Шаг пятый. Управление временем

Народная молва гласит: «Время – это деньги». Действительно, время – самый дорогой и невосполнимый ресурс, которым мы зачастую пользуемся нерационально. Давайте посчитаем. Средняя продолжительность жизни – примерно 66 лет или 24090 дней, или 578160 часов. Если учесть, что треть жизни человек спит, то остается всего 16060 дней или 385440 часов. Но ведь у многих из нас уже позади годы, большая часть этого драгоценного ресурса потрачена, остается не так уж и много. Так стоит ли разбрасываться оставшимся временем? Выходит, пословицу можно дополнить так: «Время – это жизнь».

Имея время, человек может свернуть горы, без времени он бессилен. В царстве времени нет социальных различий, здесь все равны. У каждого жителя этого царства в кошельке утром появляется ровно 24 часа до следующего восхода солнца. Эти часы нельзя прибавить, получить в долг. А вот если человек не умеет время ценить и беречь, то потерять его может запросто. Не бывает недостатка или избытка времени, есть просто неумелое его использование. Чтобы секунды складывались в часы и года успешных дел, надо научиться правильно расходовать время.

Существует специальная наука управления временем – тайм-менеджмент. Она учит человека быстро достигать поставленных целей в нашем скоростном сумасшедшем мире. Ритм жизни, в котором живут многие из нас, не назовешь спокойным или размеренным. Постоянные авралы, нехватка времени знакомы почти каждому. Но, тем не менее, есть такие люди, которые совершенно не берегут этот драгоценный дар.

От того, как мы обращаемся со временем, зависит образ нашей жизни. Можно выделить четыре типа людей.

Первый. Менталитет бесполезного человека. Люди из этой группы не ценят время. В их образе жизни нет никакой системы, чаще всего они несутся по жизни, как перекати-поле, работа, скорее всего, носит непостоянный характер. Такое отношение к времени, бесполезная его трата не даст возможности этим людям найти свой жизненный путь, человек, скорее всего, так и останется на обочине.

Второй. Трудоголик. Этот человек работает по десять, а то и по четырнадцать часов в сутки. Чаще всего у него не одна, а две работы. И хотя трудоголик вызывает восхищение тем, что так много успевает за свой день, но на самом деле его ждет много опасностей. Во-первых, то, что он работает от зари до зари, далеко не всегда значит, что он зарабатывает большие деньги. Постоянное пребывание на работе отрицательно сказывается на семейных отношениях, здоровье и может привести к эмоциональному кризису. В Интернете ходит такая поучительная история.

«Малышка спрашивает: «Мама, почему папа перестал со мной играть? Он так поздно приходит домой и сразу запирается в своем кабинете. Он меня больше не любит? Женщина, тоже чувствующая себя одинокой, сдерживая слезы, пытается растолковать: «Детка, папа наш очень занят, у него много работы. Он не успевает все сделать в рабочее время, поэтому ему приходится работать еще и дома. Но он очень любит тебя». После небольшого раздумья дочка ответила: «Если он так медленно работает, почему его не переведут в ослабленную, младшую группу?».

В этих детских словах много мудрости. Стоит ли за успехи в карьере или за финансовое благополучие платить такую высокую цену, как отношения с самыми близкими людьми?

Людей третьей группы можно назвать хозяином времени с 9 утра и до 5 вечера. Эти люди находятся где-то между позицией никчёмного человека и трудоголика. У них умеренная рабочая нагрузка, они успевают руководить малым количеством рабочих проектов, так как им просто необходимо, чтобы их вечера были свободны. Из людей этого типа вряд ли получатся успешные бизнесмены. Их жизненный девиз: «Лучше работать на другого человека, чем зарабатывать вместе со славой головную боль».

Четвертый тип людей можно назвать «умелый распорядитель, хозяин времени». Люди этого типа так рационально распределяют свое время, что его у них хватает и на бизнес, и на семью, и на отдых.

Думаю, вы уже поняли: чтобы изменить свою жизнь, избежать стресса или не стать жертвой синдрома хронической усталости, стоит изучить правила тайм-менеджмента – рационального распределения своего времени.

Задайте себе такой шокирующий вопрос: «Что бы я сегодня сделал, если бы знал, что это мой последний день?» Возьмите листок и запишите ответы. Скорее всего, они вас очень удивят. Вы увидите, как много вы хотели сделать, что успели, а до чего так и не дошли руки.

Можно поступить по-другому. Возьмите лист бумаги и напишите на нем те вещи, которые вам очень дороги (семья, карьера, хобби, бизнес). Подумайте, чего вы хотите добиться в этих областях своей жизни. И сделайте вывод: может, пришла пора экономить свое время, чтобы осуществить все задуманное?

Правила тайм-менеджмента.

Напишите на листке свои цели и сроки их исполнения. Составьте план действий для выполнения этих целей. Ведь правильное планирование поможет добиться эффективного результата. План также необходимо записать. Если план останется в мыслях, то это, скорее всего, будет не план, а идея. План, записанный на листе бумаги, – это четкий график достижения цели. Перечень задач не даст сбиться с намеченной цели и увеличит производительность. Начиная день, вы будете точно знать, что вам сегодня надо сделать, чтобы добиться результата. Главное в составлении плана – это определить самые важные цели или дело, оценив последствия его выполнения или, наоборот, невыполнения. Это поможет осуществить задуманное в срок. Затем план ваших действий раздробите. Большой проект надо разделить на несколько небольших задач. Разбивать цели и задачи можно до тех пор, пока они не покажутся вам легкими и достижимыми. Как только вы выполните поставленную задачу из вашего списка, обязательно ее вычеркните. Это поможет вам ощутить движение вперед, следовательно, добавит энергии и энтузиазма.

Для расстановки важности задач воспользуйтесь методом АБВГД. Все ваши задачи запишите под буквами А, Б, В, Г, Д. При чем под буквой «А» запишите самые главные задачи, невыполнение которых приведет вас к серьезным последствиям. Под буквой «Б» – задачи меньшей значимости и так далее. Буквой «Д» отметьте малосущественные задачи: если вы их не выполните, большого ущерба вашему делу они не принесут. Главное правило этого метода заключается в том, что к выполнению задач под буквой «Б» вы не приступите, пока не выполните задачи под буквой «А».

На самые важные дела планируйте как можно меньше времени. Если вы ограничите время на поставленную задачу, то тем самым вы больше потратите энергии на ее выполнение и быстрее добьетесь результата.

Используйте правило двух минут. Его суть заключается в следующем. Если на выполнение задачи надо всего лишь две минуты или того меньше, то ее не стоит вносить в список дел. Надо просто взять и выполнить сразу эту задачу.

Понаблюдайте за собой, когда вы обладаете большей энергетической активностью. Если для вас более продуктивны утренние часы, то именно утром решайте самые главные дела. Если для вас более эффективен вечер, то планируйте на эти часы основную работу.

Если вам сложно перестроить свой режим дня, так как вы работаете по найму, то попробуйте «заякорить» свою наилучшую работоспособность. Якорение – это одна из методик НЛП (нейролингвистического программирования). Мозг человека устроен таким образом, что он лучше запоминает те моменты своей жизни, в которые он испытывал сильные эмоции. Вспомните, было ли у вас что-то в жизни, что ассоциируется с каким-то определенным событием. Например, вы слышите определённую песню и сразу вспоминаете какой-то особый случай из своей жизни. Или какой-то конкретный запах у вас вызывает воспоминания об определенном человеке. Песня, запах или что-то подобное – это якоря. Почувствовав их, вы сразу вспоминаете значимое или, наоборот, неприятное для вас событие. Это своего рода выработанный рефлекс. Наш мозг не только запоминает сильное эмоциональное состояние, но и может вызывать это состояние при похожих обстоятельствах.

Как технику якорения использовать в тайм-менеджменте? Если вы заякорите момент вашей наибольшей работоспособности, то сможете его вызывать независимо от времени суток. Чтобы создать якорь для работоспособности, необходимо в мыслях связать какой-то элемент со своими сильными эмоциями. Можно использовать все органы чувств. Выберите желаемую реакцию или состояние вашего организма. Например, сильный эмоциональный подъем. Вспомните, когда такие чувства вы испытывали. Припомните всё до мельчайших деталей, переживите все моменты. Вспоминая и переживая эти минуты, вы заметите, как состояние вашего организма начинает меняться. Сейчас нужно поставить якорь. Свяжите в единое целое ваше состояние и какое-нибудь конкретное ваше действие, например, потрите ладони, дотроньтесь до мочки уха, понюхайте конкретные духи, послушайте песню и тому подобное. Ладони, мочка уха, духи, песня – это будут якоря вашего состояния. Проделайте это упражнение много раз. И тогда, чтобы вам добиться нужного эмоционального состояния или поднять свою работоспособность, достаточно будет коснуться якоря.

Чтобы проконтролировать, на что вы тратите свое время, заведите специальную тетрадь – дневник времени – и фиксируйте в ней то, на что вы тратите часы своей жизни. Этот дневник поможет вам понять, куда уходят ваши драгоценные минуты.

Уберите из своей жизни главных «пожирателей» времени: телевизор и компьютер. Цифры статистики утверждают, что 14 лет своей жизни человек тратит на просмотр телевизора. Если с этим вашим любимцем расстаться сложно, то ограничьте время, смотрите передачи выборочно.

Телефон прочно вошел в нашу жизнь. Это очень удобная вещь, она позволяет все время «держать руку на пульсе событий», быть в курсе происходящего. Хотя телефон очень эффективен, в тоже время он может быть причиной пустой траты вашего времени. Один телефонный звонок может разрушить весь ваш план на день. Поэтому все телефонные звонки стоит взять под контроль, отлично, если у вас есть секретарь, если такого нет, то воспользуйтесь такой функцией телефона, как автоответчик.

Магическое слово «нет», о котором мы будем говорить в следующей главе, тоже поможет взять под контроль время. Мы порой тратим часы на решение чужих задач. Чтобы справиться с этой проблемой, необходимо просто научиться вежливо отказывать.

Сопротивляйтесь непродуктивной трате времени. Научитесь говорить «нет» не только людям, но и обязательствам, которые поглощают ваши ресурсы времени и энергии. Запомните, ваша квартира никогда не будет убрана на все 100 процентов. Чтобы хозяйственные дела отнимали у вас как можно меньше времени, назначьте для них специальный день, тогда в остальные дни недели они не будут занимать драгоценные минуты. Лучше один раз постоять в очереди и купить весь необходимый запас продуктов на неделю, чем каждый день тратить время на поход в магазин. Научитесь возвращать вещи на свое место, тогда меньше времени будет уходить на их поиски и уборку в квартире.

Не стоит тратить на работу более 36 часов в неделю. Переработки, конечно, могут помочь в достижении высокой продуктивности, но это лишь на короткое время. Перегруженность быстрее приведет к стрессу и усталости.

Научитесь управлять своим временем. Если вы трудитесь, то тратьте время только на работу. Если у вас выходные, то посвятите себя именно отдыху. Не стоит совмещать отдых с работой. Подобное смешивание никогда не будет полезным. Чтобы организм наполнился энергией, ему просто необходим полноценный отдых, а чтобы работа выполнялась более эффективно, ей необходима энергия.

Научитесь контролировать свой бюджет. Это поможет сэкономить несколько десятилетий рабочей жизни. Прежде чем совершить не очень значимую покупку, переведите ее стоимость на ваше рабочее время. Посчитайте, сколько вы зарабатываете за один час своей работы и сколько таких часов вы потратите на обладание этой вещью. Стоит ли она этого?

Это всего лишь малая часть правил тайм-менеджмента, но эти правила помогут вам сэкономить несколько часов в день. Необходимо лишь сделать их своей привычкой и тогда они помогут изменить жизнь к лучшему.