников, которые работали у вас в каждый из этих периодов.

Вы увидите динамику и показатели того, приносит ли вам дополнительную прибыль увеличение штата или нет.

Руководство к действию

✓ Составьте список всех ваших сотрудников и напишите рядом с каждым, какие еще функции он может выполнять в вашей компании в течение рабочего дня.

✓ Прежде чем принять решение о найме нового человека в компанию, задайте себе следующие вопросы:

 можно ли функции, которые должен выполнять новый человек, перераспределить между текущими сотрудниками компании?

 можно ли с помощью автоматизации бизнес-процессов и внедрения новых технологий выполнения работы обойтись без найма этого человека?

✓ На собеседовании всегда говорите про появление дополнительных функций в работе и отражайте это в должностной инструкции и трудовом договоре.

✓ Ежегодно считайте значение чистой прибыли компании на одного сотрудника.