Расписывайте свой день до последней минуты

Если вам от 25 до 34 лет от роду и вы живете в Англии, то, скорее всего, вы смотрите телевизор чаще, чем думаете. В 2013 году управляющие органы британского телевидения провели среди телезрителей опрос относительно их привычек. Участники опроса в возрасте от 25 до 34 лет заявили, что тратят на просмотр телевизора где-то от 15 до 16 часов в неделю. Может показаться, что это немало, однако в действительности цифра существенно занижена. Нам это известно, поскольку в том, что касается просмотра телепередач, мы имеем доступ к неоспоримым фактам. Бюро по исследованию аудитории средств вещания (The Broadcasters' Audience Research Board, BARB) – английский аналог компании Nielsen в Америке – размещает счетчики в отдельных показательных жилищах телезрителей. Эти счетчики регистрируют, без каких-либо предубеждений или домыслов, сколько в точности времени люди в действительности смотрят телевизор. Таким образом обнаружилось, что зрители от 25 до 34 лет, считавшие, что тратят на телепередачи 15 часов в неделю, на самом деле тратят на них скорее около 28 часов.

Такой самообман характерен не только для британских телезрителей. Если рассмотреть различные группы людей, пытающихся оценить собственные действия в различных областях, подобные ошибки встречаются снова и снова. В статье для Wall Street Journal, посвященной этому вопросу, бизнес-писательница Лора Вандеркам указывает еще на несколько сходных примеров. Опрос, проведенный Национальным фондом сна (National Sleep Foundation, NSF), показал, что американцы считают, будто спят в среднем по 7 часов. Однако Американская инспекция использования времени (American Time Use Survey), респонденты которой действительно замеряли время своего сна, исправила эту цифру на 8,6 часа. Еще одно исследование показало, что люди, заявлявшие, будто трудятся от 60 до 64 часов в неделю, на самом деле работают в среднем скорее около 44 часов, а те, кто насчитал себе более 75 часов, в действительности работают менее 55.

Эти примеры подчеркивают важный момент: мы проводим большую часть дня на автопилоте, не уделяя достаточного внимания тому, как мы расходуем свое время. И это проблема. Трудно предотвратить проникновение маловажных дел во все уголки нашего расписания, если мы не в состоянии беспристрастно оценить текущее соотношение между углубленной и поверхностной работой в нашем графике и затем приобрести привычку перед любым действием делать паузу и спрашивать себя: «Что в данный момент имеет для меня наибольший смысл?». Методика, описанная в нижеследующих абзацах, предназначена для того, чтобы привить вам такой образ мышления. Поначалу вам может казаться, что это чересчур, но вскоре вы поймете, что такой подход незаменим, если вы действительно стремитесь извлечь максимум пользы из углубленной работы: «Расписывайте свой день до последней минуты».

* * *

Вот что я предлагаю: в начале рабочего дня откройте новую разлинованную страничку в вашей записной книжке, заведенной специально для этой цели. С левой стороны страницы отметьте на каждой строке часы дня, так чтобы они включали в себя все время, когда вы обычно работаете. Теперь самое важное: разделите часы своего рабочего дня на блоки и каждому блоку наметьте свой вид деятельности. Например, вы можете выделить блок от девяти до одиннадцати утра для написания заказного пресс-релиза. Для этого действительно нарисуйте прямоугольник, который будет заключать в себе строчки, относящиеся к этим часам, и напишите внутри этого прямоугольника «пресс-релиз». Не обязательно соотносить каждый блок с какой-либо рабочей задачей, можно оставлять блоки для перерывов на обед или просто на отдых. Чтобы не вносить путаницу в ваши записи, назначьте минимальную продолжительность такого блока в тридцать минут (одна строчка на вашей странице). Это означает, что, например, вместо того чтобы рисовать отдельный крошечный прямоугольничек для каждой незначительной задачи, ожидающей вас в этот день – «ответить на письмо босса», «заполнить форму на компенсацию расходов», «спросить у Карла про отчет», – вы объединяете все похожие задачи в более общие блоки задач. В таком случае, возможно, будет полезно нарисовать стрелочку от такого блока к свободной правой стороне страницы, где вы можете перечислить полный список мелких дел, которые вы планируете выполнить.

После того как вы покончили с планированием своего дня, каждая минута должна быть отнесена к тому или иному блоку. В результате получается, что каждую минуту своего рабочего дня вы посвящаете какому-то занятию. Дальше остается только использовать это расписание как руководство к действию.

Разумеется, именно здесь большинство людей сталкиваются с трудностями. Когда вы начнете следовать графику, могут обнаружиться (и скорее всего обнаружатся) две проблемы. Первая – ваша оценка времени может оказаться неверной. Например, вы можете определить себе два часа на написание пресс-релиза, а в действительности на него уйдет два с половиной. Вторая проблема состоит в том, что вас могут прервать и у вас могут неожиданно появиться новые необходимые дела. Такие события также несомненно нарушат ваше расписание.

В этом нет ничего страшного. В таких случаях вам следует в любой ближайший удобный момент потратить несколько минут на составление исправленного расписания на остаток дня. Вы можете начать новую страничку или стереть нарисованные блоки и перерисовать их заново. Или же поступайте так, как я: вычеркните блоки, оставшиеся на этот день, и нарисуйте новые справа от них на той же странице (я специально рисую блоки неширокими, чтобы оставить свободное место для нескольких таких ревизий). В какие-то дни, возможно, вам придется переделывать свое расписание по пять-шесть раз. Не отчаивайтесь, если это случится. Ваша цель состоит не в том, чтобы любой ценой соблюсти установленный график, а в том, чтобы при любых обстоятельствах применять обдуманный подход к тому, как вы используете свое время на ближайшем отрезке, даже если с течением дня эти решения приходится пересматривать снова и снова.

Если вы обнаружите, что поправки в расписание приходится вносить слишком уж часто, существует несколько методов, посредством которых можно внести в этот процесс некоторую стабильность. Прежде всего вы должны признать, что поначалу почти наверняка недооцените количество времени, которое вам потребуется на то или иное дело. Пока не выработался навык, люди обычно опираются на свои надежды, то есть отражают в расписании наилучший вариант развития событий на данный день. Со временем вам придется приложить усилия, чтобы научиться точно (а возможно, даже и скромно) определять количество времени, необходимое для выполнения задач.

Второй тактический совет состоит в том, чтобы использовать перекрывающиеся условные блоки. Если вы не уверены, сколько времени может занять то или иное дело, отметьте прямоугольником ожидаемое время и затем присоедините к нему дополнительный блок двойного назначения. Если вам потребуется больше времени на предыдущее действие, используйте дополнительный блок для его завершения. Если же вы покончили с задачей вовремя, обратитесь к альтернативному варианту, заранее припасенному для этого добавочного блока (к примеру, выполнение чего-нибудь не очень срочного). Это оставляет место для непредсказуемости в течение вашего рабочего дня, не требуя от вас постоянно переделывать график на бумаге. Так, если вернуться к примеру с пресс-релизом, вы можете отвести в своем блокноте два часа на его написание, но затем добавить еще один дополнительный часовой блок, который вы сможете использовать на завершение пресс-релиза или, допустим, на просмотр накопившейся почты, если успеете вовремя.

И третий тактический совет: я бы советовал вам не скупиться на использование блоков задач. Нарисуйте их побольше на весь предстоящий рабочий день и сделайте их длиннее, чем требуется для выполнения задач, которые вы планируете с утра. Типичный рабочий день интеллектуального работника, как правило, включает в себя множество неожиданных событий, и если в вашем расписании будут намечены регулярные временные блоки для таких сюрпризов, это поможет вам более спокойно управляться с задачами.

* * *

Однако, прежде чем предложить вам применить эту стратегию на практике, я должен ответить на одно часто встречающееся возражение. Как показывает мой опыт, многие люди беспокоятся, что такое подробное планирование может само по себе превратиться в обременительную нагрузку. Вот, например, выдержка из комментария одного из читателей моего блога по имени Джозеф под одной из моих заметок на эту тему:

Мне кажется, что вы сильно преуменьшаете значение неуверенности… [Меня беспокоит, что] читатели могут воспринять эти предложения чересчур серьезно, вплоть до навязчивого (и нездорового) соблюдения намеченного графика. Значение подсчета минут раздувается в ущерб самозабвенному погружению в сиюминутную деятельность, которое, если говорить о людях искусства, зачастую является единственным по-настоящему осмысленным образом действий.

Мне понятна эта озабоченность, и Джозеф, несомненно, не первый, кто поднимает подобные вопросы. К счастью, на них достаточно легко ответить. В моем собственном ежедневном расписании есть не только регулярно планируемые блоки времени, отведенные на размышления и обсуждение своих идей. Я придерживаюсь правила, которое гласит: если я наталкиваюсь на какую-либо важную мысль, то это достаточно весомая причина, чтобы отбросить расписание на весь остаток дня (разумеется, за исключением дел, которые никак нельзя пропускать). Я имею право рассматривать свою неожиданную идею до тех пор, пока она не потеряет актуальность, после чего я возвращаюсь к своему расписанию и переделываю его, если до конца рабочего дня еще остается какое-то время.

Другими словами, я не только допускаю спонтанность в своем расписании – я ее приветствую. Критическое замечание Джозефа вызвано неверным представлением о том, что цель планирования – вынудить себя придерживаться какого-то жесткого графика. Однако смысл расписания не в ограничениях, а в обдуманном подходе. Это просто привычка, принуждающая вас на протяжении дня периодически останавливаться и спрашивать себя: «Как мне разумнее всего распорядиться оставшимся временем?». Результаты приносит сама привычка задавать вопрос, а не непоколебимая верность ответу.

Я даже могу поспорить, что человек, который станет применять такую комбинацию всестороннего планирования и готовности при необходимости адаптировать или изменять свои планы, скорее всего, испытает больше творческих озарений, чем приверженцы более традиционного «спонтанного» подхода, не требующего как-либо структурировать свой день. Не имея структуры, легко позволить себе соскользнуть в поверхностную деятельность – интернет-переписку, социальные сети, веб-серфинг. Подобного рода занятия, хотя они и приносят удовлетворение на данный момент, не открывают пути для творческой мысли. С другой стороны, со структурой вы можете регулярно отводить в своем расписании блоки, предназначенные для разработки новой идеи, сосредоточенной работы над сложной проблемой или просто мозгового штурма на протяжении ограниченного периода. Взятые на себя обязательства подобного рода гораздо чаще приводят к новаторским идеям (вспомним, например, описанные в Правиле № 1 жестко установленные ритуалы, которых придерживались многие творческие люди). И поскольку вы готовы отказаться от намеченного плана, как только у вас возникнет новая идея, вы ничуть не меньше, чем любой рассеянный творец, способны следовать за своей музой, когда она позовет.

* * *

Подведем итог. В основе этой стратегии лежит понимание того, что привычка к углубленной работе требует от вас относиться к своему времени с уважением. Хорошим первым шагом к такому уважительному отношению может послужить следующий совет: решите заранее, как вы собираетесь распорядиться каждой минутой своего рабочего дня. Поначалу естественной реакцией будет сопротивление этой идее, поскольку безусловно гораздо проще, когда ваше расписание диктуется двумя силами: прихотью и запросами извне. Однако вам следует преодолеть это недоверие к структуре, если вы хотите полностью раскрыть свой потенциал, подобно тем, кто создает действительно значимые вещи.