Когда Джесси удается взять себя в руки, установить контакт с аудиторией и вызвать у нее интерес к теме своего выступления, настает пора как можно четче и яснее донести до нее содержание своей презентации. Большинство людей считают хорошими инструментами в подготовке и проведении презентации заранее приготовленные печатные материалы и программу PowerPoint. Однако очень часто ими злоупотребляют, и PowerPoint помогает скорее погрузить аудиторию в состояние скуки. Так же быстро наскучивают слушателям и раздаточные материалы.

Все имеет значение. Люди бессознательно улавливают все происходящее во время презентации. И у вас есть возможности использовать это в своих интересах. Вот какие факторы вы можете принять во внимание.

• Стены. Нельзя ли развесить на них плакаты, наглядно подчеркивающие основные моменты вашего выступления?

• Наглядные пособия. Не могут ли они подчеркнуть или проиллюстрировать излагаемые вами идеи?

• Сиденья. Нельзя ли расположить столы и стулья так, чтобы это помогало создать такую атмосферу, которая желательна вам?

• Музыка. Аудитории вряд ли стоит слушать музыку во время вашего выступления, но это не означает, что вы не можете использовать ее в своих интересах.

• Запахи. Они очень быстро воздействуют на эмоциональное состояние человека. Подумайте, какими ароматами вы хотели бы наполнить конференц-зал?

• Одежда. Что ваш наряд говорит о вас?

Об этих вещах стоит подумать даже прежде, чем анализировать возможности использования классических материалов, помогающих проводить презентацию.

Когда Джесси выступает, она всегда пытается в чем-то убедить своих слушателей, что-то внушить, навязать им. И если они не знают, зачем им это нужно, то очень скоро отключаются и вдруг находят более интересные предметы для размышления: покупки, необходимость отвезти машину в ремонт, планы на выходные и даже прогулка с собакой – все это для них интереснее, чем выступление. Чтобы не допустить подобного, вы должны регулярно возвращать внимание аудитории к себе. Слушателей надо интриговать, чтобы они не захотели упустить что-то важное.

Кроме того, есть возможность еще сильнее привязать слушателей к себе, поддерживая в них тесную связь с тем, что вы говорите. Если то, о чем вы рассказываете, перекликается с их жизненным опытом, они будут с большим интересом слушать вас, будут уделять вам больше внимания. Выступая перед врачами, Джесси, вместо того чтобы говорить: «Теперь давайте посмотрим на цифры, свидетельствующие о том, насколько выгодным для вас в финансовом плане является наше предложение», могла бы сказать так: «Представьте, что вы могли бы сократить издержки на 10 процентов, при этом обеспечивая еще более полное обслуживание пациентов… Вот я и хочу показать вам, как это сделать».

В этом случае собравшимся врачам будет очень интересно узнать, что же она скажет дальше. Они будут готовы выслушать более сложные объяснения и будут чувствовать себя достаточно комфортно и уверенно, чтобы задавать вопросы. В прошлом Джесси раздавала аудитории материалы своих презентаций, где вкратце обрисовывались те вопросы, о которых она собиралась поговорить. Она считает, что ее слушатели нуждаются в этих данных и могут потом использовать их как справочную информацию. Может, это и так, но существуют другие способы достичь той же цели, которые в большей степени способны вовлечь аудиторию.

Существуют 2 типа так называемой раздатки. Материалы первого типа содержат важную информацию, которую действительно надо знать. Для Джесси это, как правило, сведения, тесно связанные с ее продажами. Система ценностей компании, которую она представляет, категории клиентов, рекомендации, немного истории организации – все это входит в стандартный набор материалов. Однако здесь ни в коем случае нельзя ограничиваться только текстовыми материалами. Наглядность – ключ к успеху. Картинки, используемые для наглядной иллюстрации идей или в качестве контраста, сильнее и быстрее воздействуют на мозг. Цель материалов такого рода – представить информацию увлекательным образом. Если люди даже не заглянут в полученные материалы, то какой от них толк?

Материалы второго типа – это система ведения конспектов, основанная на адаптированных тезисах квантовой теории. Идея такая: лист бумаги складывается по вертикали вдвое, так что одна часть составляет четверть листа, а вторая – три четверти. То, что мысли слушателей во время презентации блуждают, – нормальное явление. Главное – не допускать, чтобы аудитория уходила в своих мыслях слишком далеко и надолго. Так вот, предлагаемая система как раз и призвана ограничивать эти блуждания. В левой, более широкой части листа слушатель конспектирует те идеи из вашей презентации, которые ему хотелось бы запомнить. В правой части он может записывать все, что приходит ему в голову, – например, описывать чувства, вызываемые вашим выступлением, или что-то совершенно постороннее.

Готовя такие специальные листы для аудитории, вы можете также заранее разделить их по главам и сопроводить заголовками или вопросами, которые обсуждаются во время презентации. Это поможет удерживать внимание слушателей на том, что вы им говорите, и одновременно позволяет получить более структурированные конспекты.