Совет второй. Все внимание критическому меньшинству
В главе 3 я вкратце познакомил вас с принципом 80/20. Теперь же рассмотрим его более подробно. Если разобраться как следует, 80 % дел, которыми вы заняты на работе и в повседневной жизни, отвечают за 20 % достигаемых вами результатов. И наоборот, лишь 20 % совершаемых дел позволяют вам добиться 80 % результатов. Эта закономерность носит название принципа Парето, по имени итальянского социолога, который сформулировал его более 100 лет назад. Несмотря на кажущуюся простоту, значение данного принципа весьма велико. Один человек как-то назвал его принципом «критического меньшинства против тривиального большинства», имея в виду, что 80 % ваших повседневных занятий можно назвать тривиальным времяпрепровождением (почти что пустым, столь незначительны достигаемые результаты), а 20 % из них являются критически важными (т. е. совершенно необходимыми для вашего прогресса).
Опять сравним время с деньгами. Предположим, у вас всего 100 долларов на инвестирование, ни больше, ни меньше. Вы приобретаете две вещи, представляющие ценность, вкладывая 20 долларов в ценность А и 80 долларов в ценность В. Год спустя вы обнаруживаете, что инвестиция в размере 20 долларов в ценность А принесла вам прибыль в размере 80 долларов, а инвестиция в 80 долларов – лишь 20 долларов прибыли. Результаты инвестирования можно оценить следующим образом:
Иными словами, каждый доллар, вложенный в ценность А, принес в 16 раз больше прибыли, чем доллар, вложенный в ценность В (400 -г- 25 = 16). В первом случае речь идет о высокой отдаче инвестиции, а в другом – о весьма низкой. Есть еще вопросы касательно того, куда следует инвестировать свои деньги?
То же самое применимо и ко времени. Брайен Трейси описывает случай, как одна страховая компания обнаружила, что 20 % ее агентов обеспечивали 80 % заключенных страховых договоров. Более того, в среднем агент из «лучших» 20 % – того самого критического меньшинства – зарабатывал для компании в 16 раз больше денег, чем агент из «худших» 80 %.
Что они делали по-разному? У агентов из обеих групп в сутках одинаковое количество времени, которое можно потратить (или инвестировать), чтобы добиться результатов: 24 часа, или 1440 минут, или 86 400 секунд. Тик-так. Тик-так. Однако то, как они использовали свое время, имело огромное значение для достижения результатов. Одна группа агентов уделяла время прежде всего высокопродуктивным действиям (тем немногим, которые дают, однако, настоящий результат), а другая увязала в тривиальных, непродуктивных мелочах («делишки», которые «убивают» время, производя при этом мало или ноль результатов).
Памятуя об этом, выслушайте следующий мой совет…
Совет третий. Научитесь с умом откладывать дела на потом!
Я не шучу! Умение откладывать дела на потом совершенно необходимо для вашего успеха. Вы, возможно, решили, что только неудачники откладывают дела на потом. Напротив, большинство преуспевающих людей на этой планете – настоящие мастера в этом вопросе. Неудачники заняты тривиальными 80 % дел и откладывают на потом критические 20 %. Преуспевающие люди поступают наоборот. Они без промедления решают критические 20 % вопросов и откладывают на потом решение тривиальных 80 %.
Говорят, что Наполеон открывал свою почту всего раз в месяц. Почему? Потому, что если по прошествии месяца вопрос, изложенный в письме, еще имел значение, то он уделял ему время, если же нет, письмо выбрасывалось. Он тратил силы только на те дела, которые обеспечивали быстрое и уверенное продвижение к его целям. Все остальные дела он оставлял на потом. Считаю нужным проиллюстрировать все вышесказанное следующим образом:
Уяснили? Уделять время критически важному меньшинству дел – значит добиваться результатов. Производительность при этом выше в 16 раз!
Совет четвертый. Выбросите вон свои список дел на сегодня!
Если вы относитесь к большинству людей, то начинаете свой день с составления списка дел/поручений на день, следуя определенному шаблону. Итак, вы составляете по возможности полный список всего, что вам предстоит сегодня сделать. Затем, по мере того как дела делаются, вопросы решаются, а поручения выполняются, вы вычеркиваете каждое законченное дело из списка. При этом всякий раз, когда вам доводится вычеркнуть что-нибудь, происходит выброс эндорфинов. Ощущение, близкое к оргазму!
Но одно дело – заниматься делами и доводить их до конца и совсем другое – заниматься важными делами и доводить их до конца. Очень мало людей уделяют время анализу важности дел в своем списке на сегодня. По определению, 80 % дел, включенных в такой список, относятся к тривиальному большинству.
Занятия тривиальные обычно носят развлекательный, краткосрочный и досужий характер.
Позвонить Биллу и договориться насчет того, чтобы сыграть в теннис.
Достать билеты на спектакль.
Купить книгу в магазине.
Пообедать с однокашником.
Дела, относящиеся к критическому меньшинству, обычно более трудны, отнимают больше времени, важны и несут в себе элемент риска.
Поговорить с начальником по поводу нового проекта.
Написать книгу.
Сводить жену в ресторан, где обсудить, как сделать наш брак более удачным.
Однажды, когда я составлял собственный перечень дел на сегодня, то написал примерно следующее и в таком порядке:
Позвонить издателю насчет новой рукописи.
Написать статью в газету.
Поговорить с жильцом из квартиры № 3D.
Дать жене почувствовать, что она самый важный для меня человек на земле.
Вот до какого беспорядка дошла моя жизнь одно время! Честно сказать, самые важные аспекты нашей жизни редко находят место в наших перечнях дел на день!
Найти свою цель в жизни.
Достичь подлинной глубины отношений с Богом.
Возлюбить своих детей.
Возлюбить ближнего своего таким, какой он есть.
Избавьтесь от привычки составлять свой перечень дел на день как попало. Превратите его в то, что я называю результативным перечнем. Проведите горизонтальную линию на расстоянии от верхнего края страницы примерно в четверть ее высоты, как на схеме 17.1.
Перед тем как заносить задуманное дело в перечень, спросите себя: «Это дело относится к 20 %? Или же к 80 %?». Включайте критически важные дела в верхнюю часть перечня, а тривиальные – в нижнюю. Это заставит вас постоянно держать в поле зрения первостепенные дела. Тратьте на самые важные дела большую часть времени. Обращайтесь к нижней части перечня только тогда, когда желаете сделать перерыв в выполнении более важных дел. Не надо расстраиваться, если не удалось успеть все за день. Понемногу улучшать свои результаты каждый день – вот ваша задача. Помните, что лучше работать над тремя важными задачами, даже не успевая завершить их, чем вычеркнуть из списка в качестве выполненных 20 % тривиальных дел.
Схема 17.1. Результативный перечень
