Для успешной работы салона красоты необходимо правильно вести документацию и хранить информацию. Для того чтобы не «тонуть» в бумагах, следует по возможности больше использовать электронные носители.

Необходимые документы.

– Журнал записи клиентов в виде книги, отдельных листов или отметки в компьютере. Правила ведения журнала: администратор записывает фамилию и имя клиента, вид услуг, указывает время, затрачиваемое на услугу, контактный телефон клиента. Любое исправление в журнале должно быть обосновано администратором. При исправлениях запрещено использовать штрих-корректор.

– Индивидуальная карта клиента. Раньше информация записывалась на карте, сейчас же – в компьютере. Содержит всю информацию о клиенте, в том числе контактную, а также его историю посещения и покупок. В последние годы все более широко для этого используются программы 1С или Universe.

– Лист ежедневного отчета администратора. Он содержит: дату заполнения, фамилию администратора, а также фамилию, имя клиента, наименование оказанной услуги, фамилию обслуживающего специалиста, сумму, уплаченную клиентом, наименование проданного товара, его стоимость. Здесь же подводится кассовый итог за смену. На обратной стороне отчета ведется таблица текущих расходов, где указывается, кто и с какой целью получил деньги, в какой сумме, ставятся подписи получившего и выдавшего деньги сотрудников.

– Наряд работ – форма учета расходных материалов при оказании услуги. Заполняется специалистом и сдается администратору в момент оплаты клиентом услуги. В наряде работ указывается порядковый номер процедуры, дата заполнения, фамилия, имя клиента, наименование выполненной услуги, количество и стоимость израсходованных средств, подпись специалиста и администратора.

– Книга кассира-операциониста. Ведет ее администратор как кассир-операционист в соответствии с нормативами Минфина и ФНС России.

– Журнал учета услуг, оплаченных по безналичному расчету. Его ведет администратор с целью учета оказанных услуг и последующего списания денежных средств. В журнал заносятся следующие сведения: дата посещения и получения услуги, фамилия, имя клиента, список оказанных услуг, их стоимость, подпись клиента, получившего услугу, подпись специалиста, оказавшего услугу. В данном журнале учитываются корпоративные клиенты.

– Журнал учета продаж с витрины. Учитываются: дата продажи, наименование, артикул и количество проданного товара, фамилия, имя клиента, сделавшего покупку, стоимость проданных товаров, фамилия продавца. Эта информация может заноситься в компьютер.

– Журнал заявок на расходные материалы. Заполняется сотрудниками по необходимости, контролируется администратором. В журнале указывается дата заказа, фамилия специалиста, внутренние учетные коды материалов, необходимое их количество, подпись управляющего, ознакомленного с заказом, дата заказа, предполагаемая дата доставки, реальная дата доставки, подпись администратора, получившего заказ.

– Журнал поступлений и движения товара. Ведется для оперативного учета движения косметической продукции и аксессуаров на предприятии.

– Журнал учета стирки белья. Ведет администратор или ответственный специалист, назначенный директором. В журнале указывается дата отправки белья в прачечную, спецификация белья, его количество, фамилия доставившего белье в стирку, срок возврата из прачечной, фамилия принявшего белье из стирки.

– Список сотрудников с адресами и телефонами. Составляется директором, находится у начальника отдела кадров или же ответственного по кадрам в соответствии с требованиями участкового инспектора. Кадровые документы должны храниться в сейфе. Доступ к ключу от сейфа ограничен ответственным по кадрам и директором предприятия. Если салон красоты имеет сеть, то доступ к этому ключу должен иметь управляющий филиала.

– Материалы или журнал изучения конкурентов. Его ведет ответственный за маркетинговые исследования. Это может быть специалист-маркетолог или же лицо, назначаемое директором, с четко указанными директивами. При этом заполняются в журнале или на компьютере установленные формы на основании данных, полученных в результате посещений конкурентов или же их обзвона. В журнале отмечаются названия конкурирующих предприятий, основные виды услуг, их стоимость, а также новинки услуг и товаров.

– Материалы или журнал учета эффективности рекламных акций. Заполняет журнал ответственный по маркетинговым исследованиям. Часто это поручается секретарям или сотрудникам на входе салона. Они должны обязательно спрашивать новых клиентов, каким образом они нашли салон, и делать отметки в журнале или же в установленных формах на компьютере. На основании этих данных определяется эффективность рекламных и других средств, которые «привели» клиента в салон. В материалах учитывается количество звонков, источник информации, количество записавшихся и число первичных посещений.

Часть документов составляется, ведется и хранится непосредственно директором, управляющим или главным бухгалтером.

– Папка учредительных документов, куда входит пакет регистрационных документов предприятия:

● устав предприятия салонного бизнеса;

● учредительный договор или решение о создании фирмы;

● приказ о назначении на должность руководителя или доверенность от предприятия;

● свидетельство о государственной регистрации предприятия;

● справка Госкомстата о присвоении регистрационных кодов;

● свидетельство ГНИ о постановке на учет;

● договор аренды (с регистрацией, например, в Москомимуществе) или свидетельство о праве на собственность;

● свидетельство о внесении в Единый государственный реестр юридических лиц;

● свидетельство о внесении в реестр субъектов малого предпринимательства;

● разрешение на деятельность от районной управы (выдается бесплатно);

● договор с управой на обслуживание малообеспеченных граждан.

Дополнительно в папке может находиться:

● паспорт рекламного места, вывески и т. д.;

● договор аренды земли (с кадастровым планом);

● сертификат соответствия (сертификация производится на добровольной основе);

● гарантийные сроки на услуги и процедуры, утвержденные руководителем предприятия салонного бизнеса;

● журнал регистрации проверок контролирующих организаций и акты этих проверок.

Обязательной является папка со следующими сертификатами:

● сертификаты на материалы, использованные при ремонте помещения;

● сертификаты на все виды используемого в салоне оборудования;

● сертификаты на дезинфицирующие средства хранятся у ответственного за санитарно-эпидемиологическое состояние вашего предприятия, там же должны храниться нормы расхода дезинфицирующих средств;

● сертификаты на всю косметическую продукцию, продаваемую и используемую на предприятии.

Обязательными также являются документы ЦГСЭН. За наличие этих документов отвечает лично директор, а сохранность обеспечивает бухгалтер или ответственный за санитарно-эпидемиологическое состояние предприятия салонного бизнеса в соответствии с требованиями ЦГСЭН. Состав этих документов:

● санитарно-эпидемиологическое заключение на осуществление деятельности;

● утвержденная в СЭС программа производственного контроля;

● протоколы смывов, замеров температурного режима и микроклимата предприятия;

● санитарный паспорт данного филиала салона красоты;

● журналы учета дезинфицирующих средств, работы бактерицидной установки и автоклава.

Администратор и мастера должны иметь материалы, связанные с санитарией, гигиеной, техникой безопасности на рабочих местах. Это следующие документы:

● график санитарных дней предприятия;

● ассортиментный перечень услуг с расценками, утвержденный руководителем;

● договор на вывоз волос; договор на вывоз баллончиков от лаков;

● договор на утилизацию люминесцентных ламп (для солярия);

● договор на обслуживание с прачечной (стирка белья);

● договор на техническое обслуживание с ЖЭКом или РЭУ (электрика, водоснабжение);

● договор на вывоз твердых бытовых отходов;

● медицинские книжки (на всех работающих мастеров и сотрудников предприятия);

● медицинская лицензия (если ведется медицинская деятельность).

Помещение каждого салона красоты должно быть построено и обслуживаться по нормативным требованиям. Директор назначает ответственного по технике безопасности из числа руководства. Обязательными являются следующие технические документы:

● схема помещения;

● схема разводки электричества;

● схема водоснабжения;

● схема вентиляции;

● схема канализации;

● поэтажный план предприятия.

За охрану труда и кадровую документацию отвечает директор, а ведет эту документацию ответственный за кадровые вопросы или ответственный за охрану труда в соответствии с требованиями Инспекции по труду. Кадровая документация должна содержать:

● приказы по кадрам (Т-формы), журнал учета приказов;

● трудовые книжки персонала;

● журнал учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним;

● штатное расписание предприятия (Т-форма);

● табель учета рабочего времени (Т-форма);

● документы по оформлению командировок (командировочные удостоверения, журнал учета выдачи командировочных удостоверений и др.);

● трудовые договоры и дополнения к ним;

● должностные инструкции;

● личные дела сотрудников (сюда же входят дипломы об образовании, документы о повышении квалификации сотрудников-специалистов);

● правила внутреннего трудового распорядка;

● номенклатура дел кадровых документов;

● документы о прохождении аттестации;

● заявления, справки с места работы;

● график отпусков.

Инструкции по охране труда:

● приказ о назначении ответственного за соблюдение и обучение по охране труда;

● удостоверение инструктора по охране труда;

● журналы инструктажа – вводный и постоянный.

Ответственность за полную пожарную безопасность несет генеральный директор. Он обязан приказом назначить ответственных по пожарной безопасности по всем филиалам сети салонов красоты. Эту документацию ведет бухгалтер или ответственный за пожарную безопасность на предприятии.

Состав документации:

● заключение пожарной инспекции;

● приказ о назначении ответственного за соблюдение и обучение пожарной безопасности;

● удостоверение инструктора по пожарной безопасности;

● журналы инструктажа – вводный и постоянный;

● техническая документация на пожарную сигнализацию, договор на периодическое обслуживание и контроль;

● технический отчет об изоляции и измерении напряжения в сети;

● схемы эвакуации.

На каждом предприятии должны иметься документы для потребителя. Они должны предоставляться по первому требованию клиента. Их состав:

● Федеральный закон от 30 марта 1999 г. № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»;

● санитарно-эпидемиологические правила и нормативы СанПиН 2. 1. 2 1199–03.

● Закон РФ от 7 апреля 1992 г. № 2300–1 «О защите прав потребителей»;

● Книга отзывов и предложений в соответствии с законом «О защите прав потребителей»;

● правила бытового обслуживания населения РФ;

● копия санитарно-эпидемиологического заключения на ведение деятельности;

● копия медицинской лицензии (при оказании медицинских услуг населению);

● копия свидетельства о государственной регистрации предприятия;

● список телефонов контролирующих организаций.

На информационном столике или на стойке администратора для клиентов и посетителей должны быть обязательно доступны:

● прейскурант на услуги с обязательными атрибутами: дата, подпись директора и печать;

● ценники на товар с обязательными атрибутами: дата, подпись директора, печать;

● каталоги услуг предприятия;

● книга жалоб и предложений;

● каталоги товаров предприятия;

● информационные материалы для продвижения услуг и товаров.

Все расходные материалы регистрируются в журнале:

● накладных на перемещение материальных ценностей по предприятию (специалисту в работу, на витрину для продажи и т. п.);

● накладных на возврат материальных ценностей со склада специалиста на основной склад.

Обязательно наличие кассового аппарата. Он включается и проверяется в начале рабочего дня. Книга кассира-операциониста должна быть заполнена перед началом смены: дата, остаток денег в кассе.

Каждому клиенту необходимо выдавать кассовый чек или бланк строгой отчетности. Последовательность расчета с клиентом за услугу или покупку следующая: вначале берутся деньги, пробивается и дается чек, а потом сдача.

Денежные средства учитываются с помощью:

– Z-отчета по кассовому аппарату;

– заполнения книги кассира-операциониста;

– ежедневного заполнения кассовой книги;

– ежедневного оформления приходно-кассовых ордеров.

Периодически на предприятии должна проводиться инвентаризация. Контроль над расходными средствами производится по результатам инвентаризации, которая проводится не реже одного раза в 3 месяца на основании приказа директора предприятия. Приказ может быть издан в начале года. В нем должны быть указаны члены комиссии по инвентаризации, а также порядок ее проведения. Объектами периодических инвентаризаций чаще всего являются:

● витрины для продажи товаров домашнего применения;

● основной склад предприятия;

● склады специалистов или специализированных кабинетов;

● основные средства в виде оборудования, мебели, инструментов;

● продукция, находящаяся в работе у специалистов.

Компьютерный учет с помощью различного рода программ уже давно используется за рубежом и все шире в России.

Программные продукты по управлению фитнес-центрами стоят в три и более раз дороже других. При этом они часто не имеют возможности совместной работы с другими программами. Поэтому салону красоты в фитнес-центре приходится вести отдельный учет.

Преимущества электронного учета перед бумажным:

● быстрота операций;

● возможность получения разнообразных аналитических данных за любой период времени;

● оперативное ведение склада и возможность проведения «внезапных» инвентаризаций;

● автоматическое информирование о необходимости заказа расходных материалов;

● ведение полной базы данных клиентов, помощь в разработке продуманной маркетинговой и ценовой политики предприятия;

● напоминание о днях рождения клиентов;

● быстрый и практически безошибочный расчет клиентов после обслуживания и покупок;

● эффективное ведение записи на обслуживание;

● учет всех пожеланий клиентов и мн. др.

С целью эффективного управления предприятием и повышения отдачи на каждом рабочем месте целесообразно проводить периодическое обучение сотрудников по основной специальности и работе с компьютером.