Войти в систему
Войти с помощью соц. сетей:
Перечислим, почему важно включить постановку задач в ваш утренний распорядок.
Разберем каждый из этих пунктов.
Я правда должен сделать это сейчас?
Я правда должен сделать именно это?
В повседневной суете мы иногда задаемся такими вопросами, но не всегда можем высказать их напрямую — из-за своего положения или чтобы никому не надоедать. Порой нам просто не хватает времени задуматься об этом, поэтому мы продолжаем двигаться по инерции. Случается с вами такое?
Дело в том, что вы не привыкли к решительности.
Например, люди, которые подолгу отвечают на письма, не решили, какой ответ они хотят услышать. А человек, который жалуется, что работа всегда занимает много времени, но продолжает ее выполнять, не пытается принять решение и улучшить рабочие процессы.
Ставя себе задачи, вы сможете выработать привычку к решительности. И под решительностью я подразумеваю способность выявлять цели, симпатии и антипатии, делать быстрые суждения и распределять задачи.
Смысл каждого дня может быть совершенно разным («сегодня я все сделаю!» или простое выполнение обыденных задач), как разным бывает и чувство удовлетворения и достижения. Начните с мелочей и заведите привычку немедленно принимать решения и обосновывать их.
Ежедневный выбор, даже если он окажется ошибочным, — верный путь к совершенствованию навыка принятия решений. По мере его развития вы сможете сокращать время, затрачиваемое на работу.
При постановке задач во время утреннего часа вы не сможете вместить в список информацию обо всем, что произойдет в течение дня, поэтому нужно тщательно отобрать каждый пункт.
Например, распространенной практикой является презентация незавершенной работы со словами «Это текущая стадия, показываем на всякий случай», хотя другой стороне требуется только финальный вариант. Не стоит относиться к такой презентации как к срочной и важной задаче или тем более выполнять ее первым делом с утра. Что сможет сделать с незаконченными материалами тот, кому вы их представляете?
Разделение задач также эффективно помогает выявить те действия, которые мы выполняем не вполне осознанно.
Функция «копия» в электронных письмах также часто используется «на всякий случай». Разве вам не встречались письма со множеством адресатов в копии, которые как бы говорят: «Надо бы и этого человека оповестить на всякий пожарный»? Но если адресат из копии не посмотрит письмо, вины его в этом нет. И вместо упреков в невнимательности гораздо проще отправить письмо непосредственно этому человеку. Некоторые топ-менеджеры даже не смотрят на письма, которые отправлены им «в копии», это особенно актуально для занятых людей.
Не тратьте впустую свое и чужое время, избавьтесь от привычки действовать «на всякий случай». Твердо придерживайтесь задач, поставленных в ходе утреннего часа.
Реформа стиля производства, сокращение сверхурочных часов, повышение производительности и продвижение удаленной работы — важные темы, которые интересуют многих и вызывают бурные дискуссии. По моему мнению, ключом к решению этих вопросов является визуализация «нормальной» работы и разделение опыта между всеми.
Проблему переработок обычно списывают на проблемы личности (отсутствие привычки к делегированию задач, легкомысленная оценка труда, дискомфорт, если не каждое задание выполнено идеально). Но как ответить на конкретные вопросы: «Не слишком ли переоцениваю я свои силы?», «Как узнать, что слишком легко, а что в самый раз?» — если не сравнивать себя с другими?
Даже если речь идет об электронной переписке или подготовке документов, разные люди выполняют эти действия по-разному. Если мы сможем создать среду, где нормой будет быстрое и точное выполнение задач и где принято делиться и обмениваться опытом, производительность труда резко возрастет.
Если вы визуализируете работу, которую выполняете так или иначе, то сможете сравнить себя с теми, кто совершает те же действия, а при сравнении сможете понять, где поступаете не так, как нужно. Также можно спросить старшего коллегу или человека, который умеет выполнять эту работу: «Как вы поступаете в таких случаях?» — и получить нужный совет. В результате вы сможете точно оценить свои действия.
На лекции для будущих менеджеров я услышала от одного из участников такую историю: «Когда я прихожу к начальнику со свежей идеей, он говорит: “Отлично! Приступай!” — и тут же поручает мне новый проект. Я ценю это, но не могу заниматься им сверх того, что у меня уже есть... Тем более что проект еще не готов».
Рассказчик был опытным, быстрым, внимательным, ответственным работником и пользовался доверием окружающих. Часто говорят: «Поручайте работу занятым людям», однако чем вы профессиональнее, тем больше работы вам доверяют, и чем успешнее вы ее делаете, тем больше заданий получите и тем больше вам придется работать. Порой это приносит удовлетворение, но также будет большим психологическим бременем.
Проблема здесь в том, что люди, которые отлично справляются со своей работой, часто не знают рабочие процессы так хорошо, как нужно. У них нередко возникает ощущение, что быстрее сделать самому, нежели объяснить процесс и поручить задачу кому-то другому. В результате работа наваливается на них как снежный ком и никогда не уменьшается.
Чтобы не загнать себя и не оказаться погребенным под завалом работы, которая превышает ваши возможности, важно ставить себе конкретные задачи. Разберите, что вам нужно сделать, обдумайте это должным образом, чтобы сказать: «Да, я могу выполнить новое задание здесь и сейчас, но мне нужна помощь со всем остальным» — и проблема исчезнет.
Приходилось ли вам задумываться, почему о том или ином действии спрашивают только вас, хотя вокруг много других работников? Возможно, в ответ на предложение погуглить вы часто слышите: «Нам трудно разобраться, поэтому мы хотим спросить вас».
Подобные вопросы часто имеют скрытое значение, которое можете знать только вы. Разъяснение вашей рабочей механики похоже на составление ответов к разделу «FAQ о том, что вы делаете». И если вы считаете, что даже в привычной рутине, о которой вам задают одни и те же вопросы, спрятаны сокровища — именно ваши уникальные решения рабочих задач, — то разве это не делает вашу работу немного приятнее?
Создание списка задач в утренний час — это вербализация действий, которые вы обычно делаете бессознательно. Если облечь в слова эти действия, то вы сможете:
1) проанализировать, какие навыки у вас есть;
2) выразить их так, чтобы они стали понятны другому человеку;
3) стандартизировать и систематизировать процессы, чтобы их могли выполнить все, а не только вы.
После этого вы сможете делегировать свои задачи другим. Коллеги будут довольны, а вам будет легче. Кроме того, когда вы смотрите на рабочий процесс с точки зрения «давайте я вас научу», меняется способ вашего общения, и вы сможете получить новое удовольствие в своей повседневной деятельности.
Постановка задач позволит вам понять, что было сделано, а что нет, и выявить пробелы в оценке. Например, есть два вида переработок: необходимые и те, которых можно избежать, если проявить изобретательность. Постановка задач поможет выявить переработки второго типа и принять меры по их сокращению.
Был ли у вас когда-нибудь подобный опыт: от клиента или руководителя вы получили инструкции по новому проекту и принялись за работу, хотя не до конца поняли ее содержание и не стали задавать вопросы. Конечно, по ходу дела проявились моменты, которые требовалось перепроверить. Однако человек, который мог бы вам помочь, отсутствовал или был занят, поэтому вам пришлось ждать его три часа…
Это сверхурочная работа второго типа, которую можно было бы предотвратить, задай вы вопросы в момент получения инструкций. Если тщательно поставить задачи, то вы поймете, что создание проекта включает в себя проверку, выполнение и перепроверку результатов выполнения инструкций, — и так можно избежать ненужной переработки.
Более того, если вы понаблюдаете за переработками не только своими, но и своего босса и подумаете, как можно от них избавиться, то, возможно, вам удастся тратить впустую куда меньше рабочего времени.
Когда постановка задач за утренний час войдет в привычку, утро станет временем вашего «пикового менеджмента». «Пиковый менеджмент» — это набор стандартных выигрышных действий, которые спортсмен выполняет, чтобы прийти в оптимальную форму и добиться лучших результатов во время матча.
Бывший бейсболист Мацуи Хидэки рассказывает, что он делал перед выходом на поле, чтобы собраться: брался за конец биты обеими руками, наклонялся вперед, растягивался при помощи круговых движений, покачивался влево и вправо, как питчер перед подачей, при вступлении на позицию очищал обувь от почвы и смотрел на кончик биты.
Аналогичным образом, превращая свой утренний час в ритуал управления задачами, вы сможете настроиться и войти в трудовую колею. Ощущение радости от выполненных задач поддержит вас. И как только все это войдет у вас в привычку, диапазон действий расширится.
Психолог Михай Чиксентмихайи назвал состоянием потока такую всепоглощающую сосредоточенность человека на чем-то, при которой его уже не волнует окружающий шум. Если вы сможете расставить утренние задачи в состоянии потока, то получите мотивацию выполнить все намеченное на день.
Кроме того, составляя список задач во время утреннего часа, вы автоматически принимаете решение, какие дела необходимо реализовать, поэтому, даже если вас прервут (внезапно спросят о чем-то, или возникнет неожиданная проблема), потом вы сможете быстро вернуться к намеченному.
В современную эпоху, когда мы имеем постоянный доступ к интернету, существует множество приложений для смартфонов, которые могут быстро создавать списки дел. Однако постановку задач в ходе утреннего часа рекомендуется осуществлять с помощью бумажного еженедельника или блокнота, пусть даже это порой и утомительно. Возможно, если вы проводите утренний час в дороге, то блокнотом тут не обойдешься, но постарайтесь не тратить время на просмотр веб-страниц и проверку почты.
Этому есть две причины:
1) так вы сохраните концентрацию и рассудительность;
2) вы не будете откладывать выполнение задачи из-за инерции.
«Обилие информации приводит к недостатку внимания», — сказал Герберт Саймон, лауреат Нобелевской премии по экономике. Если объем информации будет слишком велик, вы перестанете думать, потому что устанете выбирать, процесс принятия решений станет беднее и медленнее. Все это также окажет влияние и на определение приоритетов. Каждый раз, когда вы разблокируете смартфон или откроете браузер, вы получите новую информацию, даже если не хотите ее видеть. И если сталкиваться с такой информацией ежедневно, то критерии суждения станут расплывчатыми — будет уже неважно, обдумывали вы это мнение сами, или так кто-то сказал в интернете. Соответственно, есть опасность загрузить всю ту информацию, которая находится вокруг вас, и на ее основе решить, что вы думаете правильно.
Постарайтесь обзавестись привычкой не поглощать информацию в ходе утреннего часа, а напротив, выдавать ее. Взяв в руки смартфон, вы станете между прочим заниматься и другими делами. Чтобы сосредоточиться на составлении списка задач, рекомендую выделить время для осознанного выхода из Сети.
Кроме того, создав список задач в цифровом виде, вы сможете легко скопировать и повторить его. Это в целом полезная функция, но она сокращает время на размышления, действительно ли необходимо то или иное действие. Кроме того, простое копирование списка снижает чувство вины за то, что вы не смогли выполнить задачу, а заодно и лишает мотивации.
Некоторые пишут задания одно за другим на листочке, приклеивают их на видное место и выбрасывают, когда дела закончены. Но так поступать я тоже не рекомендую, ведь если вы просто избавитесь от выполненных задач, то упустите траекторию ваших усилий. Сохраняйте в блокноте или записной книжке линию своих достижений и задач, обозначенную разными цветами. Вы даже можете провести красную черту, чтобы отметить завершенные задачи и ощутить чувство выполненного долга.
Хотя я и рекомендую не пользоваться интернетом во время утреннего часа, но у многих есть возможность ставить задачи только во время поездки на работу в переполненном вагоне или автобусе. Для таких ситуаций я рекомендую приложение Captio (платное). Это простая и легкая в управлении программа, которая отправляет по почте составленную вами заметку. Также можно использовать голосовой ввод.
Отправленное вами электронное письмо с заранее заданным заголовком придет в ваш почтовый ящик, так что вы получите список задач, просто просмотрев почту на рабочем месте или в кафе. На ходу я тоже отправляю все свои заметки по электронной почте с помощью Captio.
Подготовку к утреннему часу я рекомендую начать с «формы».
Для постановки задач вам нужны всего лишь листок бумаги и ручка, но ваша мотивация только усилится, если вы выберете лучшую, удобную и эргономичную ручку и прекрасный блокнот, который легко носить с собой. Необязательно выбирать исключительно дорогую брендовую ручку и записную книжку (впрочем, если вам нравятся вещи известных производителей, почему бы и нет?). Возьмите блокнот, который вам сразу же захочется открыть с утра.
Лично я выбрала такие три блокнота:
Для цветовой кодировки задач у меня четырехцветная шариковая ручка Lamy 2000 L401. У многих четырехцветных ручек дизайн так себе, а эта выглядит стильно и вызывает у меня приятные эмоции. Однако у нее вязкие чернила, и при письме приходится сильно нажимать, поэтому я использую специальные запасные стержни. Их множество, я предпочитаю модель Jetstream SXR20005. Но у нее нет зеленого цвета, для него я использую стержень Zebra core Sherbo 4C-0.7 B-BR-8A-4.
Обратите внимание, что стержни Jetstream выпускаются под множеством серийных номеров. К ручке Lamy подходит SXR20005.
Задачи на три — шесть месяцев я записываю карандашами Tombow Play Color, в наборе 12 цветов.
Войти с помощью соц. сетей: