Определяем состав документации процессов

Какие бывают документы? Сначала разберемся с тем, какие именно документы потребуется создать в рамках документирования процессов. Это непросто. Главное – понять, какие именно документы используются в компании и каким целям они служат. Все разнообразие документов можно свести к пяти основным типам, которые схематично представлены на рисунке ниже.

Рис. 12. Пять основных типов документов

Кратко охарактеризуем каждый тип документации.

Документированные принципы деятельности. Этот тип документов фиксирует основные руководящие принципы деятельности в той или иной области. Распространенным примером документа такого типа служит политика. Например, учетная политика, кадровая политика, политика пользования корпоративной сотовой связью, кредитная политика и т. д. Другим примером данного типа будет положение. Например, положение об оплате труда, положение о премировании и т. д. Документы этого типа содержат ориентиры для сотрудников компании там, где нет возможности или необходимости погружаться в конкретику. Данный тип управленческой документации концентрируется вокруг ответов на вопросы: «Что следует делать?» и «Чего НЕ следует делать?» в той или иной сфере.

Плановые документы – это документы, преобразующие принципы и общие стремления в конкретные желаемые результаты деятельности (цели).

Планы, построенные на основе некоторого набора показателей, – наиболее привычный документ данного типа. Проверено, что такие планы могут быть установлены от уровня компании в целом и вплоть до уровня отдельного сотрудника. Можно сказать, что этот тип документации отвечает на вопрос: «Чего следует добиться?»

Технологические документы – это документы, фиксирующие способ осуществления деятельности, который должен привести к реализации планов. Есть много различных документов, которые принадлежат к этому типу: стандарты, регламенты, технологические карты, эксплуатационные инструкции и т. п. В целом этот тип документов отвечает на вопрос: «Как делать?»

Учетные и отчетные документы – это документы, регистрирующие и обобщающие фактически достигнутые результаты деятельности. Этот тип документации отвечает на вопросы: «Что было сделано?», «Чего мы достигли?»

Организационно-распорядительные документы (ОРД) – это документы, закрепляющие полномочия и ответственность руководителей и сотрудников по планированию, реализации планов и целей, учету и анализу результатов. Наиболее распространенные документы этого типа – должностные инструкции и положения о структурных подразделениях предприятия. Организационно-распорядительные документы дают ответ на вопрос: «Кто делает?»

Таким образом, документация поддерживает и обеспечивает следующий цикл управленческой деятельности. Вначале мы определяемся с принципиальными подходами в той или иной сфере (тип № 1), после устанавливаем цели и планы (тип № 2), выбираем технологию исполнения (№ 3), контролируем и обобщаем полученные результаты (№ 4), а также обеспечиваем выполнение всех этих задач за счет наделения руководителей и исполнителей полномочиями и наложения на них ответственности (тип № 5).

Теперь, когда мы знаем о том, какая документация бывает, нам следует определить, какие документы нам понадобятся для управления процессами. Таблица 7 знакомит с задачами, которые решаются в рамках внедрения процессного управления с помощью различных типов документов, а также содержит перечень основных документов каждого типа.

Табл. 7. Использование документации в рамках процессного управления

В таблице 8 представлено несколько примеров того, какими именно документами пользуются компании в рамках процессного управления. Первый пример – производитель продуктов питания для диабетиков. Особенность этого примера в том, что процессный подход был применен не в целом к компании, а только к подразделению, занимающемуся региональными продажами (численность 35 человек).

Табл. 8. Перечень процессной документации регионального отдела оптовой компании (диабетическая продукция)

Второй пример касается строительной компании (численность около 800 человек), где процессный подход был внедрен в рамках перехода к системе менеджмента качества по стандарту ИСО 9001.

Табл. 9. Процессная документация строительной компании

Каждой компании необходимо самостоятельно определить свой набор документации при разработке процессного управления. Однако есть несколько принципов, которыми мы руководствуемся в нашей консультационной практике при решении этого вопроса:

– Должен быть создан один документ, как правило, в статусе политики или положения, который определяет и формализует саму идею процессного управления («Положение о процессном управлении»). Без него идея управления процессами может оказаться непонятной даже значительной части руководящего состава компании.

– «Один процесс – один стандарт процесса». Желательно, чтобы количество стандартов процессов (СТО, СТП, регламент и т. п.) количественно и содержательно совпадало с перечнем процессов компании. Если процесс разделен на несколько подпроцессов, то их лучше все равно описывать в одном стандарте.

– В идеале вся технологическая документация предприятия должна быть связана со стандартами процессов таким образом, чтобы любой технологический документ можно было соотнести с одним или несколькими стандартами процессов.

– Новых плановых и отчетных документов нужно создавать как можно меньше. Лучше воспользоваться готовыми формами, внеся в них необходимую модификацию (добавив разделы, пункты и т. п.).

– Если компания не использует положения о подразделении и/или должностные инструкции или использует исключительно для галочки, их вряд ли стоит создавать в связи с разработкой ПУ. Если они есть, причем наполнены реальным рабочим содержанием, их следует пересмотреть в рамках проекта разработки процессной документации.