Совет № 2. Выполняйте больше работы, когда вы отправляете письма или отвечаете на них

Взгляните на следующие стандартные сообщения:

Письмо № 1: «Я был очень рад встретиться с вами на прошлой неделе. Хотелось бы продолжить разговор о некоторых вещах, которые мы обсуждали. Может быть, выпьем чашечку кофе?»

Письмо № 2: «Мы должны вернуться к проблеме, которую обсуждали во время моего последнего визита. Напомните мне, пожалуйста, на чем мы остановились?»

Письмо № 3: «Я набросал статью, о которой мы говорили; она в приложении. Что скажете?»

Эти три примера должны быть знакомы большинству интеллектуальных работников, поскольку ничем не отличаются от множества сообщений, переполняющих их папки входящих. Такие письма – мины замедленного действия для продуктивности: от того, как вы на них ответите, зависит то, сколько вашего времени и внимания в итоге уйдет на последующую переписку.

Вопросительные послания наподобие приведенных порождают у получателя инстинктивное желание побыстрее отписаться любым образом, лишь бы убрать это сообщение, пусть даже временно, из своей папки входящих. На какое-то небольшое время такой быстрый ответ принесет вам некоторое облегчение, поскольку вы спихнете с себя ответственность, переадресовав ее отправителю. Такое облегчение, однако, недолговечно, поскольку эта ответственность вернется к вам и будет возвращаться снова и снова, непрестанно пожирая ваше время и внимание. Поэтому мне кажется, что более разумной стратегией при встрече с вопросами такого типа будет немного подождать, прежде чем писать ответ, и использовать это время на то, чтобы обдумать следующее.

Какой проект стоит за этим сообщением и каким может быть наиболее эффективный (в рамках обмена сообщениями) процесс для приведения этого проекта к успешному завершению?

После того как вы ответите на этот вопрос для себя, вместо того чтобы побыстрее отписаться, потратьте немного времени, чтобы описать обозначенный вами процесс, указать, на каком его этапе вы находитесь, и определить шаги, которые следует предпринять дальше. Я называю это процесс-ориентированным подходом к электронной почте; он нацелен на сокращение как количества получаемой вами корреспонденции, так и объема порождаемого ею умственного мусора.

Чтобы лучше объяснить этот процесс и понять, почему он работает, давайте рассмотрим процесс-ориентированные примеры ответов на письма, приведенные выше.

Процесс-ориентированный ответ на письмо № 1:

«С радостью выпью с вами кофе. Давайте ветретимся в „Старбакс“ на территории кампуса. Ниже я указал два дня на следующей неделе, когда у меня будет свободное время, и для каждого отметил три варианта времени встречи. Если одна из этих комбинаций дня и часа вам подходит, дайте мне знать; я буду рассматривать такой ответ как подтверждение встречи. Если вам неудобна ни одна из комбинаций, позвоните мне на приведенный номер, и мы обсудим, какое время подойдет нам обоим. Жду вашего ответа».

Процесс-ориентированный ответ на письмо № 2:

«Я согласен, что мы должны вернуться к этой проблеме. Вот что я предлагаю.

Где-нибудь на следующей неделе пришлите мне все, что вы помните из нашего обсуждения этой проблемы. По получении этого письма я заведу для этого проекта сетевую папку и положу туда документ, в котором будет собрано то, что вы мне прислали, вкупе с моими собственными воспоминаниями о нашей прошлой дискуссии. В этом документе я выделю два-три наиболее перспективных шага к дальнейшему развитию.

Затем мы можем попробовать эти шаги на протяжении нескольких недель, после чего сверим результаты. Я предлагаю запланировать для этой цели телефонный разговор где-нибудь через месяц. Ниже я перечисляю даты и время, когда буду доступен для звонка. Когда вы будете пересылать мне свои заметки, напишите заодно сочетание даты и времени, которое наиболее для вас удобно, и мы будем считать этот ответ подтверждением встречи. Жду возможности углубиться в эту проблему».

Процесс-ориентированный ответ на письмо № 3:

«Спасибо, что ответили мне. Я собираюсь прочесть ваш черновик статьи и прислать вам отредактированную версию, снабженную примечаниями, к пятнице (10-е число). В этой присланной вам версии я исправлю все, что смогу исправить сам, и отмечу комментариями те места, где, по моим представлениям, вы лучше меня сможете внести нужные исправления. После этого у вас будет все необходимое, чтобы отшлифовать окончательный вариант статьи и отправить ее в издательство, поэтому я оставлю это на вас. Вам нет необходимости отвечать на это письмо или связываться со мной после того, как я пришлю вам отредактированную версию, за исключением, разумеется, того случая, если у вас возникнут дополнительные вопросы».

Составление этих примерных ответов я начал с того, что обозначил проект, стоящий за сообщением. Заметим, что слово «проект» я здесь использую в самом широком смысле – оно может относиться к чему-то большому, несомненно являющемуся проектом, например к дальнейшей разработке научной проблемы (пример № 2), но также легко применимо и к небольшим техническим задачам вроде договоренности о встрече за чашкой кофе (пример № 1). Затем я потратил несколько минут на то, чтобы продумать процесс, который приведет нас от текущего состояния к желаемому результату при минимуме переписки. Конечным шагом было написать ответ, в котором четко описывался этот процесс и место, где мы в нем находимся. Приведенные примеры касаются ответов на письма, но не должно быть сомнений, что тот же самый подход применим и в случае, когда вы пишете новое сообщение с чистого листа.

Процесс-ориентированный подход к электронной переписке может значительно смягчить воздействие этой технологии на ваше время и внимание. Для этого имеются две причины. Во-первых, он сокращает количество сообщений в вашей папке входящих – порой весьма значительно (даже такой простой вопрос, как соглашение о встрече за чашкой кофе, может вылиться в полдюжины или десяток сообщений на протяжении многих дней, если вы не будете осторожны с ответами). А это, в свою очередь, уменьшает количество времени и умственных сил, которые вы тратите на просмотр входящих писем.

Во-вторых, если позаимствовать термин у Дэвида Аллена, хорошее процесс-ориентированное письмо немедленно «замыкает контур» в отношении текущего проекта. Когда какой-либо проект инициируется отсылаемым или полученным вами сообщением, он остается в вашем мысленном ландшафте «на повестке дня» – в том смысле, что он был доведен до вашего внимания и в конце концов вам необходимо с ним что-то сделать. Данный метод замыкает эту болтающуюся цепочку, как только она начинает формироваться. Благодаря тому что вы проработали весь процесс, добавили в свой список задач и календарь все связанные с ним обязательства со своей стороны и довели сделанное до сведения другой стороны, вы освобождаете голову для других вещей. Чем меньше умственного мусора, тем больше умственных ресурсов остается свободными для углубленного мышления.

Вначале процесс-ориентированный подход к переписке может показаться нелогичным. Прежде всего, он требует, чтобы вы дольше обдумывали свои сообщения перед тем, как их написать. Если брать в расчет только данный момент, можно сказать, что вы тратите на переписку больше времени, чем прежде. Однако важно помнить о том, что две-три лишние минуты, потраченные на это занятие, сэкономят вам гораздо больше времени в будущем, поскольку вам больше не придется читать и отвечать на массу ненужных писем.

Другое возражение состоит в том, что процесс-ориентированные сообщения могут показаться неестественными и чересчур формальными. Текущее общепринятое соглашение относительно электронной почты требует, чтобы она велась в разговорном тоне, который не вяжется с более систематическим подходом процесс-ориентированной переписки с обычными для нее графиками и вариантами дальнейших решений. Если это вас беспокоит, могу предложить вам предварять свои письма более пространной разговорной преамбулой. Вы даже можете отделить процесс-ориентированный раздел от разговорного вступления при помощи разделительной линии или озаглавить его «Предлагаемые шаги», так чтобы его формальный тон выглядел более уместным в контексте вашего письма.

В конечном счете все эти мелкие затруднения оправдают себя. Открыто применяя осознанный подход к тому, что предлагают вам сообщения, мелькающие в вашей папке входящих, вы в огромной степени сократите негативное воздействие этой технологии на свою способность делать действительно значимую работу.