Изучаем, как использовать текущее время
После того как вы разработали идеальный график, необходимо точно определиться с тем, что происходит прямо сейчас. Суть примерно та же, но порядок действий другой: вместо схемы «понимание текущей ситуации → идеал» следует придерживаться схемы «идеал → понимание текущей ситуации». Следите за тем, чтобы не действовать в обратном направлении, иначе вы можете оказаться там, где вы должны что-то делать.
Способ заключается в следующем: сначала нужно составить идеальное расписание, а затем сравнить его с тем, как все происходит на самом деле. Для этого можно использовать программу управления расписанием, которой вы пользуетесь на работе, например Outlook, записывая не только свои планы, но и то, что вы сделали на самом деле.
С помощью приложений для управления расписанием включите все пункты на день с учетом других лиц, например:
10:00–11:00 — запланированная встреча
12:00–13:00 — обед (г-н А)
Кроме того, следуя диаграмме, можно узнать, сколько времени вы потратили и на что. Сделайте график более подробным:
9:00–9:15 — проверка почты
9:15–9:30 — телефонный звонок от г-на Б
9:30–10:00 — рассмотрение темы запланированной встречи
10:00–11:00 — запланированная встреча
Расписание запланированной встречи:
10:00–10:05 — подтверждение повестки
10:05–10:40 — текущее обсуждение
10:40–11:00 — определение темы следующей встречи
11:00–11:30 — составление протокола встречи
11:30–12:00 — подготовка сметы
12:00–13:00 — обед (г-н А)
13:00–13:30 — проверка почты
13:30–16:00 — подготовка материалов для совещания по планированию
Дочитав до этого места, вы, возможно, подумаете: «О нет! Какие хлопоты!»
Да, это действительно хлопотно. Но только в течение недели. Так что наберитесь терпения и попробуйте. Уверяю вас, оно того стоит. Я могу вам это доказать. Вы узнаете, сколько времени тратите на работу, а сколько — теряете непонятно на что. Уже через неделю вы сможете более точно оценивать затраты времени, поэтому обязательно попробуйте в течение недели измерять время работы с секундомером в руках и посмотрите, к чему это приведет.
Обычно мы просто занимаемся текущими делами, не обращая внимания, сколько времени тратим на них. Если вы добавите в свое расписание раздел «Фактическое время», то сможете проверить, идет ли работа в соответствии с планом или нет, а также проанализировать временны́е затраты и понять, насколько хорошим был план. Это поможет вам взглянуть на себя со стороны.
Некоторые могут спросить, почему нужно включать в расписание ту работу, которую фактически вы делаете самостоятельно. Однако не всегда ваше расписание зависит от других людей. Часто ли вы настолько полагаетесь на чье-то еще расписание, что забываете о своем?
Почему люди склонны не сдерживать данные себе обещания?
Потому что от этого пострадают только они сами.
Если вы будете мириться с собственными неудобствами, думая, что готовы сделать всё, лишь бы не побеспокоить других, то никогда не узнаете, чего хотите на самом деле. У вас не будет времени сосредоточиться на себе, и вы станете злиться на других. Беспокойство о других не поможет вам достичь собственной мечты. Относитесь ко времени для себя с таким же вниманием, как и к своим обязательствам перед другими людьми.
По этой причине в свое расписание нужно внести раздел «фактическое время», чтобы оценить, выполнили вы план или нет, а также проанализировать, насколько этот план был удачен.
Рекомендуемое приложение Toggl
Признаю, следить за каждым рабочим часом довольно хлопотно, поэтому я рекомендую приложение Toggl. С его помощью сразу видно, сколько времени вы тратите и на что. Перед началом работы достаточно ввести название проекта и название задачи. Нажимая кнопки «старт» и «стоп», вы измерите время работы. С помощью подобных инструментов можно ясно увидеть, сколько времени вы тратите на работу и на какие именно дела, а также повысить свою эффективность, чтобы научиться рано вставать, не урезая время на сон.
Используйте вертикальные ежедневники
Если на вашем рабочем месте не применяется приложение для управления временем, воспользуйтесь вертикальным дневником. Проведите пунктирную линию в середине недельного списка. Записывайте расписание слева, а фактически потраченное время — справа и проверяйте, насколько ваша работа соответствует расписанию. Также можно визуализировать, как сильно вы выбиваетесь или опережаете график. В моем «Блокноте утренней деятельности» есть раздел, посвященный таким успехам.
Не падайте духом, если между запланированным и реально проведенным временем есть большое расхождение.
Трудно смотреть на себя со стороны и видеть, что ничего не получается. Однако постарайтесь прежде всего взглянуть на себя объективно. Поначалу может показаться, что вы считали себя способным на большее. Однако если вы опустились на самое дно, то у вас остается один путь — только наверх! Вы научитесь оценивать свои планы и думать, как можно сделать их лучше.
