Вопросники самоконтроля (далее вопросник) представляют собой довольно специфичный инструмент. Однако они используются во многих профессиях намного чаще, чем может показаться. По сути, вопросник представляет собой шпаргалку, в которой отражены наиболее важные моменты планируемого процесса или процедуры. Он полезен как начинающим аудиторам, так и продвинутым аудиторам (например, при контроле полноты и качества работы начинающих аудиторов). Также информация из вопросников может использоваться для унификации результатов проектов внутреннего аудита, а также для формирования статистических данных определенного содержания и в определенном формате. И это далеко не исчерпывающий список вариантов применения вопросников.

Формат и содержание вопросников определяются теми задачами, которые предстоит решить. Рассмотрим вопросник, представленный в табл. 24. Он использовался для повышения квалификации начинающих внутренних аудиторов в области описания и анализа процессов, а точнее этапов процессов. Это достигалось за счет фокусирования внимания на определенных элементах системы внутреннего контроля и процесса. Начинающий аудитор заполнял несколько вопросников по ходу проекта.

 

_{Таблица 24. Пример вопросника самоконтроля}

 

Раздел 1 «Статус по ключевым целям контроля в рамках процесса» – здесь необходимо оценить, во-первых, наличие указанных целей на этапе процесса, а во-вторых, достижение этих целей системой внутреннего контроля этапа процесса. Если цель контроля является актуальной и достигается, то ставится отметка в графе «Да». Если она является актуальной, но не достигается, то ставится отметка в графе «Нет». При наличии отметки в графе «Нет» необходимо пояснить в графе «Примечания» причину отсутствия цели. Если цель контроля является неактуальной, то в обеих графах ставятся прочерки. В этом случае также необходимо пояснить причину прочерков.

Раздел 2 «Статус по системе контроля» – в данном разделе используются всего два пункта. Пометка в графе «Да» означает дублирование контрольных процедур и/или адекватное разделение полномочий. Необходимо пояснить, почему разделение полномочий адекватно. Пометка в графе «Нет» означает отсутствие дублирования контрольных процедур и/или адекватного разделения полномочий. Необходимо пояснить, почему дублирование контрольных процедур отсутствует.

Раздел 3 «Статус по эффективности процесса» – наиболее развернутый раздел, состоящий из 12 подпунктов, предназначен для всесторонней оценки фундаментальных параметров этапа процесса. Разберем каждый подпункт.

• Пункт 3.1 «Соблюдение концепции “затраты/выгоды”» в рамках процесса» – соблюдать данную концепцию – значит принимать ключевые решения из соображений экономической целесообразности. Пометка в графе «Да» означает, что решения именно так и принимаются. В этом случае необходимо пояснить на существенных примерах причину такой отметки.

• Пункт 3.2 «Соблюдение концепции Change Control – процесс способен адекватно меняться в ответ на влияние внешних и внутренних факторов» – примером такого механизма является наличие процесса изучения рынка в составе процесса «Продажи» (маркетинговые исследования и т. д.). Изучение рынка способствует многочисленным изменениям в процессе «Продажи» (например, изменение ценовой политики) и в ряде сопутствующих процессов (например, изменение линейки выпускаемой продукции). Пометка в графе «Да» означает, что концепция соблюдается. В этом случае надо пояснить, за счет чего это достигается.

• Пункт 3.3 «Распределение полномочий в процессе соответствует распределению ответственности» – за счет правильного соотношения полномочий и ответственности достигается балансировка процесса. Пометка в графе «Да» означает, что соотношение правильное. В этом случае необходимо на существенных примерах пояснить, что это так.

• Пункт 3.4 «Скорость исполнения этапов процесса адекватна» – в этом случае можно дать как субъективную оценку (исключительно мнение внутреннего аудитора), так и в определенной степени объективную оценку (например, по аналогии с сопоставимыми объектами аудита, на основании мнения экспертов). Разумеется, предпочтение отдается более объективным оценкам. Отметка в графе «Да» означает, что скорость адекватна. В этом случае необходимо пояснить, за счет чего это достигается.

• Пункт 3.5 «Достаточность ресурсов для осуществления процесса» – понятие ресурсов трактуется в расширительном смысле (кроме персонала). Отметка в графе «Да» означает, что ресурсов достаточно. В этом случае необходимо показать, что поступления ресурсов за вычетом оттока ресурсов соответствуют потребности процесса.

• Пункт 3.6 «Достаточность квалифицированного персонала для осуществления процесса» – по аналогии с предыдущим пунктом. Отметка в графе «Да» также требует пояснения.

• Пункт 3.7 «Дублирование этапов процесса» – дублирование приводит к неэффективному расходованию ресурсов. Отмечается как в рамках одного процесса, так в рамках нескольких процессов. Отметку в графе «Нет» необходимо прокомментировать.

• Пункт 3.8 «Повторы этапов процессов» – также приводит к неэффективному расходованию ресурсов. Отмечается как в рамках одного процесса, так и в рамках нескольких процессов. Отметку в графе «Нет» необходимо прокомментировать.

• Пункт 3.9 «Неэффективное дробление или укрупнение этапов процесса» – неэффективное дробление приводит к увеличению существенности рисков, связанных с организацией процесса (например, чем длиннее цепочка согласующих лиц, тем дольше проходит согласование). Неэффективное укрупнение этапов процесса увеличивает существенность рисков, связанных с качеством выполнения процесса (например, необходимость переключения с одного вида работ на другие виды работ может приводить к увеличению ошибок). Отметку в графе «Нет» необходимо прокомментировать.

• Пункт 3.10 «Наличие механизмов самосовершенствования процесса» – к механизмам такого рода относится, например, периодическая переаттестация сотрудников. Отметка в графе «Да» требует перечисления имеющихся в процессе механизмов.

• Пункт 3.11 «Необходимость и возможность автоматизации процесса» – отметка в графе «Нет» требует привести веские доводы отсутствия как необходимости, так и возможности. Бывают ситуации, когда необходимость присутствует, а возможность нет. Такие ситуации также требуют комментариев.

• Пункт 3.12 «Наличие лучших практик» – речь идет об оценке целесообразности тиражирования различных аспектов анализируемого процесса в прочих процессах. У начинающих аудиторов заполнение данного пункта вызывает максимум затруднений, поскольку способность выявления лучших практик напрямую зависит от опыта и кругозора внутреннего аудитора. Отметка в графе «Нет» требует пояснений.

 

В большинстве случаев (кроме пункта 3.12) наличие отметки в противоположной графе означает, что данный аспект процесса представляет собой фактор риска той или иной степени существенности.