Совет 5
Волшебная сила документов
Документация – это серьезный и не совсем приятный вопрос. Это тот вид деятельности, который не влияет на прибыль явно. То есть научился правильно делать таргетинг в «Инстаграме» – и клиентов у тебя стало больше. Провел обзвон по базе – увеличилась сумма в кошельке. А вот документы… Времени на них тратится много, надо знать кучу нюансов, потом еще что-то писать, заполнять и хуже всего – соответствовать. Да, законам, актам и нормативам надо соответствовать. В общем, полная скукота!
То, что большинству из нас скучно, правда. Но то, что документам надо уделять внимание, это факт. Кажется, что они не влияют на деньги, но на самом деле влияют. Приведу вам несколько живых примеров.
1. В любой момент к нам может прийти проверка. Утверждение о том, что бизнес проверяют спустя 3 года после открытия, – миф. У меня есть масса примеров, когда проверяющие нагрянули и в первый месяц после открытия, и спустя полгода, и спустя 9 месяцев. Нигде в законе не написано, что «малышей трогать нельзя». То есть «Сказка о неприкосновенности бизнеса» – такой же вымысел, как и «Сказка об Иване-царевиче и сером волке». Сказка она и есть сказка.
Далее. Любая проверка связана со штрафами. У каких-то проверяющих организаций штрафы больше, у каких-то меньше, но они существуют и достаточно весомы.
В 2013 году у меня в ООО была проверка по охране труда. Надо сказать, что о существовании ГИТ (Государственной инспекции труда) я узнала в 2010 году совершенно случайно, а до этого боялась только СЭС и пожарных. К 2013 году какие-то документы по охране труда у нас были сделаны. На наше счастье проверка оказалась плановой и выездной. В январе мы узнали, что октябрь для нас будет месяцем в черной траурной рамке – придет проверка. Представляете, как нам повезло? У нас было 9 месяцев на подготовку документов! Мы очень старались. Я скупила кучу книг на «Озоне», штудировала Трудовой кодекс, бухгалтер вычитывала все наши приказы.
Тем не менее у нас легко обнаружились три ошибки. Не было времени обеда в Правилах трудового распорядка – раз. Кто-то из сотрудников забыл расписаться в табличке с графиком отпусков – два. И три – полностью отсутствовала Приходно-расходная книга бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Это такой журнал, который мы должны иметь для фиксации купленных новых трудовых книжек и вкладышей – только для новеньких трудовых, купленных на всякий случай и лежавших в сейфе. (Этот журнал надо отличать от журнала движения трудовых книжек.) В общем, три ошибки. Так что со штрафами? Как объяснили нам в ГИТ, каждая ошибка оценивается в «вилке» от 30 до 50 тыс. рублей на усмотрение инспектора. То есть штраф за три эти малюсенькие ошибки может составить от 90 до 150 тыс. рублей. Представляете? Но инспектор может решить и объединить все эти три нарушения в одно дело. И мы опять в диапазоне от 30 до 50 тыс. рублей. Нам повезло, инспектор взял наши ошибки и сгреб в одну кучу. Пожалел, наверно, неразумную женщину с годовалым ребенком на руках. Наш штраф составил 32 тыс. с копейками + штраф на меня как на генерального директора, две с лишним тысячи. В общей сложности убыток был около 35 тыс. Повезло.
Во всей этой истории надо обратить внимание на то, что недочеты у нас были совсем мелкие – отсутствие подписи, точного времени обеда. А что было бы, если бы у меня отсутствовало удостоверение по охране труда или такой серьезный документ, как аттестация рабочих мест (сейчас СОУТ)? Сколько бы тогда составили штрафы?!
Последующие проверки Роспотребнадзора и налоговой инспекции в 2015 году только укрепили меня в мысли относиться к документам серьезно. У инспектора налоговой я поинтересовалась, почему нас заранее не предупредили о проверке.
Он спросил:
– А вы водите машину?
– Ну да, конечно.
– Вот вы за рулем, а вас останавливает инспектор ГИБДД и просит предъявить ему документы. Это нормально?
– Да, нормально.
– Вот и мы, как инспекторы ГИБДД. Имеем право остановить вас в любой момент и проверить ваши документы. Вы стоите у руля своего бизнеса, поэтому отвечаете за всю документацию.
Вопросов больше не возникло.
Вывод по данному длинному пункту напрашивается сам собой – отсутствие необходимой документации может привести к большим штрафам. А они могут оказаться уже настолько большими, что бизнес не сможет подняться с колен. Штрафы разорят бизнес.
2. Вторая ситуация, связанная с документацией, тоже очень интересная. Она касается управления людьми.
Во-первых, документация помогает нам установить необходимую дистанцию с сотрудниками. Дистанция необходима однозначно, и теме сотрудников еще будет посвящено несколько глав. Подписанием документов (ознакомление с приказами, инструкциями и т. д.) мы негласно заявляем: «Я тут главный и я принимаю тебя на работу». Это важный момент. Даже у бездомных кошек во дворе есть иерархия. На брошенную в миску сосиску все коты сразу не бросятся, замечали? К миске подойдет один кот. Сзади, в полуметре, сядет другой кот. Дальше – еще один. Остальные будут сидеть поодаль и наблюдать, как главный ест сосиску. Их доля – понюхать то место, где лежала сосиска.
Не подписывая документы и устанавливая дружескую демократию в своей организации, вы своими руками создаете полную анархию и обезличиваете себя. Вы как бы открыто признаетесь, что «я – никто и звать меня никак». Так что же потом обижаться, когда сотрудник пропускает мимо ушей ваше замечание об опоздании и только с улыбкой отвечает: «Ну да, проспала. Бывает…»
Помимо отсутствия должного и разумного подчинения, следования указаниям руководства, неразбериха с документами приводит еще и к шантажу со стороны сотрудников.
Вот довольно распространенные истории малого бизнеса. Работодатель кое-как трудоустроил сотрудника и не следил за подписями в зарплатных ведомостях. Происходит небольшая ссора с подчиненным, и тот заявляет: «Знаете что? А вы мне зарплату не платили целый год! Я вот пойду и заявлю в трудовую инспекцию. Но если выплатите половину того, что положено, я могу и потерпеть».
Или вот еще. Руководитель детского центра решила расстаться с двумя педагогами. Все документы были подписаны, отпускные выплачены как положено. Но педагоги через неделю вновь явились в клуб: «Знаете, Ольга, мы подумали, что на работу мы будем устраиваться только в сентябре, а этих отпускных нам мало. Платите еще каждой из нас по 50 тысяч рублей или мы завтра идем жаловаться в трудовую инспекцию». Хорошо, что Ольга была со мной на связи. Я быстро провела аудит по подписанным документам прямо по телефону и выяснила, что бояться Ольге нечего. Ее ответ шантажисткам на следующий день был такой: «Идите и пишите. И если я виновата в чем-то, то пусть меня накажут». Ольгу спасло то, что весь документооборот у нее в клубе велся правильно и регулярно. Уволенные педагоги тоже помнили, что ежемесячно ставили свои подписи в зарплатной ведомости, а также подписывали еще кучу каких-то бумаг. В трудовую инспекцию они не пошли.
Я бы назвала документацию броней руководителя бизнеса. Я привела только два примера (штрафы и управление персоналом), когда документация защищает нас и прибавляет сил.
Также удобно иметь различные чек-листы и списки необходимой документации. Например, у меня есть список папок по охране труда.
1. Папка «Локальные акты»
Правила внутреннего трудового распорядка Положение о персональных данных Положение о коммерческой тайне и т. д.
2. Папка «Приказы по основной деятельности»
3. Папка «Электробезопасность»
4. Папка «Приказы по кадрам»
5. Папка «Медицинские книжки»
6. Папка «Трудовые книжки»
7. Папка «Литература по охране труда»
8. Папка «Обучение» (лицензии, аккредитации и т. д.)
9. Папка с журналами
Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда
Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте
Журнал регистрации приказов по основной деятельности
Журнал учета выдачи инструкции по охране труда
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Журнал регистрации несчастных случаев на производстве
10. Папка с инструкциями и положениями Инструкции по охране труда
Инструкция по охране труда для проведения вводного инструктажа
Должностные инструкции И т. д.
11. Папка «Аттестация рабочих мест»
Договор
Диск
Сами документы
Документы на аттестующую организацию
12. Папка «Уволенные сотрудники»
13. Папка с удостоверениями по охране труда для руководителя клуба (три вида удостоверений)
14. Папка с личными делами сотрудников
15. Папка с расходно-приходной книгой по учету трудовых книжек и вкладышей к ним
Все папки хранятся в кабинете. Папки, в которых периодически надо делать какие-то записи (это, например, журналы), отмечены особым цветом. Цвет для меня является дополнительным напоминанием необходимой деятельности с данными бумагами.
1. Заниматься документацией действительно нудно, а самое главное – ее нельзя сразу перепоручить кому-то другому. Сначала надо хоть немного разобраться самому, а уж потом назначить ответственного и контролировать. Если сами ничего не понимаете в пожарной безопасности, то как вы можете контролировать другого?! Чаще всего, особенно если мы заказываем полный комплект документов у сторонней организации, нас ждет обман. То есть от всех требуемых при проверке документов будет соответствовать норме в лучшем случае половина. Остальных необходимых документов просто не окажется. То есть, заказывая документы, мы должны задавать исполнителю вопросы: «А декларацию сделаете? А насколько подробную? А приказ к ней напечатаете?». Тогда и вы сами поймете, какого уровня исполнитель предлагает вам услуги, и исполнитель поймет, что вы не «лошок».
2. Советую не смешивать документацию с другими делами – лучше заняться ею углубленно. Есть такой метод изучения иностранного языка – погружение, когда в течение нескольких часов вся группа говорит, слушает аудио и смотрит видео только на иностранном языке. Вот такое же погружение на пару-тройку дней полезно и с документацией. Начали читать про требования Роспотребнадзора – несколько дней читайте только об этом и готовьте документы только в этой области. Спустя короткое время вы станете специалистом, поверьте. И знания сами собой, как кирпичики, уложатся стройными рядами в голове. Все станет абсолютно понятно.
3. Заведите ежедневник по документации (неважно, электронный или бумажный) и чек-листы. Например, очень легко сделать чек-лист на принятие сотрудника на работу. Не надо держать в голове, какие заявления он должен написать и в каких журналах расписаться. Нужно просто сверить с чек-листом. То же самое и на увольнение.
В документации есть не только разовые дела, но и периодические, например различные инструктажи по пожарной безопасности. Вот здесь как раз и нужен ежедневник. Открываешь сентябрь, а там уже написано: «плановый инструктаж на рабочем месте по пожарной безопасности».
Такие же плановые мероприятия существуют и в электробезопасности, и в деятельности по охране труда. Увлекаясь увеличением прибыли, мы напрочь забываем о таких «мелочах», как инструктаж сотрудников, или об очередном обучении с получением удостоверения. Только ежедневник и напоминания помогают нам вспомнить об этих обязательных вещах.
По своему опыту скажу, что построить систему документооборота в бизнесе – не очень сложное дело, я бы даже сказала, довольно простое. Бумаги преданы своему владельцу на все 100 % – они не обманывают тебя, не меняют планов и не увольняются в самый неподходящий момент. Поэтому единожды затраченная на них энергия всегда возвращается к вам втройне и воплощается в лидерскую позицию и уверенность руководителя.
