Вопросы по цветовой кодировке и размеру задач
Многие люди часто не понимают, как лучше кодировать задачи по цвету и по размеру «зерна». Разберем несколько распространенных вопросов.
У меня нет красных задач
Вопрос: когда я пытаюсь раскрасить задачи на день, там только жатва (зеленая), прополка (синяя) и заготовка (черная). Что делать, когда задач посева нет?
Ответ: в принципе нормально, что задач посева (красных) меньше, чем задач других цветов, поэтому не стоит переживать.
Что касается процентного соотношения, то 70 процентов задач — это жатва (зеленая). Доля каждой другой задачи — около 10 процентов, и в некоторые дни может оказаться, что красных пунктов нет вовсе. Однако часто люди упускают задачи посева, поскольку недооценивают его важность. Так что я советую найти хотя бы одно важное задание для посева в утреннее время, пусть даже совсем небольшое. Кроме того, если вы не нашли задачу для посева на день, подумайте о том, каких целей вы хотели бы достичь в рамках недели, месяца или года.
Более того, действия, направленные на упрощение процедур жатвы, тоже относятся к задачам посева (красный), так что попробуйте зайти с этой стороны. И постепенно количество красных строчек будет расти.
Какого цвета проверка почты?
Вопрос: я работаю с заграничными компаниями и могу определить цвет задачи только после того, как проверю почту утром. Является ли проверка почты жатвой (зеленой) или посевом (красной задачей)?
Ответ: получение информации из писем по электронной почте и разработка стратегии на день вполне может быть задачей посева. Однако с некоторыми письмами нужно разобраться немедленно, а другие, напротив, могут подождать, поэтому, когда вы привыкнете к кодированию, можете использовать цвет и для писем. Время, необходимое для ответа на письмо, меняется в зависимости от ситуации, но лучше выработать свою личную систему и пытаться ответить на все за ограниченный срок. Так что я рекомендую заниматься посевом в первый час утра, чтобы вам ничего не мешало.
Пример
Беглый просмотр содержимого письма, оценка срочности и важности — посев (красный), 15 минут.
Классификация — посев (красный), 20 минут.
Ответ на отдельные письма — жатва (зеленый), 20 минут.
Что делать, если каждый день приходится заниматься жатвой (зелеными задачами)
Вопрос: я работаю каждый день. По мере работы задач жатвы (зеленых) становится только больше и больше. Даже если я пытаюсь быстро решить их и перейти к посеву (красным), зеленые пункты все равно накапливаются, и я не могу справиться с важными делами.
Ответ: неприятности из-за все большего количества зеленых задач могут возникнуть у каждого. Именно поэтому я советую включить в расписание обработку жатвы за определенный период времени и повторную ее сортировку (сам этот процесс будет посевом, то есть красной задачей).
В этом случае я использую в «Блокноте утренней деятельности» обзор задач на месяц и распределяю действия по следующим разделам:
- с кем нужно связаться,
- проекты на будущее,
- что я хочу делать в будущем,
- темы, которые я хочу изучить,
- книги и другие материалы, с которыми я хочу ознакомиться,
- другое важное.
Если в этих пунктах обнаружились дела, которыми я уже месяц не занималась безо всяких последствий, то я смело бросаю их. Если же какие-то последствия все-таки возникли, то возвращаюсь к этой задаче.
Здесь уместна аналогия с одеждой: даже когда я выбрасываю вещи, которые не носила в течение двух сезонов, у меня все равно не возникает проблем из-за того, что я их не носила. Схожим образом можно не обрабатывать сразу все накопленные задачи жатвы (зеленые). С течением времени они могут стать заготовкой (черными). Вам станет психологически легче, если вы будете разбирать их раз в месяц.
Как отличить задачу жатвы от посева?
Вопрос: я часто не могу понять разницу между жатвой (зеленой) и посевом (красным). Мне кажется, что определение срочности зависит от человека и ситуации. Как мне перестать колебаться?
Ответ: как вы и сказали, определение срочности может меняться каждый день в зависимости от ситуации и вообще субъективно, поэтому сомневаться совершенно нормально. Вполне возможно, что одно и то же задание сегодня было посевом (красным), а завтра станет жатвой (зеленым). Жатва — это дело срочное и важное, поэтому у него есть аура неотложности, а задачи посева — это семена, которые принесут плоды и потребуют жатвы. Если вы не можете сориентироваться, то вспомните о своей установке (работа и работа; работа и подработка; работа и инвестиции; работа и частная жизнь).
Более того, в цветовом кодировании важно не то, насколько правильно вы распределили задачи, сколько возможность на месте отнести задачу к категории жатвы или посева. Так что вполне допустимо классифицировать задачу так, как вам это кажется правильным в данный момент (даже если вы не правы, то все равно сможете увидеть свои действия в цвете).
Однако если вам неудобно или вы не понимаете, насколько срочная это задача, то можете установить свои правила, например такие: задача, которую можно выполнить за три дня, — это жатва, задача, которая требует больше времени, — посев.
Что, если внутри задач посева (красных) есть и другие задачи?
Вопрос: когда я разделяю задачу посева на более мелкие, то первые из них неизбежно более срочные, чем остальные. В этом случае к красным пунктам примешиваются другие цвета. Это нормально?
Ответ: когда вы декомпозируете посев (красный), внутри оказываются задачи жатвы (зеленые) и прополки (синие). Так посев из красного превращается в многоцветный (лучше всего раскрашивать задания тогда, когда вы уже привыкли к кодированию, чтобы не запутаться). Таким образом, важные задачи посева, которые выделены в ходе утреннего часа, могут включать в себя мелкие, конкретные задачи жатвы и прополки.
Как провести исследование конкурентов с помощью цветовой кодировки?
Вопрос: какого цвета задачи по анализу конкурентов — просмотру их домашних страниц и сбору информации?
Ответ: в широком смысле это посев — вклад в развитие нового направления бизнеса. Но если вы не знаете, на что обращать внимание, и просто просматриваете сайты, то, скорее всего, по прошествии времени задача станет заготовкой. Важно разделить посев на мелкие этапы, например такие:
- определите, что именно вы будете искать на сайтах конкурентов (посев, красный);
- составьте сравнительную таблицу (посев, красный);
- найдите информацию по ключевому слову (синий, прополка — задача явно неважная, но без нее никак);
- заполните сравнительную таблицу (черный, заготовка — ее можно заполнить в любой момент).
Когда вы привыкнете к цветовому кодированию, сможете с легкостью распределять вложенные задачи по цветам. Однако на начальном этапе подобное исследование можно рассматривать как посев (если у вас достаточно ресурсов, вы можете визуализировать процедуру, цветом обозначив задачи, которые следует выполнить).
Как обозначить срочную рабочую консультацию?
Вопрос: является ли срочная рабочая консультация, предложенная во время работы, жатвой, потому что она срочная? Или это прополка (синяя) или заготовка (черная)?
Ответ: предлагаемая консультация является жатвой для той стороны, которая ее предложила. Для тех, кому ее предлагают, это может быть и прополка, и заготовка. Поскольку цель цветовой кодировки заключается в том, чтобы добиться ощущения выполненных задач и самореализации на работе, вы можете раскрасить задачу в соответствии с собственными ощущениями.
Например, если вы в спешке отвечаете на жалобы, которых легко было избежать, и возникает ощущение, что вы зря потратили время и силы, то это вполне может быть прополка.
Как упоминалось выше, ключом к цветовой кодировке является принятие решений на месте, а не правильная или неправильная классификация. Так что вы можете судить по выбору, который сделали в самом начале.
