Небольшое улучшение списка дел, чтобы приоритеты стали заметнее
Вероятно, многие каждый день составляют список важных дел, куда входят и рабочие, и домашние задачи. Не нужно отказываться от этого. Но помните вот о чем:
1) составьте весь список сразу, за один утренний час;
2) обозначьте каждую задачу одним из четырех цветов в соответствии со степенью срочности и важности;
3) выбирайте маленькие «семена» для посева, чтобы сразу «засеять» (то есть выполнить) их.
Я рекомендую сортировать задания по следующим критериям, кодируя их с помощью шариковой ручки четырьмя цветами.
- Несрочное и важное → посев → красный.
- Срочное и важное → жатва → зеленый.
- Срочное и неважное → прополка → синий.
- Несрочное и неважное → заготовка → черный.
Цифры обозначают порядок приоритетов ваших задач
Несрочное и важное — это те дела, которыми мы склонны пренебрегать, но которые окажут большое влияние на наше будущее. Я называю их посевом из-за характера ежедневных усилий, которые в будущем принесут плоды. Эти действия выделены красным цветом, чтобы указать на их важность. Есть три серьезные причины, по которым мы редко обращаем внимание на посев:
1) нет ощущения безвыходной ситуации, поэтому такие дела не кажутся срочными;
2) надо сделать так много всего, а как подступиться — не знаю;
3) трудно увидеть прогресс, а мотивация так неустойчива.
За утренний час необходимо тщательно разделить посев на отдельные задачи, чтобы сразу же приступить к ним.
Срочное и важное называется жатвой в том смысле, что она непосредственно связана с жизнью и работой. Раскрасим жатву в зеленый, чтобы создать такой образ.
Срочное и неважное. Такие дела не окажут большого влияния на вашу жизнь, даже если вы их выполните, но тем не менее сделать их надо прямо сейчас. В этот раздел, как правило, относятся переписка и телефонные звонки — хорошо уделить им свободное время, чтобы сделать всё сразу. Подобные дела называются прополкой, раскрасим их в синий.
Несрочное и неважное — это занятия, которые не имеют большого смысла и которые выполняют не задумываясь. Именно поэтому они называются заготовкой и окрашены в черный.
Ежедневная сортировка задач по цвету поможет вам понять, что действительно важно в вашей жизни.
С помощью цветовой маркировки вы сразу увидите, к чему относятся задачи, которые собираетесь выполнить сегодня. В течение дня необходимо заниматься посевом и жатвой. Конечно, надо уделить внимание и прополке, и заготовке, но стоит помнить, что это всего лишь прополка и заготовка, и не тратить на них больше времени, чем нужно.
Когда вы привыкнете к этому, то сможете рассматривать свою повседневную жизнь с учетом всех четырех аспектов без необходимости составлять список задач. Например, вы сможете описать прошедшую встречу таким образом: «Первые десять минут — пересказ предыдущего собрания, и это прополка, которую можно просто проверить по электронной почте. Слушать тут нечего. Через сорок минут мы наконец-то начали говорить о посеве. Надо слушать». Такое деление поможет вам повысить производительность, и вы сможете увидеть и убрать три «Н»: ненужные, напрасные и непостоянные траты времени. Поскольку каждое решение отмечено цветом, вам больше не придется принимать их наугад. При составлении расписания вы сможете избавиться от ненужных дел и выполнять нужные в мгновение ока.
Если удастся внедрить эту систему в ваш внутренний распорядок, то вы избавитесь от беспокойства, связанного с зацикленностью на планах, и у вас появится время подумать о том, чего вы действительно хотите. Потратите ли вы свое время впустую или с пользой, зависит от того, сможете ли вы сконцентрироваться и обдумать все за утренний час.
Обратите внимание, что третий принцип «выбирайте маленькие “семена” для посева, чтобы сразу “засеять” их» будет подробно рассмотрен во второй части книги.
Удачное распределение задач придаст вам сил на весь рабочий день
Определение материала для посева и распределение задач — самая трудоемкая, но очень важная часть жизни. Если разобраться с ней до начала рабочего дня, вы сможете трудиться с новыми силами.
Все тянется долго, пока вы не возьметесь за дело. Первая подготовка важнее, чем последний рывок. Вам точно будет легче, если еще утром вы определите, какими задачами будете заниматься весь день. Немедленно приступив к делу, вы сможете сразу же вернуться к нему, даже если с вами заговорят во время работы или прервут по срочному вопросу.
