В предыдущей главе мы немного коснулись планирования, потому что это ключ к тому, чтобы стать эффективным профессионалом. Теперь мы подробнее разберем конкретные действия и поведения, которые стоит применять, чтобы научиться успешно планировать свое время.

Конечно же, время – это ограниченный ресурс, и умение его планировать эффективно – действительно важный навык, особенно для карьеры. Давайте начнем с нескольких универсальных подходов, которые помогут вам лучше планировать свое время для любой рабочей ситуации.

Успешное управление любыми ресурсами начинается с понимания, какие ресурсы у вас уже есть. В нашем случае я говорю не о количестве времени, а о том, как вы его проводите. Чтобы отслеживать, как провожу свое время, я использую устройство под названием TimeFlip (timeflip.io), но это вовсе необязательно. Вы можете взять обычный ежедневник или скачать приложение на телефон. Мне нравится использовать физическое устройство. TimeFlip – это белый пластиковый многогранник, обычно с 12 сторонами. Пример показан на рис 7.1.

Рис. 7.1. Примерное изображение многогранника TimeFlip

На каждой из сторон размещается наклейка с названием определенного вида вашей активности в течение дня: например, программирование, Твиттер, собрания, внезапные разговоры с коллегами – в общем, что угодно. К многограннику прилагается специальное приложение для компьютера и телефона. Меняя деятельность, вы переворачиваете многогранник нужной стороной вверх. Для статистики это нужно делать весь день и каждый день. Я использовал его две недели, изучил статистику и получил результаты, представленные на рис. 7.2.

Рис. 7.2. Статистика TimeFlip

TimeFlip помог мне собрать полноценную статистику рабочего дня. После первых двух недель использования его помощь показалась мне весьма ощутимой, и я решил, что если буду проводить так каждую неделю, то стану доволен собой. Многогранник TimeFlip отследил количество времени, которые я трачу на социальные сети, собрания, программирование скриптов PowerShell и другие активности в течение дня.

Важный момент: изучив статистику, я решил, что это были хорошие недели. Значит, я не должен был корить себя за то, что сидел в социальных сетях или много отдыхал. Даже несмотря на зря потраченное время, я все равно считаю, что неделя прошла отлично.

Я до сих пор использую TimeFlip, а эффективность каждой недели измеряю по своей базовой неделе. Я заметил, что иногда трачу огромное количество времени на социальные сети, и тогда приходится распределять его более рационально (обсудим это в разделе 7.2.2). Порой случается больше собраний, и я могу отследить время и сопоставить его с тем, увеличилась или уменьшилась моя продуктивность за неделю. («Да, босс, я написал меньше скриптов на прошлой неделе, потому что потратил на 20 % больше времени на собрания. Мое время ограничено, и вы решаете, как я его проведу».)

Многогранник TimeFlip стал для меня невероятно полезным устройством, и я обновляю свою «идеальную неделю» дважды или трижды в год (или когда специфика работы значительно меняется, к примеру, стартует новый проект). Без этого устройства я бы не знал, куда уходит мое время. Теперь знаю.

Таблица 7.1. План дня

Сейчас я думаю о своем времяпрепровождении как о бухгалтерской книге. Это помогает мне планировать свой день. Я использую планировщик Rocketbook, который состоит из ламинированных страниц, где можно писать специальным маркером, стирать написанное и записывать новое. План на день может выглядеть как на таблице 7.1.

Важно, что я смог разделить день на блоки, основываясь именно на статистике из TimeFlip. Я оптимизировал свое время там, где это было возможно, но не стал полностью исключать пустую трату времени – например, связанную с просмотром социальных сетей. Моему мозгу нужен отдых, поэтому и время на социальные сети я запланировал. И я не пытаюсь переместить его на конец дня, так как статистика подсказала, что обычно я начинаю отвлекаться после обеда, а поэтому решил делать это согласно плану. Планер показывает, когда у меня есть время на собрания, поэтому я стараюсь впихнуть их все именно в эти временные промежутки. Такая система не всегда работает идеально, но она помогает мне планировать свои недели, вместо того чтобы реагировать на внезапно всплывающие задачи.

Обратите внимание, что я добавил в планер столбец, куда записываю реальное положение дел в течение дня. Это позволяет мне подстраиваться под план или изменять его, а в конце недели – понять, насколько продуктивным я был. Планируя свою следующую неделю, я опираюсь на предыдущие.

Франческо Чирилло придумал особую технику Помодоро (mng.bz/O1wP), которую я использую, чтобы распределить свое время. Идея в том, чтобы распределять его на промежутки для выполнения задач. Автор использовал кухонный таймер, который был похож на помидор, и поэтому назвал ее на итальянский манер Помодоро.

Франческо работал по 25 минут (они и называются «помодоро»), между которыми отдыхал по 5 минут. У этого подхода двойная польза: вы успеваете выполнить большое количество работы за определенный промежуток времени, потому что максимально сфокусированы, а перерывы помогают отдохнуть морально и физически. Лично я меняю длину рабочих промежутков в зависимости от деятельности. Бывало, я работал и по 25 минут, и по 55, пытаясь найти подходящий интервал для выполнения конкретной задачи.

Как это работает: вы выбираете занятие и устанавливаете таймер. Работаете не отвлекаясь в течение всего выбранного промежутка времени. Когда звонит таймер, вы отдыхаете (для перерывов также можно устанавливать разное время), затем снова возвращаетесь к задаче. Я использовал трекер TimeFlip, чтобы определить, как долго выполняю ту или иную задачу, чтобы затем вносить записи в ежедневник. К примеру, у меня 8‐часовой рабочий день, который разделен на 16 помодоро по 25 минут, и выглядит он примерно вот так:

почта/задачи в Slack;

походить по офису, личное время;

запланированное собрание;

запланированное собрание (продолжение);

просмотреть журналы модульных тестов со вчерашнего вечера;

распланировать временные интервалы на завтра, основываясь на том, сколько времени заняли почта, собрания и ошибки тестирования;

обед;

обед (продолжение);

оценка эффективности работы с начальником;

программирование;

программирование (продолжение);

программирование (продолжение);

программирование (продолжение);

межкомандное стендап-совещание;

регистрация, развертывание и выполнение модульных тестов;

почта/задачи в Slack (с 16:30 до 16:55).

Конечно, я планирую не каждый свой день настолько точно. Иногда я работаю над одним проектом весь день, а потому распределение не нужно. Но если я знаю, что в течение дня мне придется переключаться между несколькими задачами, такое планирование помогает ничего не упустить.

Начиная свой день с наверстывания упущенных задач, я быстро понимаю, будет ли он многозадачным или найдется время выполнять что-то одно. В моем плане достаточно минут для отдыха головой и телом (в общей сложности 80), и это помогает легче переключаться между задачами (например, пока я иду за газировкой).

Конечно же, не каждый день проходит идеально. Однако когда что-то идет не по плану, я анализирую последствия. («Босс, собрание затянулось, и это значит, что мне придется либо сократить время программирования на полчаса, либо пропустить стендап-встречу сегодня днем. Что думаете?»)

Я работал с коллегами, которые делали еще один шаг к большей продуктивности. Они работали в офисах открытого типа, где любая мелочь могла отвлечь всех работников, и поэтому купили большой электронный таймер. Они установили таймер так, чтобы все проходящие мимо его видели. Рядом с таймером находилась табличка с надписью: «Минут осталось до того момента, когда вы сможете начать меня донимать». Остальные работники быстро поняли и приняли это соглашение. Ведь гораздо легче подождать со своим запросом от силы 25 минут. К тому же это побудило других работников отправлять электронные письма.

Использование TimeFlip и кухонного таймера помогли мне многое понять о самом себе. Теперь я знаю, что могу продуктивно программировать в течение 90 минут, после чего мне необходимо сменить вид деятельности (вот почему я больше не занимаюсь разработкой ПО); посвятить писательству я могу 3–4 часа подряд; эффективнее проходят 25‐минутные собрания, чем 50‐минутные; чтобы просмотреть почту, накопившуюся за ночь, мне нужно 20 минут, а чтобы разобраться с важными сообщениями из Slack – 25; для отдыха и расслабления мне необходимо около 75 минут в день небольшими порциями, плюс обеденный перерыв.

Эти знания помогают мне планировать свое время. Теперь у меня есть каталог задач, на каждую из которых я отвожу определенное количество времени. Я использую его, чтобы определить промежутки для задач в течение рабочего дня. Я знаю, что нет смысла выделять 25 минут на написание книги – на это мне нужно не меньше 3–4 часов, и только тогда я буду продуктивен. Я также знаю, что мне не нужно выделять час на разбор почты – хватает и 30 минут в день. Если я запланирую три помодоро для программирования, то после перерыва точно отвлекусь и не смогу вернуться к нему.

Эти факты о самом себе помогают улучшить процесс управления временем и позволяют мне быть более продуктивным.