Мы уже давно считаем телефон чем-то само собой разумеющимся. Мы настолько привыкли к нему, что теперь вы найдете его не просто в каждом доме, а в каждой комнате, а вскоре он будет и в каждом автомобиле. Но мало кто задумывается о том, чтобы использовать телефон с максимальной эффективностью. Необходимо признать, что, оказывая нам колоссальную помощь в работе, телефон может стать одной из главных причин потери времени.

Да, с помощью телефона вы можете в течение нескольких секунд связаться с кем угодно. Но и другие люди точно так же могут разыскать вас в любой момент. Это обстоятельство может внести хаос в ваши планы и распорядок дня.

Поэтому надо раз и навсегда решить, что телефон предназначен для вашего удобства. Вы должны сами определить, кто и когда может вам позвонить. Если у вас есть секретарь, научите его отсеивать все ненужные звонки. Или используйте автоответчик, чтобы у вас была возможность перезвонить в удобное для вас время.

Не забывайте также, что телефон позволяет другим людям тратить ваше личное время, в том числе и дома. Если вы не примете меры, любой сможет оторвать вас от семейных дел или от отдыха. Не допускайте этого. Проводя время с семьей или друзьями, не подходите к телефону. Используйте автоответчик или голосовой почтовый ящик либо просто отключите телефон. Ваши родные и друзья слишком важны для вас, чтобы отвлекаться от общения с ними на постоянные звонки.

Помимо контроля над входящими телефонными звонками, вы должны научиться разумно тратить время, когда звоните сами. Составьте план предстоящего разговора. Все мы грешим тем, что тратим свое и чужое время и деньги из – за того, что не продумываем как следует содержание беседы. Ведь вы не раз слышали или говорили сами: «Постойте, я хотел еще что-то сказать, но что именно, вылетело из головы. Перезвоню, когда вспомню». Такое случалось с каждым. Мало того что в данном случае попусту тратится драгоценное время, это еще и демонстрирует ваш непрофессионализм.

Что делать? Перед каждым телефонным звонком записывайте ключе-вые темы, которые хотели бы обсудить. Это делает разговор эффективнее, короче и профессиональнее. Кроме того, у вас останется «протокол» состоявшейся беседы.

Если возникнет необходимость вспомнить, о чем вы говорили, вся информация будет у вас под рукой. Например, вы можете спросить: «Джон, как обстоят дела с теми четырьмя пунктами, которые мы обсуждали?» Если он удивится и скажет, что ни про какие четыре пункта разговора не было, вы можете молча протянуть ему листок, на котором записаны вопросы, затронутые в ходе беседы.