Традиционные бухгалтерские бизнес-процессы меняются под влиянием технологий. Пока не буду рассматривать роботов и искусственный интеллект, разговорами о которых набили оскомину мамкины визионеры, – об этом речь пойдет дальше. Существующую более полувека классическую автоматизацию на основе жестких алгоритмов тоже описывать не буду. В этом разделе расскажу только о тех автоматизированных решениях начала XXI века, которые уже внедрены в практику и экономят уйму человеко-часов.

Традиционно бухгалтеры пользуются программами, установленными на локальном компьютере или сервере. В 2010-х годах на смену локальным решениям пришли облачные бухгалтерии – приложения, которые расположены на удаленном сервере. Физически такие сервера могут находиться в любой точке мира, обычно их несколько в разных местах – для большей безопасности данных. Бухгалтер, директор и прочие пользователи заходят в приложение со своих устройств через интернет-браузер. Но до 80 % бухгалтеров остаются верны старой архитектуре. Это ожидаемо: бухгалтер по природе консерватор.

При этом облачная бухгалтерия имеет ряд преимуществ перед локальной:

1. Можно работать из любой точки мира без настройки и обслуживания удаленного доступа и тонких клиентов – сисадмин не нужен и простаивать во время его работы не приходится.

2. Нет привязки к конкретному компьютеру и флешкам с ключами для бухгалтерии, телекоммуникационных систем и клиент-банка. Это особенно удобно, когда ты аутсорсер и ведешь тучу клиентов.

3. Мощность компьютера не играет особой роли – главное иметь хороший интернет – все вычисления происходят на удаленных серверах.

4. Нет нужды регулярно устанавливать обновления, платить программисту и сисадмину, техподдержка обычно включена в тариф.

5. Данные лучше защищены: взломать локальную сеть компании проще, чем профессионально защищенные каналы. Физический вынос компьютера взломщиком или товарищем майором бесполезен, если сессия не активна.

В 2020 году с началом пандемии многие компании отказались от офиса. По оценкам BCG, триста миллионов офисных работников по всему миру засели по домам. В таком раскладе работа с локальными программами стала большой проблемой. Мировой тренд развития облачных бухгалтерий четкий – будущее за ними. Глобальный рынок облачных бухгалтерий и раньше неплохо рос, а теперь прогнозируется его рост на 5,9 % в год. То есть к 2025 году рынок увеличится на четверть. Думаю, что это произойдет за счет сопоставимого снижения объема рынка локальных бухгалтерских решений.

Большинство облачных приложений имеют открытое API (Application Programming Interface) – интерфейс программирования приложений. Это набор правил, при помощи которых приложения обмениваются информацией. С помощью API обмениваются данными с другими сервисами: банками, онлайн-кассами, товароучетными и платежными системами. В банковской сфере API начали использовать еще в 1980-х годах, но широкое развитие для сопряжения любых приложений эти интерфейсы получили в 2010-х. Благодаря API мы можем оплачивать покупки через интернет, авторизовываться на сайтах через профили в соцсетях и даже вызывать такси по геолокации.

В России использовать API для обмена данными между бухгалтерией и банком первой стала компания «Моё дело». В 2011 году был налажен обмен платежными поручениями и выписками с ныне почившим Судостроительным банком. В 2014 году был запущен универсальный открытый API для интеграции с банками. Вскоре по следам «Моего дела» пошли конкуренты, и сейчас автоматический обмен данными с банком – стандарт работы большинства облачных бухгалтерий. Отличаются только количество интеграций и качество их работы.

Чтобы пояснить, как работает передача данных по API, расскажу, как выглядит типичное утро работающего с банком бухгалтера в большинстве компаний:

1. Кофе.

2. Выгрузка выписки из клиент-банка.

3. Загрузка выписки в бухгалтерскую программу.

4. В течение дня один или несколько раз обратная процедура с выгрузкой платежек в клиент-банк.

5. Еще кофе.

В это время бухгалтер работает оператором GUI (Graphical User Interface) – графических интерфейсов двух приложений. И пьет слишком много кофе.

Выгружать данные из одной программы и загружать в другую – не та работа, которая требует квалификации бухгалтера. Она вообще не требует участия человека. Вот как выглядит утро бухгалтера, который работает на современном софте, обменивающимся данными с банком через API:

1. Кофе – куда ж без него.

2. Выписки уже выгрузились автоматически, проводки сформированы, книги учета доходов и расходов у спецрежимников заполнены. Для последнего используются правила распознавания назначения платежа, которые основаны на технологиях машинного обучения (расскажу о них в следующем разделе). Платежки формируются в бухгалтерской программе и из нее же отправляются в банк.

Экономия времени для небольшой компании в среднем от десяти минут до часа – в зависимости от количества расчетных счетов и операций по ним. Это в день. А в год, соответственно, от двух до двенадцати дней. Работодатель не платит за операторскую работу по ставке бухгалтера, а бухгалтер может успевать больше. Сильнее всего сэкономить получается группам компаний и бухгалтерам, которые обслуживают нескольких клиентов.

API в бухгалтерии используется не только для интеграции с банками – через них можно «подружить» любые приложения. По опыту, наиболее востребован обмен данными с онлайн-кассами, CRM, платежными и товароучетными системами. Принцип тот же: никакого ручного ввода, никаких промежуточных выгрузок – данные из сервисов попадают сразу в учет. И никаких чудес: просто из процесса передачи данных исключили самое слабое звено – человека.

Часто предприниматели говорят, что бухгалтер – это патологоанатом бизнеса. Его диагнозы ставятся посмертно. И сколь бы угодно точными они ни были, предпринимать меры по оздоровлению компании на их основе уже поздно. Есть хорошая метафора об управлении компанией на основе бухгалтерских данных. Это похоже на управление автомобилем с заклеенным лобовым стеклом. Автомобиль движется вперед, а водитель пытается сориентироваться на дороге, глядя в зеркала заднего вида. Бухучет дает информацию для анализа и планирования. Но дает ее с запаздыванием. И дело не в том, что учет ведет тетя Маша. Есть объективные причины этого:

1. Ретроспективность. Бухгалтерские процедуры устроены так, что некоторые расчеты осуществляются только по окончании месяца. Например, начисление амортизации или распределение косвенных затрат по видам продукции. Поэтому точную информацию о том, что произошло за месяц, руководитель получает в лучшем случае в первых числах следующего. При этом конечный продукт бухучета – финансовая отчетность – ориентирован в основном на внешних пользователей информации. Банку, государству, контрагентам и инвесторам важнее знать, что уже произошло в компании и на что им можно рассчитывать. Вот бухгалтер и пишет подробную летопись произошедшего.

2. Документальность. Под любую букву в этой летописи должен быть приложен документ, который подтверждает, что летописец не врет. Нет документа – значит, ничего и не происходило. А документ нужно составить и приделать к нему ноги, которые добегут до бухгалтерии. Бежать эти ноги могут долго, прибежать не туда, снова долго бежать, наконец, оказаться в нужном месте, но потерять документ в процессе бега. В этом случае нужно все начинать заново. В результате от сделки до ее отражения в учете проходит много времени.

Поэтому для оперативного управления компанией классический бухучет подходит плохо. На помощь ему приходит управленческий учет. Только не надо слушать доморощенных экспертов, которые говорят, что это что-то сильно отличающееся от бухучета. В основе лежат все те же бухгалтерские приемы. И обрабатывается та же информация о происходящем с деньгами компании. Просто в управленке акцент делается на внутренних пользователей, а их приоритет – не точность, а скорость. Вся детализация по подразделениям, проектам, продуктам, переделам, сегментам рынка, нужная для управления, может быть реализована и в бухгалтерском учете. Но менеджерам нужны оперативное планирование и контроль, а под это бухучет не заточен. Поэтому и следует вести оба вида учета.

Развитие технологий приводит к тому, что временной лаг между бухгалтерским и управленческим учетом снижается. Думаю, что мы застанем слияние их в единую информационную систему.

Но пока главная претензия к бухучету – медленное формирование информации, необходимой для принятия решений. Основная потеря времени происходят при вводе первичных документов в бухгалтерскую программу. Разогнать бухучет до онлайн-режима можно, расшив это узкое место. Чтобы не терять время на получение первичных документов от контрагентов и вводе их в бухгалтерскую программу, нужно убрать бухгалтера от работы с «первичкой». Совсем.

Бумажные первичные документы в XXI веке – рудимент. Документы должны попадать в бухгалтерскую базу через системы ЭДО. Документ создается одной стороной сделки в ее бухгалтерской базе, подписывается электронной подписью и пересылается второй стороне. Входящий документ автоматически попадает в бухгалтерскую базу получателя. С внутренними документами все точно так же: подписи исполнителей и согласовывающие визы руководителей заменяются электронной подписью с набором полномочий. И это не взгляд визионера – ЭДО появился в России больше двадцати лет назад.

Проблема в том, что не все предприниматели спешат их внедрять. У юридически значимого электронного документа есть существенный «недостаток» – его легко администрировать со стороны государства. Поэтому еще не осознавшие масштаб контроля бизнеса налоговиками в эпоху цифровой экономики, продолжают «рисовать» первичку по сделкам, которых не было.

Это ненадолго. Не хочу сгущать краски, но мы уже живем в стеклянных домиках. Автоматизация налогового администрирования похожа на работу рыбака. Сначала шьется грубая сеть с большими ячейками, которой вылавливается крупная рыба. Потом крупной рыбы в пруду не остается и приходится шить сеть с ячейками поменьше. При этом навыки шитья прокачиваются, и делать сеть с каждым разом становится все легче. А рыба ловится все мельче. Ну, вы поняли. Поэтому главным драйвером перехода на ЭДО будет не бизнес, а ФНС. В главе 6 я рассказывал о том, что налоговики пролоббировали обязательность юридически значимого ЭДО, и в светлое будущее предпринимателей затащат силком.

Но преимущества ЭДО в полном объеме проявляют себя, когда все контрагенты работают в системе. А пока вокруг нас частично цифровой мир, в котором одновременно существуют и электронные и бумажные документы. Для ускорения ввода бумажной первички можно использовать «костыли» – технологии OCR, о которых я расскажу дальше. В этом случае полученный бумажный документ сканируется, распознается и заносится в бухгалтерскую базу без участия человека. Точность работы таких технологий уже превышает 98 % – это лучше, чем показатели живого оператора.

В итоге люди, сейчас перебивающие цифры с бумаги в программу, выполнят несколько социально значимых функций:

• перестанут называться бухгалтерами – Росстат не сможет говорить, что бухов слишком много;

• найдут более интересную работу – сложно представить более тоскливую и монотонную работу в офисе, чем у них;

• предотвратят глобальное потепление – деревья и бобры не будут переработаны в бумагу.