Войти в систему
Войти с помощью соц. сетей:
На совещаниях в наше время часто можно увидеть людей, которые едва обращают внимание на происходящее, и жалуются друг другу в электронных сообщениях, как же им скучно. Одна из причин этого в том, что совещания созывают слишком часто, чтобы не решать проблему самостоятельно. Некоторым приятнее обсудить все с коллегами, чем пытаться найти ответ на вопрос самому. Совместная работа, несомненно, дает результат, однако не следует превращать совещания в средство отвлечения от размышлений. Как сделать совещания более содержательными?
Главная задача большинства подобных собраний — прийти к общему мнению по какому-то вопросу, а не создать обстановку, в которой в головах участников эхом будут отражаться мысли организатора. Один из самых простых способов избавиться от лишних совещаний — потребовать от организаторов, чтобы соблюдались два условия. Первое: они должны распространить среди участников программу с указанием обсуждаемой проблемы. Нет программы — нет совещания. Второе: они должны письменно изложить возможное решение проблемы в краткой форме. Достаточно одной-двух страниц: описание проблемы, ход мыслей устроителей, их рекомендации.
Чтобы соблюсти эти условия, придется изрядно потрудиться, но этого-то мы и добиваемся. Наличие программы и краткого резюме не только экономит всем время, поскольку позволяет быстрее найти решение, но и сокращает число ненужных совещаний.
А как же коллективный разум, как же мозговой штурм? Это хорошие вещи, но не для встреч, в которых принимают участие более двух человек. За исключением случаев, когда совещание созывается в связи с чрезвычайной ситуацией или когда нужно дать сотрудникам возможность рассказать, что их беспокоит (к этому мы вернемся в пятой части книги). Мозговой штурм, в конце концов, можно устроить перед совещанием, тем более что он дает лучшие результаты, если его проводят в очень маленьких группах. Преподавая в Стэнфордском институте дизайна, я не раз наблюдал, что команды, участники которых, прежде чем собраться вместе, проводили мозговой штурм по отдельности, не только генерировали более удачные идеи, но и (чаще всего) предлагали более широкий спектр решений, поскольку были менее подвержены влиянию более голосистых, доминирующих членов группы.
Перейдем к следующему этапу: если совещание все-таки назначено, нужно соблюдать правила общения, которые мы изложили в предыдущей главе. Неважно, собираетесь вы онлайн или офлайн, — приглашайте участников выборочно и постарайтесь «зайти и выйти» быстро.
Есть и еще одна проблема: представьте, что вы пришли на совещание, но люди вместо того чтобы деятельно участвовать в обсуждении, сидят, уткнувшись в свои гаджеты. Они проверяют почту и занимаются всякой ерундой, и им дела нет до многочисленных исследований, показывающих, что мозг очень плохо усваивает информацию, когда мы не концентрируемся. Вы же, наблюдая, как другие копаются в гаджетах, производя впечатление активной деятельности, начинаете думать, что вот вы бездельничаете, а кто-то другой работает, и эта мысль вгоняет вас в стресс. Вы вспоминаете о собственном забитом почтовом ящике, и в итоге совещание становится все менее результативным, менее содержательным и менее интересным, поскольку фактически вы в нем не участвуете.
Чтобы на совещаниях можно было сохранять сосредоточенность, нужно максимально ограничить на них гаджеты. Я провел несчетное количество семинаров и не раз видел, насколько резко отличались встречи, на которых использование технических устройств было запрещено, от встреч, где такого запрета не было; на встречах «без экранов» их участники более заинтересованно участвовали в обсуждении, и результаты были гораздо более впечатляющими. Так что, если вы не хотите впустую тратить время на совещаниях, вводите новые традиции и правила.
Если вы решили присутствовать на совещании, вы должны находиться там как телесно, так и мысленно.
В первую очередь, в любой комнате для переговоров должно быть место для зарядки гаджетов, только позаботьтесь, чтобы никто не мог дотянуться до розетки от стола. Перед совещанием нужно попросить всех участников отключить звук у телефонов и подключить свои гаджеты к розеткам, чтобы во время самого совещания никто из них не отвлекался. Конечно, из этих правил могут быть исключения, диктуемые характером бизнеса, но чаще всего единственное, что действительно требуется участникам, — это бумага, ручка и, может быть, стикеры.
Если запланирована демонстрация слайдов на экране, поручите одному из присутствующих показывать их со своего компьютера или поставьте в переговорной ноутбук специально для этой цели. Не следует подстегивать чье-либо желание воспользоваться своим гаджетом: любого, кто попытается заглянуть в телефон или ноутбук во время совещания, вы и ваши коллеги должны остановить.
Несмотря на то что на совещаниях, где запрещены технические устройства, участники более вовлечены в процесс, встречаются люди, воспринимающие эту идею в штыки; они начинают протестовать: гаджеты им необходимы для того, чтобы делать пометки и открывать нужные файлы. Но давайте будем честны с собой: мы и сами знаем, что эти доводы не всегда безупречны. Зачем на самом деле мы залезаем в свои гаджеты на совещаниях? Затем, что они позволяют, при нашем физическом присутствии, мысленно отсутствовать. Признайтесь себе: телефоны, планшеты и ноутбуки берутся не ради продуктивности, а ради возможности психологического бегства. Совещания бывают невыносимо напряженными, тягостными и безумно скучными, а гаджеты — это способ справиться с неприятными внутренними раздражителями.
Но если сократить число ненужных совещаний, усложнив процедуру их созыва, если начать соблюдать правила синхронного общения и принять меры к тому, чтобы люди вовлекались в дискуссию, а не утыкались в свои гаджеты, совещания перестанут быть такими ужасными.
Несмотря на то что современная рабочая среда изобилует отвлекающими факторами, мы способны управлять ими, применяя всё новые методы поддержания сосредоточенности. Выберите несколько приемов, о которых вы узнали из этой части книги, и спросите у пары коллег, не хотят ли они проверить их вместе с вами. Ответный взлом внешних раздражителей, как в офисе, так и на технических устройствах, — отличное средство от отвлечения, способное помочь продуктивнее работать и лучше жить.
Войти с помощью соц. сетей: